Karya Tulis - Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen

BAB I
PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Perkembangan informasi dewasa ini, membawa dampak terhadap kebutuhan
komunikasi yang semakin baik dan berkembang. Komunikasi yang baik dan lancar
akan menghasilkan arus informasi yang berguna untuk kebutuhan para manajer dan
bawahan untuk mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan tujuan yang
direncanakan. Oleh karena itu kebutuhan akan komunikasi sangat penting bagi
kehidupan perusahaan.
Setiap organisasi perusahaan bertujuan untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan sebelumnya, yaitu memaksimalkan laba yang nantinya akan dipergunakan
untuk kesejahteraan pegawai dan kelangsungan hidup perusahaan. Bila mana sasaran
atau tujuan perusahaan tercapai, diharapkan perusahaan mampu memberikan
rangsangan kepada pegawai guna meningkatkan prestasi kerja dalam pelaksanaan
tugas-tugasnya. Melihat beranekaragamnya permasalahan-permasalahan dibidang
ketenaga kerjaan yang terjadi didalam suatu organisasi perusahaan. Dapat dikatakan
bahwa komunikasi mempunyai peranan yang cukup dominan dan pontensial dalam
usaha pencapaiansasaran atau tujuan perusahaan.
Tetapi yang menjadi
persoalan sebenarnya bukan apakah manajer
berkomunikasi atau tidak, karena komunikasi merupakan bagian dari organisasi.
Dengan kata lain, komunikasi sendiri tidak dapat dielakkan dalam setiap fungsi
1
organisasi, bahkan komunikasi itu mungkin tidak efektif. Setiap manajer harus bias
menjadi seorang komunikator.
Sebelum menjadi seorang komunikator, terlebih dahulu manajer harus
mengetahui keinginan dan kemauan seorang bawahan. Kenyataan di lapangan
menyatakan bahwa banyak pegawai lebih menyukai komunikasi satu arah saja. Ini
biasanya terjadi pada perusahaaan yang sangat rapi, dimana permasalahan yang
dihadapi adalah masalah rutin.
Komunikasi mempunyai kaitan yang erat denga fungsi kepemimpinan dalam
organisasi perusahaan. Fungsi kepemimpinan yang dimaksud adalah berkomunikasi
secara efektif sehinggah menciptakan koordinasi yang baik diantara semua unit serta
individu dalam perusahaan. Mengingat bahwa organisasi perusahaan terdiri dari atas
beberapa departemen, dimana masing-masing departemen mempunyai tujuan dan
tanggung jawab yang berbeda dengan departemen lainnya, maka dibutuhkan
komunikasi yang baik antara unit departemen dalam pencapaian tujuan perusahaan
bersama. Selanjutnya sumber daya manusia yang didalam organisasi perusahaan
terdiri dari individu–individu yang berbeda sehinggah pemimpin harus mampu
mengarahkan perilaku masing-masing individu untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pada realita kehidupan organisasi sering kali bawahan dengan sengaja
menahan informasi yang menurut mareka kurang menyengkan atau akan tidak
menyengkan atasannya. Disamping itu dapat terjadi pemutarbalikan dan sikap
menutup-nutupi fakta sebenarnya karene bawahan tidak mau dianggap kurang
2
kompoten oleh atasannya. Jadi kepercayaan antara bawahan dengan atasan sangat
perlu dijalin, karena berdampak pada prestasi kerja pegawai.
Dapat dibayangkan hal yang akan menimpah suatu perusahaan apabila
kepercayaan antara bawahan dengan atasan tidak terjali dengan baik, maka prestasi
kerja pegawai akan menurun dan tujuan organiasi tidak dapat tercapai. Oleh karena
itu kepercayaan yang terjalin antara bawahan dan atasan akan menyebabkan
terjadinya komunikasi yang efektif. Komunikasi yang baik juga merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan yang mendapat kepercayaan
masyarakat.
Selain itu pemimpin juga harus mampu mengorganisasikan sumber daya
manusia dan sumber daya yang lainnya secara efektif dan efisien dengan
mengarahkan,
mengkoordinasikan
dan
memotivasi
serta
keinginan
untuk
memberikan kontribusi dan mengendalikan prestasi. Dengan alasan tersebut, maka
penulis menyajikan sebagai objek penelitian berjudul: Hubungan Komunikasi
Terhadap Prestasi Kerja Karyawan Pada Kantor Direksi PT.Perkebunan
Nusantara II Tanjung Morawa.
B. Rumusan Masalah
Masalah adalah kesenjangan antara sesuatu yang diharapkan (das sollen)
dengan kenyataan (das sein). Setiap perusahaan dalam pencapaian tujuan dan target
3
yang telah ditetapkan sering menghadapi berbagai masalah. Salah satu permasalahan
yang timbul adalah prestasi karyawan yang kurang baik, dimana disebabkan oleh
komunikasi yang kurang lancar di dalam perusahaan.
Adapun perumusan masalah yang disimpulkan oleh penulis adalah sebagai
berikut:“Apakah komunikasi
Berhubungan Positif dan Signifikan dengan
prestasi kerja Karyawan Pada PT. Perkebunan Nusantara II Kebun Sawit
Seberang? ”.
C. Hipotesis
Terjadinya suatu masalah tentunya disebabkan oleh pengaruh variabelvariabel tertentu. Untuk mengetahui dan menganalisis penyebab masalah tersebut
dibutuhkan suatu rumusan hipotesa.
Hipotesis adalah
suatu penjelasan sementara tentang perilaku,
fenomena, atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi.1
Berdasarkan hasil rumusan masalah diatas, penulis mencoba mengemukakan
hipotesa sebagai berikut: “Komunikasi memberikan Pengaruh yang signifikan
terhadap prestasi kerja pegawai ”.
D. Luas Dan Tujuan Penelitian
Luas penelitian:
1
Mudrajad Kuncoro, Ph, D. Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi. Edisi 3. Jakarta: Penerbit
Erlangga. 2009. Hal. 59.
4
Luas ruang lingkup penelitian pada bidang komunikasi yang sangat luas dan
kompleks, maka dalam pembahasan perlu diadakan pembatasan. Hal ini dilakukan
untuk menghindari kesimpangsiuran terhadap masalah yang diteliti ruang lingkup
penelitian dibatasi hanya mengenai pengaruh komunikasi terhadap prestasi kerja
pegawai pada PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) Kebun Sawit Seberang.
Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana usaha pimpinan dan karyawan untuk dapat
berkomunikasi dengan baik dan efektif sehingga tercapai prestasi kerja pegawai
yang baik
2. Untuk mengetahui bentuk dan pola komunikasi yang digunakan perusahaan
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang dialami perusahaan dalam
berkomunikasi
4. Untuk mengetahui bagaimana pengaruh komunikasi terhadap prestasi kerja
pegawai.
5. Untuk mengetahui tugas dan melengkapi persyaratan menyelesaikan studi dalam
memperoleh gelar strata satu (S1) Sarjana Ekonomi Jurusan Manajemen di
Universitas HKBP Nommensen Medan.
E. Metode Penelitian Dan Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang diperlukan, digunakan dua macam penelitian yaitu :
5
1. Penelitian Kepusatakaan (Library Research)
Yaitu suatu cara untuk mendapatkan data melalui sumber-sumber terbitan tertentu
yang berhubungan dengan objek penelitian yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembanding dalam penelitian skripsi seperti buku- buku, majalah, dan tulisan ilmah.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian lapangan ini dilakukan secara langsung pada objek yang dipilih, data
yang didapat ini adalah merupakan data primer, dan data sekunder, seperti struktur
organisasi, jumlah karyawan, bentuk komunikasi, pola komunikasi, media
komunikasi, rencana dan realisasi produksi.
3. Populasi dan Sampel
Populasi adalah “ himpunan individu atau objek yang banyaknya terbatas dan
tidak terbatas”.
Sampel adalah “sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi”. Dalam menentukan “jumlah sampel”, penulis menggunakan rumus yaitu”
n
Dimana :
N
N (d ) 2 1
n = sampel
N = populasi
d = derajat kebebasan (0.1)
Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan untuk memproleh data
dan bahan dilakukan dengan cara :
1. Observasi ( Pengamatan Langsung)
6
Yaitu pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang
diteliti.
2. Wawancara (Interview)
Yaitu Tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih secara langsung.
3. Angket (kuesioner)
Yaitu daftar pertanyaan atau pertanyaan yang dikirim kepada responden, baik
secara langsung atau tidak langsung ( melalui pos atau prantara).
F. Metode Analisa
Dalam mengadakan analisa, penulis menggunakan metode analisa deduktif
dan metode analisa deskriptif :
1. Metode Deskriptif
Yaitu
menyusun
data,
mengelompokkan,
kemudian
menganalisis
dan
menginterprestasi sehingga di peroleh gambaran yang sebenarnya tentang masalah
yang diteliti.
2. Metode Deduktif
Yaitu mengadakan analisa dengan menarik kesimpulan khusus dan teori yang
berlaku umum mengenai fakta yang dihadapi.
Dengan kedua metode tersebut, dibandingkanlah praktek yang diterapkan
perusahaan dengan kedua metode tersebut dan pada akhirnya ditarik beberapa
7
kesimpulan akhir, serta diberikan saran yang diharapkan berguna bagi perusahaan
sebagai jalan keluar atas pemecahan masalah yang dihadapi.
3. Metode Analisa Regresi
Regresi atau peramalan adalah proses memperkirakan secara sistematis
tentang apa yang paling mungkin terjadi dimasa yang akan datang berdasarkan
informasi masa lalu dan sekarang yang dimiliki agar kesalahannya dapat diperkecil.
Persamaan regresi dirumuskan:
Yˆ = a + bX
Dimana:
Yˆ = (baca Y topi) Subjek variabel yang terikat yang diproyeksi
X = variabel bebas yang mempunyai nilai tertentu untuk diprediksikan
a = nilai konstanta harga Y jika X = 0
b = nilai arah sebagai penentu ramalan yang menunjukkan nilai peningkatan (+) atau
nilai penurunan (-) variabel Y.
4. Skala Likert
Skala likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi
seseorang atau sekelompok tentang kejadian atau gejala sosial. Dalam penelitian
8
gejala sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti variabel-variabel
penelitian.
Dengan menggunakan skala likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan
menjadi dimensi, dimensi dijabarkan menjadi sub variable, kemudian sub variabel
dijabarkan lagi menjadi indicator-indikator yang terukur yang dapat diukur. Akhirnya
indikator-indikator yang terukur ini dapat dijadikan titik tolak untuk membuat item
instrumen yang berupa pertanyaan atau pertanyaan yang perlu dijawab oleh
responden. Setiap jawaban dihubungkan dengan bentuk pernyataan atau dukungan
sikap yang diungkapkan dengan kata-kata sebagai berikut :
Pernyataan Positif
Pernyataan Negatif
Sangat setuju (SS)
=5
Sangat setuju (SS)
=5
Setuju (S)
=4
Setuju (S)
=4
Netral (N)
=3
Netral (N)
=3
Tidak setuju (TS)
=2
Tidak setuju (TS)
=2
Sangat tidak setuju (STS) = 1
Sangat tidak setuju (STS) = 1
● Sangat puas (5)
● Sangat baik (5)
● Puas
● Baik
(4)
● Cukup Puas (3)
● Sedang
(3)
● Kurang Puas (2)
● Buruk
(2)
● Tidak puas (1)
● Buruk sekali (
(4)
9
BAB II
URAIAN TEORITIS
A. Pengertian dan Proses Komunikasi
10
1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian pesan kepada pihak lain . Dalam
organisasi atau perusahaan, komunikasi memiliki peran penting, terutama dalam
membentuk organisasi atau perusahaan.
Menurut Mohammad A. Ghani “Komunikasi adalah proses penyampaian
pesan, ide, lambang dari komunikator (sumber komunikasi) kepada komunikasi
(yang hendak dituju) baik melalui bahasa ucapan/verbal, isyarat, sikap,
maupun bahasa gerak (body language)”.2
Menurut Griffin, Riscky mendefinisikan bahwa “Komunikasi adalah proses
penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain”.3
Miftah Thoha mengemukakan bahwa “Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang
lain”.4
Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication: Principles and
Methods, Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu
melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan sistem simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.5
Menurut Richard L. Daft bahwa “Komunikasi adalah proses dimana
informasi ditukar dan dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan
maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku”.6
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan
suatu jembatan arti di antara orang-orang sehingga mereka dapat berbagi hal-hal yang
2
Mohammad A. Ghani, Sumber Daya Manusia Perkebunan Dalam Perseptif, Cetakan pertama.
Galia Indonesia, Jakarta. 2003. Hal 96
3
Griffin, Riscky, Manajemen.Edisi ketujuh, jilid dua. Erlangga, Jakarta.2004. Hal 105
4
Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, Edisi Pertama : Raja Grafindo Persada, Jakarta 2007, hal. 167.
5
Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga : Erlangga, Jakarta, 2006, hal. 3.
6
Richard L. Daft, Manajemen, Jilid Kedua, Edisi Keenam: Salembah Emapt, Jakarta 2006, hal. 414.
11
mereka rasakan dan ketahui. Dengan jembatan ini, sesorang dapat menyeberangi
suatu kesalahpahaman yang sedang terjadi.
Hal yang paling penting tentang komunikasi adalah bahwa ia paling sedikit
harus melibatkan dua orang, yaitu pengirim (sender) dan penerima (receiver).
2. Proses Komunikasi
Sebelum komunikasi berlangsung, kita memerlukan tujuan, yang dinyatakan
sebagai pesan yang harus disampaikan. Pesan itu disampaikan dari sumber (pengirim)
ke penerima. Pesan itu dikodekan (diubah ke dalam bentuk simbolik) dan diteruskan
melalui sejumlah medium (saluran) ke penerima, yang menerjemahkan ulang
(decoding) pesan yang dimulai oleh pengirim. Hasilnya adalah pentransferan makna
dari satu orang ke orang lain.
Model Proses terdiri dari tujuh bagian:
“a. Sumber Komunikasi
b. Pengkodean
c. Pesan,
d. Saluran
e. Decoding
f. Penerima
g. Umpan balik”.7
Sumber mengawali pesan dengan mengkodekan pikiran. Pesan adalah produk fisik
aktual dari sumber yang melakukan pengkodean. Bila kita berbicara, pembicaraan itu
adalah pesan. Bila kita menulis, tulisan itulah pesan. Ketika kita melakukan gerakan
isyarat, gerakan tangan dan ekspresi wajah kita itu merupakan pesan. Saluran adalah
7
Stephen P. Robbins, Perilaku Organisasi, Edisi Kesepuluh, Cetakan Ketiga : Indeks, Jakarta, 2008,
hal. 393.
12
medium tempat pesan dihantarkan. Saluran itu diseleksi oleh sumber, yang harus
menentukan apakah menggunakan saluran formal atau informal. Saluran formal
dibangun oleh organisasi dan berfungsi mengirimkan pesan yang berhubungan
dengan kegiatan profesional para anggota. Saluran-saluran formal secara tradisional
mengikuti rantai komando dalam organisasi. Bentuk-bentuk pesan lain, seperti yang
bersifat pribadi atau sosial, mengikuti saluran informal dalam organisasi. Penerimaan
adalah objek yang menjadi tujuan penyampaian pesan. Tetapi sebelum pesan dapat
diterima, simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang
dapat dimengerti oleh penerima. Langkah ini adalah pengkodean (decoding) pesan.
Kaitan terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik
merupakan pengecekan mengenai seberapa sukses kita menyampaikan pesan seperti
dimaksudkan semula. Umpan balik menentukan apakah pesan itu telah dipahami atau
tidak.
Gambar 2.1
Model Proses Komunikasi
Pesan
sumber
Pesan
pengkodean
Pesan
saluran
Pesan
decordin
gg
penerimaan
Umpan Balik
Sumber : Stephen P. Robbins, Perilaku Organisasi, Edisi Kesepuluh, Cetakan
Ketiga : Indeks, Jakarta, 2008, hal. 393.
13
Menurut Djoko purwanto, komunikasi memiliki enam tahapan yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan.
5. Penerima menafsirkan pesan.
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim.8
Keenam tahapan dalam proses komunikasi tersebut dapat digambarkan dalam
sebuah diagram menurut Djoko Purwanto yaitu :
Gambar 2.2
Tahapan Dalam Proses Komunikasi
Tahap 1
Pengirim mempunyai gagasan
Tahap 6
Penerima mengirim ide
pesan
Saluran
dan
Media
Tahap 2
Pengirim mengubah ide menjadi
pesan
Sumber : Djo
Tahap 3
Tahap 5
Penerima menafsirkan
pesan
Tahap 4
Pengirim mengirim pesan
Penerima menerima pesan
Sumber : Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, hal 12.
Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan
8
Djoko Purwanto, M.B.A. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Erlangga, Jakarta, 2006, hal 11
14
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus
menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau
audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan
kita. Dunia ini penuh berbagai macam informasi baik yang dapat dilihat, didengar,
dibaui, dikecap, maupun diraba. Ide-ide yang ada dalam benak disaring dan disusun
ke dalam suatu memori yang ada dalam jaringan otak, yang merupakan gambaran
persepsi kita terhadap kenyataan.
Tahap Kedua : Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau
dimengerti dengan sempurna. Proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam
pikiran, yang lalu diubah ke dalam bentuk pesan-pesan seperti dalam bentuk katakata, ekspresi wajah, dan sejenisnya, untuk kemudian disampaikan kepada orang lain.
Agar ide dapat diterima dan, dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus
memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud
(tujuan), audiens , gaya personal, dan latar belakang pesan.
Tahap Ketiga : Pengirim Menyampaikan Pesan
Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah
memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si
penerima pesan. Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan
terkadang relatif pendek, tetapi ada juga yang cukup panjang. Disamping itu, dalam
menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi, media tulisan maupun lisan
dapat digunakan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan
disampaikan.
15
Tahap Keempat : Penerima Menerima Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim
(komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan
tersebut. Jika seseorang menyampaikan sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin
bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.
Jika seseorang menyampaikan pidato di hadapan umum, para pendengar
sebagai audiens harus dapat mendengar apa yang dikatakan dan memahami pesanpesan yang disampaikan.
Tahap Kelima : Penerima Menafsirkan Pesan.
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia
dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah
dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya,
suatu pesan harus dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami
isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
Tahap Keenam : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpan Balik ke Pengirim.
Umpan balik adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi.
Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan
pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara
tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh
penerima pesan beraneka macam,
16
dapat berupa suatu senyuman, tertawa, sikap murung, cemburut, memberi komentar
sekilas (singkat) , anggukan sebagai pembenaran, atau pesan sacara tertulis.
B. Fungsi dan Bentuk Komunikasi
1. Fungsi Komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins komunikasi menjalankan empat fungsi utama
di dalam kelompok atau organisasi: “pengendalian, memotivasi, pengungkapan
emosi, dan informasi”.9 Komunikasi berfungsi mengendalikan perilaku anggota
dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hierarki wewenang dan garis
paduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para karyawan apa
yang harus dilakukan, seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dikerjakan untuk
memperbaiki kinerja yang dibawah standar.Komunikasi yang terjadi di dalam
kelompok merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota menunjukkan
kekecewaan dan kepuasan.
9
Stephen P. Robbins, Perilaku Organisasi, Edisi Kesepuluh, Cetakan Ketiga : Indeks, Jakarta, 2008,
hal. 392.
17
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok
untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan
mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
2. Bentuk Komunikasi
Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam
dunia bisnis, yaitu “komunikasi verbal dan nonverbal”.10
a. Komunikasi Verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia
bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis
maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan
terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
tercapai dengan baik. Jenis-jenis komunikasi verbal ada empat, yaitu menulis,
membaca, berbicara, dan mendengarkan.
Pada umumnya, untuk mengirim pesan-pesan yang lebih senang berbicara
daripada menulis. Alasannya, karena lebih praktis. Meskipun demikian, bukan berarti
penyampaian melalui tulisan tidak penting, karena tidak semua hal bisa disampaikan
secara lisan. Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan, misalnya memo, laporan, surat, dan sebagainya.
Untuk mendapatkan informasi orang-orang memerlukan keterampilan
mendengar dan membaca. Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang
berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah
10
Djoko Purwanto, M.B.A. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Erlangga, Jakarta, 2006, hal.5
18
mencatat informasi, yang berarti seseorang harus memusatkan perhatian pada
pembicaraan yang sedang berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya.
Selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi.
b. Komunikasi Nonverbal
Merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata mereka
telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan
tentang berbagai macam perasaan orang lain, benci, cinta, rindu, dan berbagai macam
perasaan lainnya. Komunikasi nonverbal mememiliki sifat yang kurang terstruktur
sehingga sulit dipelajari. Adapun beberapa jenis komunikasi nonverbal seperti arti
suatu warna dan gerakan-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke
waktu. Pada komunikasi nonverbal disampaikan secara spontan, komunikasi ini
sering tidak terencana, namun memiliki pengaruh yang besar.
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah keabsahannya hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan
yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Dengan komunikasi ini
seseorang dapat mendeteksi atau menegaskan kejujuran pembicaraan.
19
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan,
karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus
berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Menurut John V. Thill dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business
Kommunication, komunikasi verbal mempunyai 6 tujuan yaitu:
“1. Memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4.Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangakan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus” 11
C. Komunikasi Yang Efektif Dan Komunikasi Yang Efesien
Unsur-unsur pokok dalam komunikasi mencakup pengirim, yang bertanggung
jawab untuk mengkodekan pesan yang dimaksud kedalam simbol-simbol yang
bermakna, baik verbal maupun non verbal. Pesan dikirim melalui saluran tertulis atau
lisan
pada
penerimaan,
yang
selanjutnya
mengkodekan
kembali
atau
menginterprestasikan maknanya, yang sesuai atau tidak dengan maksud pengirim.
11
Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga : Erlangga, Jakarta, 2006, hal. 10.
20
Komunikasi yang efektif terjadi apabila pesan yang dimaksudkan dari
sipengirim dan makna yang diinterprestasikan oleh penerima adalah satu dan sama.
Komunikasi efektif merupkan proses dua arah yang memerlukan usaha dan
keterampilan baik sipengirim maupun sipenerima. Ini harus menjadi tujuan manajer
dalam setiap usaha komunikasi, namun hal ini tidak harus tercapai.
Komunikasi yang efisien terjadi pada biaya minimum dalam hubungannya
dengan sumberdaya yang digunakan. Waktu, secara khusus merupakan sumberdaya
yang penting dalam proses komunikasi.
Salah satu permasalahan yang dihadapi para manajer yaitu bahwa komunikasi
yang efisien tidak selalu efektif. Suatu komunikasi dengan biaya yang rendah dapat
menghemat waktu, tetapi tidak selalu membuat setiap orang memperoleh makna yang
sama dari pesan itu. Demikian pula dengan sebaliknya, komunikasi yang efektif bisa
tidak efisien.
Seorang manajer yang mengunjungi setiap karyawan dan menjelaskan
prosedur pekerjaan dapat menjadi bahwa karyawannya akan memahami pesan dari
komunikasi tersebut. Akan tetapi tindakan itu dapat tidak efisien jika manajer dan
karyawan saling berjauhan.
Manajer-manajer yang baik harus dapat mengetahui bagaimana cara untuk
memaksimalkan
keefektifan
dari
komunikasi
mempertahankan efisiensi dalam prosesnya.
21
mereka
sementara
tetap
Beberapa hambatan utama dari komunikasi yang efektif adalah menilai sumber,
penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif, masalah bahasa, bahasa
kelompok, perbedaan kerangka acuan, dan beban komunikasi yang berlebihan.
1. Menilai Sumber
Menilai sumber adalah penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan yang
dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut. Pengalaman
masa lampau komunikator berpengaruh terhadap pandangan dan reaksi penerima
terhadap gagasan, pendapat, saran maupun tindakan.
2. Penyaringan
Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang
negatif. Penyaringan ini pada umumnya terjadi pada komunikasi dari bawah ke atas
dimana informasi yang tidak menyenangkan atasan kemudian dihilangkan.
3. Tekanan Waktu
Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan,
dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi. Manajer
seringkali tidak memiliki banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap
bawahannya.
4. Mendengarkan Secara Selektif
Mendengarkan permasalahan secara selektif merupakan bagian dari permasalahan
besar persepsi selektif, di mana orang cenderung hanya mendengarkan bagian
22
tertentu dari informasi dan mengakibatkan bagian yang lain karena berbagai alasan.
Orang hanya mendengar apa yang ingin didengarkannya dan mengabaikan informasi
yang tidak diinginkannya.
5. Masalah Bahasa
Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada
kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu. Seringkali orang berpikir
bahwa mereka berbicara dalam bahasa dan pengertian sama, padahal kata-kata yang
diucapkannya memiliki arti yang berbeda bagi orang lain.
6. Bahasa Kelompok
Pada umumnya kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah
teknis yang hanya dimengerti oleh kelompoknya sendiri. Hal ini dimaksudkan selain
untuk mempercepat dan membuat komunikasi lebih efektif juga dimaksudkan untuk
menimbulkan perasaan memiliki, kepaduan maupun kebanggaan.
7. Perbedaan Kerangka Acuan
Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian
berdasarkan pada pengalaman yang sama. Jika di antara mereka yang berkomunikasi
tidak memiliki pengalaman yang sama maka komunikasi dapat terganggu. Orangorang dalam organisasi dari fungsi atau departemen yang berbeda menafsirkan
informasi yang sama dengan cara yang berbeda.
8. Beban Komunikasi Berlebihan
23
Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang mungkin dapat mereka tangani
maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan. Informasi
memang sangat dibutuhkan oleh manajer dalam proses pengambilan keputusan, tetapi
pesatnya kemajuan teknologi informasi itu menyebabkan manajer kebanjiran
informasi yang kemudian mengakibatkan mereka mengalami kesulitan untuk
menanggapi semua informasi yang disampaikan kepadanya.
D. Pola dan Hambatan-Hambatan Komunikasi
1. Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan dipakai antara satu organisasi
dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda.
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasai
formal dan saluran komunikasi nonformal.
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak
berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung
jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi
dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transpormasi
informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah
ke atas, komunikasi horizontal, komunikasi diagonal.
24
b. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi
yang ada ditranspormasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan
jalur hierarki yang ada. Namun, dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak
yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam
suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara orang yang satu dengan orang
yang lain.
Hal ini menyebabkan keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu
organisasi tidak dapat dielakkan. Biasanya jaringan ini dapat digunakan oleh para
manajer untuk memantau karyawannya melakukan tugas pekerjaan. Dalam jaringan
komunikasi informal orang-orang yang ada di dalam organisasi tanpa memperdulikan
jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan (jabatan), dapat berkomunikasi secara
leluasa. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum,
seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar keluarga, anak-anak, dunia,
olahraga, dan lain-lain. Kadangkala mereka juga berbicara hal-hal yang berkaitan
dengan situasi kerja dalam organisasinya.
2. Hambatan-Hambatan Komunikasi
Dalam berkomunikasi tidaklah mudah untuk melakukan komunikasi secara
efektif. Ada banyak hambatan yang bias merusak komunikasi. Berikut ini adalah
25
beberapa hal yang merupakan hambatan komunikasi yang harus menjadi perhatian
bagi komunikator dalam menyampaikan informasi.
1. Penyaringan
Penyaringan mengacu kepenngirim yang manipulasi informasi sedemikian rupa
sehingga akan tampak lebih menguntunngkan dimata sipenerima. Misalnya bila
Manajer memberitahukan atasannya apa yang dia rasa ingin didengar atasannya,
berarti dia sedanng menyaring informasi.
2. Persepsi Seleksi
Komunikasi secara selektif mellihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi,
pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya. Para penarimajuga
menjelaskan minat dan harapan mareka kedalam komunikasi ketika mareka
mendekodekannya.
3. Informasi Berlebihan
Setiap orang memiliki kapasitas terbatas untuk mengola data.bila informasi yang
digunakan berlebihan maka terjadilah informasi berlebihan.
4. Emosi
Emosi yang ekstrimseperti sorak kegirangan atau depresi paling mungkin
manghambat komunikasi efektif, dan tidak menghiraukan proses pemikiran yang
rasionaldan objektif serta menggantikannya dengan penilaian emosional.
26
5. Bahasa
Dalam menyampaikan informasi haruslah jelas agar dapat dimengerti, karena pada
tiap kata-kata bagi orang berbeda pula.
6. Kegelisahan Komunikasi
Hambatan yang paling besar adalah kegelisahan komunikasi atau kecemasan yang
melemahkan orang yang mengalami kegelisahan kominikasi mengalami ketegangan
dan kecemasan yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan, tulisan, atau
keduanya.
E. Prestasi Kerja dan Penilaian Prestasi Kerja
Menurut Dr.A. A. Anwar Prapu Mangkkunegara pengertian Kinerja (Prestasi
Kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh
seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya.12
Penilaian Prestasi Kerja adalah “ menilai rasio hasil kerja nyata dengan
standar kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan ”.13
Menurut T. Hani Handoko penilaian prestasi kerja (performance appraisal)
adalah “proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai
prestasi kerja karyawan”.14
Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan
memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.
12
Dr.A. A. Anwar Prapu Mangkkunegara, Drs., M.Si. Psi. Manajemen Sumber Daya Manusia
Perusahaan. PT Remaja Rosdakarya. Cetakan kedelapan. Bandung. 2008. Hal.67.
13
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan , Manajemen Sumberdaya Manusia, Edisi Revisi, Cetakan Ketujuh
, Bumi Aksara, Jakarta , 2005, hal. 87.
14
T. Hani Handoko. Manajemen Personalia dan Sumberdaya manusia, edisi 2. cetakan Keenam
belas. 2008. Hal. 135
27
Menetapkan
kebijaksanaan
berarti
apakah
karyawan
akan
dipromosikan,
didemosikan, dan atau balas jasanya dinaikkan.
Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan mengatakan bahwa ada beberapa “
tujuan dan kegunaan penilaian prestasi karyawan dapat dirincikan sebagai
berikut”15 :
1.
Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi,
demosi, pemberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa.
2.
Untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam
pekerjaanya.
3.
Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan di dalam
perusahaan.
4.
Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja,
metode kerja, struktur organisasi, gaya pengawasan, kondisi kerja, dan peralatan
kerja.
5.
Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan yang
berada dalam organisasi.
6.
Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi bagi karyawan sehingga dicapai
tujuan untuk mendapatkan performance kerja yang baik.
7.
Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan (supervisor
managers, administrator) untuk mengobservasi perilaku bawahan (subordinate)
supaya diketahui minat dan kebutuhan-kebutuhan bawahannya.
15
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan , Manajemen Sumberdaya Manusia, Edisi Revisi, Cetakan Ketujuh
, Jakarta , 2005, hal. 89
28
8.
Sebagai alat untuk bisa melihat kekurangan atau kelemahan-kelemahan masa
lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya.
9.
Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penetapan karyawan.
10. Sebagai alat untuk mengidentifikasikan kelemahan-kelemahan personel dan
demikian bisa sebagai bahan pertimbangan agar bisa diikutsertakan dalam
program latihan kerja tambahan.
11. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan.
12. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian pekerjaan ( job
description )
Pentingnya penilaian prestasi kerja yang rasional dan diterapkan secara
obyektif terlihat pada paling sedikit dua kepentingan, yaitu “kepentingan pegawai
yang bersangkutan sendiri dan kepentingan organisasi”.16
Bagi para pegawai, penilaian tersebut berperan sebagai umpan balik tentang
berbagai hal seperti kemampuan, keletihan, kekurangan dan potensinya yang pada
gilirannya bermanfaat untuk menentukan tujuan, jalur, rencana dan pengembangan
kariernya.
Bagi organisasi, hasil penilaian prestasi kerja para pegawai sangat penting arti
dan peranannya dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti
identifikasi kebutuhan program pendidikan dan pelatihan, rekrutmen, seleksi,
program pengenalan, penempatan, promosi, dan berbagai aspek lain.
F. Hubungan Komunikasi dengan Prestasi Kerja
16
Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Pertama, Cetakan
Keenam Belas : Bumi Aksara, Jakarta, 2008, hal 223.
29
Suatu organisasi maupun perusahaan tidak mungkin ada tanpa komunikasi.
Apabila tidak ada komunikasi, para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang
dilakukan teman sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan
para penyelia tidak dapat memberikan instruksi. Koordinasi kerja tidak mungkin
dilakukan, dan organisasi maupun perusahaan akan runtuh karena ketiadaan
komunikasi. Kerjasama menjadi sesuatu yang mustahil, karena orang-orang tidak
dapat mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaan mereka kepada orang lain.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan
yaitu :
“1.Persepsi
2.Ketepatan
3.Kredibilitas
4.Pengendalian
5.Keharmonisan/Keserasian”17
1. Persepsi
Seorang komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.
2. Ketepatan
17
Djoko Purwanto, M.B.A. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Erlangga, Jakarta, 2006, hal.16
30
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar
komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan
sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.
3. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme
yang tinggi bahwa audiens adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga,
komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang
ingin
disampaikan
kepada
pihak
lain
benar-benar
akurat
dan
dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan
terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator
tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut.
5. Keharmonisan/Keserasian
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai
tujuannyA
31
32