komunikasi organisasi dan aliran informasi

MODUL PERKULIAHAN
KOMUNIKASI
ORGANISASI DAN
ALIRAN INFORMASI
Pokok Bahasan
1. Bentuk Komunikasi Organisasi
2. Pola dan Arah Aliran Komunikasi
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
06
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Abstrak
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang
bentuk komunikasi, pola dan arah
aliran komunikasi dalam suatu
organisasi.
Mampu menemukan dan memecahkan
masalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi dengan menggunakan
konsep dan pendekatan dalam
komunikasi organisasi.
Pembahasan
Komunikasi dalam organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal dan
komunikasi eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina manusia
dalam organisasi, dimana masing-masing individu anggota organisasi memiliki berbagai
kepentingan, tetapi menjadi satu kesatuan dengan adanya kepentingan bersama.
A. KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan. Komunikasi internal dapat berupa
komunikasi vertikal, horizontal, diagonal, persona, dan kelompok, berikut penjelasan lebih
lanjut.
1. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal merupakan pertukaran gagasan diantara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan, lengkap dengan struktur yang khas. Komunikasi vertikal
mempunyai dua arah aliran komunikasi, yaitu:
a. Downward Communication
Komunikasi dari atas ke bawah. Yaitu, informasi yang berlangsung secara formal
dari seseorang yang memiliki wewenang atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang
kedudukannya lebih rendah. Terdapat lima jenis informasi, yaitu:

How to job: jenis informasi ini menyangkut tentang apa yang diharapkan karyawan
dalam bekerja dan bagaimana mereka melakukan semua itu.

Rationale for doing jobs: jenis informasi ini dirancang untuk karyawan agar mereka
mengetahui bagaimana mereka bekerja.

Organizational policies and practices: melengkapi informasi tentang tugas atau
pekerjaan yang spesifik dan bagaimana mempersiapkan mereka masuk ke
organisasi secara total.

Employee performance: informasi tentang bagaimana melakukan sesuatu yang baik,
dinilai penting untuk efisiensi dan efektifnya suatu sistem.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Mission of the organization: kesetiaan terhadap organisasi, produk, pelayanan
kepada masyarakat adalah suatu unsur penting dalam kekuatan organisasional.
Gambar: Komunikasi Ke Bawah
Sumber: Pace, 2005
b. Upward Communication
Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memilki kedudukan lebih
rendah kepada yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas berfungsi sebagai berikut:

Arus informasi ke atas memasok informasi berharga bagi pengambilan keputusan
pemegang organisasi dan kegiatan supervisi lainnya.

Komunikasi ke atas membuat supervisor tahu ketika bawahan menyampaikan
informasi.

Mendorong omelan dan keluhan ke permukaan.

Memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadap organisasi.

Memberikan informasi kepada supervisor untuk menetapkan apakah bawahan
memperoleh pengertian sebagaimana dimaksudkan oleh atasan.

2016
Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka.
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal yaitu berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu
unit pekerjaan yang sama. Adapun tujuan dari komunikasi horizontal adalah untuk:
a. Untuk koordinasi tugas.
b. Berbagi informasi terhadap perencanaan dan kegiatan.
c. Pemecahan masalah.
d. Menjamin kesamaan pengertian.
e. Mendamaikan, negosiasi dan menyatukan perbedaan.
f. Mengembangkan dukungan interpersonal.
3. Komunikasi Diagonal
Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan
maupun bawahan dari bidang atupun unit kerja yang sama. Dikarenakan ada kemungkinan
mengganggu saluran otoritas dan kehilangan kendali atas aliran informasi, ada dua kondisi
yang harus dipenuhi dalam komunikasi diagonal, yaitu:

Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran harus meminta izin
terlebih dahulu pada atasan langsung. Dalam beberapa kasus, izin dapat diberikan
dalam bentuk pernyataan kebijakan umum, yang menunjukkan keadaan yang
membenarkan komunikasi lintas saluran.

Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan
hasil pertemuannya kepada penyelia.
4. Komunikasi Antarpersona
Komunikasi paling intim yang dimilki seorang individu disebut sebagai komunikasi
antarpersona. Yaitu, komunikasi yang berlangsung secara dialogis saling menatap,
sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona bermedia adalah
komunikasi dengan menggunakan alat/media.
5. Komunikasi Kelompok
Komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka.
Kelompok bisa besar atau kecil.
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar: Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi
Sumber: Pace, 2005
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak diluar organisasi. Dimensi komunikasi eksternal terdiri dari:
1. Komunikasi dari organisasi ke khalayak
Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya hubungan batin. Kegiatan ini
sangat penting dalam usaha memecahkan suatu masalah yang terjadi tanpa diduga.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti
majalah organisasi, press release, artikel SK, pidato radio, pidato televisi, film dokumenter,
selebaran, dan konferensi press.
2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi
Merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh
organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang
sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik.
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
KOMUNIKASI MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI
Berbicara mengenai komunikasi dan manajemen maka komunikasi akan tercermin
dan merupakan fondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu:

Planning yaitu memikirkan sebelumnya apa yang akan dikerjakan dengan sumber
daya yang ada pada organisasi.

Organizing yaitu rencana (maksud) untuk menentukan kegiatan yang lebih khusus
yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran.

Directing merupakan aspek tugas manajemen yang lebih operasional yang
melengkapi kekurangan dalam suatu perencanaan atau pengorganisasian.

Controlling yaitu unsur-unsur penting dalam pengawasan sebagai sebuah proses
termasuk pengukuran, perbandingan, pengambilan keputusan, dan umpan balik atau
tindakan kolektif.
KOMUNIKASI ORGANISASI KELOMPOK KECIL
Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan yang relatif kecil yang masingmasing dihubungkan oleh beberapa tujuan yang sama dan mempunyai derajat organisasi
tertentu diantara mereka.
Karakter Kelompok Kecil

Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan, jumlahnya cukup kecil sehingga
semua anggota bisa berkomunikasi dengan mudah sebagai pengirim dan penerima.
Pada umumnya suatu kelompok kecil terdiri dari 5 hingga 12 orang.

Setiap anggota kelompok berfungsi sebagai sumber maupun penerima.

Para anggota terhubungkan satu sama lain dengan beberapa cara sehingga perilaku
anggota menjadi nyata bagi anggota lainnya.

Para anggota kelompok memiliki beberapa tujuan yang sama.

Para anggota kelompok terhubung oleh beberapa aturan dan struktur yang
terorganisasi.
Format Kelompok Kecil

Panel atau meja bundar
Dalam format ini anggota kelompok mengatur diri dalam pola melingkar atau semi
melingkar. Mereka berbagi informasi atau memecahkan permasalahan tanpa
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pengaturan siapa dan kapan mereka bicara. Anggota akan memberikan kontribusi
jika beranggapan bahwa mereka layak untuk berbicara.

Seminar
Dalam format ini anggota kelompok adalah para pakar dan berpartisipasi dalam
format panel atau meja bundar. Perbedaannya adalah dalam seminar terdapat
peserta sebagai pemerhati. Peserta bisa untuk mengajukan pertanyaan atau
memberikan beberapa umpan balik atas apa yang disampaikan pembicara.

Symposium
Dalam format ini setiap anggota menyajikan presentasi yang telah disiapkan seperti
halnya pidato di depan umum. Semua pembicara menilik dari aspek yang berbeda
mengenai satu topik. Dalam simposium, pemimpin akan memperkenalkan para
pembicara, mengatur alur dari satu pembicara ke pembicara lain, dan bisa juga
menyampaikan ringkasa secara berkala.

Symposium - forum
Dalam format ini terdiri dari simposium dengan pembicara yang sudah disiapkan dan
forum yang mempersilahkan para hadirin untuk mengajukan pertanyaan. Pertanyaan
yang diajukan akan dijawab oleh pembicara. Pemimpin akan memperkenalkan para
pembicara dan menjadi moderator dalam acara tanya jawab.
KOMUNIKASI ORGANISASI DYADIC
Kesuksesan pertemuan dalam hubungan yang bersifat dyadic dalam suatu
organisasi terjadi ketika masing-masing
memperlihatkan adanya
saling kejujuran,
kepercayaan dan cinta. Sisanya adalah dengan keterbukaan dan bersifat permisif satu sama
lain, Sehingga dapat menumbuhkan dan mengembangkan suatu kemanfaatan bagi para
individu dan organisasi. Hubungan dyadic atau interpersonal yang efektif terjadi ketika
terpenuhi kondisi sebagai berikut:
2016

Adanya pertemuan secara personal dalam basis satu orang dengan satu orang.

Adanya saling memahami dan saling berempati.

Adanya saling menghormati secara hangat dan positif.

Saling menghormati tanpa evaluasi dan dan reservasi.

Adanya perasaan keikhlasan, menerima dan berempati .
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Selalu memelihara keterbukaan dan iklim supportive yang mengurangi tendensi yang
mengubah makna.

Memperlihatkan perilaku yang dapat dipercaya sehingga menguatkan rasa aman.

Menerima secara bertanggung jawab apabila terjadi kesalahpahaman dan secara
aktif mencari kesamaan makna dan persepsi.

Melengkapi tujuan dari interaksi interpersonal (kepuasan, konfirmasi diri dan
konfirmasi dari lingkungan fisik, perubahan yang diinginkan dan produktivitas).
POLA ALIRAN INFORMASI

Roda, merupakan jaringan komunikasi berbentuk roda dimana biasanya seorang
anggota menjadi pemimpin, yang merupakan pusat komentar dari setiap anggota
kelompok
lainnya.
Pemimpin
dalam
jaringan
memiliki
kebebasan
untuk
berkomunikasi dengan anggota lainnya.

Rantai, dalam jaringan anggota dapat berkomunikasi dengan anggota lain
disebelahnya. Komunikasi hanya dapat berlangsung diantara dua orang yang saling
bersebelahan.

Y, dalam jaringan ini mirip dengan jaringan rantai yaitu anggota hanya dapat
berkomunikasi dengan anggota lain yang ada disebelahnya. Berbeda dengan tiga
jaringan komunikasi sebelumnya, maka dalam komunikasi dalam bentuk jaringan ini
dipusatkan pada satu anggota yang menjadi pemimpin kelompok.

Lingkaran,
setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua orang yang
bersebelahan dengannya.
Gambar: Pola Aliran Informasi (Pace, 2005)
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
PERANAN JARINGAN KOMUNIKASI
1.
Opinion
Adalah pemuka pendapat atau pimpinan informal dalam organisasi. Mereka ini tidak
selalu anggota yang memiliki otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing
tingkah laku anggota organsasi dan mempengaruhi keputusan mereka.
2.
Gate Keeper
Adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka
berada ditengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada
orang lain. Gate keeper dapat menolong anggota untuk menghindarkan informasi
yang terlalu banyak dengan hanya memberi informasi yang penting saja.
3.
Cosmopolities
Adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, mereka
mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada di dalam lingkungan, dan
memberikan infromasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada
lingkungannya.
KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK
Melibatkan pertukaran pesan dari organisasi ke khalayak atau publik, baik internal
ataupun eksetrnal. Medium dari komunikasi publik dapat berupa face to face atau melalui
saluran bermedia. Suatu organisasi perlu berkoordinasi dengan publik dan berusaha
mengkomunikasikan secara sinergi. Komunikasi publik eksternal termasuk korporat/
komunikasi citra/image organisasi, isu dan opini publik, komunikasi komersial yang
mempromosikan produk atau jasa.
Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Publik

Faktor ekonomi, yaitu sejumlah stabilitas dalam kompetisi pasar dan berpengaruh
pada sumber modal yang tersedia bagi organisasi.

Faktor teknologi, yaitu tingkatan inovasi dalam penelitian dan pengembangan ilmu
dan teknologi yang mempengaruhi organisasi.

Faktor legal sosiopolitik budaya, yaitu berkaitan dengan atuan, petunjuk atau
undang-undang yang berlaku secara lokal, tingkat negara dan lain-lain.

Faktor lingkungan dan kesehatan, yaitu tingkat pengaruh dari iklim, geografi,
populasi, energi yang tersedia bagi organisasi.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. Arni. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id