kelebihan dan kekurangan pengembangan sistem

Tugas
: MK. Sistem Informasi Manajemen
Individu
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. (CS)
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE
OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING
OLEH :
DERIS NUGRAHA
P 056081481.42
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE
OUT-SOURCING, IN-SOURCING, DAN CO-SOURCING
Dalam pengembangan sebuah sistem informasi akan selalu menghadapi
permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses
pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan
memiliki beberapa alternatif, yaitu (O’Brien dan Marakas, 2006) :
1. Merancang/membuat
sendiri
sistem
informasi
yang
dibutuhkan
dan
menentukan pelaksana sistem informasi (insourcing). Faktor-faktor yang
harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
Terbatasnya pelaksana sistem informasi
Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
Beban kerja pelaksana sistem informasi
Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem
informasi.
2. Pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan
proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan
pelaksanaan serta maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama.
Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya cosourcing diantaranya :
3. Outsourcing dapat berupa perusahaan membeli paket sistem informasi yang
sudah jadi (outsourcing)
Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap
pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi
dibidang sistem aplikasi. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), tahapan yang
harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :
Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
Analisis sistem
Mengembangkan permohonan suatu proposal
Evaluasi proposal
Pemilihan vendor
Outsourcing juga dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan
proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem
informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan
serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang
menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :
Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
Masalah kinerja sistem informasi
Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
Masalah keuangan perusahaan
Budaya perusahaan
Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan
melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan
harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi
yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi
yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan
dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.
Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan
terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi
oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.
A. In-Sourcing
Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk
suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut
mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk
membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang
sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan
penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan
pengontrolan
keberhasilannya.
kegiatan-kegiatan
untuk
dapat
mengukur
tingkat
In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.
Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk
memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian
ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.
Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :
Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan.
Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan.
Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh
karyawan perusahaan tersebut.
Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data
lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah
dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :
Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai
teknologi informasi.
Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari
sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada
peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer
sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan
sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan
mereka.
Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan
kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan
(ditanggung sendiri).
B. Co-Sourcing
Model sistem informasi menunjukan bahwa sistem informasi didalam
perusahaan (in-sourcing) terdiri dari lima sumber daya dasar, yaitu manusia,
hardware,
software,
data,
dan
jaringan.
Manusia
dibutuhkan
untuk
pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya ini meliputi pemakai akhir
atau klien dan pakar atau ahli sistem informasi. Kelima sumberdaya tersebut
haruslah dapat berkoordinasi (antara sumberdaya didalam maupun diluar
perusahaan) dengan baik sesuai dengan sistem yang telah ditentukan
sebelumnya, agar arus sistem informasi yang berbasiskan teknologi informasi
dan komputer meliputi internet, intranet, dan ekstranet dapat berjalan atau
mengalir sesuai dengan tujuan akhirnya.
Cosourcing dapat diartikan sebagai Partnership dan didasarkan atas
hubungan kerjasama jangka panjang. Pelaksanaan strategi cosourcing oleh
suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan
bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal
dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan
efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Strategi ini lebih terarah pada
performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan
tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan
fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti
perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.
Beberapa alasan yang dipertimbangkan oleh suatu perusahaan adalah:
1.
Perusahaan ini mengendalikan fungsi bisnisnya
2.
Perusahaan
ingin
mempertahankan
dan
mengembangkan
corporate
knowledge di dalam perusahaan.
3.
Perusahaan menginginkan hubungan win–win dengan mitra yang kompeten
sehingga dapat memberikan tambahan nilai terhadap perusahaan.
4.
Perusahaan tidak menginginkan negosiasi ulang biaya pengembangan
sistem informasi yang berubah cepat dengan perubahan teknologi.
5.
Perusahaan ingin melakukan koreksi secara efektif dan cepat terhadap
kesalahan yang dilakukan cosourcing.
SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI DAN PRODUKNYA
Sumber daya manusia :
Para pakar-sistem analis, pembuat software, operator sistem.
Pemakai akhir-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.
Sumber daya hardware :
Mesin-komputer, monitor video, printer, pemindai optikal.
Media-disk optikal, kartu plastik, formulir kertas.
Sumber daya software :
Program-program sistem operasi, program word processing, program
penggajian, dan program spreadsheets.
Prosedur-prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur
pendistribusian cek gaji.
Sumber daya data :
Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan
Sumber daya jaringan :
Media komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan
Produk informasi :
Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks
serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.
Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang menggabungkan,
mengembangkan dan atau mengoperasikan sistem informasi dari dalam
maupun dari luar perusahaan tersebut. Keterbatasan SDM dalam perusahaan
yang menguasai sistem informasi dapat diatasi melalui kerjasama dengan pihak
ketiga (vendor). Penerapan metode co-sourcing ini memberikan beberapa
keuntungan diantaranya adalah:
Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan karena perencanaan
pengembangan yang lebih kompetitif.
Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk
sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.
Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan
wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang
dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem
dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi
informasi.
Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat
sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.
Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan
metode co-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :
Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya
peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya
pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik
kepentingan antara perusahaan dan vendor.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi
karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan
perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang
dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih.
C. Out-sourcing
Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk
strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya.
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh
keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdayasumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat
bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan
tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk
struktur persaingan dalam industrinya.
Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan
perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam
mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka
waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan
terampil.
Perusahaan yang ingin menggunakan strategi outsourcing untuk
mengembangkan sistem informasi di perusahaan mereka harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem
informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang
benar-benar telah berpengalaman.
Menandatangani
kontrak.
Kontrak
dimaksudkan
sebagai
pengikat
tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan
atau
menghentikan
proyek
jika
terjadi
masalah
selama
masa
pengembangan.
Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar
keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada
setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan
mudah.
Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan
dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau
hambatan selama proyek berlangsung.
Mengendalikan biaya dengan tepat denngan misalnya memperhatikan
proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.
Investasi dalam teknologi informasi dapat memungkinkan bisnis untuk
mengunci pelanggan dan pemasok (dan menahan diluar para pesaing) dengan
cara membangun hubungan baru yang bernilai dengan mereka. Hubungan
bisnis ini dapat mejadi begitu berharga bagi pelanggan atau pemasok sehingga
mencegah mereka untuk meninggalkan perusahaan anda ke pesaingnya, atau
untuk mengintimidasi mereka agar menerima kesepakatan bisnis yang lebih
rendah keuntungannya. Dengan menerapkan metode out-sourcing, perusahaan
dapat terus fokus pada kegiatan usaha utamanya, sementara itu pengembangan
sistem informasinya diserahkan kepada pihak ketiga (vendor). Keuntungan
dengan menerapkan metode out-sourcing adalah :
Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih
cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional
di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa
outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini
kepada perusahaan.
Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan
biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi
perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada
outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran
dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan
sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli.
Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya
sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan
hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat
tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak
dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
Perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan utamanya (core competency).
Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang
mempunyai reputasi baik.
Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena
tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan
pengurangan pegawai.
Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan
metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :
Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam
hal biaya.
Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya
peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya
pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan
sistem dalam perusahaan tersebut.
Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi
sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi
karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan
perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup
lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli
sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi
ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak
outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang
bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani
jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan
penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada
outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik
diantaranya.
Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengoperasikan aplikasi tersebut.
Komentar Terhadap Blog
a. Http://edisusanto.blogstudent.mb.ac.id
Topic : outsourcing implikasinya dalam pengembangan dan penerapan sistem
informasi
Comment :
Penggunaan outsourcing dalam suatu perusahaan, khususnya dalam menangani IT
tergantung dari keperluan perusahaan dan peranan IT dalam perusahaan. Kalau
yang diperlukan perusahaan berupa aktivitas IT yang rutin, jangan menggunakan
outsourcing, akan tetapi untuk proyek-proyek IT jangka pendek/temporer akan
lebih efisien menggunakan out sourcing.
2. http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id
Topic : membandingkan pengembangan system informasi secara outsourcing dan
insourcing
Komentar :
Saya sangat setuju dengan kesimpulan yang dibuat penulis.. pemakaian
outsourcing dalam perusahaan hanya untuk keperluan-keperluan jangka pendek
perusahaan. contoh, garuda indonesia dalam menghadapi musim haji, menyewa
pesawat terbang dari perusahaan lain untuk menambah armada sesuai dengan
kebutuhan kuota haji.
3. http://blog.i-tech.ac.id/deasy
Topic: KASUS IT !!!! outsourcing pengolahan data
Komentar :
biasanya tenaga ousorcing itu sudah memiliki kompetensi yang diperlukan. karena
apabila kita memakai outsourcing tetapi harus mentraining lagi, akan ada biaya
baru, menjadi tidak efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2001. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th
Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.
Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo.
Jakarta.
Sidharta. L. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Gramedia. Jakarta