Modul Teori Komunikasi [TM9]

MODUL PERKULIAHAN
TEORI KOMUNIKASI
Perspektif Teoretis dalam
Komunikasi Organisasi
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Advertising
&MarketingCommunications
Tatap Muka
08
Kode MK
Disusun Oleh
85004
Sugihantoro, S.Sos, M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Modul ini membahas mengenai teori
Setelah mempelajari modul ini
sistem umum dan teori informasi
diharapkan mahasiswa memahami
organiasasi baik menyangkut definisi,
sistem umum dan teori informasi
asumsi, karakteristik, maupun aplikasi.
organiasasi baik menyangkut definisi,
asumsi, karakteristik, maupun aplikasi
dalam konteks real.
Perspektif Teoritis dalam Komunikasi Organisasi
1.1. Komunikasi dalam Organisasi
Menurut uraian Rohim (2009:108), komunikasi organisasi sebagai salah satu bidang
kajian ilmu komunikasi, selalu menjadi fenomena yang senantiasa aktual untuk didiskusikan,
sejaln dengan semakin banyaknya tantangan dan persoalan organisasi itu sendiri.
globalisasi yang sedang melanda seluruh aspek kehidupan akhir-akhir ini, telah
mengharuskan setiap manusia (termasuk lembaga/organisasi) lebih mempersiapkan diri,
agar tidak “tereliminasi’ oleh kompetisi global yang sangat ketat. Lebih dari itu,
perkembangan peradaban dunia yang begitu cepat, mengharuskan setiap organisasi lebih
jeli memilih paradigma yang tepat dalam merespons perkembangan yang ada.
Secara teoritis, kita mengenal beragam tindak komunikasi berdasarkan pada konteks
di mana komunikasi tersebut dilakukan, yaitu konteks komunikasi antar pribadi, komunikasi
kelompok, komunikasi organisasi dan komunikasi massa.
Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari, karena sekarang ini
banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan
keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi, baik
organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi-organisasi
sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Di samping itu, penting juga
mempelajari arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi, yaitu arus
komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah (downward
communications) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communications) serta
arus komunikasi yang berlangsung antara bagian ataupun karyaawn, dalam jenjang atau
tingkatan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi horizontal.
Masih menurut Rohim (2009:110), beberapa pakar memberi batasan tentang
komunikasi organisasi sebagaimana dirangkum oleh Dr. Arni Muhammad (2004:65-67)
sebagai berikut:
Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Katz dan Kahn, mengatakan
bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan
pemindahan arti dalam suatu organisasi. Zelko dan Dance mendefinisikan komunikasi
organisasi dengan suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi
internasl dan komunikasi eksternal. Sedangkan Thayer menggunakan pendekatan sistem
secara umum dalam memandang komunikasi organisasi. Menurutnya, komunikasi
organisasi merupakan arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses
2016
2
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
interkomunikasi dalam beberapa cara. Thayer menyebut minimal ada tiga sistem komunikasi
dalam organisasi yaitu:
1) Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau
beroperasinya organisasi.
2) Berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk.
3) Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi seperti hubungan
dengan personal dan masyarakat dan pihak eksternal lainnya.
R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33), mengemukakan definisi
komunikasi organisasi dari dua perspektif yang berbeda. Pertama, definisi perspektif
tradisional (fungsional dan obyektif), mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai
pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian
dari suatu organisasi tertentu. Kedua, perspektif interpretif (subyektif) memaknai komunikasi
organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi.
Atau dengan kata lain bahwa komunikasi organisasi menurut perspektif ini adalah “perilaku
pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu
berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Dan batasan tersebut dapat
digambarkan, bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan
ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki
perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di
samping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti
setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memilik satu bidang
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
1.1.1. Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Berdasarkan uraian Rohim (2009:114), gaya komunikasi atau communication style
akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam
suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan.
Sementara pada pengaruh kekuasan dan organisasi, kita mengkaji jenis-jenis kekuasaan
yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba
mempengaruhi
bawahan. Dan pada bahasan mengenai bagaimana memperbaiki
kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana
mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimaan kita
memilih orang yang tepat untuk diajak kerja sama dan bagaimana kita memilih saluran yang
efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku
antar pribadi yang terspesialisasi
2016
3
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
specialized set of interpersonal behavior that are used in a given situation). Masing-masing
gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi
yang dipakai untuk
mendapatkan respons atau tanggapan tertentu dalam situasi tertentu pula. Kesesuaian dari
satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender)
dan harapan dari penerima (receiver).
Ada enam gaya komunikasi yang akan dibahas, antara lain controlling style,
equalitarian style, structuring style, dinamic style, relinquishing style, serta withdrawal style.
1) The Controlling Style
Menurut Rohim (2009:115), gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan diri,
ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa
dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang
menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau
one-way
communications.
Pihak-pihak
yang
memakai
controlling
style
of
communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding
upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatianpada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feed back tersebut
digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Pada komunikator satu arah tersebut
tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual
gagasan agar dibicarakan bersama, namun lebih pada menjelaskan kepada orang
lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communications ini sering
dipakai untuk mempersuasif orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif,
dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang
bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan
orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2) The Equalitarian Style
Menurut Rohim (2009:116),
aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya
landasan kesamaan, the equalitarian style of comunication ini ditandai dengan
berlakunya atus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tulisan yang
bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap
anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan
ataupun pendapat dalam
suasana yang rileks, santai, dan informasi. Dalam suasana yang demikian,
2016
4
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian
bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini,
adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan
membina hubungan baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun
dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak
komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan
kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu
permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang
menjamin
berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu
organisasi.
3) The Structuring Style
Berdasarkan uraian Rohim (2009:116), gaya komunikasi yang terstruktur ini
memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan
perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur
organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan
untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi
tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau od Business Research of Ohio State University,
menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama
struktur inisiasi, atau initiating structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa
pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu
merencanakan pesan-pesan verbal guna
lebih memantapkan tujuan organisai,
kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang
muncul.
4) The Dynamic Style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim
pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada
tindakan. The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru
kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiraniaga (salesman atau
saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi
atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik.
Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan
2016
5
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan
mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5) The Relinquishint Style
Gaya kepempiminan ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran,
pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah,
meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan
mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan lebih efektif ketika pengirim pesan
atau sender sedang bekerja sama dengancorang-orang yang berpengatahuan luas,
berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau
pekerjaan yang dibebankan.
6) The Withdrawal Style
Menurut Rohim (2009:117), akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah
melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang
memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa
persoalan ataupun kesulitan antar pribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan; “saya tidak ingin
dilibatkan dalam persoalan ini.” Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba
melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keingiann
untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya
komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperolah dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian
style of communication merupakan gaya yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi
lainnya, structuring, dynamic dan relinquishing dapat digunakan secara strategis
untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya
komunikasi
terakhir,
controlling
dan
withdrawal
mempunyai
kecenderungan
menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.
1.2. Teori Sistem
Berdasarkan uraian Pace dan Faules (2005:63), Scott (1961) menguraikan bahwa
bagian-bagian penting organisasi dari sebagai sistem adalah individu dan kepribadian setiap
orang dalam organisasi; struktur formal, pola interaksi yang informal, pola status dan
peranan yang menimbulkan pengharapan-pengharapan, dan lingkungan fisik pekerjaaan.
2016
6
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bagian-bagian inilah yang merupakan konfigurasi yang disebut sistem organisasi. Semua
bagian itu saling berhubungan dan berinteraksi antara yang satu dengan yang lainnya.
Setiap bagian dihubungkan ke bagian-bagian lainnya. Meskipun terdapat teori-teori lain
tentang bagaimana bagian-bagian ini berhubungan, proses penghubung utama adalah
komunikasi.
Konsep sistem berfokus pada pengaturan bagian-bagian, hubungan antara bagianbagian, dan dinamika hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan.
Konsep sistem sedemikian luas sehingga sulit didefinisikan. Suatu definisi yang sederhana
akan mengabaikan kerumitan dan kecanggihan konsep tersebut, namun penjelasan yang
terperinci akan menimbulkan kepelikan yang tidak mudah dipahami. Meskipun suatu uraian
terperinci mengenai sumbangan dan pengaruh teori sistem terhadap kajian organisasi di
luar liputan modul ini, beberapa aspek perlu diperhatikan. Bahkan pada tingkat paling
umum, konsep sistem memungkinkan orang untuk memahami organisasi sebagai suatu
keseluruhan yang lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya karena dinamikanya.
Dinamika ini mencakup struktur, hubungan, dan perilaku yang pelik.
Teoritisi sistem umum (Bertalanffy, 1968; Boulding, 1965; Rapoport, 1968)
mengidentifikasi beberapa prinsip yang berlaku bagi semua jenis sistem. Yakni bahwa
mesin, organisme, dan organisasi memiliki proses serupa dan dapat diuraikan dengan
prinsip-prinsip yang sama. Pace sependapat dengan Fisher (1978) bahwa “teori sistem
adalah seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara longgar dan sangat abstrak, yang
berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada berbagai penafsiran.” Dalam
pembahasan berikut, Pace mengadaptasi penjelasan Fisher mengenai prinsip-prinsip teori
sistem.
Setiap pembahasan mengenai sistem menyangkut interdependensi. Jelasnya
interdependensi
menunjukkan bahwa terdapat suaru kesaling
bergantungan di antara
komponen-komponen atau satuan-satuan suatu sistem. Suatu perubahan pada suatu
komponen membawa perubahan pada setiap komponen lainnya. Pemahaman atas konsep
interdependensi ini merupakan bagian yang integral dari pendefinisian sistem dan teori
sistem.
2016
7
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 1.1
Bagian-Bagian Suatu Sistem Organisasi
Sumber: Pace dan Faules (2005:64)
1) Nonsumativitas
Nonsumativitas menunjukkan bahwa suatu sistem tidak sekadar jumlah bagianbagiannya. Ketika komponen-komponen tersebut saling berhubungan satu sama lain
dalam suatu interdependensi, sistem tersebut memperoleh suatu identitas yang
terpisah dari amsing-masing komponen. Misalnya apa yang mungkin dikembangkan
dua orang lewat interaksi berbeda dengan yang mungkin timbul dengan
menjumlahkan perilaku kedua orang tersebut. Nonsumativitas komponen suatu
sistem secara sistematis lebih penting daripada masing-masing unit itu sendiri.
2) Unsur-Unsur Struktur, Fungsi, dan Evolusi
Struktur merujuk kepada hubungan antar komponen suatu sistem. Hubungan
atasan-bawahan, misalnya dapat dibedakan berdasarkan status, suatu umur
struktur. Struktur mencerminkan keberaturan. Suatu birokrasi, misalnya adalah suatu
sistem sangat terstruktur yang mencerminkan suatu derajat tinggi keteraturan.
Tindakan yang dilakukan seseorang dalam hubungannya dengan oranglain dianggap
bagian dari unsur fungsional dalam suatu sistem sosial. Fungsi, atau tindakan dan
perilaku, merupakan sarana mendasar untuk mengidentifikasi orang-orang dalam
suatu sistem sosial. Tindakan orang yang bersangkutan adalah peristiwa dalam
suatu sistem sosial. Evolusi suatu sistem, atau perubahan dan bukan perubahan
2016
8
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dalam suatu sistem sejalan dengan berlalunya waktu, mempengaruhi baik unsur
fungsional maupununsur struktural, dan kerumitan suatu sistem berhubungan sejauh
mana unsur-unsur fungsional dan strukturak bervariasi.
3) Keterbukaan
Organisasi
adalah
memungkinkan
sistem
organisasi
sosial.
Batas-batasnya
berinteraksi
dengan
dapat
ditembus
lingkungannya,
yang
sehingga
memperoleh energi dan informasi. Sistem terbuka ditandai dengan equifinalitas,
yang berarti bahwa “keadaan akhir yang sama dapat dicapai dari kondisi-kondisi
yang berbeda dan dengan cara-cara yang berbeda.” Itu juga berarti bahwa
organisasi yang mulai dengan kondisi awal yang sama dapat memperoleh keadaan
akhir yang berbeda.
4) Hierarki
Suatu sistem mungkin merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain di
dalamnya, juga merupakan suatu subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar.
Arus informasi
perilaku
yang melintasi batas-batas suatu sistem dapat mempengaruhi
stuktural-fungsional sistem tersebut. Analisis sistemik komunikasi
menyangkut subsistem, sistem dan suprasistem, dan masing-masing menyajikan
suatu tingkat analis yang berbeda. Weick (1969:45), menyarankan “bila terdapat
tingkat-tingkat analisis yang berbeda (misalnya, individu, kelompok, organisasi,
masyarakat) satu-satunya cara kita untuk banyak mengetahuai setiap tingkat ini
adalah bila kita mengetahui bagaimana tingkat-tingkat ini berkaitan, yakni,
bagaimana suatu tingkat berinteraksi dengan suatu tingkat lainnya.”
1.2.1. Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn
Pace dan Faules (2005:66), menguraikan bahwa teori-teori
klasik dan perilaku
sering merujuk kepada komunikasi teruama dalam kaitannya dengan bentuk-bentuk
kegiatan komunikasi alih-alih sebagai suatu proses penghubung (a linking process).
Komunikasi sebagai suatu proses penghubung akan mempunyai arti khusus bila kita
menerima pendapat Katz dan Kahn bahwa struktur sosial berbeda dengan struktur mekanis
dan struktur biologis. Entitas-entitas fisik dan biologis seperti mobil dan binatang mempunyai
struktur anatom yang dapat diidentifikasi ketika entitas-entias itu bahkan tidak sedang
berfungsi. Ketika suatu organisme biologis berhenti berfungsi, tubuh fisiknya masih diperiksa
lewat pembedahan (postmortem analysis).
Bila suatu sistem berhenti berfungsi, ia tidak lagi mempunyai struktur yang dapat
diidentifikasi. Sebabnya adalah karena sistem sosial merupakan struktur peristiwa alih-alih
merupakan bagian-bagian fisik. Jaringan komunikasi suatu organisasi, misalnya mempunyai
2016
9
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sedikit persamaan dengan sistem peredaran darah atau sistem syaraf dari organisme
biologis, meskipun kita cenderung sering membandingkan keduanya. Karena analogi
tersebut tampaknya menarik, kita sering terhambat untuk memahami perbedaan yang hakiki
antara sistem sosial dan sistem biologis.
Lebih lanjut Pace dan Faules (2005:66), menjelaskan suatu sistem sosial, secara
keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Ia tidak sempurna, namun kesinambungan
hubungan manusianya begitu baik. Sebenarnya, organisasi
dapat memiliki perputaran
anggota yang tinggi tetapi masih tetap berfungsi secara efektif. Hubungan-hubungan antara
orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri, memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh
lebih lama daripada orang-orang biologis yang menduduki jabatan-jabatan dalam organisasi.
Organisasi formasl mempunyai prosedur yang siap digunakan untuk mengganti bagianbagian (orang-orang), jadi organisasi tersebut terus berfungsi hingga masa depan yang tidak
tentu. Organisme biologis mempunyai kekuatan yang melemahkan bagian-bagiannya yang
sering tidak dapat diganti.
Katz dan Kahn menerangkan bahwa kebanyakan interaksi kita dengan orang
merupakan tindakan komunikatif (verbal dan non verbal, berbicara dan diam). “Komunikasi –
pertukaran informasi dan transmisi makna – adalah inti suatu sistem sosial atau suatu
organisasi.” Mereka menyatakan bahwa adalah mungkin untuk menggolongkan bentukbentuk interaksi sosial seperti “penggunaan pengaruh, kerja sama, penularan sosial atau
peniruan, dan kepemimpinan” ke dalam konsep komunikasi. Pace mengambil suatu
perspektif yang konsisten dengan pandangan ini dan menganggap komunikasi sebagai
proses penghubung yang utama dalam organisasi dengan sejumlah proses muncul sebagai
akibat dari “berkomunikasi” yang terjadi dalam organisasi. Kami menyebut bentuk-bentuk
khusus komunikasi sebagai keterampilan dan kegiatan komunikasi organisasi.
Teori sistem menyadari bahwa suatu keadaan yang terorganisasikan perlu mengenal
berbagai hambatan untuk mengurangi komunikasi acak ke saluran-saluran yang sesuai
untuk pencapaian tujuan organisasi. Pengembangan organisasi misalnya, mungkin perlu
menciptakan saluran-saluran komunikasi baru. Katz dan Kahn berpendapat bahwa “watak
suatu sistem sosial … mengisyaratkan selektivitas saluran dan tindakan komunikatif – suatu
mandat untuk menghindari sebagian saluran dan tindakan komunikatif dan menggunakan
lainnya.
Secara ringkas, Scott (1961) mengatakan bahwa “organisasi terdiri dari bagianbagian yang berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya, menerima pesan-pesan
dari dunia luar, dan menyimpan informasi. Fungsi komunikasi bagian-bagian ini sekaligus
merupakan konfigurasi yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Mungkin dapat
dikatakan bahwa, dari sudut pandang sistem, komunikasi adalah organisasi. Hawes (1974),
bahkan menyatakan hal ini “suatu kolektivitas sosial adalah perilaku komunikatif yang
2016
10
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
terpolakan; perilaku komunikatif
tidak terjadi dalam suatu jaringan hubungan, tetapi
merupakan jaringan itu sendiri.
1.2.2. Ad-hokrasi dan Teori Buck Rogers
Berdasarkan uraian Pace dan Faules (2005:66), sebagian visi kita tentang
penjelahan luar angkasa yang paling mustahil berasal dari fantasi-fantasi para pencipta
figur fiksi terkenal, Buck Rogers. Mengambil petunjuk dari Buck, penulis-penulis tentang
masa depan seperti Alvin Toffler (1970) menulis tentang kejutan masa depan (future shock)
dan akibat-akibat tak terelakkan yang disebabkan perubahan dahsyat dalam semua aspek
kehidupan kita. Organisasi formal disinggung dalam analisis ini. Toffler menulis satu bab
penuh untuk membahas “organisasi; ad-hokrasi yang akan datang.” Bennis (1966)
meramalkan “kematian birokrasi yang akan datang.” Luthans (1973) mengamati bahwa
“banyak manajer yang aktif menjadi kecewa dengan cara-cara pengorganisasian tradisional.
Ramalan-ramalan tersebut menunjukkan bahwa kita sedang bergerak menuju era
pascabirokratik dalam teori organisasi yang berdasarkan konsep futuristik tentang struktur
organisasi yang berubah cepat. Toffler melukiskannya sebagai berikut; “apa yang kita lihat di
sini tidak kurang dari penciptaan suatu bagian yang dapat dibuang.
Menurut Bennis (1966), struktur sosial birokrasi baru akan bersifat
temporer.
Organisasi akan terdiri dari satuan-satuan tugas (task force) yang diciptakan guna
mengatasi suatu problem khusus. Manajer di suatu organisasi yang strukturnya terus-terus
berubah, menjadi seorang koordinator, seorang penghubung antara berbagai kelompok
proyek. Keterampilan berinteraksi dan komunikasi manusia manusia akan sangat berharga,
karena sebagian dari tugas-tugas utama akan berkenaan dengan bagaimana meneruskan
informasi dan menjembatani pengertian serta perbedaan antara kelompok-kelompok. Bennis
berpendapat bahwa orang-orang akan “harus
belajar mengembangkan hubungan-
hubungan kerja yang lebih kekal.”
Toffler meringkaskan ciri-ciri birokrasi baru yang disebut ad-hokrasi (ad-hocracy),
sebagai bergerak cepat kaya akan informasi, sangat aktif, selalu berubah, terisi dengan
unit-unit bersifat sementara dan individu-individu yang selalu bergerak. Dalam ad-hokrasi,
bukanlah organisasi yang menarik komitmen pegawai, melainkan pekerjaan, problem yang
harus dipecahkan, dan tugas yang harus dilakukan. Bahkan loyalitas yang bersifat
profesional menjadi berjangka pendek, karena para spesialis memperoleh imbalan mereka
dari keputusan instrinsik dengan melakukan tugas berat dengan baik. Mereka setia kepada
standar mereka, tidak kepada atasan mereka; kepada problem mereka, tidak kepada
pekerjaan mereka. Para ad-hokrasi menggunakan keahlian dan bakat mereka untuk
memecahkan masalah dalam kelompok dan lingkungan temporer dalam organisasi, sejauh
masalahnya menarik minat mereka.
2016
11
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Toffler mencatat bahwa gelar-gelar jabatan dalam beberapa ad-hokrasi didahului
dengan sebutan associate. Sebutan itu memberi kesan kesederajatan yang merupakan ciri
khas organisasi baru – associate berarti teman sejawat, bukan bawahan dalam organisasi.
Pemakaian istilah tersebut mencerminkan pergeseran dari hierarki vertikal ke pola-pola
komunikasi lateral (ke samping). Ad-hokrasi menambah adaptabilitas organisasi, tetapi ia
menekan adaptabilitas manusia. Setiap perubahan hubungan dalam organisasi membawa
serta
kerugiand alam penyesuaian pribadi, hubungan yang penting, dan kepuasan.
Ketegangan sosial, ketegangan psikologis, dan usaha individu untuk mengatasi masalah
semakin bertambah banyak karena perubahan yang cepat, kondisi kerja yang temporer, dan
kurangnya komitmen kepada organisasi. Perubahan yang konstan dalam hubungan
organisasi menjadi beban yang berat bagi orang-orang untuk melakukan penyesuaian diri.
Terburu-buru, kita didorong oleh pekerjaan kita ke dalam organisasi masa depan Buck
Rogers.
Bagi sebagian orang, masa depan itu mungkin tiba terlalu dini. Bagi kebanyakan
orang, masa depan itu adalah sekarang. Misalnya, pada tahun 1965 Stewart memberikan
pedoman untuk “menjalankan manajemen proyek”. Organisasi proyek merupakan padanan
terdekat yang saat ini kita miliki untuk ad-hokrasi. Bahkan dewasa ini kepustakaan teori
organisasi penuh dengan uraian-uraian seperti: pola-pola organisasi matriks, organisasi
proyek intermiks, organisasi proyek agregat, organisasi proyek individu dan staf, dan
organisasi bentuk bebas. Teori Buck Rogers yang lazim dan kontemporer mengenai
organisasi adalah organisasi matriks. Organisasi ini adalah suatu organisasi proyek yang
berlapiskan organisasi fungsional yang lebih tradisional. Kepala-kepala bagian fungsional
membawahi proyek-proyek yang merupakan kerja sama antara manajer-manajer fungsional
dan proyek yang memang cocok. Banyak orang berkesimpulan, sesuai dengan spekulasi
Toffler, bahwa organisasi matriks memperkecil loyalitas dan identifikasi kepada organisasi.
Meskipun demikian, Luthans (1973) menyebutkan “bahwa banyak organisasi modern yang
sedang menghadapi kerumitan teknis dan struktural tidak mempunyai pilihan melainkan
terus bergerak menuju penataan organisasi yang demikian.
Naisbitt dan Aburdene (1985) berpendapat bahwa korporasi harus ditemukan
kembali untuk memenuhi tuntutan masyarakat informasi baru. Mereka menunjukkan bahwa
perusahaan-perusahaan seperti Scandinavian Airlines Systems, WL. Gore & Associats, Inc.,
dan New Hope Communication secara radikal telah melakukan restrukturisasi atas baganbagan organisasi mereka. Perusahaan-perusahaan inovatif ini menunjukkan usaha-usaha
untuk menciptakan korporasi masa depan.
2016
12
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1.3. Organizational Information Theory (Teori Informasi Organisasi)
Berdasarkan uraian Rohim (2009:151), teori informasi organisasi merupakan sudut
pandang dari komunikasi yang menganggap bahwa organisasi sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Dalam komunikasi organisasi terdapat berbagai informasi yang perlu
diproses untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi dalam kelompok formal maupun informal dari satu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan
organisasi.
Isinya
berupa
cara
kerja
dalam
organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya
memo, kebijakan, pernyataan, jumpar pere, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi
informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada
organisasi, melainkan lebih kepada anggotanya secara individual.
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harfiah berarti
paduan dari bagan-bagan yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli
ada yang menyebut paduan itu sisem, ada juga yang menamakannya sarana. Everet M.
Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai
suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama,
melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern
Business: A System Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana di mana
manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu.
ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana
prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban
bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis
organisasi, format organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi
tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Menurut R. Wayne. Pace dan Don F.Faules dalam bukunya komunikasi organisasi
tujuan utama komunikasi organisasi yaitu memperbaiki organisasi ditafsirkan sebagai
memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen, serta memperoleh hasil yang
diinginkan.
Berdasarkan penjelasan
Sendjaja (1994) dalam Rohim (2009:152), menyatakan
fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
2016
13
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1) Fungsi informatif
Organisasi
dapat
dipandang
sebagai
suatu
sisem
pemrosesan
informasi.
Maksudnya, seluruh anggora dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan
setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemenme membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam
organisasi.
Sedangkan karyawan
(bawahan)
membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan, di samping itu uga informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, ijin cuti, dan sebagainya.
2) Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam satu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, antara lain:
a) Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu
mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Juga membari perintah atau instrukti supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sebagaimana mestinya.
b) Berkaitan dengan pesan. Pesan-peran regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja. Artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan
yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3) Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil dengan yang diharapkan. Adanya kenyataanini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakuakn secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pemimpinannya
sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangannya.
4) Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran
komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut;
a) Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
2016
14
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
b) Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa
istirahat
kerja,
pertandingan
olahraga,
ataupun
kegiatan
darmawisata.
Pelaksanan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang
lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Selanjutnya Rohim (2009:153), menjelaskan bahwa salah satu sumber daya penting
dalam organisasi adalah informasi. Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar,
Farace dan rekannya mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi
ketidakpastian. Ketika oran mampu untuk memperkirakan pola-pola yang akan terjadi dalam
aliran tugas dan hubungan-hubungannya, maka ketidakpastian dapat dikurangi dan
informasi
berhasil
diperoleh.
Komunikasi
sendiri
sebagian
merupakan
pengurai
ketidakpastian melalui informasi, karena komunikasi mencakup penggunaan ‘bentuk-bentuk
simbolis’ umum yang saling dimengerti oleh para partisipannya. Dalam teorinya, mereka
mengemukakan dua bentuk komunikasi yang berkaitan dengan dua bentuk informasi yaitu:
1) Informasi absolut adalah keseluruhan informasi yang dikomunikasikan suatu dalam
organisasi. Informasi ini terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan yang ada
dalam sistem.
2) Informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui
organisasi.
Kenyataan bahwa informasi ada dalam suatu organisasi, tidak menjamin bahwa
informasi tersebut cukup dikomunikasikan di dalam sistem. Pertanyaan mengenai informasi
absolut berkenaan denganapa yang diketahui, sedangkan pertanyaan mengenai informasi
distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya. Implikasi praktis dari perbedaan
teoritis ini adalah kegagalan dalam kebijakan distribusi informasi disebabkan oleh kegagalan
manajer untuk mengenali kelompok mana yang perlu mengetahui suatu hal tertentu, atau
kesalahan untuk mengarahkan di mana seharusnya kelompok-kelompok tersebut dpat
memperoleh informasi yang mereka butuhkan.
Berdasarkan uraian Rohim (2009:154), salah satu teori komunikasi klasik yang
sangat mempengaruhi teori-teori komunikasi selanjutnya adalah teori informasi atau teori
matematis. Teori ini merupakan bentuk penjabaran dari karya Claude Shannon dan Warren
Weaver (1949), Mathematical Theory of Communication. Teori ini melihat komunikasi
sebagai fenomena mekanistis, matematis, dan informatif; komunikasi sebagai transmisi
pesan dan bagaimana transmiter menggunakan saluran dan media komunikasi. Ini
merupakan salah satu contoh gamblang dari mazhab proses yang mana melihat kode
sebagai sarana untuk mengonstruksi pesan dan menerjemahkan (encoding dan decoding).
2016
15
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Titik perhatiannya terletak pada akurasi dan efisiensi proses. Proses yang dimaksud adalah
komunikasi seorang pribadi yang bagaimana ia mempengaruhi tingkah laku atau state of
mind pribadi yang lain. Jika efek yang ditimbulkan tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan, maka mazhab ini cenderung berbicara tentang kegagalan komunikasi. Ia
melihat tahap-tahap dalam komunikasi tersebut untuk mengetahui di mana letak
kegagalannya. Selain itu, mazhab proses juga cenderung mempergunakan ilmu-ilmu sosial,
terutama psikologi dan sosiologi, dan cenderung memusatkan dirinya pada tindakan
komunikasi. Teori informasi ini menitikberatkan titik perhatiannya pada sejumlah sinyal yang
lewat melalui saluran atau media dalam proses komunikasi. Ini sangat berguna pada
pengaplikasian sistem elektrik dewasa ini yang mendesain transmiter, receiver, dan code
untuk memudahkan efisiensi informasi.
Rohim (2009:155), menyatakan sebagaimana yang dipakai dalam teori komunikasi
informasi atau matematis, konsep tidak mengacu pada makna, akan tetapi hanya
memfokuskan titik perhatianya pada banyaknya stimulus atau sinyal. Konsep dasar dalam
teori ini adalah entropi dan redundansi-konsep yang dipinjam dari thermodynamics. Kedua
konsep ini saling mempengaruhi dan bersifat sebab akibat (kausatif). Di mana entropi akan
sangat berpengaruh terhadap redundansi yang timbul dalam proses komunikasi. Informasi
adalah sebuah ukuran ketidakpastian, atau entropi dalam sebuah situasi. Semakin besar
ketidakpastian, semakin besar informasi yang tersedia dalam proses komunikasi.
Teori informasi yang dikemukakan Shannon dan Weaver ini banyak menuai kritik.
Salah satunya adalah ia tidak menjelaskan konsep umpan balik (feedback) dalam model
teorinya. Padahal konsep umpan balik sangat berperan penting dalam menentukan
keberhasilan komunikasi. Hal ini dikarenakan teori yang ia kaji hanya melihat komunikasi
sebagai fenomena linear satu arah. Teori informasi (matematis) yang ia kaji hanya melihat
komunikasi dari faktor komunikator yang dominan. Padahal penerima sebagai komunikan
pun adalah bagian dari proses komunikasi yang akan terlibat jika konsep umpan balik ia
masukkan. Selain umpan balik juga justru bisa memberitahukan kegagalan dalam
komunikasi. Selain konsep umpan balik yang tidak diusung dalam teori informasi
sebenarnya. Shannon dan Weaver juga tidak mengkaji detail tentang peranan medium
(media) dalam teorinya. Ia hanya terfokus pada fungsi saluran atau transmiter.
***
2016
16
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Pace, R. Wayne & Don F. Faules. 2005. Komunikasi Organaisasi: Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan. Terjemahan oleh Deddy Mulyana. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Rohim, Syaiful. 2009. Teori Komunikasi; Perspektif, Ragam, dan
Rineka Cipta.
2016
17
Teori Komunikasi
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Aplikasi. Jakarta: