Komunikasi Organisasi Pertemuan 7

MODUL 7
ALIRAN INFORMASI
DALAM ORGANISASI
OLEH :
ARIS FEBRI RAHMANTO
SIFAT ALIRAN INFORMASI
Guetzkow (1965) menyatakan aliran informasi dalam
organisasi terjadi dengan tiga cara yaitu :
• Penyebaran pesan secara serentak, yaitu penerimaan
suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. Misalnya
pada pertemuan dosen seluruh fakultas, rektor
menyebarkan memo sekaligus kepada seluruh dosen.
• Penyebaran pesan secara berurutan, yaitu penyebaran
informasi dalam waktu yang tidak beraturan, jadi
informasi tiba ditempat yang berbeda dan waktu yang
berbeda pula.
• Penyebaran pesan secara kombinasi
POLA ALIRAN INFORMASI
Analisis eksperimental pola komunikasi :
• Pola roda, adalah pola yang mengarahkan seluruh
informasi kepada individu yang menduduki posisi
sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima
kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota
organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan
saran dan persetujuan anggota lainnya.
• Pola lingkaran memungkinkan semua anggota
berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui
sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak seorang
anggotapun dapat berhubungan langsung dengan
anggota lainnya dan tidak memiliki akses langsung
terhadap informasi yang diperlukan
PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI DALAM PROSES
KOMUNIKASI ORGANISASI
Variabel komunikasi organisasi
Pola roda
Pola lingkaran
Aksebilitas para anggota satu
dengan lainnya
Rendah
Tinggi
Pengawasan aliran pesan
Tinggi
Rendah
Moral atau kepuasan
Sangat rendah Tinggi
Kemunculan kepemimpinan
Tinggi
Sangat rendah
Kecermatan solusi
Baik
Buruk
Kecepatan kinerja
Cepat
Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan
Rendah
Tinggi
Kemunculan organisasi yang stabil
Cepat
Sangat lambat
Penyesuaian dengan perubahan
kerja
Lambat
Cepat
Kecenderungan beban berlebihan
Tinggi
Rendah
PERANAN JARINGAN KERJA
KOMUNIKASI
Tujuh peranan jaringan kerja komunikasi :
• Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu yang
paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan
hubungan dengan anggota lainnya. Klik terdiri dari
individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan
kontak antar individu, yang satu sama lain saling
menyukai, dan merasa amat puas dengan kontak
tersebut.
• Penyendiri. Adalah mereka yang hanya melakukan
sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak
dengan anggota kelompok lainnya.
Goldhaber (1979) menyatakan penyendiri
berbeda dengan klik dalam arti :
1. kurang aman dalam konsep diri
2. kurang termotivasi oleh cita-cita
3. kurang bersedia untuk berinteraksi dengan
orang lain
4. lebih muda dan kurang berpengalaman
dalam sistem
5. lebih jarang menduduki posisi yang kuat
dalam organisasi
6. lebih
cenderung
menahan
daripada
melancarkan aliran informasi
7. relatif lebih tidak puas dengan sistem
8. beranggapan bahwa sistem komunikasi
tertutup bagi mereka
• Jembatan. Adalah seorang anggota klik yang
memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam
kontak antarkelompok, juga menjalin kontak
dengan anggota klik lainnya.
• Penghubung. Adalah orang yang mengakitkan
atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi
ia bukan anggota salah satu kelompok yang
dihubungkan tersebut.
• Penjaga gawang (gate keeper) adalah orang
yang secara strategis ditempatkan dalam
jaringan agar dapat melakukan pengendalian
atas pesan apa yang akan disebarkan melalui
sistem tersebut. Ketua jurusan adalah contoh
yang jelas dari seorang penjaga gawang di
universitas.
• Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa
jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang lain
dalam mengambil keputusan.
• Kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik seluruh
dunia atau orang yang bebas dari prasangka, gagasan,
atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional. Melakukan
kontak dengan dunia luar, dengan individu diluar
organisasi.
ARAH ALIRAN INFORMASI
Arah aliran informasi terdiri dari :
• Komunikasi ke bawah, informasi yang bergerak dari suatu
jabatan yang otoritasnya lebih tinggi kepada yang otoritasnya
lebih rendah
• Komunikasi ke atas, informasi mengalir dari otoritasnya lebih
rendah kepada yang otoritasnya lebih tinggi
• Komunikasi horizontal, informasi bergerak diantara orang yang
jabatannya sama tingkat otoritasnya
• Komunikasi lintas saluran, informasi yang bergerak diantara
orang yang jabatannya tidak menjadi atasan atau bawahan dan
menempati fungsional yang berbeda.
• Informasi yang mengalir secara informal bersama dengan
selentingan
KOMUNIKASI KE BAWAH
Katz dan kahn (1966) menguraikan lima jenis
informasi yang dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan :
• Informasi mengenai melakukan pekerjaan
• Informasi mengenai dasar pemikiran untuk
melakukan pekerjaan
• Informasi mengenai kebijakan dan praktik
organisasi
• Informasi mengenai kinerja karyawan
• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki
tugas (sense of mission)
PEMILIHAN METODE DAN MEDIA
DALAM KOMUNIKASI KE BAWAH
Level (1972) menguraikan metode untuk berbagai
jenis komunikasi :
• Tulisan saja
• Lisan saja
• Tulisan diikuti lisan
• Lisan diikuti tulisan
Enam kriteria untuk memilih metode penyampaian
informasi kepada pegawai :
- Ketersediaan
- relevansi
- Biaya
- respons
- Pengaruh
- keahlian
Metode paling efektif v.s paling tidak efektif
Situasi
Paling efektif
Paling tidak
efektif
Penyampaian informasi yang memerlukan Lisan diikuti
tindakan segera pegawai
tulisan
Tulisan
saja
Informasi yang memerlukan tindakan
pegawai pada waktu mendatang
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat
umum
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian arahan atau perintah
perusahaan
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
Penyampaian informasi mengenai
perubahan kebijakan perusahaan yang
penting
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada
penyelia
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
Promosi kempanye keamanan
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
KOMUNIKASI KE ATAS
Alasan pentingnya komunikasi ke atas :
• Memberikan informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi
dan mengawasi kegitan orang-orang lainnya
• Memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh
kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa
yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan
operasi sebenarnya
• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi
dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan
serta saran mengenai operasi organisasi
• Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia
kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari
mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa
yang dikatakan kepada mereka
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran
informasi ke bawah
• Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan
pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa
komunikasi ke atas terlihat sulit :
• Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan
pikiran mereka
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik
pada masalah pegawai
• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang
dilakukan egawai
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat
dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai
PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS
Planty dn Machaver (1952) mengemukakan tujuh
prinsip sebagai pedoman program komunikasi
ke atas yang efektif :
• Harus direncanakan
• Berlangsung secara berkesinambungan
• Menggunakan saluran rutin
• Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan
dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang
lebih rendah
• Mencakup mendengarkan secara objektif
• Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
• Menggunakan berbagai media dan metode
untuk meningkatkan aliran informasi
KOMUNIKASI HORISONTAL
Tujuan komunikasi horisontal :
• Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
• Berbagi informasi mengenai rencana dan
kegiatan
• Untuk memecahkan masalah
• Untuk memperoleh pemahaman bersama
• Untuk
mendamaikan,
berunding,
dan
menengahi perbedaan
• Untuk menumbuhkan dukungan antarpesona
KOMUNIKASI LINTAS SALURAN
Spesialis staff paling aktif dalam komunikasi lintas saluran
karena biasanya tanggung jawab mereka muncul
dibeberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang
berhubungan dengan jabatan. Misalnya bagian teknik
untuk memperbaiki fasilitas komputer yang rusak
disemua bagian organisasi.
Keith Davis (1967) menyatakan bahwa penerpan tiga
prinsip tersebut akan memperkokoh peranan komunikasi
spesial staff :
• Spesialist
staff
harus
dilatih
dalm
keahlian
berkomunikasi
• Spesialist
staff
perlu
menyadari
pentingnya
berkomunikasi
• Manajemen harus menyadari pentingnya komunikasi
spesialist staff
KOMUNIKASI INFORMAL, PRIBADI
ATAU SELENTINGAN
Sifat-sifat selentingan :
• Selentingan berjalan terutama melalui interaksi mulut ke
mulut
• Selentingan umumnya bebas dari kendala organisasi
dan posisi
• Selentingan menyebarkan informasi dengan cepat
• Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai rantai
kelompok karena setiap orang yang menyampaikan
selentingan
cenderung
mengabarkan
kepada
sekelompok orang
• Peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung
menjalankan satu dari tiga peranan berikut:
penghubung, penyendiri, pengakhir (dead enders)
mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi
• Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu
situasi daripada produk dari orang dalam organisasi
tersebut
• Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa
yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan
menceritakan kepada orang lain
• Bila informasi yang disampaikan seseorang menyangkut
sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar
kemungkinan menyampaikan informasi tersebut kepada
orang lain
• Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung
terjadi dalam kelompok fungsional daripada antara
kelopmpok tersebut
• Umumnya 75-90% rincian pesan yang disampaikan oleh
selentingan adalah cermat namun keith Davis (1976)
beranggapan bahwa selentingan kurang cermat
daripada yang sebenarnya,karena kesalahan lebih
dramatik dan akibatnya lebih berkesan dalam ingatan
daripada kecermatan rutin sehari-hari.
• Informasi
selentingan
biasanya
tidak
lengkap,
menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila
rinciannya cermat.
• Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi,
apakah untuk kebaikan atau keburukan. Jadi
pemahaman mengenai selentingan dan bagimana
selentingan ini dapat memberi andil positif kepada
organisasi merupakan hal yang penting.
HUBUNGAN
Goldbaher (1979) mendefinisikan organisasi
sebagai sebuah jaringan hubungan yang
saling bergantung (independent).
Macam-macam hubungan :
• Hubungan antarpesona
• Hubungan posisional
• Hubungan atasan – bawahan
• Hubungan berurutan
HUBUNGAN ANTARPESONA
Hubungan antarpesona adalah hubungan yang
paling intim yang dimiliki orang lain dalam
tingkat pribadi, antra teman, sesama sebaya.
Pace dan Boren (1973) berpendapat hubungan
antarpesona akan berhasil bila melakukan halhal sebagai berikut :
• Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa
menumbuhkan perasaan bermusuhan
• Menetapkan dan menegaskan identitas dalam
hubungan dengan orang lain tanpa membesarbesarkan ketidaksepakatan
•
Menyampaikan informasi kepada orang lain
tanpa
menimbulkan
kebingungan,
kesalahpahaman,
penyimpangan
atau
perubahan lainnya yang disengaja
•
Terlibat dalam pemecahan masalah yang
terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan
atau menghentikan proses.
•
Membantu orang lain untuk mengmbangkan
gaya hubungan persona dan antarpesona
yang efektif
•
Ikut serta dalam interaksi sosial informal tanpa
terlibat dalam muslihat atau gurauan atau hal
lainnya yang mengganggu komunikasi yang
menyenangkan
Pace, Boren dan peterson (1975) mengemukakan
hubungan antarpesona menjadi lebih baik bila
kedua belah pihak melakukan :
• Menyampaikan perasaan secara langsung dan
dengan cara yang hangat dan ekspresif
• Menyampaikan apa yang terjadi dalam
lingkungan
pribadi
mereka
melalui
penyimngkapan diri (self-disclosure)
• Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat
kepada satu sama lainnya dengan memberikan
respon yang relevan dan penuh pengertian.
• Bersikap tulus kepada satu sama lainnya
dengan menunjukkan sikap menerima secara
verbal maupun nonverbal.
• Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa
syarat terhadap satu sama lainnya melalui
respon yang tidak menghakimi dan ramah
• Berterus terang mengapa menjadi lebih sulit
atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama
lainnya dalam perbincangan yang tidak
menghakimi, cermat, jujur dan membangun
HUBUNGAN POSISIONAL
Hubungan posisional ditentukan oleh struktur
otoritas dan tugas fungsional anggota organisasi
Jackson (1959) berpendapat bahwa tidak ada hal
lain yang memperlancar aliran komunikasi yang
bebas dan cermat dalam suatu organisasi
daripada
konsensus
mengenai
masalah
pekerjaan, otoritas, kebanggaan dan hubungan
jabatan.
HUBUNGAN ATASAN BAWAHAN
Konsep hubungan atasan bawahan bersandar kuat pada
perbedaaan dalam otoritas, yang diterjemahkan
perbedaan dalam status, hak dan pengawasan.
Sintesa Jablin (1979) memperkenalkan sembilan kategori
masalah dalam hubungan atasan bawahan :
1. Pola interaksi
• mudus diminan interaksi adalah diskusi tatap muka
•
mayoritas
pekerjaan
intaraksi
adalah
mengenai
masalah
• atasan lebih memungkinkan memulai interaksi daripada
bawahan
• sikap atasan kurang positif dan kurang puas oleh
interaksi dengan bawahannya dibandingkan bila
berinteraksi dengan atasan mereka
• kepuasan kerja seorang bawahan berkorelasi positif
dengan perkiraan hubungan komunikasi bersama
atasannya
• bawahan merasa bahwa mereka mengirimkan pesan
kepada atasannya lebih banyak daripada yang
dirasakan oleh atasan tersebut.
• atasan yang tidak memiliki kepercayaan diri kurang
bersedia melakukan diskusi tatap muka dengan
bawahannya.
• Konflik peranan dan ambigiutas peranan pada
pihak atasan berkorelasi dengan interaksi
langsung dengan bawahan.
• Bawahan lebih banyak mencari bantuan
informal dalam bidang kerja mereka dari atasan
mereka daripada dari rekan sejawat atau
bawahan mereka
• Atasan mungkin lebih banyak berlaku sebagai
penghubung mengenai produksi daripada
mengenai hal pemeliharaan atau inovasi
2. Keterbukaan dalam komunikasi
• Bawahan lebih puas dengan pekerjaan mereka bila ada
keterbukaan komunikasi antara atasan dan bawahan
• Ketersediaan atasan dan bawahan untuk berbincangbincang
• Bawahan tidak menyukai respon yang tidak sesuai dari
atasan dan lebih menyukai atasan yang memberikan
umpan balik positif
• Atasan dan bawahan lebih menyukai respon atassan
yang menerima dan memberi balasan daripada respin
negatif netral ( tidak berperasaan, dingin, atau tidak
menerima)
3.Distorsi atau penyimpangan komunikasi ke atas
• Bawahan cenderung mengabaikan komentar kritis dalam
berinteraksi dengan atasan yang berkuasa
• Bawahan merasa kurang bebas untuk berkomunikasi
dengan atasan yang pernah menduduki posisi bawahan
tersebut
• Bawahan yang termotivasi secara instristik lebih sedikit
menyimpangkan pesan daripada bawahan yang
termotivasi secara ekstrinsik
4.Pengaruh ke atas atau efek Plez
• Bawahan yang memandang atasan mereka sebagai
mempunyai pengaruh ke atas, mempunyai keinginan
besar untuk berinteraksi dengan atasan tersebut,
menaruh
kepercayaan
besar
kepadanya,
dan
beranggapan informasi yang diterima dari atasan
tersebut kecermatannya tinggi
• Keyakinan dan kepercayaan bawahan kepada atasasn
berkaitan erat dengan manajemen tingkat yang lebih
tinggi
5. Jarak informasi semantik
• Semaki besar jarak semantik antara atasan dan
bawahan, semakin rendah semangat juang bawahan
• Atasan
cenderung
melebih-lebihkan
jumlah
pengetahuan yang dimiliki bawahan dalam suatu topik
tertentu
• Terdapat jarak semantik yang cukup besar antara serikat
kerja dengan personalia manajemen dan antara
kepemimpinan serikat kerja dengan anggotanya
• Jarak semantik yang serius sering terjadi antara atasan
dan bawahan
6. Atasan efektif versus atasan tidak efektif
• Atasan yang efektif cenderung suka ngobrol dalam
pertemuan, mampu menerangkan instruksi dan
kebijakan, suka berbincang dengan bawahan
• Atasan yang lebih efektif cenderung menjadi pendengar
empatik, memberi respon penuh pengertian, memberi
respon penuh pengertian atas pertanyaan yang konyol,
dapat mendekati dan mendengarkan saran dan keluhan
bawahan
• Atasan yang lebih efektif cenderung bertanya atau
membujuk daripada menuntut atau memberitahu
• Atasan yang efektif cenderung peka pada perasaan dan
kebutuhan bawahannya
7. Sifat pribadi atasan bawahan
• Atasan cenderung menilai bawahan sebagai
berkemampuan bila bawahan tersebut memiliki
nilai yang serupa dengan nilainya.
• Bawahan yang otoriter paling puas bila mereka
bekerja untuk atasan yang suka memerintah
• Kepuasan
bawahan
langsungnya berkaitan
atasan tersebut.
kepada
atasan
dengan kredibilitas
8. Umpan balik
• Kemampuan bawahan memberi umpan balik
lebih besar bila bawahan diberitahu apa yang
harus dikerjakan
• Umpan balik positif kepada atasan cenderung
membuat atasan tersebut lebih berorientasi
kerja
• Kinerja atasan cenderung menjadi lebih baik
setelah menerima umpan balik dari bawahan
• Umpan balik dari atasan yang menunjukkan
kurang percayaan menimbulkan ketidakpuasan
bawahan
9. Pengaruh variabel organisasi sistemis pada komunikasi
atasan bawahan
• Teknologi sebuah organisasi cenderung mempengaruhi
komunikasi atasan bawahan
• Atasan tingkat yang lebih tinggi, cenderung lebih
melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan
daripada atasan tingkat yang lebih rendah
• Organisasi berstruktur datar cenderung memberi
ganjaran kepada atasan yang mendukung pertukaran
informasi dan tujuan denga kenaikan pangkat lebih
cepat daripada organisasi berstruktur tinggi
HUBUNGAN BERURUTAN
Hubungan berurutan adalah suatu informasi yang
disampaikan keseluruh organisasi formal oleh
suatu proses, dalam proses ini orang dipuncak
hierarki mengirimkan pesan kepada orang
kedua yang kemudian mengirimkan lagi kepada
orang ketiga.
Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulangan
pesan (relayor)
FUNGSI PENGULANGAN PESAN
Alfred G Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi
dasar yang dilakukan oleh seorang pengulangan pesan :
• Menghubungkan
fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang
membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian
dan asimilasi sudut pandang diatas hal lainnya.
• Menyimpan
peyimpanan pesan membentangkan ruang
produser pesan dengan pemakai pesan.
antara
• Merentangkan
merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang
meliputi perluasan atau penjelasan tambahan suatu
pesan.
• Mengendalikan
yang dikendalikan pengulang pesan adalah makna.
Misalnya
guru
sebagai
pengulang
pesan,
mengendalikan makna yang dipakai dalam pelajaran
yang disajikan untuk menghubungkan para pelajar
dengan sumber pelajaran.