MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Organisasi Konsep Utama Komunikasi Organisasi Fakultas Program Studi Ilmu Komunikasi Public Relations Tatap Muka 03 Kode MK Disusun Oleh MK10230 Reddy Anggara, S.IKom., M.IKom. Abstract Kompetensi Diisi dengan abstract Diisi dengan kompetensi A. KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI Setiap peristiwa komunikasi yang dilakukan manusia berada dalam sebuah setting tertentu. Di depan sudah disampaikan bahwa ilmu komunikasi berkaitan dengan interaksi antar manusia. Manusia berkomunikasi dalam kehidupannya sesuai dengan kondisi dan habitat masing-masing. Tindakan komunikasi dalam interaksi tersebut berada dalam konteks atau sitausi tertentu. Secara luas konteks di sini berarti semua factor di luar orang-orang yang berkomunikasi yang terdiri dari : a. Aspek yang bersifat fisik seperti iklim, cuaca, suhu udara, bentuk ruangan, warna dinding, penataan tempat duduk, jumlah peserta komunikasi dan alat yang tersedia untuk menyampaikan pesan. b. Aspek psikologis seperti sikap, kecenderungan, prasangka dan emosi para peserta komunikasi c. Aspek social seperti norma kelompok, nilai social dan larakteristik budaya d. Aspek waktu yakni kapan waktunya berkomunikasi ( hari apa, jam berapa, pagi, siang, sore atau malam) Beberapa pakar mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya. Konteks komunikasi diuraikan secara berlainan. Istilah-istilah lain juga digunakan untuk merujuk pada konteks ini. Selain istilah contex yang lazim, juga digunakan istilah tingkat (level), bentuk (type), situasi (stuation), keadaan (setting), arena, jenis (kind), cara (mode), pertemuan (encounter) dan kategori. Menurut Verdeber konteks komunikasi terdiri dari konteks fisik, konteks social, konteks historis, konteks psikologis dan konteks cultural. Indikator paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Untuk itu maka dikenal komunikasi intra pribadi, komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok (kecil), komunikasi public dan komunikasi organisasi serta komunikasi massa. Tindakan komunikasi dapat dilakukan dalam berbagai macam cara, baik secara verbal (dalam bentuk kata-kata secara lisan ataupun tertulis) maupun non verbal (tidak dalam bentuk kata-kata, misalnya gestura, sikap, tingkah laku, gambar-gambar dan bentuk-bentuk lainnya yang mengandung arti). Tindakan komunikasi juga dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. 2012 2 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Berbicara secara tatap muka, berbicara melalui telepon, menulis surat kepada seseorang. Sementara yang termasuk tindakan komunikasi tidak langsung adalah tindakan komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan medium atau alat perantara seperti penyampaian informasi melalui surat kabar, majalah, radio, TV, film, atau internet. Peristiwa komunikasi dapat terjadi dalam berbagai konteks kehidupan manusia, mulai dari kegiatan yang bersifat individual diantara dua orang atau lebih, kelompok, keluarga, organisasi, melalui media atau dalam konteks publik secara lokal, nasional, regional dan global. Tuntutan semakin spesifiknya pengetahuan termasuk komunikasi menambah signifikansi komunikasi untuk dipelajari secara mendalam dan khusus. Muncul profesiprofesi yang menggunakan basis komunikasi secara intensif untuk menjalankan fungsi dan perannya seperti praktisi Broadcasting, Public Relations, Marketing Communication, dan Advertising. Keterampilam yang menjadi profesi ini membutuhkan pula keterampilan dan seluk bagaimana berkomunikasi dalam interaksi dan operasionalisasi profesinya. B. Persepsi mengenai komunikasi organisasi Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi sebagai dasar untuk organisasi. Sejalan dengan perkembangannya para ahli belum mempunyai persepsi yang sama mengenai komunikasi organisasi, persepsi yang diberikan para ahli pun menjadi banyak dan beragam. Dari sekian banyak persepsi mengenai komunikasi organisasi, maka berikut ini diantaranya : 1. Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk bidang ini adalah : komunikasi internal hubungan manusia hubungan persatuan pengelola komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan) komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan) komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi) keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program. 2012 3 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi. 3. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 4. Persepsi Thayer Thayer menggunakan pendekatan sistem secara umum dalam memandang komunikasi organisasi. Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu : a. berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi; b. berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk; c. berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklan dan latihan). 5. Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas. Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi ada beberapa hal yang dapat disimpulkan : Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya. 2012 4 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id C. Definisi dan Konsep Kunci Komunikasi Organisasi Goldhaber (1986) definisi komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah. Dari definisi tersebut terdapat tujuh konsep kunci yaitu : 1. Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan : bahasa (verbal dan non-verbal) penerima (internal dan eksternal) metode difusi (bagaimana pesan disebarluaskan) arus tujuan dari pesan (berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan dan inovasi/Redding dalam Goldhaber, 1986). Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi informasi, mengatur, membujuk dan mengintegrasikan). 3. Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh faktor yang masing-masing mempengaruhi jaringan komunikasi yaitu : hubungan peranan (formal dan informal) arah dan arus pesan (komunikasi kepada atasan, komunikasi kepada bawahan dan komunikasi horizontal) 2012 isi dari pesan 5 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 4. Keadaan saling tergantung Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagaian lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. 5. Hubungan Karena organisasi merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari. 6. Lingkungan Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan : Lingkungan internal (karyawan, golongan fungsional dari organisasi, komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk/jasa dsb) Lingkungan eksternal ( pelanggan, kompetitor, teknologi, dsb). 7. Ketidakpastian Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugastugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi. D. Pendekatan komunikasi organisasi Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu : 1. Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti : 2012 Memproses informasi dan lingkungan Mengadakan identifikasi 6 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Melakukan intergrasi dengan organisasi lain Menentukan tujuan organisasi 2. Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti : Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi 3. Pendekatan Individual Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual : 2012 Berbicara pada kelompok kerja Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat Menulis dan mengonsep surat Berdebat untuk suatu usulan 7 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Daftar Pustaka Pace, R. Wayne & F. Faules, Don, Komunikasi Organisasi (Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan), Editor : Deddy Mulyana, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000. 2012 8 Komunikasi Organisasi Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id