meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan

26
Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 - 32
MENINGKATKAN KEUNGGULAN KOMPETITIF PERUSAHAAN
DENGAN PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT (MANAJEMEN
PENGETAHUAN)
Meva Tri Kumala Dewi
Alumni Universitas Ma Chung Malang
ABSTRAK
Di dalam pesaingan yang semakin ketat, perusahaan perlu tahu bagaimana untuk memanfaatkan pengetahuan yang
ada di dalam organisasi perusahaan mereka seperti yang terdapat di seluruh jajaran manajemen untuk dapat
meningkatkan keuntungan kompetitifnya di pasar. Manajemen pengetahuan adalah sebuah cabang ilmu yang
menyajikan pendekatan terintegrasi dalam mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil dan
membagikan semua hal dari aset informasi sebuah perusahaan.Aset ini meliputi database, dokumen, kebijakan,
prosedur dan keahlian yang belum sempat ditangkap juga pengalaman di masing-masing pekerja sebagai
individu.Ada dua jenis pengetahuan yaitu pengetahun tacit dan eksplisit. Manajemen pengetahuan memiliki banyak
manfaat buat perusahaan sehingga sudah ada banyak studi mengenai sumber pengetahuan, bagaimana model
manajemen pengetahuan dibentuk dan beberapa pendekatan yang dipakai ketika mengimplementasikannya: yaitu
pendekatan teknologi, manusia dan media massa.
Kata-kata kunci: manajemen, pengetahuan, keunggulan kompetitif
ABSTRACT
In a getting tighter competition, the companies need to know how to transform the knowledge had by their company
organization as what had by the management to increase their competitive advantage in the market. Knowledge
management is a discipline that promotes an integrated approach to identifying, capturing, evaluating, retrieving,
and sharing all of an enterprise's information assets. These assets may include databases, documents, policies,
procedures, and previously un-captured expertise and experience in individual workers. There are two kind of
knowledge: tacit and explicit knowledge. Knowledge management has many benefits for company that there are
many studies about the knowledge source, how knowledge management model built and some approaches available
when implementing it have been conducted such as technology approach, human approach and mass media
approach.
Keywords: management, knowledge, competitive advantage
PENDAHULUAN
Orang-orang selalu berusaha meningkatkan pengetahuan dari generasi mendatangnya dengan menceritakan
pemikiran, penemuan dan pengalaman mereka ditambah dengan riset-riset terbaru sehingga menciptakan generasi
baru yang semakin berkemampuan dan berpengtahuan. Didalam pesaingan yang semakin ketat, perusahaan perlu
tahu bagaimana untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada di dalam organisasi perusahaan mereka seperti yang
terdapat di seluruh jajaran manajemen untuk dapat meningkatkan keuntungan kompetitifnya di pasar.Di dalam era
pengetahuan seperti sekarang ini, diperlukan ilmu untuk meningkatkan dan mengelola informasi dengan baik dan
tepat.Organisasi perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk merubah data guna meningkatkan daya saing
perusahaan.Kebutuhan perusahaan terhadap knowledge management (manajemen pengetahuan) telah ditekankan
oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) yang mengatakan bahwa “Di dalam ekonomi ketika satu-satunya hal yang pasti
adalah ketidakpastian, satu sumber yang pasti untuk membuat keuntungan kompetitif yang bertahan lama adalah
pengetahuan. Perusahaan yang sukses adalah mereka yang mampu untuk menciptakan pengetahuan baru,
menyalurkannya kepada semua individu di organisasi dan secara cepat menfaatkannya untuk menciptakan produk
dan teknologi baru.
Kajian Teori
Manajemen Pengetahuan.
Manajemen pengetahuan adalah sebuah cabang ilmu yang menyajikan pendekatan terintegrasi dalam
mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil dan membagikan semua hal dari aset informasi sebuah
perusahaan. Aset ini meliputi database, dokumen, kebijakan, prosedur dan keahlian yang belum sempat ditangkap
juga pengalaman di masing-masing pekerja sebagai individu. (Duhon, 1998) di dalam suatu organisasi, diperlukan
Meva Tri Kumala Dewi: Meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan ………
27
adanya suatu teknik, mekanisme atau bahkan software yang dapat digunakan untuk mengolah informasi menjadi
pengetahuan individu dan kemudian dapat diorganisir menjadi pengetahuan perusahaan, inti dari manajemen
pengetahuan adalah untuk menjamin bahwa semua informasi dapat semaksimal mungkin menghasilkan manfaat
bagi perusahaan.
Sumber daya manusia yang berharga dan aset informasi akan sia-sia kecuali manajemen mengelola secara
terbuka dengan menerima dan mendukung pengumpulan, pengaturan, perubahan, penyimpanan dan penyaluran dari
pengetahuan itu. Ketika membahas mengenai manajemen pengetahuan, ada dua jenis pengetahuan yang menjadi
penting untuk dipahami definisinya, yaitu tacit (implisit) dan eksplisit. Perbedaan antara pengetahuan tacit dan
eksplisit dapat dijelaskan dengan tabel di bawah ini.
Tabel 1: Perbedaan Pengetahuan Tacit dan Eksplisit
Tacit Knowledge
Explicit Knowledge
Knowledge experience (body skill)
Knowledge of rationality (mind)
Simultaneous knowledge (here and now)
Sequential knowledge (there and then)
Analog knowledge (practice)
Digital knowledge (theory)
Sumber: Nonaka dan Takeuchi (1995: 61)
Bedasarkan tabel di atas, dapat dipahami bahwa tacit merupakan pengalaman seseorang sedangkan eksplisit
mengarah pada hal yang bersifat rasional. Tacit adalah pengalaman yang didapat dari hal-hal yang dekat di saat ini,
pengalaman tersebut bersifat akumulatif sedangkan eksplisit adalah pengetahuan yang terpisah-pisah dan bersifat
prediktif.Tacit adalah pengetahuan yang dapat dipraktekkan sedangkan eksplisit merupakan teori tentang sesuatu.
Kesimpulannya adalah bahwa pengetahuan bersifat tacit tidak bisa dengan mudah dipindahkan dari satu orang ke
orang yang lain sedangkan pengetahuan eksplisit lebih mudah disalurkan karena mudah untuk didokumentasikan.
Pengetahuan bersifat tacit contohnya adalah keahlian mengemudi sedangkan pengetahuan eksplisit contohnya
adalah rumus-rumus dan aturan.Menurut Davenport (1998). Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit
Knowledge dan Tacit Knowledge, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Explicit Knowledge
Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah,
spesifikasi, manual, dan sebagainya.pengetahuan jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke individu lainnya
secara formal dan sistematis.
2. Tacit Knowledge
Adalah pengetahuan dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge
bersifat sangat personal dan sulit diformulasikan sehingga membuatnya sangat sulit dikomunikasikan atau
disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, serta petunjuk teknis (rule
of thumbs) termasuk dalam jenis tacit knowledge.
KONVERSI PENGETAHUAN
Nonaka dan Takeuchi (1995) mengemukan bahwa kesuksesan di perusahaan Jepang sangat dipengaruhi
oleh kesuksesan perusahaan tersebut menerapkan managemen pengetahuan didalamnya, dalam proses
transformasinya, Nonak dan Takeuchi (1995) membagi model konversi pengetahuan menjadi 4 cara, yaitu sebagai
berikut:
1. Tacit knowledge ke Eksplisit knowledge, selanjutnya proses ini disebut Eksternalization
2. Tacit knowledge ke Tacit knowledge, selanjutnya proses ini disebut Socialization
3. Eksplisit knowledge ke Eksplisit knowledge, selanjutnya proses ini disebut Combination
4. Eksplisit knowledge ke Tacit knowledge, selanjutnya proses ini disebut Interlization
5.
MANFAAT MANAJEMEN PENGETAHUAN
Ada beberapa alasan kuat mengapa manajemen pengetahuan menjadi penting untuk diterapkan, khususnya
di perusahaan.Manajemen pengetahuan dapat meningkatkan daya saing perusahaan.Alasan pertama, kegiatan
penting perusahaan berhubungan dekat dengan manajemen pengetahuan.Perusahaan harus membuat keputusan,
menghasilkan produk baru yang sesuai dengan kebutuhan konsumen dan memberikan layanan pada pelanggan,
semuanya membutuhkan pengetahuan.
Beberapa hasil penelitian sudah menghasilkan fakta bahwa perusahaan bisa bertahan lama bukan karena
ukuran perusahaan dan keberuntungan, namun karena kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap
perubahan di lingkungannnya, kemampuan untuk melakukan inovasi dan mengambil tindakan yang tepat untuk
mencapai tujuan perusahaan, semua itu tergantung pada manajemen pengetahuan yang dimiliki perusahaan tersebut.
28
Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 - 32
(Sangkala, 2007:3). Alasan kedua adalah perubahan orientasi perusahaan yang memandang sumber daya perusahaan
sebagai faktor produksi, hal ini mengakibatkan bahwa manusia tidak lagi dipandang dari sisi fisik melainkan sebagai
kualitas pikiran atau kualitas pengetahuan. (Sangkala, 2007:310)
Menurut Oracle (2011), manajemen pengetahuan mempunyai 5 manfaat yang sangat penting untuk
pelayanan konsumen di perusahaan yaitu
1. Mengurangi waktu riset
Sebuah sistem manajemen pengetahuan dapat mempermudah perusahaan melakukan penyaringan terhadap
informasi-informasi yang tidak berkaitan dengan penyelesaian masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
Kini perusahaan tidak perlu harus menggunakan dana yang besar untuk menjawab semua pertanyaan yang
sebenarnya sudah ada jawabannya, perusahaan hanya perlu menyediakan saluran informasi yang banyak dari
berbagai macam sumber yang bonafit ke dalam perusahaannya. Perusahaan juga akan dapat meningkatkan
pelayanan terhadap konsumen dengan menyediaka dokumen-dokumen yang relevan dan terbaru sehingga
proses penyaluran pengetahuan kepada konsumen terkait dengan produk yang dibelinya tidak membuat
konsumen menjadi frustasi.
2. Meningkatkan akurasi resolusi
Dalam cara yang konvensional, perusahaan hanya bisa menjawab apa, bagaimana dan opsi apa yang dapat
dipakai untuk membenahi produknya secara terpisah, itu hanya akan menghasilkan ratusan jawaban yang tidak
relevan dengan masalah yang diteliti. Sebuah solusi manajemen pengetahuan mengerti kebutuhan terpenting
konsumen.
3. Mengurangi waktu training
Pelatihan untuk pegawai sangat penting untuk dapat meningkatkan kualitas layanan yang berujung pada
peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen, namun pelatihan tidaklah murah sehingga pegawai tidak
seharusnya hanya diajari mengenai produk perusahaan namun juga bagaimana cara untuk mengakses informasi.
4. Mengelola volume penjualan yang semakin meningkat
Manajemen pengetahuan bisa membantu pegawai untuk lebih efisien dalam menangani volume penjualan yang
semakin meningkat.Dengan adanya manajemen pengetahuan yang baik, agen yang kurang berpengalaman bisa
belajar dari pengetahuan institusi.Ini bisa menghemat waktu untuk agen tersebut karena mereka tidak perlu
melakukan riset untuk menjawab semua ketidaktahuan mereka.
5. Menciptakan wawasan seputar pelayanan
Keuntungan yang didapat perusahaan ketika menerapkan manajemen pengetahuan adalah wawasan yang
luas.Perusahaan juga bisa melakukan penyaringan terhadap sumber-sumber informasi yang tidak
dikehendaki.Manajemen pengetahuan juga bisa menyediakan kumpulan informasi mengenai masalah-masalah
perusahaan yang didapat dari forum-forum diskusi.
Sedangkan menurut Davidson dan Philip (2003), manajemen pengetahuan memiliki 4 fungsi pokok di
dalam perusahaan:
1. Identifikasi aset yang kunci dari pengetahuan yang ada di dalam perusahaan
2. Merefleksikan apa yang organisasi ketahui.
3. Saling berbagi pengetahuan kepada siapapun yang membutuhkannya
4. Menerapkan penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan
Manajemen Pengetahuan adalah kegiatan strategis yang menambahkan nilai sehingga dengan demikian,
ada hubungan erat antara manajemen pengetahuan dan rencana strategis organisasi yang menjamin bahwa
manajemen pengetahuan berkontribusi terhadap profitabilitas dan keunggulan strategis perusahaan.(Duffy 2000).
Sedangkan Walters, Haliday dan Glaser (2002) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan dalam operasi strategis
memungkinkan suatu organisasi (atau kumpulan dari organisasi) untuk membuat keputusan yang lebih efektif
tentang bagaimana untuk menstruktur operasi-operasi rantai nilai demi memaksimalkan kepuasan pelanggan.
Pentingnya manajemen pengetahuan untukmanajemen rantai nilai (organisasi virtual) juga ditekankan oleh
Blumentritt dan Johnston (1999, p. 287) yang menyatakan bahwa "kemampuan untuk mengidentifikasi,
menemukan, dan menyampaikan informasi dan pengetahuan untuk aplikasi yang berharga adalah mengubah industri
yang ada dan memfasilitasi munculnya industri yang sama sekali baru ".
SUMBER PENGETAHUAN
Ada 6 cara bagaimana perusahaan dapat meningkatkan persediaan knowledge sehingga tidak habis
(Davenport dan Laurence, 1998). Hal ini diperlukan karena tanpa adanya pengetahuan, sulit bagi suatu perusahaan
untuk beradaptasi apalagi bersaing di pasar mengingat para kompetitor selalu berusaha untuk tidak tertinggal oleh
informasi-informasi terbaru.
Meva Tri Kumala Dewi: Meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan ………
1.
2.
3.
4.
5.
6.
29
Acquisition, mendapatkan pengetahuan yang tidak terlalu penting namun bermanfaat dapat kita peroleh dengan
membeli atau meniru ide.
Renting, menyewa konsultan untuk bisa memperoleh informasi yang bermafaat bagi perusahaan, hal ini tidak
buruk karena termasuk dalam biaya variabel mengingat bahwa konsultan akan menjamin kemajuan perusahaan.
Dedicated resource, menciptakan knowledge dengan cara menyiapkan sumber daya khusus untuk mendapatkan
pengetahuan tersebut.
Fusion, mendapatkan pengetahuan dengan cara menggabungkan nilai, ide dan keahlian dari berbagai divisi
sehingga mendapatkan ide yang inovatif buat perusahaan.
Adaption, melakukan adaptasi terhadap perubahan yang terjadi, dimana perubaha tersebut memicu
pembentukan pengetahuan, perusahaan bisa saja membutuhkan ancaman eksternal untuk dapat menyadari
potensi yang mereka miliki.
Networks, jaringan bentukan dan jaringan informal dalam organisasi sering kali menjadi sumber kekuatan
pembentukan pengetahuan. Pengetahuan tidak hanya terbentuk dari batasan studi ilmu namun juga pada batasan
struktur formal suatu organisasi. (Davenport dan Laurence, 1998).
CARA MENENTUKAN STRATEGI MANAGEMEN PENGETAHUAN
Pendekatan yang bagus untuk mengidentifikasi apa strategi knowledge management yang cocok untuk
suatu perusahaan diusulkan oleh Michael Zack (Zack, 1999). Dia mengusulkan kerangka kerja yang membantu
organisasi membentuk hubungan eksplisit antara situasi kompetitif dan strategi manajemen pengetahuan untuk
membantu organisasi mempertahankan dan membangun keunggulan kompetitif. Dia menjelaskan bahwa setiap
organisasi akan menemukan link yang unik antara pengetahuan dan strategi, pengetahuan kompetitif tersebut dapat
diklasifikasikan pada skala inovasi yang relatif terhadap seluruh industri sebagai: core, advanced or innovative
1. Core knowledge adalah pengetahuan tingkat dasar yang dibutuhkan oleh semua anggota industri tertentu. Ini
tidak mewakili keunggulan kompetitif, tetapi hanya pengetahuan yang dibutuhkan untuk dapat berfungsi di
sektor atau industry tertentu.
2. Advanced knowledge memberikan organisasi keunggulan kompetitif. Ini adalah pengetahuan khusus yang
membedakan suatu perusahaan dari para pesaingnya, baik dengan mengetahui lebih dari pesaing atau dengan
menerapkan pengetahuan dengan cara yang berbeda.
3. Innovative knowledge adalah pengetahuan yang memungkinkan perusahaan untuk menjadi pemimpin pasar. Hal
ini memungkinkan organisasi untuk mengubah cara bekerja dan merupakan faktor pembeda yang signifikan
dari organisasi lain.
Setelah mengidentifikasi posisi kompetitif pengetahuan organisasi, pendekatan Zack menggunakan analisis
SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman) untuk mengidentifikasi kesenjangan strategis dalam
pengetahuan organisasi.Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi di mana dia memiliki pengetahuan
yang dapat dieksploitasi dan di mana perlu untuk mengembangkan pengetahuan untuk mempertahankan atau
menumbuhkan posisi kompetitifnya. Hal ini dicapai dengan menganalisis posisi pengetahuan organisasi dalam dua
dimensi:
Exploration vs. Exploitation
Hal ini mengenai sejauh mana organisasi perlu meningkatkan pengetahuan di daerah tertentu vs adanya kesempatan
untuk memanfaatkan sumber daya pengetahuan yang ada tapi di bawah sumber daya pengetahuan yang
dieksploitasi.
Internal vs. External Knowledge
Hal ini mengacu pada apakah pengetahuan di dalam atau di luar organisasi.Beberapa organisasi yang lebih
berorientasi pada eksternal, mencari di publikasi, universitas, konsultan, pelanggan sedangkan yang lebih
berorientasi pada internal, membangun pengetahuan dan pengalaman yang unik dansulit ditiru oleh para pesaing.
Setalah menempatkan dua dimensi bersama-sama, Zack menjelaskan organisasi yang lebih eksploitatif
pada pengetahuan internal sebagai perusahaan yang memiliki strategi manajemen pengetahuan yang "Konservatif"
sementara mereka yang lebih inovatif (menjelajahi pengetahuan eksternal) memiliki lebih strategi pengetahuan yang
"Agresif".Namun dia menunjukkan bahwa strategi manajemen pengetahuan tidak dapat dibuat tanpa mengacu pada
pesaing. Dengan demikian, beberapa industri (di mana pengetahuan berubah lebih cepat) cenderung merupakan
perusahaan yang lebih agresif, sementara perusahaan lain umumnya lebih konservatif.
PIHAK PENGGUNA MANAJEMEN PENGETAHUAN
1. Database Users: Dari pengguna kelas bisnis hingga masyarakat umum, pengguna database akan menikmati
interaksi tingkat baru dengan sistem manajemen pengetahuan, termasuk pengetahuan just-in-time yang
memberikan informasi relevan yang tepat terhadap permintaan dan sesuai dengan konteks. Dalam kompleksitas
30
2.
3.
4.
Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 - 32
yang lebih tinggi, sistem yang pintar akan menerjemahkan untuk kegunaan yang optimal dan sedikit waktu yang
dihabiskan untuk mencari informasi yang relevan. Sebagai contoh, analis data akan menikmati akses sederhana
dan alat yang lebih kuat untuk eksploitasi data. Penggunaan basis pengetahuan dapat mengurangi biaya layanan
pelanggan dengan memberikan pelanggan akses yang mudah ke layanan mandiri 24/7 melalui sistem cerdas
yang mengurangi kebutuhan untuk menghubungi layanan pelanggan atau staf teknis pendukung. Pengguna
database bahkan mungkin menciptakan pengetahuan yang sesuai dengan keinginan pribadi setiap konsumen.
Database Developer: Desain dan pengembangan sistem berbasis pengetahuan akan jauh lebih kompleks
daripada metode pengembangan database saat ini. Pengembang harus mempertimbangkan arsitektur teknis
keseluruhan dari korporasi untuk memastikan interoperabilitas mulus. Penggunaan metadata dan metode standar
juga akan memfasilitasi interoperabilitas baik intra-perusahaan dan antar-perusahaan. Mengefektifkan
penyimpanan fisik dan pilihan platform sama-sama lebih kompleks. Kedua pengembang basis pengetahuan dan
administrator harus memahami peran basis pengetahuan dalam sistem knowledge managementsecara
keseluruhan.
Database Administrator: Database Administrator akan berkembang menjadi Manajer Pengetahuan. Basis
pengetahuan akan menyimpan dan dipelihara oleh memori perusahaan dan Manajer Pengetahuan akan menjadi
penjaga gerbang pengetahuan perusahaan. Garis antara peran teknis seperti Web Developer, Analis Data atau
Administrator Sistem akan kabur karena sistem ini menggabungkan mereka semua ke dalam dan tumpang
tindih dengan sistem knowledge management. Administrasi database akan perlu memiliki beberapa pengetahuan
tentang masing-masing disiplin ilmu.
General Public: Bahkan jika mereka tidak berinteraksi secara langsung dengan basis pengetahuan, masyarakat
umum akan mendapatkan keuntungan efek sekunder dari layanan pelanggan yang meningkat karena akses cepat
ke informasi yang lebih akurat dari penyedia layanan.
MODEL MANAJEMEN PENGETAHUAN
Untuk membangun dasar yang kuat dalam pengembangan model manajemen pengetahuan praktis, pada
bulan Gilbert J. B. Probst di tahun 1995 mendirikan forum Swiss untuk mempelajari organisasi dan manajemen
pengetahuan di University of Jenewa. Forum ini adalah sebuah wadah bagi para praktisi yang menganggap
pengetahuan sebagai sumber daya strategis dan alat untuk melindungi daya saing mereka.Salah satu kegiatan forum
ini adalah membahas masalah yang berhubungan dengan pengetahuan seperti topic-topik mengenai strategi,
pelatihan, dan jaringan pengetahuan global.
Pada saat yang sama, mereka juga telah untukmendefinisikan standar untuk sebuah konsep manajemen
pengetahuan atau model yang akan bekerja dengan baik dalam prakteknya. Berikut ini adalah dasar aspek model
tersebut:
1. Compatibility: Manajemen pengetahuan membutuhkan bahasa kesepakatan bersama yangcocok dengan konsepkonsep yang sudah ada dalam organisasi, seperti Total Quality Management atau Business Process
Reengineering.
2. Problem Orientation: Manajemen pengetahuan harus memberikan kontribusi solusi untuk masalah yang paling
inti dalam suatu organisasi, tidak boleh dibiarkan tetap bersifat teoritis. Keberhasilan manajemen pengetahuan
ditentukan oleh bergunanya pengetahuan yang ada terhadap praktek-praktek sebenarnya di lapangan.
3. Comprehensibility: Perusahaan harus memilih istilah dan ide-ide dari manajemen pengetahuan yang relevan
dengan keberhasilan dan mudah dipahami oleh seluruh jajaran di perusahaan.
4. Action Orientation: Analisis di bidang manajemen pengetahuan harus memungkinkan manajer untuk
mengevaluasi dampak instrumen mereka pada dasar pengetahuan organisasi dan harus mengarah pada tindakan
yang tepat.
5. Appropriate Instruments: Tujuan akhir dari pengetahuan Konsep manajemen adalah untuk menyediakan
berbagai instrumen. Namun keterampilan dalam menggunakan alat tersebut lebih penting daripada jenis alat
yang digunakan.
Sejumlah model manajemen pengetahuan dapat memenuhi standar di atas namun tidak ada satupun model
manajemen pengetahuan yang paling benar, semuanya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
perusahaan.(Probst, 1998).
CONTOH PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
PT ASTRA GRAPHIA TBK
Penerapan manajemen pengetahuan di PT ASTRA GRAPHIA TBK (Yudhianto dan Kartawijaya, 2008)
bisa menjadi contoh yang bagus, secara umum penerapan knowledge management di Astragraphia dilakukan dengan
Meva Tri Kumala Dewi: Meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan ………
31
tiga pendekatan, yang pertama adalah pendekatan teknologi yaitu dengan menyediakan Network PC untuk semua.
SAP (System, Application and Product in data processing)sebagai core business process dan e-Document Initiative.
Kedua untuk pendekatan orang, setiap jumat pagi di perusahaan ituakan diadakan knowledge sharing forum yang
dihadiri oleh semua jajaran, itu adalah kegiatan penyebaran dan pengembangan diri dari, oleh dan untuk karyawan.
Uniknya, di dalam pertemuan itu tidak hanya pengetahuan yang dibagikan, melainkan juga pengalaman dan bahkan
resensi dari suatu buku yang relevan untuk peningkatan kualitas di perusahaan itu.Dalam pendekatan orang ini,
perusahaan juga menyediakan pelatihan.Ketiga, yaitu pendekatan media. Perusahaan menyediakan majalah, toner
dan majalah yang terdapat di setiap lantai dan menampilkan kliping, koran, berita duka dan event khusus juga
informasi keamanan.
Penerapan manajemen pengetahuan di Astragraphia sebagian besar menerapkan software Xerox Docu
Share yang merupakan software untuk manajemen dokumen.Selain itu perusahaan ini juga membangun aplikasi lain
seperti Solution Online yang terkait dengan manajemen pengetahuan. Solution Onlinemenyimpan data tentang suatu
masalah dan solusi yang terkait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas informasi teknologi di perusahaan.
Ketika perusahaan menghadapi masalah, software itu dapat membantu perusahaan untuk menemukan solusi yang
lebih cepat secara mandiri.Kemudian pegawai dapat menambahkan masalah baru jika masalah yang dihadapi belum
ada di database. Proses penyimpanan, pencarian dan perolehan kembali informasi dengan mudah merupakan ukuran
kesuksesan implementasi knowledge management di Astragraphia.
SHUFFLE MASTER
Penerapan manajemen pengetahuan di perusahaan SHUFFLE MASTER juga bisa menjadi contoh yang bagus.
(McCormick, 2007).Produsen besar dari mesin produksi otomatis ini sebelumnya mengandalkan pada penjualan
terfragmentasi dan infrastruktur pemrosesan order yang membuat sulit bagi karyawan perusahaan untuk menemukan
informasi bisnis yang terintegrasi dan dapat diandalkan. Misalnya, perkiraan penjualan diterbitkan beberapa kali
setiap kuartal, tetapi nilai prediksi tersebut sulit untuk dipenuhi sebagai target penjualan karena proses peramalan
yang lama dan keadaan pasar telah berubah ketika peramalan tersebut diterbitkan.Solusi mereka adalah dengan
membangun sebuah portal yang dapat menarik data pada permintaan dengan lebih dari 60 database.
PRATT & WHITNEY
Perusahaan ini juga merupakan salah satu perusahaan di industry penerbangan yang telah menerapkan manajemen
pengetahuan dengan baik (McCormick, 2007). Pesawat Pratt & Whitney secara rutin mengirimkan informasi tentang
status dari setiap bagian pesawat mereka. Di daratan, perekam data di pabrik menangkap informasi ini dan
membandingkannya dengan tingkat optimal untuk menjamin kesehatan yang sedang berlangsung dari operator
seperti Delta Air Lines dan United Airlines, saluran data yang dibuat tersedia dalam sekejap melalui portal web.
Perusahaan yang tahu telah menemukan fakta bahwa portal-portal tersebut hanya berguna jika dapat memberikan
apa yang diinginkan pengguna.
PENUTUP
Penerapan manajemen pengetahuan sangat penting untuk diterapkan di perusahaan untuk membantu
mengolah segala sumber daya informasi yang ada menjadi pengetahuan yang bermanfaat guna meningkatkan
keunggulan kompetitif perusahaan.Hingga sekarang, masih banyak perusahaan yang belum sadar akan pentingnya
pengelolaan informasi ini, mereka yang gagal memahami pentingnya manajemen pengetahuan akan menyadari itu
sebagai tambahan beban bagi perusahaan, padahal itu akan sangat membantu perusahaan untuk menghemat waktu,
dana dan tenaga untuk mencari solusi akan permasalahan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusianya.
Penerapan managemen pengetahuan dapat memanfaatkan teknologi sistem informasi, media massa dan juga bisa
dengan sosialiasi dan interaksi antar seluruh jajaran perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
Blumentritt, R & Johnston, R 1999, 'Towards a strategy for knowledge management', Technology Analysis &
Strategic Management, vol. 11, no. 3, p. 287-300.
Davenport, Thomas, H., and Laurence Prusak. 1998. Working Knowledge: How Organizations Manage What
They Know. Boston: Harvard Business School Press.
Davidson, Carl and Philip Voss. 2003. Knowledge Management: An Introduction to Creating Competitive
Advantage from Intellectual Capital. New Delhi: Vision Book.
32
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 - 32
Duffy, J. 2000, 'Knowledge management: to be or not to be?' Information Management , Journal, vol. 34, no. 1,
p. 64-7.
Duhon, B. 1998. It's All in our Heads. Inform, September, 12 (8).
McCormick, J. 2007. 5 Big Companies That Got Knowledge Management Right. Cio Insight. Diambil pada
tanggal 20 Februari 2013 dari http://www.cioinsight.com/c/a/Case-Studies/5-Big-Companies-That-GotKnowledge-Management-Right/1/.
Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1995). The knowledge creating company: How Japanese Companies Create the
Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.
Oracle Corporation. 2011. Management in Customer Service: Five Key Benefit of Knowledge. USA.
Probst, G. J. (1998). Practical Knowledge Management: A Model That Works. Prism.17-29.
Sangkala, 2007, Knowledge Management, Jakarta: Rajawali Press.
Walters, D, Halliday, M & Glaser, S 2002, 'Creating value in the "new economy".Management Decision, vol.
40, no. 7/8, p. 775-81.
Yudhianto, A.S,.& Kartawijaya, R. (2008). Penerapan Knowledge Management PT ASTRA GRAPHIA TBK.
Jurnal Piranti Warta, 11 (2) 218-231.
Zack M.H., 1999, Developing a Knowledge Strategy, California Management Review, 41, 3, 125-145, Spring.