Kelebihan dan Kelemahan Outsourcing
advertisement
2014 Kelebihan dan Kelemahan Outsourcing & Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan Studi Kasus : Energi Mega Persada Tbk. Tugas SIM.Dosen : Bapak Arif Imam Suroso, Ir, MSc, CS,DR by.Linda Oktavianti. E.49.(P056132822.49) 1/1/2014 I . PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Bisnis saat ini berkembang sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan in-sourcing, dan pendekatan out-sourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta non-bisnis yang tidak terhitung jumlahnya. kerangka kerja konseptual, berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan tentang hal-hal yang perlu diketahui mengenai sistem informasi manajemen untuk mendapatkan keuntungan. Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Sebuah sistem informasi melayani dua fungsi penting dalam sebuah organisasi. Pertama, sistem informasi mencerminkan dan mengamati aksi-aksi dalam sistem operasi, yaitu dengan memproses, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi operasional. Kedua, sistem informasi mendukung kegiatan-kegiatan manajerial, termasuk pembuatan keputusankeputusan manajemen Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 1 Agar para praktisi bisnis dapat dengan lebih mudah mengakses sumber daya-sumber daya informasi dalam hal pengembangan sistem informasi perusahaan yang berbasis teknologi informasi, baik itu didalam perusahaan maupun diluar perusahaan yang mereka butuhkan untuk mendukung kebutuhan pelanggan, pemasok dan mitra dagang. Sistem informasi lintas fungsi manajemen (co-sourching) perusahaan akan dapat mendukung, serta meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar tim atau kelompok kerja di dalam suatu organisasi ataupun diluar organisasi (in-co-out sourching). Dalam hal ini maka perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi, kelincahan, dan responsivitas secara optimal dan maksimal yang dibutuhkan untuk berhasil dalam lingkungan bisnis yang serba tidak pasti dan dinamis dalam menangani berbagai fungsi bisnis dalam pemasaran, produksi, atau operasi, akuntansi, keuangan, dan dalam hal manajemen sumber daya manusia melalui berbagai operasi dengan sistem informasi manajemen yang baik. Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. I.2 Permasalahan Bagaimana penerapan Out – Sourcing dan In – Sourcing sistem informasi di Perusahaan I.3 Tujuan Mengetahui penerapan Out – Sourcing dan In – Sourcing sistem informasi, studi kasus perusahaan Migas di Indonesia. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 2 II. TINJAUAN PUSTAKA II.1. Pengertian Insourcing dan Out sourcing INSORCING Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. OUTSORCING Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan, sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data pesaing atau kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan perusahaan yang berada diluar perusahaan (outsource). Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 3 pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 4 Pada tabel berikut di jabarkan kelemahan dan kelebihan dari penerapan Insourcing dan Outsourcing Subject Kelebihan Out-sourcing In-sourcing Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri. Perusahaan dapat Umumnya sistem informasi yang dikembangkan dengan kebutuhan perusahaan mengonsentrasikan diri pada karena bisnis yang ditangani ditugaskan Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. sesuai karyawan yang mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dapat segera efektif, dan efisisen karena dibutuhkan dikerjakan oleh orang yang direalisasikan profesional di bidangnya. segera melakukan perbaikan Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dipilih untuk dapat bekerja untuk dan dapat menyempurnakan sistem tersebut. Sistem informasi dibangun sesuai yang dengan bersama-sama menyediakan spesifikasi yang dibutuhkan jasa ini kepada perusahaan. dan Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan Memudahkan pasar akses dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan pada global jika (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses menggunakan vendor yang pengembangannya dilakukan mempunyai reputasi baik. oleh Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan karyawan perusahaan tersebut. Adanya insentif tambahan Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 5 yang tinggi teknologi dan yang meningkat, biaya semakin akan menguntungkan tanggung bagi informasi perusahaan tersebut. sistem Lebih mudah agar terjamin mengeluarkan investasi tambahan. informasi melakukan keamanan data lebih karena hanya melibatkan pihak perusahaan. pengembangan sistem sistem pengawasan (security access) dan ÄBiaya untuk mengembangkan informasi kepada outsourcer tidak jawab lebih perusahaan jika menyerahkan pengembangan bagi karyawan yang diberi dapat Sistem informasi yang dikembangkan dapat disesuaikan dengan anggaran diintegrasikan lebih mudah dan kebutuhan perusahaan. dan lebih baik terhadap sistem Mahal atau murahnya biaya yang sudah ada. pengembangan informasi sistem tergantung jenis program yang dibeli. ÄMengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sistem sumber informasi daya belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi dimanfaatkan tidak pada waktu digunakan untuk yang lainnya. ÄDapat meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 6 ada aset untuk teknologi informasi. ÄMemfasilitasi sehingga downsizing perusahaan perlu tak memikirkan pengurangan pegawai. Kelemahan Terdapat kekhawatiran tentang keamanan informasi karena peluang Keterbatasan sistem tingkat adanya yang penyalahgunaan jumlah dan kemampuan menguasai SDM teknologi informasi. sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Ada peluang sistem informasi yang sesuai dikembangkan dengan perusahaan vendor kebutuhan dikarenakan tidak kebutuhan tidak memahami sistem dalam perusahaan tersebut. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu lama yang karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat Transfer knowledge terbatas dan belum tentperusahaan karena pengembangan sistem mampu melakukan adaptasi informasi dengan cepat sehingga ada sepenuhnya dilakukan oleh vendor. Relatif sulit peluang melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi pengembangan teknologi digunakan kurang yang canggih (tidak up to date). karena Membutuhkan waktu untuk perangkat pelatihan bagi operator dan lunak dilakukan oleh vendor, programmer sedangkan konsekuensi biaya yang harus umumnya perusahaan hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sehingga ada dikeluarkan. Adanya demotivasi Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# dari 7 sistem. karyawan ditugaskan untuk Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. Manajemen perusahaan membutuhkan proses mengembangkan sistem informasi bukan karena merupakan core competency pekerjaan mereka. Kurangnya tenaga ahli lama dan perusahaan harus (expert) bidang sistem membayar lisensi program informasi dapat menyebabkan yang dibeli sehingga ada kesalahan konsekuensi biaya tambahan pengembangan yang dibayarkan. kesalahan/resiko yang terjadi pembelajaran Resiko yang tidak investasi cukup kembalinya yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan di menjadi perusahaan persepsi dalam distem tanggung jawab (ditanggung sendiri). sistem informasi yang dikembangkan. Mengurangi kompetitif Mungkin keunggulan perusahaan. saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus sistem mengembangkan informasi klien lainnya. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika dan terjadi gangguan, perusahaan akan Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 8 menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsourcekan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. Jika kekuatan menawar ada di akan outsourcer, perusahaan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 9 III. PEMBAHASAN III.1. Studi Kasus Energi Mega Persada Tbk. Energi Mega Persada adalah perusahan yang berdiri pada tahun 2001, yang didirikan dan dikenal sebagai perusahaan produsen, pengembang dan eksplorasi dalam sektor hulu minyak dan gas bumi.Mengakuisisi RHI Corporation (RHI), pemilik Kondur Petroleum S.A. (Kondur), operator KKS Malacca Strait working interest atas Malacca Strait bergerak di bidang Minyak dan Gas Bumi. Energi Mega Persada adalah Group yang membawahi beberapa perusahaan yang tersebar di Area Jawa, Sumatera dan Kalimantan. Adapun Visi dari Energi Mega Persada adalah Menjadi Perusahaan Eksplorasi dan Produksi Minyak dan Gas independen terkemuka di Asia. Menerapkan keunggulan dalam kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan, menjunjung tinggi tata kelola perusahaan yang baik, dan berkontribusi dalam pengembangan komunitas. Dalam menjalankan bisnisnya yang cukup besar ini, sudah tentu support dari sistem informasi sangatlah di perlukan. Hal ini terkait atas penerapan sistem insorcing dan outsourcing. Energi Mega Persada menggunakan Insourcing dalam aplikasi sistem innformasinya. Di katakan hal ini sangat efisien dan membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Dan iaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Dalam hal kebutuhan support IT , Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 10 Terlampir pada tabel berikut , semua oplikasi IT pada perusahaan ini sudah menggunakan Insourcing. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 11 IV. PENUTUP IV. 1. Kesimpulan Dari pembahasan mengenai ketiga pendekatan pengembangan proyek yaitu, out-sourcing, dan in-sourcing. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perushaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama. Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Salah satu contoh keberhasilan outsourcing yaitu, American Standard yang melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998). Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 12 Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 13 Daftar Pustaka O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. http://en.wikipedia.org/wiki/Selfsourcing http://www.Energi-mp.com Tugas SIM. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcinga dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan #Linda Oktavianti# E.49# 14
