PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI INSOURCING DAN

PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
INSOURCING DAN OUTSOURCING
Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Oleh :
Eri Septyawardani
P056131702.47E
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................................... i
I. PENDAHULUAN .......................................................................................................... 2
I.1 Latar Belakang ........................................................................................................... 2
1.2 Tujuan ....................................................................................................................... 3
II. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................... 4
2.1 Sistem Informasi ....................................................................................................... 4
2.2 Definisi Insourcing.................................................................................................... 5
2.3 Definisi Outsourcing ................................................................................................. 5
III. PEMBAHASAN ......................................................................................................... 7
3.1 Insourcing vs Outsourcing ........................................................................................ 7
3.2 Keputusan Antara Insourcing dengan Outsourcing .................................................. 9
IV. PENUTUP ................................................................................................................. 11
4.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 11
V. DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 12
i
I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering
digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan
teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya
pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi
juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam
mendukung proses bisnis.
Dari pengertian tersebut maka Sistem Informasi sangat dibutuhkan dalam
perkembangan bisnis dewasa ini. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis
banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis
tersebut. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya
menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan
organisasional. Namun dalam penerapan sistem informasi di dalam suatu
perusahaan pasti terdapat faktor-faktor yang dapat menghambat atau melancarkan
penerapan sistem informasi tersebut. Oleh karena itu, dampak utama dari
teknologi informasi dimediasi oleh sejumlah faktor, banyak yang membutuhkan
pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan perilaku manusia.
Salah satu fungsi sistem informasi adalah penunjang dalam pengambilan
keputusan. Salah satunya keputusan untuk memilih insourcing atau outsourcing
dalam suatu perusahaan. Secara terminologi insourcing memiliki arti yang
berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan
pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari
organisasi, inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut
biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan.
Perusahaan kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena
memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada
jika mereka memilih outsourcing.
Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa perusahaan
lebih memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan
SI dan TI di perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan pula apa saja keuntungan
dan kelemahan dari pengelolaan SI dan TI dengan menggunakan strategi
outsourcing maupun insourcing.
2
1.2 Tujuan
Tujuan dalam makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana penilaian
penerapan insourcing dan outsourcing dalam suatu perusahaan.
3
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output
informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk
membuat keputusan dalam memecahkan masalah (Raymond McLeod Jr, 1996).
Sedangkan menurut O’Brien, 2005 Sistem Informasi merupakan suatu tatanan
yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan
data lalu mengolahnya sehingga bias dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah
dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia,
hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya.
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan.
Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu
- mengumpulkan,
- mengolah,
- menyimpan dan
- menyebarkan informasi
Menurut Gordon Davis, definisi informasi adalah data yang telah diolah menjadi
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan berguna untuk pengambilan keputusan saat ini
atau di masa mendatang. Sedangkan menurut McFadden dan kawan-kawan, informasi
dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang mengunakannya. Baik menurut Gordon Davis maupun
McFadden informasi didapatkan dari pengolahan/pemrosesan data. Dapat digambarkan :
DATA
PROSES
INFORMASI
Data dan informasi saling terkait dan membentuk suatu siklus yang disebut siklus
informasi. Siklus informasi menurut Burch and Grudnitski terlihat dalam gambar :
4
Masukan
(Data)
Keluaran
Informasi
Proses
(Model)
Data
(Ditangkap)
Penerima
BASIS DATA
Hasil
Tindakan
Tindakan
Keputusan
Gambar Siklus Informasi
Informasi merupakan sumber daya yang mahal harganya, semakin berkualitas
suatu informasi maka semakin mahal harganya. Hal-hal yang dapat mempengaruhi
kualitas informasi adalah aksesibilitas, kelengkapan, ketelitian, relevansi, ketepatan
waktu, kejelasan, dan fleksibilitas. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas tidak
terlepas dengan bagaimana mengelola informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari apa
yang disebut manajemen informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat.
2.2 Definisi Insourcing
Pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam
perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan,
dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen
EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan insourcing adalah faktor biaya. Insourcing dapat juga diartikan sebagai Pendekatan umum
di mana fasilitas eksekutif manajemen melihat ke fasilitas luar manajemen pelayanan
perusahaan sebagai ahli proses. Penyedia layanan di luar dipekerjakan sebagai konsultan
untuk mengukur operasi terhadap patokan komersial dan membuat rekomendasi untuk
perbaikan. Staf internal kemudian mengimplementasikan rekomendasi.
2.3 Definisi Outsourcing
Pelimpahan suatu proses bisnis kepada pihak di luar organisasi yang dianggap
mahir dibidang tersebut. Perusahaan mengambil pendekatan ini untuk lebih fokus
meningkatkan performa “core competency” perusahaan. Misalnya perusahaan konsultan
keuangan dengan 100 karyawan, yang menyerahkan urusan terkait IT, termasuk
penyewaan, pemeliharaan komputer, pembuatan program dan sebagian maintenance,
kepada suatu perusahaan outsource IT, sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan
kepada pihak lain. Atau dapat juga diartikan sebagai mengacu pada transfer penuh dari
5
fungsi-fungsi fasilitas manajemen untuk perusahaan luar. Banyak perusahaan kemudian
mengelola kontrak outsourcing daripada fungsi manajemen seluruh fasilitas.
Outsourcing sistem informasi merupakan pemindahan seluruh atau sebagian fungsi
atau proses sistem infromasi perusahaan pada pihak luar (Benamati dan Rajkumar, 2002).
Sementara Aalders (2002) menyatakan outsourcing adalah mengontrak/menyewa pihak
ketiga untuk mengelola sebuah proses bisnis lebih efisien dan efektif daripada yang bisa
dilakukan di dalam perusahaan sendiri.
6
III. PEMBAHASAN
3.1 Insourcing vs Outsourcing
Pendekatan Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk
dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri
dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar
perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga
mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang
menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya
menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai
transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara
yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang
membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau
produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau
Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI)
dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing
kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa
dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan
kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya.
Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai
berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing
antara lain:
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan
biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI
karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan
dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol
keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan
dibandingkan pesaing.
7
Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem
insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya
sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya
dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI
dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang
memenuhi kebutuhan user.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah
atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill
yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung
sendiri oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI
yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to
date.
Pendekatan out-sourcing merupakan pengalihan tugas atau pekerjaan yang
berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak
ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu dan biaya tertentu dalam
proses pengembangan proyeknya. Pendekatan out-sourcing umumnya dilakukan karena
faktor anggaran perusahaan yang terbatas. McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan
bahwa berbagai fungsi teknologi informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat
data, manajemen network, pemeliharaan/akuisisi hardware,technical support,
pelatihan/pendidikan dan pengembangan aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di
dalam perusahaan (onshore), namun sering juga dilakukan di luar perusahaan (offshore).
Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh
perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti
penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan
utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki
oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dimana kebanyakan organisasi
memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan
layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat
membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan
infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi
untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu
siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi
akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu
meningkatkan bisnis mereka.
Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra -nya memiliki hubungan yang lebih besar
jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan
outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya.
Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan
jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat.
8
Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari
perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer
(Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI
tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan
entry data dan masih banyak lagi.
Selain ada keuntungan dari menggunakan sistem outsourcing ada pula kelemahannya
diantara lain :
1. Biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri
2. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya
adalah perusahaan outsource.
3. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
4. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan
oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu
diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan
pihak pengembang yang nakal.
3.2 Keputusan Antara Insourcing dengan Outsourcing
Keputusan untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya (insourcing) dan
keputusan untuk menyerahkan kepada pihak ketiga pengembangan sistem informasi
(outsourcing) pada suatu perusahaan dapat berdasarkan beberapa hal diantaranya
berdasrakan budget yang dianggarkan. Berdasarkan besaran budget yang dianggarkan
keputusan untuk insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut (Jogiyanto,
2003):
1. De facto insourcing
Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen budget untuk insourcing yaitu
semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi,
yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.
2. Total insourcing
Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen budget)
dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh
departemen TI.
3. Selective outsourcing
Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen
budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan
diopersikan oleh penyedia jasa outsourcing
4. Total out-sourcing
Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen budge)
pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar
Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT
Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki
tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :
1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang
diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
9
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Proses Operasional yang dikembangkan
Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
Undang-undang sukses, bonus dan penalti
Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource
Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti
tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas
yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup
pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan
untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki
tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari
keputusan yang diambil.
10
IV. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari penerapan sistem dengan insource dan outsource dapat disimpulkan bahwa
kedua keputusan tersebut tidak ada yang benar dan salah. Sebab kembali lagi kepada
tujuan perusahaan, kebutuhan perusahaan dan kondisi perusahaan. Sebab menggunakan
kedua penerapan tersebut juga memiliki resikonya sendiri – sendiri.
Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu
perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang sama. Dengan
outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa
yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan
keuntungan kompetitif.
11
V. DAFTAR PUSTAKA
Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,
IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing,
The IT Governance Institute
Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep
Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi
Yogyakarta, Yogyakarta.
McLeod Jr, R. 1996. Sistem Informasi Manajemen edisi ketujuh. Prenhalindo. Jakarta.
O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information
Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA.
O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston:
Mc Graw Hill, Inc.
O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill
Rahardjo,
B.
2006.
Kesulitan
Outsourcing
di
Indonesia.
http://rahard.wordpress.com/2006/ 02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/.
Zilmahram,
T.
2009.
Outsourcing
dan
Insourcing.
http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-insourcing.html.
12