komunikasi ke atas

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Sri Sayekti ( 55208110039), Nelly Rosidha Arif Yani 9552081100..), Nugroho
Santoso (552081100..)
Mkom 5, Sabtu, 18 April 2009
Mata Kuliah: Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan
Dosen: Yusuf Hamdan, M Si.
Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana
menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana
menerima informasi dari seluruh bagian organisasi.
Aliran informasi adalah proses dinamik; yang di dalam proses itu pesan-pesan
diciptakan, dimunculkan dan ditafsirkan. Aliran efisiensi berdampak pada iklim
organisasi, penyesuaian organisasi dan inovasi organisasi. Hal itu dapat ditinjau
dari dari sudut pandang hubungan posisional, antarpersona dan berurutan.
Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang menentukan pada pola dan
peranan komunikasi. Pada gilirannya, pola dan peranan komunikasi dapat
memperlancar atau menghambat aliran informasi
Konsep arah aliran informasi dalam organisasi berhubungan dengan apa yang
disampaikan kepada siapa dan bagaimana penyampaiannya. Arah formal
meliputi komunikasi posisional. Namun para anggota organisasi sering
berkomunikasi dengan lainnya tanpa mengindahkan posisi mereka,
menghasilkan suatu jaringan komunikasi pribadi (selentingan) dan
menyampaikan pesan-pesan informal atau “rahasia” yang tidak mengalir
melalui saluran formal. Informasi dalam selentingan biasanya cermat, tapi
tidak lengkap; sehingga dapat menimbulkan pengaruh besar pada mereka yang
menjadi bagian dari sistem itu. Manager dan penyelia sebaiknya memahami
dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Tiap arah aliran
komunikasi berkaitan dengan tujuan-tujuan khusus dan memunculkan isu
mengenai metode dan media apa yang paling sesuai untuk mencapai tujuantujuan tsb.
Arah aliran informasi:
Dalam komunikasi organisasi, kita berbicara tentang informasi yang berpindah
secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain
yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi ke bawah), informasi yang bergerak
dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang
otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas), informasi yang bergerak di antara
orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi
horisontal), dan informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatanjabatan yang tidak menjadi atasan maupun bawahan satu dengan yang lainnya
dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas
aluran).
1. KOMUNIKASI KE BAWAH:
Ada 5 jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada
bawahan: (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
(2)dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) kebijakan dan
praktik-praktik organisasi, (4) kinerja pegawai, (5) informasi untuk
mengembangkan sense of mission.
2. KOMUNIKASI KE ATAS; penting karena:
(1) Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh yang
mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang
lainnya.
(2) Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap menerima
informasi dari penyelia; seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan penyelia
(3) Mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga
penyelia tahu apa yang mengganggu bawahan, berkaitan dengan
pekerjajanya
(4) Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan
memberi kesempatan pegawai mengajukan pertanyaan dan ide.
(5) Mengijinkan penyelia menentukan apakah bawahan memahami apa
yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
(6) Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaannya, memperkuat
keterlibatannya dengan pekerjaannya dan organisasi.
Prinsip komunikasi ke atas:
(1) Program komunikasi ke atas harus direncanakan
(2) Supaya efektif, harus berlangsung secara kontinyu
(3) Menggunakan saluran yang rutin: masalah dan permohonan
informasi harus berjalan ke atas melalui organisasi sampai
menemui orang yang dapat melakukaan tindakan; tidak perlu
harus ke level di atasnya lagi
(4) Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan
gagasan dari tingkat yang lebih rendah
(5) Mendengarkan secara obyektif.
(6) Menanggapi masalah
(7) Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan
aliran informasi
Komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas membentuk
komunikasi vertikal.
3. KOMUNIKASI HORIZONTAL: terdiri dari penyampaian informasi di antara
rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama; bisa dilakukan dalam
rapat, interaksi pribasi, saat istirahat, dengan memo. Tujuannya:
(1) Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
(2) Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
(3) Untuk memecahkan masalah
(4) Untuk memperoleh pemahaman bersama
(5) Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan
(6) Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona
Metode komunikasi horizontal.Bentuk komunikasinya adalah semua jenis
kontak antarpersona: interaksi pribadi, obrolan di telepon, memo, dll.
4. KOMUNIKASI LINTAS SALURAN
Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi
informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak
menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Mereka sangat
mobile dalam organisasi. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam
komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka
muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang
menghubungkan dengan jabatan.
Komunikasi posisional biasanya komunikasi formal. Sedangkan
komunikasi pribadi biasanya informasl.
KOMUNIKASI INFORMAL, PRIBADI ATAU SELENTINGAN
Bila pegawai berkomunikasi satu dengan lainnya tanpa mengindahkan
posisinya dalam organisasi, faktor yang mengarahkaan aliran informasi
lebih bersifat pribadi. Arah aliran informasi kurang stabil. Sifat-sifat
selentingan:
(1) Berjalan dari mulut ke mulut; pada masa sekarang bisa via sms, email, dll
(2) Bebas dari kendala organisasi dan posisi
(3) Menyebarkan informasi secara cepat
(4) Jaringan kerja selentingan adalah “rantai kelompok”, karena tiap
orang yang menyampaikan selentingan mengabarkan kepada
sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
Bagaimana menangani selentingan:
Jumlah dan akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung
melalui selentingan, dapat dikendalikan dengan menjaga saluran
komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan
komunikasi ke agtas, ke bawah, horizaontal, lintas saluran.
Ada 3 jenis hubungan yang mempengaruhi aliran informasi dalam organisasi:
1. Hubungan antarpersona: berdasarkan kepedulian, perhatian, keramahan
dan kemampuan merespons
2. Hubungan posisional : berdasarkan pada otoritas, pekerjaan,
kewibawaan dan status; contoh hubungan atasan dan bawahan
3. Hubungan berurutan: berdasarkan pada kebutuhan akan orang-orang
untuk berlaku sebagai pengulang pesan dalam organisasi.
1. HUBUNGAN ANTARPERSONA, efektif bila:
(1) Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan
perasaan bermusuhan
(2) Menetapkan identitas anda dalam hubungan dengan orang lain
tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan
(3) Menyampaikan informasi kepada orang lain tanpa menimbulkan
kesalahpahaman
(4) Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa
menimbulkan sikap bertahan
(5) Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya
hubungan persona dan antarpersona yang efektif
(6) Ikut serta dalam interaksi sosial informal
2. HUBUNGAN POSISIONAL, yang paling umum adalah hubungan atasan
bawahan.
Bawahan cenderung mengatakan kepada atasan apa yang ingin
didengar oleh atasan (menurut perkiraan bawahan) dan memberi
informasi kepada atasan yang menggambarkan kelebihan bawahan.
Menurut Jablin (1979) dalam Pace & Faules, ada 9 kategori masalah
dalam hubungan atasan bawahan:
(1) Pola interaksi, (2) keterbukaan, (3) distorsi ke atas, (4) pengaruh
ke atas, (5) jarak informal-semantik, (6) atasan efektif vs atasan
tidak efektif, (7) sifat-sifat pribadi, (8) umpan balik, (9) pengaruh
variabel-variabel organisasi sistemik pada kualitas komunikasi
atasan bawahan
3. HUBUNGAN BERURUTAN, sebagian komunikator adalah pengirim
pesan, sebagian lagi penerima, sebagian lainnya ada di antara
keduanya : yaitu pengulang pesan. Empat fungsi dasar pengulang
pesan:
(1) Menghubungkan, misal seorang penyelia menghubungkan
seorang pelaksana dengan seorang manajer
(2) Menyimpan, disesuaikan dengan dengan kebutuhan pengirim dan
penerima
(3) Merentangkan, memberi penjelasan tambahan atas makna suatu
pesan
(4) Mengendalikan, misal wartawan mengendalikan bagaimana pesan
disampaikan dalam media massa
PENGARUH TEKNOLOGI KOMUNIKASI DALAM ALIRAN INFORMASI
Penerapan sistem informasi baru mengubah sikap terhadap
teknologi dan penggunaan teknologi, yang kemudian
mengakibatkan perubahan dalam pola-pola komunikasi, struktur
organisasi dan lokasi kerja. Penggunaan media intraorganisasi
adalah sifat mendasar.
Sumber: Pace & Faules, 2005, Komunikasi Organisasi, Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Remaja Rosdakarya, Bandung, hal.
170-222