Aliran Informasi dalam Organisasi
advertisement
EFEKTIVITAS KOMUNIKASI: Aliran Informasi dalam Organisasi (Formal dan Informal) Aliran Informasi dalam Organisasi Tantangan Terbesar dalam Komunikasi Organisasi Bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi Aliran Informasi dalam Organisasi Sifat Aliran Komunikasi Menurut Guetzkow (1965) terdapat tiga cara 1. Serentak 2. Berurutan 3. Kombinasi Serentak & Berurutan Aliran Informasi dalam Organisasi Penyebaran Pesan Secara Serentak Bila semua anggota (departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain) menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. sumber pesan tujuan Aliran Informasi dalam Organisasi Penyebaran Pesan Secara Berurutan • Merupakan bentuk komunikasi yang utama (Haney, 1962) • Penyebaran pesan beurutan memperlihatkan Pola “siapa berbicara kepada siapa” • Waktu penerimaan pesan tidak beraturan Aliran Informasi dalam Organisasi Penyebaran Pesan Secara Berurutan sumber pesan tujuan Aliran Informasi dalam Organisasi Pola Aliran Informasi Untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi, kita memakai 2 pola komunikasi yang berlawanan : 1. Pola Roda 2. Pola Lingkaran Aliran Informasi dalam Organisasi Pola Roda Pola yang mengarahkan seluruh informasi pada individu yang menduduki posisi sentral B D A C E Aliran Informasi dalam Organisasi Pola Lingkaran Pola Lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. A E B D C Aliran Informasi dalam Organisasi Pengaruh Pola Roda dan Pola Lingkaran atas 10 proses komunikasi organisasi Variabel Komunikasi Organisasi Pola Roda Pola Lingkaran Aksesbilitas para anggota satu dengan yang lain Pengawasan aliran pesan Moral atas kepuasan Kemunculan Pemimpin Kecermatan Solusi Kecepatan Kinerja Jumlah pesan yang dikirimkan Kemunculan organisasi yang stabil Penyesuaian dengan perubahan kerja Kecenderungan beban berlebih Rendah Tinggi Sangat Rendah Tinggi Baik Cepat Rendah Cepat Lambat Tinggi Tinggi Rendah Tinggi Sangat Rendah Buruk Lambat Tinggi Sangat Lambat Cepat Rendah Aliran Informasi dalam Organisasi Peranan Jaringan-Kerja Komunikasi 7 Peranan Jaringan Komunikasi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Anggota Klik Penyendiri Jembatan Penghubung Penjaga Gawang Pemimpin Pendapat Kosmopolit Aliran Informasi dalam Organisasi Diagram Jaringan kerja hipotesis yang menunjukkan peranan jaringan kerja komunikasi penyendiri Klik C jembatan jembatan pemimpin pendapat Klik D penghubung Klik A penjaga gawang kosmopolit Klik B jembatan penyendiri Aliran Informasi dalam Organisasi Anggota Klik Merupakan suatu kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Salah satu prasyarat keanggotaan klik : Bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu dengan yang lainnya, bahkan dengan cara yang tidak langsung. Klik biasanya terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya (kantor, tempat bekerja) 1. Memungkinkan kontak antar individu, 2. Satu sama lain saling menyukai, 3. Dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Aliran Informasi dalam Organisasi Penyendiri Mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Jembatan Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Aliran Informasi dalam Organisasi Penghubung Orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penjaga Gawang (Gatekeeper) Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. Setiap penyampaian pesan dalam suatu rantai urutan dapat menjadi penjaga gawang. Aliran Informasi dalam Organisasi Pemimpin Pendapat (opinion leader) Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan. Kosmopolit • Orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional. • Merupakan individu yang melakukan kontak dengan dunia luar di luar organisasi. • Menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi. Aliran Informasi dalam Organisasi ARAH ALIRAN INFORMASI Dalam komunikasi organisasi, arah aliran informasinya ada yang berjalan secara formal dan informal. Arah • • • aliran informasi formal: Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi horizontal & komunikasi lintas saluran. Arah aliran informasi informal yaitu: selentingan/komunikais pribadi. Aliran Informasi dalam Organisasi KOMUNIKASI KE BAWAH Dalam organisasi, komunikasi ke bawah berarti informasi mengalir dari jabatan berorientasi lebih tinggi kepada yang berorientasi lebih rendah. Tidak hanya komunikasi antara manajemen dan pegawai, tapi juga dapat terjadi dalam suatu kelompok manajemen. Yang menjadi masalah utama dalah jenis informasi apa yang disebarkan dari tingkat manajemen kepada para pegawai dan bagaimana informasi tersebut disediakan. Aliran Informasi dalam Organisasi 5 jenis komunikasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: 1. 2. 3. 4. 5. Bagaimana melakukan pekerjaan Dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan Kebijakan dan praktik-praktik organisasi Kinerja pegawai Pengembangan rasa memiliki tugas (sense of mission) Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Aliran Informasi dalam Organisasi Pemilihan Metode dan Media • • • • Tulisan saja Lisan saja Tulisan diikuti lisan Lisan diikuti tulisan Aliran Informasi dalam Organisasi 6 kriteria untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai (Level&Galle, 1988) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ketersediaan Biaya Pengaruh Relevansi Respons Keahlian Aliran Informasi dalam Organisasi KOMUNIKASI KE ATAS Informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas. Aliran Informasi dalam Organisasi Pentingnya Komunikasi Ke Atas • Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya • Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dn seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka • Mendorong dan memungkinkan omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan Aliran Informasi dalam Organisasi Pentingnya Komunikasi Ke Atas • Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi • Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah • Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan dan memperkuat keterlibatan mereka dengan organisasi tersebut. Aliran Informasi dalam Organisasi Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas • Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan • Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan • Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit mereka atau organisasi secara keseluruhan • Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi. Aliran Informasi dalam Organisasi Empat alasan komunikasi ke atas terlihat sulit • Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka • Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai • Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai • Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Aliran Informasi dalam Organisasi Saluran ke Atas • Untuk memperlancar komunikasi ke atas, Wendlinger (1973) menciptakan suatu program “saluran ke atas” yang memungkinkan pegawai mengemukakan masalah, keluhan, atau pendapat kepada manajemen puncak sementara identitas mereka benar-benar dirahasiakan. • Keberhasilan program ini disebabkan oleh 2 faktor, yaitu identitas pegawai dirahasiakan dan jawabannya jujur Aliran Informasi dalam Organisasi 7 prinsip komunikasi ke atas yang efektif 1. 2. 3. 4. Harus direncanakan Berlangsung secara berkesinambungan Menggunakan saluran rutin Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari dari tingkat yang lebih rendah 5. Mendengarkan secara obyektif 6. Tindakan untuk menanggapi masalah 7. Menggunakan berbagi media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi. Aliran Informasi dalam Organisasi KOMUNIKASI HORISONTAL • • • • Terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja tersebut meliputi individu yang ditempatkan pada otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama Contoh : dalam sebuah universitas, unit kerja dapat berupa Jurusan. Komunikasi diantara dosen dalam sebuah jurusan disebut : Komunikasi Horisontal Sedangkan komunikasi dosen yang berlainan jurusan disebut: Komunikasi Lintas-Saluran Aliran Informasi dalam Organisasi TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL • • • • • Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan • Untuk menumbuhkan dukungan antar persona Aliran Informasi dalam Organisasi TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL • Komunikasi Horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo dan catatan Aliran Informasi dalam Organisasi KOMUNIKASI LINTAS SALURAN Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan orang yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Aliran Informasi dalam Organisasi Fayol (1916 buku aslinya, 1949 terjemahan) • Bahwa komunikasi lintas saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran • Karena ada kemungkinan mengganggu saluran otoritas dan kehilangan kendali atas aliran informasi, ada 2 kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan jembatan Fayol – Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari pengawasnya – Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil pertemuannya kepada penyelianya Aliran Informasi dalam Organisasi Keith Davis (1967) penerapan 3 prinsip untuk memperkokoh peranan komunikasi staf spesialis : – Staf spesialis harus dilatih dalam berkomunikasi – Staf Spesialis menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka – Manajemen harus menyadari peranan staf spesialis, dan memanfaatkannya dalam komunikasi organisasi Aliran Informasi dalam Organisasi SELENTINGAN (GRAPEVINE) • Informasi yang muncul dari orang-orang dan mengalir dengan arah yang tak terduga • Metode penyampaian laporan rahasia ke orang lain dengan saluran yang rahasia juga (Stein,1967, hlm 616). • Yang diperoleh dari Selentingan : “apa yang dikatakan & didengar orang.” Sifat Selentingan • Melalui interaksi dari mulut ke mulut • Menyebarkan informasi dengan cepat • Rantai kelompok—karena orang yang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkannya pada sekelompok orang daripada hanya satu orang • Cenderung terjadi didalam kelompok Fungsional Aliran Informasi dalam Organisasi Menangani Selentingan • Menjaga saluran komunikasi formal supaya tetap terbuka agar memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke segala arah • Hubungan penyelia-bawahan yang efektif Aliran Informasi dalam Organisasi
