Managing Knowledge and Data

Managing Knowledge and Data
Managing Data
Managing data dalah suatu proses untuk menentukan, menjaga, dan mengelola
suatu data agar dapat digunakan oleh user. Dimana data harus akurat, lengkap, up to date,
konsisten dan relevan.
Data yang ada kemudian akan diproses menjadi pengetahuan (knowledge) dan informasi
(information) yang akan digunakan oleh perusahaan atau end user lainnya. Data yang ada
kemudian akan di simpan di suatu tempat penyimapanan data yang kita kenal dengan
data warehouse.
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan atau user kesulitan dalam mengelola data yang
ada, yaitu :
a. Jumlah data meningkat secara eksponensial.
b. Data tersebar di seluruh organisasi dan diakses oleh banyak pihak dengan
banyak cara dan perangkat.
c. Data yang ada berasal dari berbagai sumber.
d. Keamanan data, kualitas, dan integritas sangat rawan.
Database Approach
Database Approach adalah teknologi penyimpanan berbasis komputer di mana
data terkait dibagi oleh berbagai program aplikasi. Ini merupakan perbaikan dari
pendekatan tradisional penyimpanan data dan informasi. Hal ini ditandai dengan sistem
manajemen database yang terdiri dari satu atau lebih database.
Database Management Systems
Database management system adalah suatu program yang disediakan dan
digunakan oleh user sebagai suatu tools untuk menambah, menghapus, mengakses, dan
menganalisa data yang disimpan dalam suatu lokasi.
Gambar 1.1 Database Mahasiswa
Ada beberapa alasan mengapa user harus menggunakan database management
system, hal tersebut dikarenakan database management system sendiri dapat
meminimalisir beberapa masalah yang ada, di antaranya :

Redudansi Data
Terjadi penyimpanan data yang sama di berbagai tempat yang berbeda sehingga
mengakibatkan penggunaan memory lebih banyak, akan tetapi fungsi dan
kegunaan tetap sama. Sehingga dengan adanya dbms mengakibatkan hal tersebut
dapat diminimalisasi.

Isolasi Data
Membatasi suatu aplikasi agar tidak dapat mengakses data yang ada di aplikasi
lain, sehingga keamanan dari suatu data dapat terjaga dengan tidak adanya akses
yang tidak dikenal.

Inkonsistensi Data
Data yang ada tidak konsisten, misalnya dapat diubah atau data yang dulunya ada
di satu tempat bisa berpindah ke tempat lain, sehingga meyebabkan user sulit
dalam mencari data.
Selain dapat meminimalisir beberapa hal, database management system juga dapat
memaksimalkan beberapa masalah seperti :

Keamanan Data
Database management system menjamin bahwa data yang ada dalam satu
tempat dimana data disimpan aman, karena mereka sendiri memiliki beberapa
tingkat keamanan yang tinggi didalamnya untuk mencegah adanya kehilangan
data maupun adanya serangan data.

Integritas Data
Data yang ada pasti memenuhi suatu karakteristik, misalnya dalam pengisian
kolom nomor handphone tidak mengandung abjad.

Independence Data
Aplikasi dan data yang ada dapat berdiri sendiri tanpa perlu adanya hubungan
dengan yang lain sehingga aplikasi lain dapat mengakses juga.
Gambar 1.2 Penggunaan DBMS
Knowledge Management
Knowledge Management adalah suatu proses untuk membantu organisasi dalam
memanipulsi pengetahuan penting yang merupakan bagian dari organisasi, dan biasanya
dalam format terstruktur.
Knowledge Management System adalah mengacu pada penggunaan teknologi
untuk melakukan sistemasi, meningkatkan, dan mempercepat knowledge management
antar perusahaan. Contohnya internet, ekstranet, intranet, LotusNotes.
Ada dua jenis pengetahuan yang ada dalam knowledge management yaitu :

Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang objektif, rasional dan secara teknis
telah didokumentasikan. Contoh : dalam organisasi bentuk dari explicit
knowledge adalah kebijakan, laporan, prosedur, dll.

Tacit Knowledge adalah pembelajaran secara subjektif atau dari pengalaman.
Contoh tacit knowledge misalnya seorang direktur akan mengambil suatu
keputusan, dan hasil keputusan yang diambil bukan berdasarkan peraturan yang
ada melainkan dari pengalaman pribadi sebelumnya.
Gambar 1.3 Tacit and Explicit Knowledge
Knowledge Management System Cycle adalah suatu siklus dalam memanage suatu
pengetahuan yang terdiri dari enam tahapan yaitu :
a. Create Knowledge
Proses dalam menciptakan suatu pengetahuan internal maupun eksternal,
sehingga orang-orang dapat menentukan cara baru dalam mengembangkan
sesuatu.
b. Capture Knowlegde
Suatu pengetahuan baru harus diidentifikasi sebagai suatu nilai dan akan
digunakan dalam cara yang wajar.
c. Refine Knowledge
Suatu pengetahuan baru harus ditempatkan dalam suatu konteks agar dapat di
tindak lanjutkan. Dalam tahapan ini pengetahuan manusia di masukkan.
d. Store Knowledge
Pengetahuan harus disimpan dalam format yang wajar dalam sebuah resitori
pengetahuan agar orang lain dapat mengaksesnya.
e. Manage Knowledge
Pengetahuan yang ada harus selalu dijaga dan dipantau agar pengetahuan tersebut
tetap relevan dan akurat.
f. Disseminate Knowledge
Pengetahuan harus tersedia dalam format yang berguna bagi siapa saja dalam
organisasi yang membutuhkannya kapan saja dan dimana saja.
Gambar 1.4 Knowledge Management System Cycle
Sumber :
http://db.grussell.org/section002.html
Rainer.K.R., Cegielski.G.C. 2011. Introduction to Information Systems (Enabling and
Transforming Business) 3nd Edition
Rainer. K.R., Jr. 2013. Introduction to Information Systems 4th edition