komunikasi organisasi dan aliran informasi

MODUL PERKULIAHAN
KOMUNIKASI
ORGANISASI DAN
ALIRAN INFORMASI
Pokok Bahasan
1. Hambatan Komunikasi Organisasi
2. Penyebaran Pesan
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
07
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Abstrak
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang
hambatan komunikasi dan
penyebaran pesan dalam suatu
organisasi.
Mampu menemukan dan memecahkan
masalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi dengan menggunakan
konsep dan pendekatan dalam
komunikasi organisasi.
Pembahasan
Salah satu tantangan dalam komunikasi organisasi adalah penyampaian informasi ke
seluruh bagian organisasi, dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian
organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Aliran informasi dapat
membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh
pada aliran informasi.
Informasi tidak
mengalir
secara harafiah.
Informasi
tidak
bergerak.
Yang
sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian, dan
penciptaan penyampaian
pesan. Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan
merupakan proses pendistribusian pesan ke seluruh organisasi.
Konsep proses mengisyaratkan bahwa peristiwa-peristiwa dan hubungan-hubungan
bergerak dan berubah secara berkesinambungan. Suatu hubungan akan melibatkan energi
dan tindakan. Singkat kata, aliran informasi dalam suatu organisasi adalah sebuah proses
dinamik. Dimana dalam proses tersebut, pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan
diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Proses penyampaian dan penerimaan pesan
dalam organisasi akan terus berlangsung, karena komunikasi dalam organisasi sangat
dibutuhkan untuk kelangsungan hidup organisasi.
Di lain pihak, dalam suatu organisasi sering kali terjadi salah pengertian antara satu
anggota dengan anggota lain atau antara atasan dengan bawahan mengenai pesan yang
disampaikan dalam berkomunikasi. Sehingga menimbulkan apa yang disebut sebagai
hambatan komunikasi.
PENGERTIAN HAMBATAN KOMUNIKASI
Hambatan komunikasi adalah kekurangan ketepatan atau perbedaan arti diantara
yang dimaksudkan oleh si pengirim
(komunikator) dengan interpretasi si penerima
(komunikan).
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Faktor Personal
Faktor yang terdapat dalam diri si pengirim dan si penerima pesan. Dalam hal ini
adalah faktor persepsi yaitu proses pengamatan, pemilihan, pengorganisasian, rangsangan
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
yang sedang diamati dan membuat interpretasi atas apa yang diamati tersebut, yang terdiri
dari:

Orang melakukan seleksi atas respon yang mengenai panca indera karena panca
indera penerima terbatas, sehingga tidak dapat memusatkan perhatian terhadap
stimulus secara keseluruhan.

Orang melihat sesuatu secara konsisten terhadap apa yang dipercayainya. Persepsi
mengenai sesuatu dipengaruhi oleh cara bicara, kejadian, dan lain-lain.

Bahasa, kadang-kadang tidak cukup tepat untuk menyatakan persepsi.

Makna suatu pesan terjadi pada dua level yaitu isi dan hubungan .

Hambatan komunikasi diperkuat oleh tidak adanya konsisten bahasa verbal dan
nonverbal.

Pesan yang meragukan sering mengarahkan pada gangguan.

Memori cederung mengarah pada penajaman dan penyamarataan.

Motivasi mungkin membangkitkan distorsi terhadap pesan.
2. Faktor situasional
Faktor situasional merupakan faktor yang berada di luar diri individu yang dinamakan
faktor organisasi, terdiri dari:

Kedudukan atau posisi dalam organisasi.

Hirarki dalam organisasi.

Keterbatasan komunikasi

Hubungan yang tidak personal

Sistem aturan

Spesialisasi tugas

Ketidakpedulian pimpinan

Prestige
CARA MENGURANGI HAMBATAN KOMUNIKASI
2016

Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi.

Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi.

Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dnegan pemberi informasi.

Mengembangkan pembuktian gangguan pesan
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
PENYEBARAN PESAN DALAM ORGANISASI
a. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organissai berlangsung dari orang ke orang, atau
diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima. Meskipun demikian, seringkali
seorang manajer menginginkan agar informasi disampaikan kepada lebih dari satu orang,
misalnya terkait perubahan jadwal kerja dalam sebuah kelompok.
Bila pesan yang sama harus disampaikan di beberapa tempat yang berbeda pada
saat yang sama, haruslah dibuat rencana untuk penyebaran pesan secara serempak.
Dengan kemajuan teknologi, tugas menyebarkan pesan secara serempak menjadi lebih
mudah. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon secara canggih, dapat dirancang
sebuah video conference, pengiriman pesan melalui faksimili, atupun melalui pengiriman
email. Penyebaran pesan secara serentak merupakan cara yang lebih umum, efektif dan
efisien untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi, dibandingkan dengan
pengiriman pesan melalui pos ataupun media tatap muka.
Gambar: Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sumber: Pace, 2005
b. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik. Lebih
lanjut, penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”.
Penyebaran pesan ini mempunyai suatu pola tertentu. Yaitu, bila pesan disebarkan secara
berurutan, maka penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan pula.
Dengan kata lain, informasi akan diterima di tempat yang berbeda dan pada waktu yang
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
berbeda. Individu dalam hal ini akan menyadari adanya informasi tersebut, hal mana dapat
menimbulkan masalah salam koordinasi.
Gambar: Penyebaran Pesan Berurutan
Sumber: Pace, 2005
Ketergantungan Organisasi dan Penyebaran Pesan
Organisasi mempunyai ketergantungan ganda terhadap lingkungannya. Produk dan
jasa merupakan output dari organisasi dikonsumsi oleh pemakai yang terdapat pada
lingkungan. Dari pihak lain, organisasi juga mendapatkan berbagai jenis input dari
lingkungannya. Posisi organisasi menjadi berbahaya jika pertukaran input dan output ini
menjadi tidak seimbang. Input yang diperhatikan oleh organisasi seringkali sumbernya
dikuasai oleh organisasi lain yang terdapat pada lingkungan, sehingga organisasi terpaksa
mempunyai ketergantungan sumber terhadap lingkungan. Jika tingkat ketergantungan ini
tidak terlalu besar, seperti yang terjadi pada lingkungan Tenang-Acak, maka organisasi tidak
perlu terlalu memperhatikan lingkungan dan dapat memusatkan perhatian terhadap kegiatan
produksi. Tetapi, jika ketergantungan ini sangat besar, maka organisasi perlu beradaptasi
terhadap ketergantungan tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang sesuai untuk
menguranginya.
Terdapat dua cara adaptasi yang dapat dilakukan oleh organisasi. Cara pertama
adalah melalui perubahan internal, yaitu dengan menyesuaikan struktur internal organisasi,
pola kerja, perencanaan, dan aspek internal lainnya terhadap karakteristik lingkungan. Cara
kedua adalah dengan berusaha untuk menguasai dan mengubah kondisi lingkungan
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sehingga menguntungkan bagi organisasi. Berbagai cara adaptasi organisasi adalah
sebagai berikut:
1. Strategi Internal Organisasi
a. Kompleksitas Struktur Organisasi
Jika lingkungan bertambah kompleks, maka organisasi juga harus menjadi lebih
kompleks agar mampu menghadapinya. Setiap elemen dari lingkungan perlu dihadapi oleh
suatu bagian khusus dari organisasi. Karena itu, organisasi yang terdapat pada lingkungan
yangkompleks seharusnya memiliki lebih banyak bagian maupun jenis tugas.
b. Peredam (buffers)
Organisasi sebagai suatu inti teknis pelaksana produksi dikelilingi oleh sejumlah
bagian peredam. Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas utama organisasi,
misalnya produksi pada sebuah perusahaan industri atau pendidikan pada sebuah
perguruan tinggi. Inti teknis ini dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam yang bertugas untuk
meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap segmen lingkungan digunakan satu
bagian peredam secara khusus. Bagian peredam ini berusaha membuat kondisi inti teknis
menjadi seperti sebuah sistem tertutup agar bisa berfungsi dengan cara yang paling efisien.
Bagian-bagian peredam ini misalnya adalah bagian penelitian dan pengembangan (Litbang),
keuangan, pembelian, dan penjualan.
Bagian pembelian dapat menjamin tersedianya bahan baku untuk proses produksi
yang dilakukan oleh inti teknis. Jika bahan baku sulit didapat, maka bagian ini perlu
menyediakan sejumlah persediaan yang dapat menjamin bahwa inti teknis tidak pernah
kehabisan bahan baku untuk diproses. Bagian-bagian penjualan, promosi, dan pemasaran,
merupakan peredam inti teknis dari sisi output. Bagian-bagian ini bertanggungjawab untuk
menjaga agar inti teknis dapat berproduksi dengan produktivitas yang tetap tanpa terganggu
oleh fluktuasi permintaan. Dengan perkataan lain, bagian-bagian non-produksi meredam
ketidakpastian
lingkungan
maupun
fluktuasi
permintaan, sehinggga inti teknis bisa
bekerja secara efisien. Ancaman, perubahan serta ketidakpastian seluruhnya diredam oleh
bagian-bagian peredam ini.
2. Strategi Mengendalikan Lingkungan
Struktur organisasi, bagian pembatas, peredam, diferensiasi dan perencanaan
merupakan cara-cara yang dapat dipilih untuk menyesuaikan kondisi organisasi terhadap
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
tuntutan lingkungan. Karena itu, organisasi yang berada pada lingkungan dengan tingkat
ketidakpastian yang tinggi akan mempunyai struktur dan sistem manajemen yang berlainan
dari organisasi yang beroperasi pada lingkungan dengan tingkat ketidakpastian yang
berbeda.
Dalam hubungannya dengan lingkungan, selain beradaptasi, organisasi juga bisa
berusaha untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya. Usaha ini dilakukan
untuk mendapatkan kemungkinan berhasil yang lebih besar bagi organisasi. Terdapat dua
cara yang dapat ditempuh oleh organisasi untuk menguasai ataupun mengendalikan
lingkungan, yaitu: pertama, mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan
elemen-elemen terpenting dari lingkungannya; kedua, berusaha mengendalikan ataupun
membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi.
1. Mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen terpenting
dari lingkungannya. Berbagai bentuk kegiatan yang dapat dilakukan adalah sebagai
berikut:

Integrasi melalui merger (penggabungan)
Berusaha mengintegrasikan organisasi lain yang merupakan sumber ketidakpastian,
menggabungkannya menjadi bagian dari organisasi. Integrasi merupakan cara
penciptaan hubungan yang paling baik karena dapat menghilangkan ketergantungan
organisasi terhadap elemen-elemen lingkungan. Jika pengadaan bahan baku
merupakan hal yang sulit untuk dilakukan, maka organisasi bisa membeli
perusahaan yang merupakan pemasok bahan baku. Jika terjadi kelangkaan bahan
baku, maka leveransir ini dapat dipastikan akan mementingkan penyediaan bahan
baku untuk perusahaan induknya.

Kontrak atau Joint Ventures
Kontrak dan joint ventures (usaha patungan) mengurangi ketidakpastian melalui
ikatan yang bersifat formal dengan organisasi lain. Dalam sebuah perusahaan joint
ventures, resiko maupun biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan dapat
ditanggung bersama oleh beberapa organisasi yang melakukan joint ventures.
Kontrak dapat menjamin tersedianya bahan baku untuk jangka panjang, dan juga
menjamin bahwa output organisasi akan selalu diserap oleh konsumen, melalui
perjanjian formal jangka panjang dengan leveransir bahan baku maupun konsumen.
Dengan demikian, ketidakpastian yang harus dihadapi oleh organisasi akan
berkurang besarnya.
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Kooptasi (cooptation)
Yang disebut kooptasi adalah usaha untuk mengadopsi seseorang yang dianggap
penting dari lingkungan, untuk masuk menjadi anggota organisasi. Contoh yang
sering terlihat dari kooptasi ini adalah banyaknya pejabat pemerintah yang duduk
sebagai komisaris perusahaan swasta. Dengan kedudukan ini, para pejabat tersebut
akan mempunyai perhatian terhadap keberhasilan organisasi, sehingga dapat
diharapkan bahwa tindakan-tindakannya sebagai pejabat pemerintah tidak akan
membahayakan ataupun merugikan organisasi.

Interlocking Directorates pada dasarnya mirip dengan kooptasi. Seseorang yang
mempunyai kedudukan penting pada beberapa organisasi lain diadopsi oleh suatu
organisasi sehingga orang tersebut bisa menjadi saluran komunikasi antar
organisasi. Seseorang bisa diadopsi oleh suatu organisasi karena ia mempunyai
kedudukan penting pada organisasi lain yang merupakan saingan atau pun
konsumen output organisasi.

Pengangkatan Eksekutif
Pengangkatan eksekutif merupakan salah satu cara untuk mengembangkan
hubungan yang baik dengan lingkungan. Seseorang yang mempunyai kedudukan
penting ataupun berpengaruh dalam lingkungan diadopsi oleh organisasi. Cara ini
memberikan kesempatan
untuk
memperoleh
hubungan yang
baik
dengan
lingkungan tempat asal eksekutif tersebut. Industri penerbangan Amerika Serikat
seringkali mengangkat pensiunan jenderal Angkatan Udara, untuk memudahkan
terjalinnya hubungan baik dengan Angkatan Udara yang merupakan konsumen
utama industri ini.

Iklan dan Hubungan Masyarakat
Cara tradisional untuk mengembangkan hubungan baik dengan lingkungan melalui
iklan, yang tujuannya adalah untuk mempengaruhi selera ataupun pandangan
konsumen. Hubungan masyarakat pada dasarnya serupa dengan pemasangan iklan,
dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi pandangan masyarakat agar
organisasi memiliki gambaran (image) di mata konsumen, leveransir, maupun pihak
pemerintah.
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Berusaha mengendalikan ataupun membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan
bisa menguntungkan bagi organisasi. Berbagai bentuk kegiatan yang dapat
dilakukan adalah sebagai berikut:

Mengubah bidang kegiatan
Organisasi bisa mengubah bidang kegiatan untuk mendapatkan suasana lingkungan
yang lebih baik. Organisasi bisa memilih segmen lingkungan yang persaingannya
tidak terlalu berat, tidak ada pembatasan gerak karena peraturan pemerintah,
persediaan bahan baku tercukupi, jumlah konsumen cukup besar dengan daya beli
yang memadai, dan situasi khusus yang akan menghambat munculnya saingan.

Kegiatan politik
Melalui kegiatan politik, organisasi seringkali bisa mempengaruhi bentuk peraturanperaturan
pemerintah,
sehingga tidak berbahaya
bagi
organisasi. Organisasi
melakukan hal ini melalui lobbying dengan pihak legislatif. Dalam bentuk lain,
seringkali terlihat himpunan pengusaha yang sengaja mengikuti suatu aliran politik
tertentu agar dapat memperoleh prioritas sebagai rekanan pemerintah.

Asosisasi pengusaha sejenis
Seringkali, usaha untuk mempengaruhi lingkungan terlalu berat apabila dilaksanakan
oleh suatu organisasi. Karena itu, muncul asosiasi pengusaha sejenis yang
merupakan persatuan dari beberapa organisasi yang bertujuan sama. Persatuan
tersebut memungkinkan terkumpulnya kekuatan maupun sumber daya yang cukup
besar untuk mempengaruhi lingkungan.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. Arni. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id