Keuntungan dan Kekurangan Sistem Informasi

Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
Keuntungan dan Kekurangan Sistem Informasi
Outsourcing dan Insourcing di Perusahaan
(Tugas Individu)
Disusun Oleh :
Bagus Pahlevi
P056121801.50
PROGRAM PASCASARJANA
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
ANGKATAN R-50
I. PENDAHULUAN
Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini yang disebabkan karena
kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga harus didukung dengan penerapan
sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi yang lebih baik adalah suatu sistem
terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan
komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan
operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi
dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses
bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga
dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem
informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan
global yang dinamis saat ini.
Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam
pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana
yan akanmelaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk menyerahkan
pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahan,
kemampuan sumber daya manusia yang memumpuni, teknologi perusahaan yang memadai
dan kebutuhan oprasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani
pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak outsourcing dan insourcing.
Apabila perusahaan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri,
maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat
berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangang sistem
informasi termasuk pelaksanaan sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas
pengembangan dan pelaksanaan serta perawatan sistem informasi kepada pihak ketiga
(outsourcing). Insourcing, dimana perusahaan merancan atau membuat sendiri sistem
informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi menjadi alternatif
selanjutnya. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam insourcing ini adalah: terbatasnya
pelaksana sistem informasi, kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi, beban
kerja pelaksana sistem informasi, masalah mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana
sistem informasi. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi perusahaan yang tepat
akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan dan sebaliknya kesalahan pemilihan
alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan perusahaan akan menjadi sia-sia.
II. PEMBAHASAN
Pengembangan sistem
informasi
bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam
penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan
pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas
perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh
perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut
harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang
terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan
dan kekurangan dari outsourcing dan insourcing.
1. Outsourcing
Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem
informasi perusahan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki
spesialisasi dan ahli dalm bidang sistem informasi. Keuntungan dan kelebihan dengan
pengembangan sistem informasi dengan outsourcing adalah:
Keuntungan menggunakan outsourcing:
 Biaya teknologi yang semakin meningkt dan akan lebih murah jika perusahaan
tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam
bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke
beberapa perusahaan.
 Meningkatkan fokus bsnis perusahaan (bisnis inti) dengan skala lebih luas.
Pelaksanaan oprasional lainnya dilakukan oleh perusahaan outsourcing yang
telah berpengalaman di bidangnya. Dengan melakukan outsourcing, maka
perusahaan dapt berkonsentrasi secara penuh dalam menangani bisnis intinya.
 Dengan melakukan outsourcing, perusahaan menjadi lebih flexibel, lebih
dinamis, dan lebih baik. Perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat
untuk memenuhi perubahan kesempatan sesuai dengan kondisi yang ada.
 Dengan melakukan outsourcing, segala resiko pekerjaan, ketenagakerjaan,
kriminalitas, dan resiko lainnya menjadi resiko perusahaan penyedia jasa
outsourcing.
 Jasa yang diberikan olehoutsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan
sendiri secara internal karen outsourcer memang dispesialisasi dan ahli
dibidang tersebut.
 Pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, aktif, dan efisien karena
dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu
proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja
bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
 Mendapatkan ide-ide yang inovatif dan mendapatkan akses pada kemampuan
kelas dunia.
 Hasil pengembangan sistem informasi lebih berkualitas dan keuntungan dalam
jangka pendek dapat langsung dirasakan oleh perusahaan.
 Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang
mempunyai kualitas dan reputasi yang baik.
 Perusahaan merasa tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan
kepada outsourcer.
 Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasiperubahan dalam persaingan
bisnis yang semakin kompetitif baik dalam penggunaan teknologi maupun
perubahan volume bisnis.
 Memperbaiki kredibilitas perusahaan dengan cara berasosiasi dengan pemberi
jasa yang unggul
 Mengurangi resiko penggunaan sumber daya sistem informasi yang belum
optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada
aset untuk teknologi informasi.
Kekurangan Menggunakan Outsourcing:
 Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja
pihak outsourcer menjual data ke pesaing.
 Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sanagat sulit bagi
perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan
terutama apabila ada kerusakan atau gangguan mendadak terhadap sistem
informasi perusahaan.
 Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan.
 Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya
pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
 Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dilakukan apabila terjadi ketidak
cocokan sistem informasi yang dikembangkan.
 Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan
sistem informasi yang diserahkan kepada perusahaan.
 Jika kekuatan tawar ada ditangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik
diantaranya.
 Perusahaan aka kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan
mengoprasikan aplikasi sistem informasi tersebut.
2. Insourcing
Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya
yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber
daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya
software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang
digunakan untuk mengembangan sistem informasi dan oprasional perusahaan.
Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik
agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para
spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berapada dalam departemen EDP
(Electronic Data
Processing), IT atau IS. Kuntungan dan kelebihan dengan
pengembangan sistem informasi dengan insourcing adalah:
Keuntungan menggunakan insourcing:
 Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan.
 Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap
sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan
perusahaan tersebut.
 Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam
pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut.
 Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan
kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan.
 Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses
pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya
melibatkan pihak perusahaan.
 Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah
karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
 Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk
mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
 Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera
melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
 Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
Kekurangan menggunakan insourcing:
 Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam
perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari.
 Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang
menguasai teknologi informasi.
 Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung
perusahan sepenunya.
 Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu
diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam engadaptasi perubahan tersebut
sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan
tidak up to date.
 Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi
operator dan programmer dalam mengembangan sistem informasi perusahaan.
 Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari
pengembangan sistem informasi perusahaan.
 Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan
kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi
tanggung jawab perusahaan.
 Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan
belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency)
dalam bidang pengembangan sistem informasi.
Kesimpulan
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu
in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal
pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam
pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang
terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan
disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan
kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi
tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan
tenaga kerja.
Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut
memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang
mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia
mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perushaan, selain itu perusahaan juga
menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut
tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus.
Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru
memakan waktu yang lama.
Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi
yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing
dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan
mereka dan di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Salah satu contoh
keberhasilan outsourcing yaitu, American Standard yang melaporkan bahwa dalam setahun
dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan
penggajian (Laudon & Laudon, 1998).
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the
right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga
penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari
pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.
Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed.,
McGraw-Hill/Irwin. New York
Lampiran
http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangansistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/comment-page1/#comment-94
Saran saya perlu penambahan tentang kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem
informasi dalam perusahaan secara cosourcing. Pemilihan pihak pengembangan, didasarkan
pada faktor kemampuan sumberdaya perusahaan dan kontribusi dari aktivitas sistem
informasi pada bisnis inti perusahaan..