Jenis-jenis komunikasi - Komunikasi Organisasi

STRUKTUR
KOMUNIKASI
ORGANISASI
Struktur Komunikasi
Organisasi
Terdapat 3 konsep mengenai
komunikasi organisasi, yaitu:
1.
struktur
Perspektif Channels (Goldhaber, 1993;
2.
Koehler, Anatol, & Applbaum, 1981)
Perspektif Jaringan Pengamatan (Stohl,
1995),
3.
Perspektif
Jaringan
yang
Dirasakan
(Stephen Corman and Craig Scott)
PENDAHULUAN
Pace dan Faules: proses arus informasi disebutkan
sebagai suatu proses yang rumit walaupun
berlangsung secara terus menerus sepanjang
waktu. Penyebabnya adalah karena di dalam
suatu organisasi, proses ini bersifat dinamik,
dimana pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan,
serta diinterpretasikan.
3 Pola penyebaran pesan :
1.Simultaneous message dissemin
2.Serial message dissemination/ s
3.Secara serentak dan berurutan (
”who talks t
Communication
Network
Roles
Setiap individu dalam suatu organisasi
memiliki peran yang berbeda
1. Clique Member
atau anggota
peranan tersebut
:
2.
3.
4.
5.
klik
Isolate atau penyendiri
Bridge atau jembatan
Liaison atau penghubung
Gatekeeper atau penjaga
gawang
6. Opinion Leader atau
pemimpin pendapat
7. Cosmopolite
Arah Arus Komunikasi
Organisasi
1.
3.
Downward
communication
2.
Upward
communication
komunikasi horisontal
4.
Cross-Channel
Communication
The Grapevine
Communication
Arah arus informasi yang tidak stabil atau tidak diduga,
baik itu ke bawah, ke atas, horisontal ataupun cross
channel disebut juga dengan komunikasi informal/
personal yang dikiaskan sebagai grapevine atau
anggur.
”The Jason
Company”
karakteristKeith Davis
ik
grapevine
 kecepatan transmisi.
tingkat selektifitas : grapevine acts
menyebabkan berbagai hal, kapan saja dan dimana saja.
 terjadi di tempat kerja,
 sistem komunikasi formal dan informal cenderung untuk aktif
atau in-aktif bersamaan.
:
The
Grapevine
Communication
(Stein, 1967; Pace & Faules, 1994, hlm. 137):
”metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang
.
tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”
Dikendalikan dengan menjaga dan membiarkan saluran
komunikasi formal tetap dibuka, sehingga memberi kesempatan
.
dari berbagai arus untuk saling menerima dan mengirim informasi
Struktur Komunikasi
Menurut
Noel Tichy (1981):
sbg
Network
network atau jaringan dapat
dipahami dengan cara menelaah
empat unsur, yaitu roles (peran),
Hubungan-hubungan
dapat diuji dengan
:
karakteristik hubungan
(link),
Reciprocity
: timbal struktural,
balik atau dua arah.
karakteristik
dan isi
Intensity: komitmen dari tiap anggota yang saling
atau kandungannya.
berhubungan.



Multiplexity: beberapa cara yang dapat
menghubungkan para anggota
ebihan perspektif Kegunaan
Network Analisis Network
1.
2.
3.
memasangkan
karakteristik yang
sebenarnya tidak
mudah dilihat
memecahkan
ambiguitas formalitas
memahami aspek
konstruksi sosial dari
struktur komunikasi
organisasional
menyediakan gambaran pola
interaksi yang dapat
menentukan struktur
komunikasi organisasional
1. Self-report surveys:
2.
3.
4.
Naturalistic
observation:
Constitutive
ethnography:
wawancara nondirektif
Jenis-jenis komunikasi
A. Komunikasi Formal
B. Komunikasi
Informal/Pribadi
A. Komunikasi Formal

Komunikasi Formal:
Adalah komunikasi yang
dilakukan berdasarkan dari
posisi yang terdapat di dalam
struktur organisasi.
Menurut (DSP6):
Jaringan komunikasi yang
menggunakan corak-corak ttt
untuk menyalurkan pesan.
Tiga Jenis Komunikasi Formal
(DSP6)
1. Komunikasi ke bawah
Mengalir dari tingkatan yang tinggi ke
tingkatan yang lebih rendah (dari level atas
ke level bawah).
Menurut Khaz dan Khan (1978) ada lima
jenis komunikasi ke bawah melalui saluran
komunikasi sbb:
1.
Petunjuk-petunjuk tugas yang spesifik;
instruksi-instruksi pekerjaan.
2.
Informasi
yang
didesain
untuk
menghasilkan pengertian tentang tugas
dan hubungannya dengan tugas-tugas
organisasi
lainnya
(rasionalitas
pekerjaan).
Komunikasi ke
Bawah
(lanjutan…)
3.
Informasi tentang kebijaksanaan
perusahaan
dan
pelaksanaan
operasionalnya
(prosedur
dan
praktek Informasi).
4.
Umpan balik kepada para bawahan
tentang kinerja mereka.
5.
Informasi
tentang
karakteristik
ideologi sebagai misi perusahaan
dengan
cara
mengulang-ulang
latihan dan pengajaran supaya
bawahan terkesan dengan misi
tersebut.
Efektivitas Komunikasi
ke Bawah
Sering diasumsikan bahwa
saluran-saluran komunikasi ke
bawah cukup berfungsi secara
efektif. Asumsi serupa itu sering
meleset, ternyata informasi
yang dikirim melalui saluransaluran ke bawah tidak hanya
hilang, tetapi sering mengalami
Distorsi atau tidak dapat
dimengerti oleh si penerima.
Efektivitas Komunikasi ke
Bawah
1. Interpretasi
orang-orang
dalam
komunikasi biasanya mengikuti jalur
yang aman.
2. Orang-orang akan lebih terbuka
terhadap pesan-pesan yang sesuai
dengan citra pribadi yang dimilikinya,
kepercayaan dan nilai-nilai yang
dianutnya.
3. Pesan-pesan yang bertentangan
dengan nilai-nilai cenderung lebih
banyak menghadapi perlawanan
daripada
pesan-pesan
yang
bertentangan dengan logika rasional
Efektivitas Komunikasi ke Bawah
(lanjutan)
4. Kenyataan bahwa orang-orang itu
lebih menilai positif pemenuhan
kebutuhan maka pesan-pesan yang
memfasilitasi pemenuhan kebutuhan
akan lebih mudah diterima daripada
pesan-pesan yang tidak seperti itu.
5. Selagi
orang-orang
itu
dapat
mengantisipasi perubahan-perubahan
lingkungan, mereka lebih terbuka
pada datangnya pesan-pesan baru.
6. Situasi total dapat mempengaruhi
komunikasi; sebuah pesan yang
diinterpretasikan sesuai pada satu
situasi dapat diinterpretasikan tidak
sesuai/bertentangan pada situasi yang
lain.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi
keatas
mengalir
dari
satu
tingkatan organisasi ke
tingkatan yang lebih
tinggi (dari level bawah
ke level atas)
Komunikasi ke Atas
Katz
and
Kahn
(1978)
telah
mengidentifikasikan jenis informasi yang
sering mengalir melalui saluran-saluran
komunikasi ke atas :
1. Informasi tentang keberhasilan, kemajuan dan
rencana-rencana datang dari para bawahan.
2. Informasi tentang masalah-masalah pekerjaan
yang memerlukan bantuan dari tingkatan lebih
atas dalam organisasi
3. Ide-ide untuk perbaikan dalam aktivitas dan
fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan
4. Informasi mengenai perasaan para bawahan
tentang pekerjaan atau isu yang berhubungan
dengan pekerjaan.
Efektivitas Komunikasi ke
Atas
Komunikasi ini lebih banyak
mengalami filtering (proses
penyaringan bahan-bahan
informasi dalam komunikasi
sebagai lalu lintas informasi
antar orang karena para
bawahan cenderung untuk
menyimpulkan informasi
secara terpilih sebelum
disampaikan ke atas)
Efektivitas Komunikasi ke
Atas
Cara untuk lebih mengefektifkan
komunikasi bawahan ke atasan
sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
e.
Prosedur penyampaian Keluhan;
Kebijaksanaan pintu terbuka;
Konseling;
Teknik Partisipatif;
Perantara
nonstruktural
yang
ditugaskan untuk menanggulangi
keluhan karyawan.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal ini
mengalir diantara orangorang atau kelompokkelompok yang sama
tingkatannya.
Komunikasi Horizontal
Fungsi penting dari komunikasi
horizontal:
1. Koordinasi berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh banyak bagian dalam
organisasi.
2. Informasi tentang berbagai kegiatan
pekerjaan
dalam
bagian-bagian
organisasi yang sama tingkatannya.
3. Persuasi pada orang-orang lain yang
sama tingkatannya dalam organisasi.
4. Informasi mengenai perasaan para
sejawat tentang pekerjaan dan isu-isu
yang berhubungan dengan pekerjaan.
Efektivitas Komunikasi
Horizontal
Informasi yang diperoleh
melalui komunikasi horizontal
itu lebih sedikit terkena filter
daripada melalui komunikasi
vertikal. Keuntungannya adalah
bahwa informasi yang diperoleh
melalui komunikasi horizontal
itu mungkin komplit, yang
memberikan kesempatan untuk
menginterpretasikan arti dari
informasi tersebut sesuai
keinginan sendiri.
B. Komunikasi Informal

Komunikasi Informal :
komunikasi yang dilakukan
tanpa mengindahkan posisi
mereka dalam organisasi
(komunikasi pribadi).
Komunikasi Informal


Komunikasi informal/pribadi
muncul karena adanya
interaksi antara orang-orang
dalam organisasi.
Informasi yang diperoleh
dapat mengalir dengan arah
yang tidak dapat diduga dan
jaringannya digolongkan
sebagai “selentingan”
(grapevine).
Selentingan/Grapevine
Menurut Stein, 1967;
 Grapevine digambarkan
sebagai sebagai “metode
penyampaian laporan
rahasia dari orang ke
orang yang tidak dapat
diperoleh melalui saluran
biasa”.
Selentingan/Grapevine

Bagaimana menangani
selentingan?
Dapat dikendalikan dengan
cara menjaga saluran
komunikasi formal tetap
terbuka.
Hubungan
(Relationship)

Salah satu ciri komunikasi
organisasi yang paling nyata
konsep hubungan
(relationship).
Rantai Komunikasi
Selentingan
Sifat Selentingan




Kecepatan Transmisi
Derajat Selektifitas
Lokasi
Hubungannya dengan
komunikasi formal
Definisi Organisasi

Definisi Organisasi
(Goldbaher, 1979)
Sebuah jaringan adalah
suatu hubungan yang saling
bergantung
(interdependent).
Jenis-jenis komunikasi



Hubungan Antarpersona
Hubungan Posisional
Hubungan Berurutan
Hubungan
Antarpersona

Hubungan paling intim yang
kita miliki dengan orangorang lain dalam tingkat
pribadi, antarteman, sesama
sebaya disebut sebagai
hubungan antarpersona.
Sifat-sifat hubungan
antarpersona
Sifat-sifat hubungan antarpersona yang efektif:
Menurut (Pace & Boren, 1973)
1. Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa
menumbuhkan perasaan bermusuhan.
2. Menetapkan dan menegaskan identitas dalam
hubungan dengan orang lain tanpa membesarbesarkan ketidaksepakatan.
3. Menyampaikan informasi kepada orang lain
tanpa menimbulkan kebingungan,
kesalahpahaman, penyimpangan atau
perubahan lainnya yang disengaja.
4. Terlibat dalam pemecahan masalah yang
terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan
atau menghentikan proses.
5. Membantu orang-orang lainnya untuk
mengembangkan gaya hubungan persona dan
antarpersona yang efektif.
Hubungan
Antarpersona
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hubungan antarpersona cenderung menjadi lebih baik
menurut (Pace, Boren, & Peterson, 1975) bila kedua
belah pihak melakukan hal-hal berikut:
Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan
cara yang hangat dan ekspresif.
Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan
pribadi mereka melalui penyingkapan diri (selfdisclosure).
Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada
satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons
yang relevan dan penuh pengertian.
Bersikap tulus kepada satu sama lainnya dengan
menunjukkan sikap menerima secara verbal maupun
nonverbal.
Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat
terhadap satu sama lainnya melalui respons-respons
yang tidak menghakimi dan ramah.
Berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan
mustahil umtuk sepakat satu sama lainnya dalam
perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur,
dan membangun.
Hubungan Posisional


Hubungan posisional
ditentukan oleh struktur
otoritas & tugas-tugas
fungsional anggota
organisasi.
Hubungan posisional yang
paling umum, & paling
penting untuk kerja
organisasi secara efektif &
efisien, adalah hubungan
atasan-bawahan.
Hubungan AtasanBawahan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sintesa Jablin (1979) mengkategorikan 9
masalah dalam komunikasi atasan-bawahan:
Pola interaksi;
Keterbukaan;
Distorsi ke atas;
Pengaruh ke atas;
Jarak informasi-sematik;
Atasan efektif VS atasan tidak efektif;
Sifat-sifat pribadi;
Umpan balik;
Pengaruh variabel-variabel organisasi
sistematik pada kualitas komunikasi atasanbawahan.
Hubungan Berurutan




Orang-orang menjalin hubungan antarpersona
dan posisional dalam organisasi, selanjutnya
akan memiliki hubungan-hubungan berurutan
(serial relationship)
Pesan1
Pesan2
Pesan3
Cara penyebaran informasi dari orang-keorang ini disebut berurutan.
Terdapat 3 orang yang terlibat:
- orang yang mengawali pesan;
- orang yang menyampaikan pesan;
- orang yang mengakhiri pesan.
Tokoh kunci dalam sistem ini adalah
pengulang pesan (relayor) (Pace & Hengstrom,
1977).
Fungsi Pengulang
Pesan



Alfred G. Smith (1973) menyatakan
bahwa sebagian komunikator adalah
pengirim, sebagian lagi adalah
penerima, dan sebagian lainnya ada
diantara keduanya.
Orang-orang yang di tengah ini adalah
kurier, dan mereka adalah “pengulang
pesan”.
Menurut Smith pengulang pesan
adalah “tokoh yang amat lazim dalam
proses-proses komunikasi”.
Fungsi Pengulang
Pesan
 Alfred G. Smith (1973)
memperkenalkan 4 fungsi dasar yang
dilakukan oleh seorang pengulang
pesan, yaitu:
1. Menghubungkan;
2. Menyimpan;
3. Merentangkan;
4. Mengendalikan.
Menghubungkan
Proses-proses
penghubungan paling sedikit
memiliki tiga sifat yang
menyulitkan, yaitu:
1. Menghubungkan atau
memutuskan bagian sistem
organisasi.
2. Melanjutkan atau menahan
suatu informasi.
3. Mempertahankan bagianbagian yang mereka
persatukan.
Menghubungkan


Menurut pendapat Smith, fungsi
penghubung ini menciptakan
suatu etika yang membuat
pengulang pesan menghargai
penyesuaian dan asimilasi sudut
pandang di atas hal-hal lainnya.
Dan juga seorang pengulang
pesan harus tetap berada di
tengah dan tidak condong
kepada salah satu pihak.
Menyimpan


Penyimpanan bertujuan
untuk menyempurnakan
beberapa maksud lain, tidak
hanya menyimpan pesan
saja.
Pengulang pesan menyimpan
pesan-pesan untuk
menyesuaikannya dengan
kebutuhan pengirim dan
penerima.
Merentangkan



Merentangkan adalah suatu bentuk
perubahan yang meliputi perluasan
atau penjelasan tambahan dari
suatu pesan.
Etika seorang pengulang pesan
adalah antara mendangkalkan dan
melebih-lebihkan makna suatu
pesan.
Pengulang pesan menganalisis
makna dan membuat makna yang
sama-samar menjadi jelas.
Mengendalikan




Hal pertama yang dikendalikan oleh
seorang pengulang pesan adalah makna,
dengan makna inilah dibuat suatu
penghubungan.
Dengan mengatur penyampaian,
penyimpanan, dan penafsiran pesan,
seorang pengulang pesan melakukan
pengendalian atas sistem komunikasi.
Pada akhirnya pengulang pesan bukan
lagi seorang perantara, pengulang pesan
tersebut dapat menjadi penghulu sistem.
Sehingga dalam model Likert (1960)
digambarkan bahwa hampir setiap
anggota organisasi adalah pengulang
pesan, yang berlaku sebagai pemersatu
antara unit atas dengan unit unit bawah.