Modul Komunikasi Organisasi [TM12]

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Peranan Jaringan dalam
Komunikasi Organisasi
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
Kode MK
Disusun Oleh
11
MK10230
Reddy Anggara, S.IKom., M.IKom.
Abstract
Kompetensi
Diisi dengan abstract
Diisi dengan kompetensi
A. Peranan Jaringan dalam Komunikasi
Organisasi
Dalam pencapaian tujuan suatu organisasi perlu ada suatu proses komunikasi yang
dapat mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan. Proses komunikasi
memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa
atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Di samping itu, komunikasi membantu
menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lain.
Umumnya, organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.
Suatu hasil penelitian yang dilakukan oleh J. Michael Sproul (dalam Doko Poerwanto, 1993)
menunjukkan bahwa orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari
kerja mereka untuk melakukan komunikasi verbal baik itu berbicara, mendengarkan,
menulis, ataupun membaca. Tetapi tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu
komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu organisasi.
Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan keorganisasian yang berkaitan dengan
pertukaran informasi :
a. Menetapkan tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat
formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat
dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen
bawah, dan karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup
matang. Tujuan organisasi dapat didefinisikan antara lain dalam arti keuangan
(financial), kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan kepada publik.
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang
dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung
terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat
keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi harus mengumpulkan fakta
agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan alternatif yang ada dengan
cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah
diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak
komunikasi.
2012
2
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
c. Mengukur hasil
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran hasil mencakup
beberapa faktor, antara lain biaya dan produktivitas.
d. Merekrut dan mengembangkan karyawan
Jika suatu organisasi ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkannya secara
terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat
ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia.
Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi. Sebagai orang
baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan-balik (feedback) atas prestasi
yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung
jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan banyak diperlukan dan
menjadi penting artinya.
e. Berurusan dengan public
Semua organisasi akan berhubungan dengan publiknya dengan menggunakan
komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Misalnya menjawab telepon
maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan masyarakat.
f.
Melakukan negosiasi
Suatu organisasi perlu mengadakan negosiasi dengan instansi terkait akan
memudahkan penyelesaian jika timbul suatu masalah. Melakukan negosiasi dengan
berbagai pihak, dan menyampaikan laporan perkembangan suatu organisasi kepada
pihak lain yang berkepentingan tentu saja akan melibatkan komunikasi.
g. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi bukan saja terjadi di dalam tubuh organisasi, tetapi juga dengan
perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah
seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun
peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari
tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan dengan
perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimal, penentuan
waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.
Informasi tidak mengalir begitu saja, yang bergerak adalah prosesnya atau penyampaian
pesan, interpretasi terhadap penyampaian dan penciptaan makna terhadap penyampaian
pesan lainnya. Seperti diulas diatas organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai
jabatan. Sehingga menciptakan sifat dan arah aliran komunikasi tertentu. Pada saat orangorang tersebut berkomunikasi satu dengan yang lain maka akan berkembang keteraturan.
2012
3
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara
satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Namun selain individu berhubungan
melalui hubungan struktur organisasi, individu juga melakukan pola interaksi yang dilakukan
diluar hubungan struktur organisasi. Atau lebih mudahnya melakukan hubungan yang
bersifat komunikasi informal, karena tidak menggunakan hubungan dalam suatu struktur.
Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dalam jaringan
komunikasi. Sehingga pada perkembangannya peran tiap individu dalam jaringan
komunikasinya akan berbeda-beda. Sesuai dengan tugas dan peran yang dia mainkan dalam
jaringan komunikasinya tersebut. Ada 7 peranan jaringan komunikasi yang bisa
diidentifikasi. Tujuh peran tersebut yaitu:
1. Klik
a. Sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan
hubungan dengan anggota lainnya. Kebanyakan anggota klik relatif akrab satu
dengan lainnya dalam hierarkhi formal organisasi dan ini menunjukkan kemiripan
sistem komunikasi formal dan informal.
b. Satu syarat bagi anggota klik adalah bahwa individu-individu harus mampu
melakukan kontak satu dengan lainnya bahkan dengan cara tidak langsung.
c. Hal lain yang terjadi dalam klik yaitu pada saat berkomunikasi mereka labih
cenderung lebih suka melakukan komunikasi tatap muka meskipun harus menempuh
jarak tertentu. Hal ini tidak berlaku bila kita berkomunikasi dengan orang yang
tidak/kurang disukai.
2. Penyendiri (isolate/loners)
Mereka hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan
kelompok lainnya.
3. Jembatan (bridge)
Seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak
antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan
berlaku sebagai pengontak langsung antara 2 kelompok pegawai.
2012
4
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4. Penghubung (liason)
a. Orang yang mengaitkan 2 klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah 1 kelompok
yang dihubungkan tersebut.
b. Penghubung
mengaitkan
satuan-satuan
organisasi
bersama-sama
dan
menggambarkan orang-orang yang bertindak sebagai penyaring informasi dalam
organisasi.
5. Penjaga gawang (gate keepers)
Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan
pengendalian (penyaringan) atas pesan apa yang boleh disampaikan pada anggota klik
atau pesan mana yang sebaiknya tidak disampaikan pada anggota klik.
6. Pemimpin pendapat (opinion leader)
a. Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial yang membimbing pendapat
dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
b. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti permasalahan dan mempercayai
orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
7. Kosmopolit
a. Individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu di luar
organisasi.
b. Kosmopolit menghubungkan para anggota dengan orang-orang dan peristiwaperistiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
c. Anggota organisasi yang aktif keluar biasanya lebih menyukai peran ini. Mereka
memiliki kontak dengan sumber-sumber di luar organisasi dan bertindak sebagai
saluran bagi gagasan baru yang akan diadopsi organisasi.
Setiap peranan memiliki bagian atau peran khusus dalam jaringan komunikasi.
Anggota klik adalah jantung sistem dan bertindak sebagai tujuan akhir dari pesan.
Penyendiri
memberikan
sumbangan
pada
sistem
dan
menciptakan
derajat
ketidakpastian pada keefektifan program penyebaran pesan. Jembatan merupakan
pemroses informasi yang menyediakan hubungan lanngsung antara klik-klik yang
berlainan.
2012
5
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penghubung mengintegrasikan dan menjadi penghubung antar klik. Penjaga gawang
mengendallikan perpindahan pesan dan kontak dengantujuan meminimalkan kelebihan
beban dan meningkatkan keefektifan. Pemimpin pendapat melancarkan pembentukan
dan perubahan sikap dan membantu dalam pengambilan keputusan dalam lingkungan
yang lebih besar.
B. MENGELOLA KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan (tertulis) yang beredar lebih
banyak dibandingkan dalam organisasi yang berskala kecil . Meskipun demikian, serupa
perusahaan akan memusatkan perhatian pada usaha memaksimumkan manfaat (benefit)
dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan
manfaat dan meminimkan biaya, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan
Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber daya tertentu
(uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatian pada
seberapa banyak surat-surat yang perlu dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi juga
perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik,
mengedit, dan mengirimkan surat, serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat
diselesaikan. Jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan
investasi yang baik dan berharga. Tetapi, jika sebuah surat hanya akan menambah
beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan
cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka. Dalam suatu organisasi, mungkin
banyak memo yang berlebihan dan tak berguna, dan juga banyak pertemuan rapat
yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma karena tidak menghasilkan sesuatu
yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan diperhatikan dengan
seksama. Berapa lama sebuah. pesan seharusnya dapat diselesaikan? Dapatkah sebuah
pesan cukup disampaikan lewat telepon? Dapatkah menjawab pertanyaan lewat
memo? Berapa banyak surat yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus
diarsip? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi
2012
6
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
menghemat waktu dan uang. Dengan kata lain, pemborosan uang dan waktu dalam
organisasi akan dapat dikendalikan.
b. Memberi instruksi yang jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan
kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini manajer
mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu
apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi
(komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara
keseluruhan sehingga ia dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan memberi
instruksi. Komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena
kebutuhan perusahaan yang terns berkembang secara dinamis mempengaruhi arti
setiap pesan. Di samping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan
stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk
memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena, seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Coba bayangkan,
bila seorang manajer bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya
sendiri.
d. Melatih para penulis dan pembicara
Suatu organisasi dianjurkan untuk rnenyelenggarakan pelatihan keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan
masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan
falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar
kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa
berjalan lebih baik dan lancar.
2012
7
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
C. MENINGKATKAN KETERAMPILAN
KOMUNIKASI
Keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara,
sangat penting dan harus dimiliki oleh para pimpinan, karena merupakan faktor yang sangat
mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi. Beberapa keterampilan khusus yang
diperlukan adalah:
1. Membaca
2. Mendengarkan
3. Membuat atau melakukan percakapan yang menarik
4. Melakukan wawancara
5. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil
6. Berpidato dan melakukan presentasi
7. Menulis surat, memo, dan laporan
Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi,
mempunyai peran penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Untuk
melakukan komunikasi secara efektif, perlu ada pemilihan pola komunikasi, apakah
menggunakan saluran komunikasi formal atau informal.
Saluran komunikasi formal meliputi empat bentuk komunikasi yaitu komunikasi ke atas,
komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal/lateral, dan komunikasi diagonal. Bila
komunikasi formal, saluran komunikasi didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan
yang telah diatur sesuai jenjang hirarkinya, dalam komunikasi informal saluran informasi
tidak lagi didasarkan pada jenjang hirarkinya. Hal ini membuat saluran komunikasi
nonverbal lebih luwes / leluasa.
Dengan demikian berkembangnya suatu organisasi, sebagian tanggung jawab dan
wewenang
didelegasikan
kepada
bawahan.
Salah
satu
faktor
penting
dalam
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, adalah adanya unsur kepercayaan yang
besar pada diri pimpinan terhadap bawahannya.
2012
8
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Tanpa melihat di mana seseorang bekerja atau apa yang dilakuakan, komunikasi
mempunyai peran yang sangat penting bagi kemajuan karirnya. Dengan melakukan
penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki penentuan
tujuan yang realistik, dan latihan berbagai bentuk komunikasi, keterampilan komunikasi
akan dapat ditingkatkan.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan asset penting bagi
pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang
tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga
mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.
D. FAKTOR PENGHAMBAT
KEBERHASILAN KOMUNIKASI
Komunikasi tidak selamanya berjalan dengan lancar. Banyak faktot yang dapat
menghambat komunikasi. Ig. Wursanto (1999) mengemukakan enam hambatan dalam
komunikasi:
a. Rintangan yang bersifat teknis antara lain kurangnya sarana dan prasarana yang
diperlukan oleh organisasi, kondisi fisik yang tidak memungkinkan untuk berkomunikasi,
penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai.
b. Rintangan perilaku seperti pandangan apriori, prasangka yang didasarkan pada emosi,
suasana otoriter, ketidakmauan untuk berubah, dan sifat yang egosentris.
c. Rintangan bahasa. Bahasa menunjukkan intelektualitas seseorang, sehingga sebagian
orang mempergunakan bahasa yang tinggi, misalnya bahasa/istilah asing tanpa
menghiraukan kemampuan orang yang diajak berbicara. Hal itu dapat menimbulkan
salah pengertian.
d. Rintangan struktur. Rintangan yang disebabkan perbedaan tingkat dan pekerjaan.
e. Kadang-kadang seorang bawahan merasa malu atau takut (sungkanisme) apabila
berhubungan dengan pimpinan yang menyebabkan komunikasi tidak dapat berjalah
sesuai yang diharapkan.
f. Rintangan jarak atau rintangan geografis. Komunikasi lebih mudah apabila terjadi
interaksi di suatu tempat yang tidak berjauhan.
2012
9
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
g. Rintangan latar belakang. Setiap orang mempunyai latar belakang berbeda-beda (latar
belakang sosial & pendidikan). Perbedaan itu dapat menimbulkan suatu gap dalam
proses komunikasi.
Rintangan struktur atau rintangan organisasi adalah salah satu rintangan yang sering
dijumpai dalam organisasi. Untuk menghindari rintangan struktur dapat melalui cara:
a. Pimpinan harus lebih terbuka (supel dan mau bergaul dengan bawahan, mengadakan
open house kepada bawahan secara kontinu dan merata.
b. Harus ada keberanian pada diri sendiri. Bawahan harus mempunyai pandangan bahwa
pimpinan juga manusia, sesama umat Tuhan, hanya berbeda tingkat kedudukannya
dalam jenjang struktur organisasi.
c. Hubungan jangan terlalu formal. Hubungan antara atasan dan bawahan yang terlalu formal
akan membuat suasana menjadi kaku. Dalam rangka pembinaan dan peningkatan moral
(semangat kerja) pegawai, hubungan yang terlalu formal kurang dapat diterapkan.
d. Sebaliknya hubungan yang bersifat informal akan lebih berhasil, karena hubungan informal
lebih bersifat hubungan dari hati ke hati, sehingga lebih bersifat familier.
2012
10
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
2012
11
Komuniikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id