Sistem Informasi Manajemen

Nomor 1.
Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
menunjang strateginya?
Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup yang dikendalikan
oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa
tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka yang berarti
berhubungan dengan lingkungannya, mengubah sumber daya menjadi barang dan
jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah tersebut kepada
lingkungannya. Secara umum keunggulan kompetitif (competitive advantage)
dapat dicapai melalui berbagai cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan
harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para
pesaing, memenuhi kebutuhan khusus untuk suatu segmen tertentu. Salah satu
cara
untuk
menunjang keberhasilan
strategi
perusahaan
yakni
dengan
menerapkan sistem informasi manajemen. Sistem Informasi Manajemen adalah
Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
a. Meminimalisasi resiko
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan aspek keuangan.
Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan
aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang
kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning
expert dan lain-lain. Kehadiran sistem informasi berbasis teknologi
informasi membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada serta
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
b. Mengurangi biaya operasional perusahaan
Peranan sistem informasi yakni sebagai penggerak dalam berbagai usaha
untuk mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan sehingga akan
mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut
biasanya ada empat cara yang ditawarkan sistem informasi berbasiskan
1
teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional
yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Melalui internet banking, transaksi perbankan dapat dilakukan via internet,
sehingga nasabah bank tidak perlu mengantri di bank.
 Penyederhanaan proses
Berbagai proses yang panjang dan kompleks dapat disederhanakan dengan
mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Sebagai
contoh pemesana e-ticket melalui jaringan internet dapat dilakukan oleh
pembeli dimanapun dan kapanpun.
 Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis, sehingga kan
meningkatkan kepuasan pelanggan.
 Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan keunggulan dari
penggunaan sistem informasi berbasis teknologi informasi.
c. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi
konsumennya untuk jangka panjang.
d. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru
bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lainlainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
2
Aplikasi sistem manajemen informasi dikembangkan untuk melayani
kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan
kegiatan manajemen.
Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan
keputusan yang mempunyai perbedaam tergantung pada tingkatan manajemen.
Dengan demikian suatu sistem informasi manajemen yang baik harus mampu
memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
a. Proses perencanaan
Suatu keputusan merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan
terlebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang
hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk
mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah Tabel mengenai Dukungan
SIM pada proses perencanaan.
Kebutuhan
Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan
Dukungan
analitik
pengembangan
struktur
dalam
dan
persamaan model.
Data
historis
hubungan,
untuk
perkiraan
analisis
dan
perencanaan.
Suatu
penggerak
model
perencanaan untuk dijalankan pada
suatu komputer.
Data masukan
Data historis ditambah analisis dan
manipulasi
data
untuk
membangkitkan data masukan yang
berdasarkan data historis.
Manipulasi data
Penggunaan
komputer
untuk
menjalankan suatu model.
Manipulasi
data
lainnya
berdasarkan teknik peramalan dan
ekstrapolasi.
3
b. Proses pengendalian
Pengendalian
terdiri
atas
kegiatan-kegiatan
yang
memungkinkan
kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
Masing-masing
fungsi
organisatoris
memerlukan
pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian
diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman
manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
1. Unit masukan
2. Kegiatan
3. Keluaran yang dihasilkan
Dukungan sistem informasi manajemen pada proses pengendalian adalah
dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa
dipakai untuk menentukan standar prestasi
yang direvisi yang
memperhitungkan tingkat kegiatan yang dirubah. Standar yang direvisi
diperlukan untuk proses pengendalian. Dukungan yang diberikan adalah
mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi.
b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan.
c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa datang.
Dukungan lain Sistem Informasi Manajemen dalam proses pengendalian
adalah monitor yang terus-menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan
periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan
ditambah konsep batasan pengendalian.
c. Proses pengambilan keputusan
Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses pengambilan
keputusan meliputi tiga tahap, yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas usaha-usaha
penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan serta pengakuan
adanya masalah.
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha,
yang terdiri dari penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
dan pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah.
4
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah yakni
melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.
Sistem informasi manajemen yang berbasiskan teknologi komputer,
dapat
membantu
memberikan
dukungan
dalam
pengambilan
keputusan dengan memberikan data-data atu informasi yang
diperlukan oleh pembuat keputusa. Sehingga keputusan bersifat
terprogram dimana aturan keputusan dapat dirumuskan secara rinci
dan jelas.
Blog terkait http://jane.blog.uns.ac.id
Komentar:
Salam kenal, saya setuju mengenai tulisan anda, Sistem informasi saat ini
mejadi mutlak diperlukan untuk menunjang strategi perusahaan.
Blog terkait: www.dery.blog.uns.ac.id
Komentar:
Penggunaan sistem informasi manajemen diperlukan dalam berbagai
organisasi yang ada baik perusahaan, organisasi masyarakat maupun lembaga
pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
http://jane.blog.uns.ac.id
Sutanta E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
5
Nomor 2.
Jelaskan apa yang menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun
penerapan sistem informasi di suatu organisasi dengan merujuk pendapat
Rosemary Cafasaro?
Dewasa ini, perkembangan sistem informasi semakin pesat. Informasi
merupakan salah satu jenis sumberdaya yang tersedia bagi manajer. Pengelolaan
sumber daya informasi bermanfaat dalam menentukan arah dan kebijakan suatu
perusahaan. Saat ini, pengelolaan sumber daya informasi menjadi sangat penting
yang dipengaruhi oleh perkembangan persaingan bisnis yang semakin ketat,
pertukaran informasi yang semakin mudah dan cepat untuk dapat dilakukan tanpa
terhambat waktu dan tempat serta didukung oleh kemampuan komputer yang
semakin baik. Sehingga, informasi saat ini merupakan salah satu aspek
keunggulan kompetitif suatu perusahaan.
Menurut O’Brien (2005), sistem merupakan kumpulan elemen yang saling
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan informasi merupakan
data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang
dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Jadi, Sistem
Informasi adalah sistem yang menerima data sebagai inputnya yang kemudian
diproses dan menghasilkan informasi sebagai outputnya.
Menurut McLeod ( 2006) tedapat dua hal penting terkait dengan manajemen
informasi yakni kerumitan kegiatan bisnis yang semakin meningkat dan
kemampuan komputer yang semakin baik. Saat ini dalam era globalisasi,
perekonomian bangsa-bangsa semakin terintegrasi satu sama lain. Perusahaan
terpengaruh oleh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional.
Pengaruh ekonomi internasional dapat dirasakan baik oleh perusahaan yang
berskala besar maupun kecil.
Oleh karena itu perkembangan sistem informasi yang semakin pesat perlu
didukung
dengan
pengetahuan
mengenai
faktor-faktor
yang
medukung
keberhasilan penerapan sistem informasi manajemen serta mencegah kegagalan
melalui pengetahuan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalana penerapan
sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan.
6
Penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat dilakukan dengan
berbagai macam cara. Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2006) menyatakan
bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu
perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi
kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen
eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan
perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang
nyata. Sedangkan alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena
kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user,
pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah, serta inkompetensi secara teknologi.
Sistem informasi didalam aplikasi sistem bisnis salah satunya berupa ERP.
Beberapa kendala yang dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan ERP
dikategorikan menjadi dua aspek yakni teknis dan faktor internal. Secara teknis
hambatan penerapan ERP di perusahaan tersebut adalah transfer budaya kerja
yakni yang semula menggunakan hard copy menjadi model display. Penggunaan
software ERP belum diterjemahkan dengan Bahasa Indonesia yang baik dan
benar, sehingga sering interpretasi program tersebut menjadi tidak jelas.
Kesulitan penerapan ERP perusahaan yang berasal dari faktor internal adalah
budaya pekerja. Implementasi ERP menuntut kemampuan karyawan untuk
beradaptasi dengan penggunaan software tersebut. Adaptasi yang harus dilakukan
terutama oleh bagian divisi teknologi informasi. Pada mulanya, kebijakan
mengenai tanggung jawab software suatu perusahaan hanya dilakukan oleh divisi
teknologi informasi untuk semua kebutuhan divisi perusahaan
Pengetahuan mengenai sistem informasi yang kurang baik merupakan faktor
utama yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di suatu
perusahaan. Pengetahuan yang kurang menyebabkan perusahaan tidak dapat
menggunakan sistem informasi secara maksimal, sehingga investasi sistem
informasi pada suatu perusahaan belum sebanding dengan kontribusi sistem
informasi bagi perkembangan perusahaan yang belum optimal.
7
Alamat Blog Terkait:
Tujuan
pengendalian
kegagalan
sistem
informasi.
www.merdekewewleh.blogspot.com
Komentar:
Kegagalan sistem informasi dapat diminimalisasi dengan sosialisasi program
sistem informasi di setiap lini perusahaan dengan dukungan manajemen puncak.
Alamat Blog Terkait:
Kegagalan sistem informasi=program aplikasi jelek.www.dalvinsim.com.
Komentar:
Dukungan
manajemen
puncak
terhadap
implementasi
sistem
informasi
merupakan salah satu faktor yang dapat mencegah kegagalan sistem informasi
pada suatu perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, Raymond JR. 2006. Management Information System. Edisi kedelapan,.
Prentice Hall.
O’brien J, Marakas G. 2006. Management Informastion System. USA: McGraw
Hill Publisher.
8
Nomor 3
Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan
sistem informasi?
3.1 Pengembangan Sistem Informasi
Pada dasarnya tidak ada sistem informasi yang sempurna hingga masa
yang tidak terhingga. Adanya keperluan-keperluan baru, pertumbuhan organisasi
atau usaha, perkembangan teknologi dan pengaruh luar mengharuskan adanya
usaha pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi dinamika
organisasi di mana sistem informasi tersebut diterapkan. Proses pengembangan
sistem informasi melewati beberapa tahapan mulai sistem itu direncanakan
sampai diimplementasikan, hingga suatu saat perlu dikembangkan kembali
sistem baru. Siklus demikian merupakan suatu daur hidup pengembangan sistem
informasi yang merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan
tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut untuk proses
pengembangannya. Setiap pengembang mepunyai strategi yang berlainan.
Namun, demikian, pada dasarnya daur hidup pengembangan sistem informasi
dapat melibatkan 3 (tiga) atau 5 (lima) tahapan.
Pengembangan sistem informasi yang terdiri dari 3 tahapan adalah
sebagai berikut:
a. Analisis sistem
Tahapan analisis sistem, meliputi beberapa langkah yaitu:
1.
Menentukan masalah utama dan lingkup kegiatan.
2.
Mengumpulkan fakta yang berhubungan dengan masalah.
3.
Menganalisa fakta-fakta
4.
Menentukan alternatif pemecahan yang mungkin,
5.
Memilih alternatif pemecahan masalah
6.
Pembuatan studi kelayakan meliputi kelayakan ekonomi, teknik,
hukum, jadwal dan operasional.
7.
Laporan ke pihak manajemen.
b. Perancangan sistem
Tahapan perancangan sistem meliputi beberapa langkah yaitu:
9
1.
Review kebutuhan.
2.
Desain umum sistem atau desain logik.
3.
Desain terinci atau desain fisik meliputi desain input, desain proses,
desain output. Desain basis data dan dialog desain.
4.
Laporan ke pihak manajemen.
c. Implementasi sistem
Implementasi sistem, meliputi beberapa langkah yaitu:
1.
Review desain.
2.
Penjadwalan tugas pengembangan.
3.
Coding program
4.
Testing program, meliputi testing modul dan testing menyeluruh.
5.
Pelatihan petugas.
6.
Konversi sistem.
7.
Laporan ke pihak manajemen.
Pengembangan sistem informasi manajemen yang terdiri dari 5 tahapan
yakni:
1. Perencanaan sistem.
Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman
dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahap perencanaan sistem menguraikan
mengenai proses bisnis yang dirumuskan dan kemudian diidentifikasi produk dan
sumber daya yang ada serta daur hidupnya.Tahap perencanaan sistem meliputi
kegiatan sebagai berikut:
a.
Mengenali masalah.
b.
Menentukan masalah.
c.
Menentukan tujuan.
d.
Mengenali kendala.
e.
Studi kelayakan.
f.
Laporan ke manajemen.
2. Analisis sistem
Analisis sistem merupakan tahap setelah perencanaan sistem sebelum
perancangan
sistem.
Analisis
sistem
sangat
menentukan
keberhasilan
pengembangan sistem informasi karena kesalahan dalam tahap ini akan
10
mempengaruhi langkah pengembangan sistem selanjutnya. Bagan alir sisitem
akan digambarkan dalam tahap ini sebagai alat komunikasi antara analis sistem
dan pemakai, serta personil yang terlibat di dalam tim. Tahap analisis sistem
meliputi kegiatan sebagai berikut:
a.
Menentukan kebutuhan informasi.
b.
Menentukan kriteria kinerja sistem.
c.
Laporan ke manajemen.
3. Perancangan sistem
Tahap setelah analisis sistem adalah perancangan sistem, dimana analis sitem
akan memikirkan bagaimana membentuk sistem baru yang diinginkan. Tahap
perancangan sistem berupaya menentukan dan menggambarkan bagaimana suatu
sistem akan dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Tahap perancangan sistem
merupakan tahap pemasukan ide atau gagasan guna memenuhi tujuan
pengembangan sistem informasi sebagai persiapan untuk rancang bangun
implementasi.Perancangan sistem dapat diartikan sebagai:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem akan dibentuk.
e. Penggambaran,
perencanaan
dan
pembuatan
sketsa
atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu
kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f. Tahap yang menyangkut konfigurasi komponen perangkat lunak
dan perangkat keras dari suatu sistem.
Perancangan sistem meliputi kegiatan menyiapkan desain terinci
sistem, identifikasi konfigurasi perangkat keras dan perangkat
lunak sistem, evaluasi konfigurasi sistem alternatif, memilih
konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak sistem terbaik
serta laporan ke manajemen. Tahap perancangan sistem dapat
dikelompokkan dalam dua bagian yaitu:
11
 Perancangan sistem secara umum (general system design)
atau desain konseptual (conceptual design) atau perancangan
logika (logical design).
 Perancangan sistem terinci atau perancanagn sistem secara
fisik serta perancangan internal.
4. Implementasi sistem
Implementasi sistem merupakan tahap untuk merealisasikan hasil desain atau
perancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya ke dalam bentuk yang
sebenarnya. Impelementasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut:
a. Menyiapakan perangkat keras.
b. Menyiapkan perangkat lunak.
c. Menyiapkan basis data.
d. Menyiapkan fasilitas fisik.
e. Melatih pemakai.
f. Laporan kepada pihak manajemen.
5. Penggunaan sistem
Pengganaan sistem merupakan tahap terkahir dalam pengembangan sistem
berupa penggunaan hasil implementasi sistem. Penggunaan sistem meliputi
kegiatan sebagai berikut:
a. Operasional sistem.
b. Evaluasi sistem.
c. Memelihara sistem,
d. Mempertahankan kinerja sistem.
e. Meningkatkan kinerja sistem.
f. Laporan kepada pihak manajemen.
12
3.2 Pengembangan Perangkat Lunak (software):
Rekayasa perangkat lunak (software) merupakan bagian dari bagian
pengembangan sistem informasi manajemen. Pengembangan perangkat lunak
adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa untuk menghasilkan
software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada mesin-mesin yang
nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak meliputi:
1. Metode
Metode yang digunakan adalah how to yang bersifat teknis. Metode yang
digunakan meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis
persyaratan, perancangan, coding, pengujian dan pemeliharaan.
2. Alat
Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (misal: Computer
Aided Software Engineering/ CASE).
3. Prosedur/ Procedure
Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisikan
kapan suatu metode akan digunakan, hasil yang diharapkan, pengendalian
untuk menjamin kualitas hasil dan milestone yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi kemajuan.
Dalam melakukan pengembangan sistem maka dikenal beberapa tipe
pengembangan yakni:
a. Siklus Klasik/ Model Air Terjun
Siklus klasik atau model air terjun rekayasa perangkat lunak sistem informasi
manajemenn didasarkan siklus konvensional dalam bidang rekayasa lainnya
dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Tahapan-tahapan dalam siklus
klasik atau model air terjun rekayasa perangkat lunak sistem informasi
manajemen adalah terdiri atas enam tahapan, yaitu:
1. Analisis dan rekayasa sistem
Software merupakan bagian dari sebuah sistem informasi amanjemen.
Tahap analisis dan rekayasa sistem dilakukan untuk mendapatkan gambaran
yang meluas pada lingkup sistem.
2. Analisis persyaratan
13
Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis
persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Tahapan ini banyak
melibatkan pemakai dan pengembangan sistem informasi manajemen.
3. Perancangan
Tahap perancangan bertujuan menerjemahkan persyaratan menjadi suatu
bentuk representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding
dilakukan.
4. Coding (penulisan program)
Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang
dapat dimengerti komputer.
5. Pengujian
Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian
bertujuan mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang
ada sehingga software bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
6. Pemeliharaan
Tahap pemeliharaan ,eliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan
penyesuaian software terhadap perubahan lingkungan.
Siklus klasik atau model air terjun menghadapi tiga permasalahan yakni
proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti laur sekuensial
secara ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi; pemberi pekerjaan kesulitan
untuk menyatajan semua keinginanaya secara eksplist di awal tahap
pengembangan; Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama
setelah proyek pengembangan dimulai. Gambar 3.1 menunjukkan siklus klasik
model air terjun.
14
Gambar 3.1 Siklus klasik model air terjun
b. Teknik Prototyping
Teknik prototyping
baik digunakan jika pemakai belum siap dengan
persyaratan software secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukkan
model software sistem informasi yang dikembangkan. Model software dalam
prototyping dapat terdiri atas:
1. Model “kertas”
Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antar
pemakai dan software.
2. Model kerja
Model kerja diperlukan untuk mengimpelemntasikan beberapa fungsi atau
modul dalam software.
3. Program
Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi atau
modul dalam software yang akan digunakan dalam sistem informasi telah
diimplementasikan.
Prototype bukan merupakan software yang sesungguhnya. Teknik
prototyping melibatkan suatu proses iterasi yang berfokus pada penyempurnaan
prototype yang didasarkan pada persyaratan yang diminta oleh pemakai. Dalam
hal ini, pemakai harus terlibat secara aktif atau intensif selama prses rekayasa
perangkat lunak sistem informasi manajemen. Permasalahan yang dihadapi dalam
15
penggunaan teknik prototyping untuk rekayasa perangkat lunak sistem informasi
adalah:
1. Ketidaksadaran khusunya pemakai, bahwa prototype hanyalah suatu
model, merupakan hasil akhir yang diharapkan.
2. Umumnya pemakai tidak sabar menunggu software yang sebenarnya,
3. Pengembang seringkali menngunakan teknik dan alat yang tidak optimal
pada prototype yang akhirnya tetap digunakan pada software yang
sesungguhya. Gambar 3.2 menunjukkan Model prototyping,
Gambar 3.2. Model Prototyping
c. Model spiral
Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak
menggunakan model air terjun dan teknik
prototyping. Model spiral
menggabungkan keuntungan-keuntungan model air terjun dan prototyping dan
memasukkan aktivitas analisis resiko.
Model spiral melibatkan proses iterasi, dimana setiap iterasi bekerja pada satu
level produk dimulai dari level prototype awal sampai pada level software sistem
informasi yang dibutuhkan. Dalam model spiral, setiap perpindahan level
didahului oleh analisis resiko.
Satu-satunya permasalahan yang dihadapi dalam menggunakan model spiral
adalah menuntut keahlian dalam bidang analisis resiko. Rekayasa perangkat lunak
sistem informasi menggunakan model spiral yang terdiri atas empat aktivitas
utama, yaitu:
16
1. Perencanaan
Aktivitas ini meliputi penetuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan.
2. Analisis resiko
Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko.
3. Perekayasaan
Perekayasaan
merupakan
pengembangan
produk
pada
level
berikutnya.
4. Evaluasi oleh pemakai
Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan.
Gambar 3.3 menunjukkan siklus model spiral.
Gambar 3.3 Model Spiral
Alamat Blog Terkait:
Pengembangan
sistem
informasi
akademik
STAIN
Metro.
www.puskomstain.blogspot.com
Komentar:
Adanya
keperluan-keperluan
baru,
pertumbuhan
organisasi
atau
usaha,
perkembangan teknologi dan pengaruh luar mengharuskan adanya usaha
pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi dinamika organisasi di
mana sistem informasi tersebut diterapkan.
17
Alamat Blog Terkait:
Reviem
metodologi
pengembangan
perangkat
lunak.
www.djogjakarta.blogsdetik.com
Komentar:
Rekayasa
perangkat
lunak
(software)
merupakan
bagian
dari
bagian
pengembangan sistem informasi manajemen. Oleh kerana itu, pengembangan
software harus disesuaikan dengan tujuan dari sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Sutanta E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
18
Nomor 4.
Organisasi saat ini sering melakukan outsourcing dalam pengembangan
sistem informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka
pada
umumnya.
Jelaskan
pula
keuntungan
dan
kelemahan
dari
pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan
insourcing:
Organisasi secara terus menerus mencari cara untuk memperluas dan menjaga
daya saing dan dituntut unuk beradaptasi dalam dalam suasana bisnis yang
semakin tergantung dengan teknologi informasi. Kebutuhan tersebut merujuk
kepada kebutuhan untuk memelihara teknologi informasi sebagai proses kritis
yang membutuhkan kemampuan sumber daya manusia yang tinggi. Hal tersebut
membutuhkan pengetahuan organisasi yang spesifik mengenai operasi bisnis
internal dan pengetahuan teknis secara explisit untuk meraih kemajuan kualitas
teknologi informasi. Teknologi informasi yang dikembangkan secara outsourcing
merupakan hal yang bersifat kompleks dan memiliki potensi yang luas untuk
mendukung kemampuan sistem informasi suatu perusahaan, yang tentunya
dipengaruhi oleh manajemen pengetahuan suatu perusahaan.
Pengembangan sistem informasi secara outsourcing telah diperkenalkan sejak
era 1960’an dan terus mengalami perkembangan hingga saat ini (Aubert et al.
2005). Melalui outsourcing organisasi dapat memberikan wewenang untuk
mengembangkan sistem informasi yang dimilikinya kepada pihak ketiga dan
cakupan outsourcing bervariasi dari pusat data hingga pengembangan aplikasi,
pengguna, dekstop support, operasi dan perancangannya. Beberapa perusahaan
menjalankan metode outsourcing karena pengembangan sistem informasi menjadi
lebih efisien. Namun, outsourcing memiliki tantangan berupa perbedaan
karakteristik masing-masing perusahaan yang perlu dipahami oleh pihak
outsourcing tersebut.
Implementasi outsourcing bertujuan untuk meraih peningkatan praktek
manajemen agar menjadi lebih baik. Pengembangan sistem innformasi melalui
outsourcing merupakan refleksi dari pendewasaan dunia teknologi informasi.
Outsourcing mencakup penanganan sistem, manajemen dan operasi di seluruh
19
bagian fungsi sistem informasi. Hal tersebut dapat dikarakterisasi menjadi transfer
informasi dari pelanggan kepada outsource provider.
Pada abad ke-21 ini, outsource provider menawarkan beragam jasa yang
mampu mempertemukan keinginan perusahaan yang saling berbeda. Infrastuktur
bisnis manajemen yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi terdiri
dari pelayanan jarak jauh dan jarak dekat seperti server management, WAN dan
LAN. Namun, pengembangan sistem informasi tersebut sangat tergantung oleh
infrastruktur dan aplikasi manajemen yang dibeli oleh suatu perusahan kepada
outsource vendor.
Kelebihan penggunaan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi
antara lain membantu perusahaan untuk fokus kepada bisnis inti, kemudian
perusahaan mampu mengembangkan bidang bisnis yang baru, mengurangi waktu
memasuki
suatu
pasar,
mengarahkan
reorganisasi
secara
menyeluruh,
meningkatkan kualitas dan pelayanan serta menghubungkan perusahaan kepada
ahli sistem informasi. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya untuk menghadapi
resiko kegagalan pengembangan sistem informasi. Selain itu, pengembangan
sistem informasi dapat dijalankan lebih fleksibel dengan pengawasan dan
pelaksanaan yang baik, sehingga sistem informasi manajemen perusahaan tersebut
dapat dijalankan lebih efektif.
Kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing adalah
memberikan dampak negatif terhadap strategi bisnis. Outsourcing dianggap
mengancam
perusahaan
kerahasiaan
terhadap
strategi
implementasi
suatu
perusahaan
sistem
informasi
apabila
lemah.
pengawasan
Kemudian,
pengembangan sistem informasi oleh pihak ketiga dianggap tidak memotivasi
karyawan internal divisi teknologi informasi. Penggunaan outsourcing dalam
mengembangkan sistem informasi kepada pihak ketiga, dikhawatirkan memiliki
perbedaan pengetahuan terhadap metodologi yang dibuat dengan yang digunakan
oleh perusahaan tersebut. Sehingga dapat timbul perbedaaan budaya mengenai
peggunaan sistem informasi yang dibuat oleh vendor dengan karyawan
perusahaan tersebut.
Critical succes factors pada outsourcing terdiri dari beberapa faktor yakni
faktor internal maupun faktor eksternal. Faktor internal antara lain kemampuan
20
penanganan informasi. Kemampuan penanganan informasi harus disesuaikan
dengan harapan, spesifikasi, kualitas serta perlu dilakuka perbaikan secara terus
menerus. Kontrak manajemen yang baik diperlukan untuk mendukung kedua
belah pihak agar bekerja sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan manajemen,
proses dan sumber daya manusia yang tersedia. Faktor kepemimpinan diperlukan
dalam menjamin hubungan yang kuat antara anggota tim yang terlibat dalam
pengembangan sistem informasi melalui pemahaman yang baik serta kepercayaan
antar tim. Dalam menerapkan outsourcing maka perlu memperhatikan
kemampuan karyawan vendor. Vendor harus memiliki karyawan yang
berkualifikasi untuk memenuhi keinginan perusahaan yang bervariasi.
Faktor eksternal yang perlu diperhatikan antara lain pemahaman kepada
konsumen, perjanjian antar pihak, kemampuan pengawasan sistem, tingkat
fleksibilitas, komunikasi, keahlian teknis dan pelayanan yang saling terintegrasi.
Pemahaman kepada konsumen diperlukan oleh vendor agar dapat memberikan
solusi yang tepat bagi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem.
Perjanjian antar pihak memerlukan pemahaman yang sama mengenai tujuan yang
akan
dicapai
oleh
suatu
perusahaan
mengenai
pengembangan
sistem
informasinya, sehingga vendor dapat menerjemahkan kebutuhan dan keinginan
perusahaan dengan tepat.
Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem perlu dilakukan oleh perusahaan
agar mampu mengatur dan menjamin bahwa proses dan data yang ada mampu
menjamin daya saingnya. Tingkat fleksibilitas mempengaruhi kemampuan
perusahaan untuk memodifikasi sistem informasi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Komunikasi diperlukan untuk menjembatani keinginan kedua belah
pihak sehingga pengembangan sistem informasi dapat dilakukan secara lebih
efektif. Perusahaan harus memilikih vendor yang memiliki pengalaman yang baik
di bidang sistem informasi. Integrasi pelayanan dilakukan oleh pihak manajemen
perusahaan melalui pengawasan dan menjembatani peraturan-peraturan yang
harus dipenuhi oleh pihak vendor.
Pengelolaan sistem informasi juga dapat dilaksanakan secara insourcing.
Insourcing berbeda dengan outsourcing. Perusahaan yang menggunakan sistem
insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang
21
dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Perusahaan akan
menggunakan sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan
menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsource
ke pihak lain. Insourcing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu
perusahaan ke perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara.
Insourcing diperkenalkan pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu
organisasi atau perusahaan terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan
service kepada konsumen lebih baik dan dapat melakukan pengontrolan yang
lebih baik mellaui sistem insourcing.
Kelebihan insourcing:
a. Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
b. Perusahaan dapat lebih meudah dalam pengelolaan dan pengawasan proses
pengembangan sistem.
c. Dapat dijadikan keunggulan kompetitif.
d. Pengembangan sistem dapat dilakukan dengan biaya yang relatif rendah
dengan menggunakan sumberdaya internal perusahaan,
e. Sistem informasi yang dibutuhkan lebih cepat untuk direalisasikan dan
dapat segera dilakukan perbaikan untuk proses penyempurnaan.
f. Proses dokumentasi sistem dapat dilakukan secara lengkap.
g. Perusahaan lebih mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan
sistem, karena proses ini melibatkan karyawan internal.
h. Karyawan memperoleh insentif tambahan sebagai bentuk penghargaan
dari perusahaan karena mengembangkan sistem informasi perusahaan.
i. Keamanan data perusahaan lebih terjamin, karena pengembangan sistem
informasi hanya dilakukan oleh pihak internal perusahaan.
j. Penyesuaian sistem baru lebih mudah dilakukan dan diintegrasikan dengan
sistem yang telah tersedia.
Kekurangan Insourcing
a. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama,
karena konsentrasi karyawan menjadi terbagi dengan tugas harian yang
sebelum menjadi tanggung jawabnya.
22
b. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem
harganya relatif mahal.
c.
Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi
masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan
informasi.
d. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan
memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang
harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
e.
Perusahaan
belum
tentu
mampu
melakukan
adaptasi
dengan
perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang mengikuti perkembangan teknologi terkini.
1. Alamat blog;
Adrianda A. 2010. Pengembangan sistem informasi melaluui outsourcing
(keuntungan
dan
kelemahan
dibandingkan
insourcing).
http://www.arlan.blogstudent.mb.ipb.ac.id [24 November 2010]
Komentar:
Melalui tulisan ini saya dapat mengetahui secara jelas perbedaan
pengembangan sistem informasi melalui outsourcing dan insourcing beserta
kelebihan dan kekurangan masing-masing cara pengembangan sistem informasi
tersebut.
2. Alamat Blog:
http://www.budhi.blogstudent.mb.ipb.ac.id
Komentar:
Outsourcing merupakan salah satu cara dalam pengembangan sistem
informasi di suatu perusahaan. Dalam implementasinya diperlukan beberapa
pendekatan yang lebih spesifik terkait dengan outsourcing, salah satunya melalui
pendeketan software development life cycle (SDLC).
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, Raymond JR. 2006. Management Information System. Edisi kedelapan,.
Prentice Hall.
23
O’brien J, Marakas G. 2006. Management Informastion System. USA: McGraw
Hill Publisher.
[Pusdiklatwas BPKP] Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan
Pengawas Keuangan dan Pembangunan. 2007. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan.
24
Nomor 5.
Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada
organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu
sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi?
Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem dengan berbagai
asumsi agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan?
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan
sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses
pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas
dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah
faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned)
dimana akan berjalan pada komputer baru, maka konversi akan relatif lebih
mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak yang telah disesuaikan,
dengan database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru,
jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurmya, maka konversi relatif
sulit untuk dilakukan.
Dalam melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem baru, dikenal empat
metode konversi sistem, yakni:
a. Konversi langsung (Direct conversion)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan
menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang
membutuhkan dana paling murah, namun memiliki resiko relatif tinggi.
Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan
jembatan baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang disebut sebagai
cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk
kembali menggunakan sistem lama.
Pendekatan konversi langsung akan bermanfaat apabila sistem tersebut
tidak mengganti sistem lain, sistem lama sepenuhnya tidak dipergunakan,
sistem baru bersifat kecil atau sederhana serta rancangan sistem baru
sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan antara sistem-sistem
25
tersebut tidak berarti. Ilustrasi konversi langsung (direct conversion)
ditunjukkan pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Ilustrasi Direct conversion
b. Konversi paralel (Parallel conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan.
Pada periode tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk
menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara
seperti ini merupakan pendekatan yang memiliki resiko terendah, tetapi
merupakan cara yang memerlukan biaya tertinggi. Hal ini disebabkan
pemakai harus menjalankan dua sistem secara bersamaan.
Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan
baru beroperasi secara serentak. Dalam metode konversi paralel, output
dari masing-masing sistem akan dibandingkan, serta perbedaan hasil
tersebut akan ditindaklanjuti.
Kelebihan dari penggunaan sistem konversi paralel adalah memberikan
derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem tersebut adalah besarnya biaya
untuk melakukan duplikasi fasilitas dan biaya personel dalam memelihara
sistem ganda tersebut.
Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maak
personel pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan
pengkajian berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk
mengetahui kinerja sistem tersebut. Maka perusahaan harus menentukan
tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus
sistem lama. Ilustrasi konversi sistem paralel (parallel conversion)
ditunjukkan pada Gambar 5.2.
26
Gambar 5.2 Ilustrasi Parallel Conversion
c. Konversi bertahap (Phase-In conversion)
Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama
dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan
diganti kembali dengan sistem yang lama. Jika tidak terjadi masalah,
modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul
lama lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama
akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman jika
dibandingkan dengan konversi langsung.
Dengan
konversi
bertahap
(Phase-In
conversion),
sistem
baru
diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit
mengganti sistem yang lama. Hal ini untuk menghindari resiko yang
ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu kepada
pengguna untuk menyesuaikan penerapan sistem yang baru.
Kelebihan dari penggunaan konversi bertahap adalah kecepatan perubahan
dalam organisasi dapat diminimalisasi, dan sumber-sumber pemrosesan
data dapat diperoleh secara bertahap selama jangka waktu yang relatif
lebih lama. Kelemahan penggunaan sistem konversi bertahap adalah
memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengn
sistem lama. Selain itu, penggunaan sistem konversi bertahap memiliki
daya terap yang terbatas dan terjadi kemunduran semangat di suatu
organisasi,
karena
adanya
kekhawatiran
pekerja
tidak
mampu
menggunakan sistem yang baru. Ilustrasi penerapan konversi bertahap
(Phase-In conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.3.
Gambar 5.3 Ilustrasi konversi bertahap (Phase-In conversion),
27
d. Konversi pilot (Pilot conversion)
Pendekatan konversi pilot (pilot conversion) dilakukan dengan cara
menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlukan
sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas
ke tempat-tempat yang lain. Hal ini merupakan pendekatan dengan biaya
dan resiko yang rendah. Dengan metode konversi pilot, hanya sebagian
dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Konversi
pilot akan memerlukan segmentasi organisasi.
Penggunaan konversi pilot pada suatu perusahaan yakni, salah satu kantor
cabang merupakan lokasi uji ciba penggunaan konversi sistem baru. Jika
berhasil, maka sistem baru akan diimplementasikan ke seluruh kantor
cabang perusahaan tersebut.
Metode konversi pilot melibatkan prosedur baru dan perubahan drastis
dalam hal perangkat lunak. Sistem pilot juga melatih pemakai seluruh
organisasi dalam menghadapi lingkungan yang sebenarnya sebelum sistem
baru diimplementasikan secara menyeluruh. Ilustrasi penerapan konversi
pilot (pilot conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.4
Gambar 5.4 Ilustrasi Pilot conversion
28
Alamat blog;
Konversi sistem baru. http://www.ihsansenjaya.blogspot.com
Komentar:
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan
sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses
pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Untuk menghindari terjadinya resiko
dan meminimalisasi biaya dalam konversi sistem, maka perlu dipertimbangkan
penerapan konversi pilot (pilot conversion)
Alamat Blog:
Implementasi sistem konversi.www.mastomizagreenada.blogspot.com
Komentar:
Penerapan konversi paralel memiliki keuntungan yakni memberikan resiko
terendah saat konversis sistem lama ke sistem baru. Namun, cara tersebut
merupakan cara yang memerlukan biaya tertinggi. Hal ini disebabkan pemakai
harus menjalankan dua sistem secara bersamaan.
DAFTAR PUSTAKA
Konversi Sistem. 2010. http://www.scribd.com
[Pusdiklatwas BPKP] Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan
Pengawas Keuangan dan Pembangunan. 2007. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan.
29