Definisi Struktur Organisasi

PERTEMUAN 3
MANAJEMEN & ORGANISASI
Definisi Manajemen
Menurut Encyclopedia of the Social Science:
Manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan
suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Menurut Manullang:
Manajemen
adalah
seni
dan
ilmu
perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan
sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah di tetapkan.
Tingkatan manajemen
Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :
1. Tingkat perencanaan strategis
contoh : Direktur, Wakil Direktur
2. Tingkat pengendalian manajemen
contoh : Kepala Divisi, Kepala Bagian
3. Tingkat pengendalian operasional
contoh : supervisor, mandor, leader
• Piramida organisasi
(R. Antoni)
TOP
MIDDLE
LOW
PERENCANAAN STRATEGIS
PENGENDALIAN MANAJEMEN
PENGENDALIAN OPERASIONAL
Fungsi manajemen
1. Planning.
Merencanakan (plan) apa yang akan dilakukan.
2. Organizing.
Mengorganisasikan
(organize)
untuk
mencapai
rencana tersebut.
3. Staffing.
Menyusun staf (staff) organisasi dengan sumber daya
yang diperlukan.
4. Directing.
Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan
(direct) untuk melaksanakan rencana.
5. Controlling.
Mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya
agar tetap beroperasi secara optimal.
Manajemen & Sifat Informasi
Karakteristik Informasi yang diperlukan oleh masingmasing Tingkat Manajemen :
A. Sumber Informasi : Eksternal / Internal
Tingkatan
Manajemen
Karakteristik
Top
Membutuhkan informasi dari
internal &
eksternal
(pemerintah,
masyarakat,
pesaing,supplier)
Membutuhkan informasi
bersifat tengahtengah antara top & low manajemen
Membutuhkan informasi internal & sedikit
eksternal (misal dari supplier )
Middle
Low
B. Lingkup Informasi : Global / Parsial
Tingkatan
Karakteristik
Manajemen
Top
Memerlukan informasi organisasi secara
global, informasi dari seluruh komponen
organisasi
Middle
Membutuhkan informasi semi global dan semi
parsial. Mengkoordinasikan antar departemen
Low
Memerlukan informasi bersifat lokal atau
parsial yang berhubungan dengan departemen
masing-masing
C. Kurun Waktu Informasi : Jangka Panjang /
Pendek
Tingkatan
Manajemen
Karakteristik
Top
Memerlukan informasi untuk jangka panjang.
Rentang waktu jangka panjang tergantung
jenis perusahaan.
Membutuhkan informasi jangka menengah
Middle
Low
Membutuhkan informasi jangka pendek
D. Kelengkapan Informasi : Hal-hal Pokok /
Lengkap
Tingkatan
Karakteristik
Manajemen
Top
Memerlukan Laporan hanya pokok-pokok
permasalahan
Middle
Memerlukan Laporan semi pokok
Low
Memerlukan Laporan yang lengkap seputar
bagian masing-masing
E. Kerincian Informasi : Ringkas / Rinci
Tingkatan
Karakteristik
Manajemen
Top
Membutuhkan informasi berupa ringkasan,
biasanya dalam bentuk grafik atau diagram
Middle
Memerlukan informasi semi ringkas
Low
Memerlukan informasi yang rinci/detail
F. Kerangka Waktu : Masa Depan/Masa Lalu
Tingkatan
Manajemen
Top
Karakteristik
Membutuhkan informasi tentang masa depan
Middle
Memerlukan informasi masa lalu (historis)
Low
Memerlukan informasi masa lalu (historis)
G. Saat Penyajian Informasi : Sesuai Kebutuhan
/ Periodik Rutin
Tingkatan
Karakteristik
Manajemen
Top
Membutuhkan informasi sesuai kebutuhan
terutama pada saat akan membuat keputusan
Middle
Memerlukan informasi semi periodik
Low
Memerlukan informasi secara periodik rutin
untuk keperluan evaluasi secara teratur
Peran manajerial, menurut Mintzberg
1. Peran antar pribadi
a. Figurehead (kepala)
b. Leader (pemimpin)
c. Liasion (penghubung)
2. Peran informasi
a. Monitor (pemantau)
b. Disseminator (pewarta)
c. Spokesperson (juru bicara)
3. Peran keputusan
a. Enterpreneur (wirausaha)
b. Disturbance handler (pemecah masalah)
c. Resource allocation (pembagi sumber daya)
d. Negotiator (perunding)
• Keahlian manajer
1. Keahlian komunikasi
2. Keahlian pemecahan masalah
• Pengetahuan dasar manajer
1. Mengerti komputer
2. Mengerti informasi
KONSEP DASAR ORGANISASI
• Definisi Organisasi :
Suatu sistem perilaku orang-orang yang saling berinteraksi
dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas
• Definisi Struktur Organisasi :
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubunganhubungan diantara fungsi-fungsi
STRUKTUR ORGANISASI :
1. Organisasi Lini
2. Organisasi Lini & Staff
3. Organisasi Fungsional
Struktur Lini
Ciri :
a. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat
langsung melalui satu garis wewenang
b. Jumlah karyawan sedikit
c. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan
d. Organisasi kecil
Direktur
Kabag A
Kabag B
Kabag C
Struktur Lini
Keuntungan
a. Kesatuan pimpinan berada dalam satu tangan
b. Pengambilan keputusan cepat
c. Garis pimpinan tegas
d. Pengendalian secara ketat dapat dilaksanakan
Kelemahan
a. Tidak dapat dibedakan antara tujuan pribadi dengan
tujuan perusahaan
b. Kecenderungan pimpinan diktator
c. Organisasi terlalu bergantung pada satu orang
d. Kesempatan karyawan berkembang terbatas
Struktur Lini & Staff
Ciri :
a. Organisasi besar dan komplek
b. Jumlah karyawan besar
c. Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
DIREKTUR UTAMA
STAFF
MANAJER PRODUKSI
MANAJER
PEMASARAN
STAFF
Struktur Lini & Staff
Keuntungan
a. Pimpinan tetap berada pada satu tangan
b. Adanya pembagian tugas yang jelas
c. Bakat dapat dikembangkan
Kelemahan
a. Tidak ada perbedaan antara perintah dan bantuan
b. Solidaritas karyawan kurang, karena tidak saling
mengenal
c. Persaingan kurang sehat sering terjadi
Struktur Fungsional
Ciri :
a. Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal
c. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa
atasan.
PRESIDEN DIREKTUR
DIREKTUR
PERENCANAAN
PROYEK A
DIREKTUR
TEKNIK
PROYEK B
PROYEK C
Struktur Fungsional
Keuntungan
a. Karyawan dapat terampil di bidang masing-masing
b. Efisiensi & produktifitas dapat ditingkatkan
c. Solidaritas, moral & disiplin karyawan tinggi
Kelemahan
a. Pekerjaan kadang-kadang sangat bosan
b. Karyawan hanya mementingkan bidangnya
Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki
dimasa depan. Menggambarkan aspirasi masa depan
tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya.
Misi
Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan dalam
usahanya mewujudkan Visi yang telah dirumuskan.
Tugas Kelompok (dilakukan dalam
kelas):
Rancanglah Sebuah Perusahaan atau Organisasi
beserta Visi, Misi dengan struktur organisasi :
1. Organisasi Lini
2. Organisasi Lini & Staff
3. Organisasi Fungsional
1. Organisasi Lini
Sistem : Analisa Sistem Penyewaan Lapangan Futsal
Pada Lapangan Futsal ABC Jakarta
Owner
Kasir
Cleaning
Servis
Gambar Tampilan Struktur Organisasi Lini
Visi :
Menjadikan ABC futsal sebagai lapangan futsal
pertama dengan fasilitas modern, lengkap dan
menjamin keselamatan serta menjadi lapangan futsal
utama.
Misi :
a. Menambahkan carpet vinile pada lapangan agar
mengurangi dampak cidera bagi pemain futsal.
b. Meminjamkan bola secara gratis bagi penyewa
lapangan.
c. Mengadakan perlombaan kompetisi futsal.
d. Menyediakan lahan parker yang luas.
2. Organisasi Lini & Staff
Sistem : Analisa Sistem Pendistribusian Furniture Pada
UD. Furniture ABC
Pimpinan
Manajer
Penjualan
Bagian
Gudang
Bagian Adm.
Penjualan
Gambar Tampilan Struktur Organisasi Lini dan Staff
Visi :
Memeberikan kesejahterahan kepada karyawan dan
menjadi distributor furniture terbesar di wilayah Jakarta
Misi :
a. Menyediakan jasa pengiriman produk yang cepat
b. Melakukan promosi secara berkala untuk
memasarkan produk Furniture
c. Terus berinovasi terhadap model-model yang baru
3. Organisasi Fungsional
Sistem : Analisa Sistem Pengolahan Data Karyawan
pada Akademi ABC
Direktur
Kajur
MI
Dosen A
Kajur
KA
Dosen B
Dosen C
Gambar Tampilan Struktur Organisasi Fungsional
Visi :
Menjadi Akademi Unggulan dibidang Teknologi
Informasi yang dilandasi Budi Pekerti Luhur.
Misi :
Menghasilkan tenaga terampil dibidang teknologi
informasi yang berkualitas, inovatif serta Berbudi
Pekerti Luhur dan menguasai dasar berpikir ilmiah
dibidang teknologi informasi yang profesional serta
mampu mengaplikasikan ilmu teknologi informasi
1.
Tingkatan Manajer yang berada pada tingkatan
pengendalian manajemen adalah :
a. Mandor
c. Direktur
b. Supervisor
d. wakil direktur
e. Kepala Divisi
2.
Yang termasuk dari Struktur Organisasi , kecuali :
a. Lini
c. Lini & Staff
b. Staff
d. Fungsional
e. semua benar
2.
Yang termasuk dari Struktur Organisasi , kecuali :
a. Lini
c. Lini & Staff
b. Staff
d. Fungsional
e. semua benar
3.
Suatu sistem perilaku orang-orang yang saling
berinteraksi dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas
disebut :
a. Organisasi
c. Struktur Organisasi
b. Sistem
d. Manajemen
e. Sistem Informasi
3.
Suatu sistem perilaku orang-orang yang saling
berinteraksi dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas
disebut :
a. Organisasi
c. Struktur Organisasi
b. Sistem
d. Manajemen
e. Sistem Informasi
4.
Pengetahuan dasar manajer adalah :
a. Komputer
c. Informasi
b. Bahasa Asing
d. Marketing
e. jawaban a dan c benar
4.
Pengetahuan dasar manajer adalah :
a. Komputer
c. Informasi
b. Bahasa Asing
d. Marketing
e. jawaban a dan c benar
5.
Untuk perusahaan atau organisasi yang besar,
kompleks dan mempunyai karyawan yang besar
menggunakan struktur organisasi :
a. Lini
c. Lini & Staff
b. Staff
d. Fungsional
e. Fungsional & Staf
5.
Untuk perusahaan atau organisasi yang besar,
kompleks dan mempunyai karyawan yang besar
menggunakan struktur organisasi :
a. Lini
c. Lini & Staff
b. Staff
d. Fungsional
e. Fungsional & Staf
1.
Tingkatan Manajer yang berada pada tingkatan
pengendalian manajemen adalah :
a. Mandor
c. Direktur
b. Supervisor
d. wakil direktur
e. Kepala Divisi