Aliran Informasi dalam Organisasi

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI:
Aliran Informasi dalam Organisasi
(Formal dan Informal)
Aliran Informasi dalam Organisasi
Tantangan Terbesar dalam
Komunikasi Organisasi
Bagaimana menyampaikan informasi
ke seluruh bagian organisasi dan
bagaimana menerima informasi
dari seluruh bagian organisasi
Aliran Informasi dalam Organisasi
Sifat Aliran Komunikasi
Menurut Guetzkow (1965) terdapat
tiga cara
1. Serentak
2. Berurutan
3. Kombinasi Serentak & Berurutan
Aliran Informasi dalam Organisasi
Penyebaran Pesan Secara Serentak
Bila semua anggota
(departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain)
menerima suatu informasi dalam waktu yang
bersamaan.
sumber
pesan
tujuan
Aliran Informasi dalam Organisasi
Penyebaran Pesan Secara Berurutan
• Merupakan bentuk komunikasi yang utama (Haney, 1962)
• Penyebaran pesan beurutan memperlihatkan
Pola “siapa berbicara kepada siapa”
• Waktu penerimaan pesan tidak beraturan
Aliran Informasi dalam Organisasi
Penyebaran Pesan Secara Berurutan
sumber
pesan
tujuan
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pola Aliran Informasi
Untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi
yang dibatasi dalam organisasi,
kita memakai 2 pola komunikasi yang berlawanan :
1. Pola Roda
2. Pola Lingkaran
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pola Roda
Pola yang mengarahkan seluruh informasi
pada individu yang menduduki posisi sentral
B
D
A
C
E
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pola Lingkaran
Pola Lingkaran memungkinkan semua anggota
berkomunikasi satu dengan yang lainnya
hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.
A
E
B
D
C
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pengaruh Pola Roda dan Pola Lingkaran
atas 10 proses komunikasi organisasi
Variabel Komunikasi Organisasi
Pola Roda
Pola Lingkaran
Aksesbilitas para anggota satu dengan yang lain
Pengawasan aliran pesan
Moral atas kepuasan
Kemunculan Pemimpin
Kecermatan Solusi
Kecepatan Kinerja
Jumlah pesan yang dikirimkan
Kemunculan organisasi yang stabil
Penyesuaian dengan perubahan kerja
Kecenderungan beban berlebih
Rendah
Tinggi
Sangat Rendah
Tinggi
Baik
Cepat
Rendah
Cepat
Lambat
Tinggi
Tinggi
Rendah
Tinggi
Sangat Rendah
Buruk
Lambat
Tinggi
Sangat Lambat
Cepat
Rendah
Aliran Informasi dalam Organisasi
Peranan Jaringan-Kerja Komunikasi
7 Peranan Jaringan Komunikasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Anggota Klik
Penyendiri
Jembatan
Penghubung
Penjaga Gawang
Pemimpin Pendapat
Kosmopolit
Aliran Informasi dalam Organisasi
Diagram Jaringan kerja hipotesis yang
menunjukkan peranan jaringan kerja komunikasi
penyendiri
Klik C
jembatan
jembatan
pemimpin
pendapat
Klik D
penghubung
Klik A
penjaga
gawang
kosmopolit
Klik B
jembatan
penyendiri
Aliran Informasi dalam Organisasi
Anggota Klik
Merupakan suatu kelompok individu yang paling sedikit
separuh dari kontaknya merupakan hubungan
dengan anggota-anggota lainnya.
Salah satu prasyarat keanggotaan klik :
Bahwa individu-individu harus mampu melakukan
kontak satu dengan yang lainnya,
bahkan dengan cara yang tidak langsung.
Klik biasanya terdiri dari individu-individu
yang keadaan sekelilingnya (kantor, tempat bekerja)
1. Memungkinkan kontak antar individu,
2. Satu sama lain saling menyukai,
3. Dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Penyendiri
Mereka yang hanya melakukan sedikit
atau sama sekali tidak mengadakan kontak
dengan anggota kelompok lainnya.
Jembatan
Adalah seorang anggota klik yang memiliki
sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok,
juga menjalin kontak dengan anggota klik lain.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Penghubung
Orang yang mengaitkan atau menghubungkan
dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok
yang dihubungkan tersebut.
Penjaga Gawang (Gatekeeper)
Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan
agar dapat melakukan pengendalian
atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut.
Setiap penyampaian pesan dalam suatu rantai urutan
dapat menjadi penjaga gawang.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pemimpin Pendapat (opinion leader)
Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial,
yang membimbing pendapat
dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan.
Kosmopolit
• Orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas
dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional.
• Merupakan individu yang melakukan kontak dengan
dunia luar di luar organisasi.
• Menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang
dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
Aliran Informasi dalam Organisasi
ARAH ALIRAN INFORMASI
Dalam komunikasi organisasi, arah aliran informasinya
ada yang berjalan secara formal dan informal.
Arah
•
•
•
aliran informasi formal:
Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke atas
Komunikasi horizontal & komunikasi lintas
saluran.
Arah aliran informasi informal yaitu:
selentingan/komunikais pribadi.
Aliran Informasi dalam Organisasi
KOMUNIKASI KE BAWAH
Dalam organisasi, komunikasi ke bawah berarti informasi
mengalir dari jabatan berorientasi lebih tinggi kepada
yang berorientasi lebih rendah. Tidak hanya komunikasi
antara manajemen dan pegawai, tapi juga dapat terjadi
dalam suatu kelompok manajemen.
Yang menjadi masalah utama dalah jenis informasi apa yang
disebarkan dari tingkat manajemen kepada para pegawai
dan bagaimana informasi tersebut disediakan.
Aliran Informasi dalam Organisasi
5 jenis komunikasi yang biasa dikomunikasikan
dari atasan kepada bawahan:
1.
2.
3.
4.
5.
Bagaimana melakukan pekerjaan
Dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
Kebijakan dan praktik-praktik organisasi
Kinerja pegawai
Pengembangan rasa memiliki tugas (sense of
mission)
Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar
dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan
cermat.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pemilihan Metode dan Media
•
•
•
•
Tulisan saja
Lisan saja
Tulisan diikuti lisan
Lisan diikuti tulisan
Aliran Informasi dalam Organisasi
6 kriteria untuk memilih metode penyampaian
informasi kepada para pegawai (Level&Galle, 1988)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ketersediaan
Biaya
Pengaruh
Relevansi
Respons
Keahlian
Aliran Informasi dalam Organisasi
KOMUNIKASI KE ATAS
Informasi mengalir dari tingkat yang lebih
rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi
(penyelia). Suatu permohonan atau komentar
yang
diarahkan
kepada
individu
yang
otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih
luas merupakan esensi komunikasi ke atas.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pentingnya Komunikasi Ke Atas
• Memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang mengarahkan
organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang
lainnya
• Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dn
seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka
• Mendorong dan memungkinkan omelan dan keluh
kesah muncul ke permukaan
Aliran Informasi dalam Organisasi
Pentingnya Komunikasi Ke Atas
• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan
apakah bawahan memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah
• Membantu pegawai mengatasi masalah
pekerjaan dan memperkuat keterlibatan
mereka dengan organisasi tersebut.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas
• Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan
• Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum
dipecahkan bawahan
• Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan
dalam unit mereka atau organisasi secara
keseluruhan
• Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan
bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja, dan
organisasi.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Empat alasan komunikasi ke atas terlihat
sulit
• Kecenderungan
bagi
pegawai
untuk
menyembunyikan pikiran mereka
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak
tertarik kepada masalah pegawai
• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke
atas yang dilakukan pegawai
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak
dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa
yang disampaikan pegawai.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Saluran ke Atas
• Untuk memperlancar komunikasi ke atas,
Wendlinger (1973) menciptakan suatu program
“saluran ke atas” yang memungkinkan pegawai
mengemukakan masalah, keluhan, atau
pendapat kepada manajemen puncak sementara
identitas mereka benar-benar dirahasiakan.
• Keberhasilan program ini disebabkan oleh 2
faktor, yaitu identitas pegawai dirahasiakan dan
jawabannya jujur
Aliran Informasi dalam Organisasi
7 prinsip komunikasi ke atas yang
efektif
1.
2.
3.
4.
Harus direncanakan
Berlangsung secara berkesinambungan
Menggunakan saluran rutin
Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam
pemasukan gagasan dari dari tingkat yang lebih
rendah
5. Mendengarkan secara obyektif
6. Tindakan untuk menanggapi masalah
7. Menggunakan berbagi media dan metode untuk
meningkatkan aliran informasi.
Aliran Informasi dalam Organisasi
KOMUNIKASI HORISONTAL
•
•
•
•
Terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan
sejawat
dalam unit kerja yang sama.
Unit kerja tersebut meliputi individu yang ditempatkan
pada otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai
atasan yang sama
Contoh : dalam sebuah universitas, unit kerja dapat
berupa Jurusan. Komunikasi diantara dosen dalam sebuah
jurusan disebut :  Komunikasi Horisontal
Sedangkan komunikasi dosen yang berlainan jurusan
disebut: Komunikasi Lintas-Saluran
Aliran Informasi dalam Organisasi
TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL
•
•
•
•
•
Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
Untuk memecahkan masalah
Untuk memperoleh pemahaman bersama
Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi
perbedaan
• Untuk menumbuhkan dukungan antar persona
Aliran Informasi dalam Organisasi
TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL
• Komunikasi Horisontal paling sering terjadi dalam
rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu
istirahat, obrolan di telpon, memo dan catatan
Aliran Informasi dalam Organisasi
KOMUNIKASI LINTAS SALURAN
Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan
pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas
fungsional dengan orang yang tidak menduduki posisi
atasan maupun bawahan mereka.
Aliran Informasi dalam Organisasi
Fayol
(1916 buku aslinya, 1949 terjemahan)
• Bahwa komunikasi lintas saluran merupakan hal yang pantas,
bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat
lebih rendah dalam suatu saluran
• Karena ada kemungkinan mengganggu saluran otoritas dan
kehilangan kendali atas aliran informasi, ada 2 kondisi yang
harus dipenuhi dalam menggunakan jembatan Fayol
– Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran
harus meminta izin terlebih dahulu dari pengawasnya
– Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas
saluran harus memberitahukan hasil pertemuannya kepada
penyelianya
Aliran Informasi dalam Organisasi
Keith Davis (1967)
penerapan 3 prinsip untuk memperkokoh
peranan komunikasi staf spesialis :
– Staf spesialis harus dilatih dalam berkomunikasi
– Staf Spesialis menyadari pentingnya peranan
komunikasi mereka
– Manajemen harus menyadari peranan staf spesialis,
dan memanfaatkannya dalam komunikasi organisasi
Aliran Informasi dalam Organisasi
SELENTINGAN (GRAPEVINE)
• Informasi yang muncul dari orang-orang dan mengalir dengan arah
yang tak terduga
• Metode penyampaian laporan rahasia ke orang lain dengan saluran
yang rahasia juga (Stein,1967, hlm 616).
• Yang diperoleh dari Selentingan : “apa yang dikatakan & didengar
orang.”
Sifat Selentingan
• Melalui interaksi dari mulut ke mulut
• Menyebarkan informasi dengan cepat
• Rantai kelompok—karena orang yang menyampaikan selentingan
cenderung mengabarkannya pada sekelompok orang daripada hanya
satu orang
• Cenderung terjadi didalam kelompok Fungsional
Aliran Informasi dalam Organisasi
Menangani Selentingan
• Menjaga saluran komunikasi formal supaya tetap
terbuka agar memberi kesempatan berlangsungnya
komunikasi ke segala arah
• Hubungan penyelia-bawahan yang efektif
Aliran Informasi dalam Organisasi