Paper Outsourcing

BAB I
PENDAHULUAN
Banyak perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuannya dalam memperoleh,
memproses, menganalisa dan mempergunakan informasi untuk kebaikan dan kepentingan
competitive advantage perusahaan.
Dalam dunia persaingan yang sangat sengit dan ketat ini, adalah penting bagi
perusahaan untuk memperoleh suatu informasi. Informasi ini dapat diperoleh jika perusahaan
tahu bagaimana memperolehnya, informasi dapat berguna jika perusahaan tahu bagaimana
memproses dan menganalisa informasi tersebut. Walau banyak perusahaan yang secara
keuangan mampu namun disayangkan masih banyak perusahaan yang ragu untuk berinvestasi
dalam teknologi sistem informasi ini.
Keraguan ini banyak disebabkan karena ketidakmampuan perusahaan untuk
memelihara, mengelola dan kemampuan mengikuti perkembangan dan perubahan teknologi
yang sangat cepat. Sekarang sudah banyak model perusahaan menawarkan jasa sebagai
pembuat dan pengelola sistem informasi disebut model outsourcing. Ada juga insourcing
yaitu pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya internal
perusahaan, sedangkan co-sourcing yaitu penempatan tenaga outsoucing dibawah
pengawasan dan di dalam lingkungan bisnis sebagai perusahaan kliennya yang menggunaka
jasa outsourcing.
Berdasarkan fenomena tersebut diatas, penulis mencoba menganalisa masing-masing
model tersebut dengan melihat kelebihan dan kelemahan penggunaan masing-masing model
tersebut.
1
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Outsourcing
Outsourcing yaitu penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan
mengembangkan suatu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga pihak
perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap dipakai karena paket
aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem
aplikasinya. Sementara menurut Aalders (2002) menyatakan bahwa outsourcing adalah
mengontrak/menyewa pihak ketiga untuk mengelola sebuah proses bisnis lebih efisien dan
efektif daripada yang bisa dilakukan di dalam perusahaan sendiri.
2.2
Insourcing
Pengertisn dari insourcing adalah sebuah model pengembangan dan dukungan sistem
teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja disuatu area fungsional dalam
organisasi yaitu akunting, pemasaran, keuangan, produksi dengan bantuan dari pihak
spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end
user computing.
Jadi insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk
dipekerjakan diluar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan
difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja diluar perusahaan
secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola
tersebut artiya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya
atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji
(Zilmahram;2009)
Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems
Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan
SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan
berikut :
2
1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang
memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.
3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh
pada tahapan analisis.
5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur
2.3
Co sourcing
Cosourcing dapat diartikan partnership dan didasarkan atas hubungan kerjasama
jangka panjang.
Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada intinya
disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan
adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi
secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.
Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan.
Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan
fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan
merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.
3
BAB III
PEMBAHASAN
Penulis akan membahas berbagai model di atas, dengan membagi model-model
tersebut kedalam kategori alasan penggunaan model dan kelebihan serta kelemahan masingmasing model.
3..1
Outsourcing.
3.1.2 Alasan Outsoucing
Menurut Hurley dan Schaumann (1997), salah satu alasan perusahaan menggunakan
outsourcing adalah biaya. Biaya yang yang dikeluarkan perusahaan untuk menyediakan
infrastruktur dan tenaga ahli di dalam perusahaan tidaklah murah dan tidaklah mudah
mendapatkan tenaga ahli. Kesulitan-kesulitan tersebut dianggap membebani perusahaan jika
harus melakukan semuanya sendiri, oleh karena itulah perusahaan mengambil keputusan
untuk melakukan outsourcing karena diharapkan biaya yang dikeluarkan tidak sebesar jika
perusahaan menyediakan semuanya sendiri.
Selain alasan biaya, terdapat alasan lainnya yaitu :
1. Kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan.
2. Masalah kinerja sistem informasi.
3. Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi.
4. Budaya perusahaan.
5. Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
3.1.2 Kelebihan dan Kelemahan Model outsourcing.
Berikut ini adalah kelebihan dari model outsourcing, yaitu
1. Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis yang ditangani
2. Kebutuhan tenaga kerja selamanya tetap terjamin.
3. Target perusahaan akan terpenuhi dengan tepat waktu.
4
4. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya
teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika
menyerahkan
pengembangan
sistem
informasi
kepada outsourcer agar
tidak
mengeluarkan investasi tambahan.
5. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan
kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem
informasi tergantung jenis program yang dibeli
6. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendoryang mempunyai
reputasi baik.
7. Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak
perlunya aset untuk teknologi informasi
8. Outsourcer yang telah ahli dibidang pengembangan sistem dapat memberikan jasa
yang lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri oleh pihak internal
perusahaan.
9. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju
10. Lebih menghemat biaya dan mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.
11. Waktu pengembangan lebih cepat
12. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan
pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak luar.
Sementara itu terdapat kelemahan dari model ini yaitu :
1. Kehilangan
kendali
terhadap
sistem
dan
data
karena
bisa
saja
pihak outsourcer menjual data ke pesaing.
2. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan
untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain.
3. Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan
untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
4. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang
cukup lama.
5. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
5
6. Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko
keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi
terlebih dahulu.
7. Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan
kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan
dan outsourcer
8. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan
tersebut.
9. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya
dilakukan oleh vendor.
10. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena
pengembangan perangkat lunak dilakukan olehvendor, sedangkan perusahaan
umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
Mfasili Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat
(choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga
penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari
pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut,
perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :

Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)

Kemampuan teknis

Kemampuan keuangan

Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya
3.2
Insourcing
3.2.1 Alasan Insourcing
Berdasarkan pengamatan penulis, bahwa alasan perusahaan menggunakan model ini
dalam membangun sistem informasi karena perusahaan merasa lebih paham mengenai apa
yang dibutuhkan atas suatu sistem informasi yang diinginkan, dan juga perusahaan dapat
6
memberdayakan karyawannya sehingga juga dapat sebagai pemelihara infrastruktur yang
ada.
3.2.2 Kelebihan dan Kelemahan Insourcing (Jogiyanto 2003)
Kelebihan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak
perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera
melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan
dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem
informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan
tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk
mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih
terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik
terhadap sistem yang sudah ada.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi
karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya
menjadi kurang efektif dan efisien.
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan
mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang canggih (tidak up to date).
3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada
konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
7
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem
informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan
kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi
menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
6. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan didalam perusahaan.
7. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi didalam perusahaan.
8. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI
dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang
memenuhi kebutuhan user.
9. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah
atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
10. Kurangnya
tenaga
ahli
(expert)
di
bidang
SI/TI
yang
kompeten
dan
memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus
ditanggung sendiri oleh perusahaan.
3.3
Cosourcing
3.3.1 Alasan Cosourcing
Ketika perusahaan memiliki keinginan untuk membenamkan investasinya kedalam
teknologi informasi tetapi tidak memiliki pengetahuan yang cukup bagaimana membangun,
memanfaatkan dan menganalisa suatu sistem informasi tetapi ingin mengetahui kegunaan
dari sistem informasi maka perusahaan menggunakan model cosourcing sehingga perusahaan
pun dapat belajar kepada penyedia jasa atau outsourcing bagaimana memelihara dan
mengikuti perkembangan teknologi.
Keputusan
perusahaan
untuk
mengembangkan
sistem
informasi
dengan Co
sourcingberdasarkan beberapa hal, seperti misalnya target pengembangan sistem informasi
yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan memakai jasa pihak ketiga/vendor ingin
melengkapi kekurangan-kekurangan sistem informasi yang dimiliki perusahaan, pihak ketiga
8
yang memiliki skill lebih dari departemen IT internal perusahaan akan menutupi kekurangankekurangan tersebut atas informasi yang disampaikan oleh pihak internal perusahaan.
Disamping target yang ingin dicapai, perusahaan harus memperhitungkan budget yang telah
dianggarkan. Keputusan memakai Co sourcing akan memakan biaya yang sangat besar
karena melibatkan banyak pihak. Harus diperhitungkan kontribusi aktivitas TI setelah
dikembangkan terhadap operasi dan posisi bisnis, apakah sesuai dengan jumlah yang telah
dianggarkan. Apabila pengembangan sistem informasi yang lebih sempurna sangat mendesak
untuk dilakukan, alasan seperti ini memungkinkan untuk mengambil metode Co
sourcing dalam pengembangan SI dalam perusahaan.
Kemampuan sumber daya (resources) dari departemen sistem informasi juga merupakan
faktor penting dalam mengambil metode pengembangan sistem informasi. Jika departemen
sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis
dan pemrograman yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, hal ini
sangat memerlukan pihak ketiga/vendor. Selain itu, perusahaan merasa perlu dan ingin
melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan.
3.3.2 Kelebihan dan Kelemahan Cosourcing
Kelebihan Cosourcing yaitu :
1.
Adanya sharing knowledge antar organisasi.
2.
Pengembangan sistem berada didalam pengawasan dan pengarahan perusahaan.
3.
Kualitas sistem informasi yang dikembangkan dapat dikendalikan oleh perusahaan.
4.
Lebih fokus pada pengembangan sistem informasi terhadap bentuk jenis bisnis.
5.
Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing)
dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.
6.
Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil
dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan
dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan,
sedangkanvendor menguasai bidang teknologi informasi.
9
7.
Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan perusahaan.
8.
Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing
cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.
Kelemahan cosourcing yaitu :
1.
Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang
penyalahgunaan
sistem
informasi
oleh vendor,
misalnya
pembajakan
atau
pembocoran informasi perusahaan.
2.
Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara
perusahaan dan vendor.
3.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena
pengembangan perangkat lunak dilakukan olehvendor, sedangkan perusahaan
umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
4.
Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh
vendor, yang umumnya lebih canggih.
5.
Rahasia perusahaan diketahui oleh pihak luar.
6.
Keamanan sistem kurang terjamin.
7.
Ada kemungkinan terjadinya pola pikir yang berbeda antara perusahaan dan partner
dan berdampak pada perpecahan dalam tim tersebut.
8.
Sulitnya melakukan modifikasi sistem karena ada dua pihak yang terkait dalam proses
pembuatannya.
9.
Sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat berpindah ke perusahaan pesaing.
10
BAB IV
PENUTUP
Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu
keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan
investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.
Menilik 3 (tiga) model tersebut diatas merupakan suatu pilihan yang memiliki nilai
lebih dan nilai kurang, sehingga semua dikembalikan kepada perusahaan, apa yang terbaik
menurutnya. Perusahaan pun bisa mengombinasikan model-model tersebut, untuk
departemen tertentu bisa menggunakan model outsourcing sedang departemen lain
menggunakan model insourcing. Semua dapat
Semua ditimbang dari prioritas, segi kemampuan finasial, kemampuan infrastruktur
dan yang penting kemampuan sumber daya manusianya dalam hal memperoleh, memproses
serta menganalisa data yang sudah menjadi informasi untuk kepentingan perusahaan
11
BAB V
DAFTAR PUSTAKA
http://wewew.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kelebihan-dan-kelemahan-outsorcinginsorcing-dan-cosourcing/
Jogiyanto. 2001. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth
edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing.http://habahate.blogspot.com/2009/06/
outsourcing-dan-insourcing.html.
12