BAB I Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

BAB I
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
TIK
Setelah mempelajari materi ini , mahasiswa dapat;
• Memberikan definisi komunikasi dengan kata-kata sendiri dan
menyebutkan unsur-unsur komunikasi.
• Menjelaskan arti pentingngnya komunikasi yang efektif bagi
kesuksesan di dunia bisnis.
• Menguraikan karakteristik komunikasi bisnis yang efektif.
• Menguraikan perbedaan antara komunikasi verbal dan
komunikasi non verbal.
• Menjelaskan pentingnya etika dalam komunikasi bisnis.
• Mengidentifikasi hambatan-hambatan komunikasi.
Definisi Komunikasi
• Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006:3) komunikasi adalah
proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal,
maupun perilaku atau tindakan.
• Rogers, dalam Dewi (2007:3) komunikasi adalah suatu
proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau
melakukan pertukaran informasi thd satu sama lain yg pada
gilirannya akan tiba kepada saling pengertian.
Komunikasi Bisnis
• Purwanto (2006:3) adalah komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis yang mencakup berbagai bentuk komunikasi,
baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal
untuk mencapai tujuan tertentu.
• Priyatna dan Elvinaro (2009:25) Komunikasi bisnis
adalah komunikasi yang dilakukan antar manusia ,
manusia dengan institusi, institusi dengan institusi,
yang berkaitan dengan pertukaran barang /jasa
untuk memperoleh profit.
Gambar 1.1. Model Kommunikasi Berlo
4 Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lain
yaitu; effect, feedback, dan lingkungan
Sumber
(Source)
Pesan
(Message)
Saluran
dan
Media
Penerima
(receiver)
(channel)
Umpan
Balik
Lingkungan
Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset,
Yogyakarta, hal. 4
Efek
EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
• Komuniksi dianggap efektif hanya jika komunikan
memahami pesan dengan benar dan memberikan respon
sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator.
• Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yang efektif akan
membantu mengatur arus kerja, memperbaiki
hubungan bisnis, meningkatkan citra profesional, dan
memberikan berbagai manfaat lainnya (gambar 1.2)
Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif
Respon
stakeholder
lebih meningkat
Citra
profesional
lebih meningkat
Bahan
promosi
lebih jelas
Pemecahan
masalah lebih
cepat
KOMUNIKASI
YANG
EFEKTIF
Hubungan
bisnis lebih
kuat
Pengambilan
keputusan
lebih mantab
Produktivitas
lebih
meningkat
Arus kerja
lebih
mantab
Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5
Karakteristik Komunikasi yang Efektif.
1. Praktis.
Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi dapat
membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk
memahami keinginan pengirim.
2. Faktual.
Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan.
3. Padat.
Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua informasi.
4. Jelas.
Berisi pesan –pesan yang menghasilkan respon spesifik dari penerima.
5. Persuasif.
Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon sesuai
dengan cara yang pengirim inginkan.
Gambar: 1.2 Proses Komunikasi
Langkah 1
Pengirim
mempunyai ide
atau informasi
untuk dibagi
Langkah 2
Pengirim
menyandikan
ide
Umpan balik juga perlu disandikan, dikirim, dan diartikan
Langkah 3
Pengirim
mengirim
pesan
Langkah 4
Penerima
menerima
pesan
Langkah 6
Penerima
mengirim umpan
balik
Langkah 5
Penerima
mengartikan
pesan
Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta,
hal. 12
TUJUAN KOMUNIKASI
• Efek dari proses komunikasi dapat seperti yang
menjadi tujuan komunikasi atau sebaliknya.
• Secara umum tujuan komunikasi meliputi;
–
–
–
–
Perubahan sikap [attitude change]
Perubahan pendapat [opinion change]
Perubahan perilaku [behaviour change]
Perubahan sosial [social change]
Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti
2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan dan
pengendalian organisasi – melalui peraturan, prosedur,
perintah dan laporan.
3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkan
komitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya.
4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasi
menyediakan saluran komunikasi baik formal maupun
informal, yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik
Bentuk Dasar Komunikasi
• Komunikasi pada dasarnya terdiri dari dua
bentuk, yaitu:
1. Komunikasi verbal
2. Komunikasi non verbal
KOMUNIKASI VERBAL
• Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg digunakan
untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada pihak lain dengan
menggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan.
• Contoh
– Membuat dan mengirim suat pengantar barang kepada
pihak lain.
– seorang presenter membawakan acara musik di stasiun
televisi,
– seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat
kabar, atau
– seorang manajer menelpon bawahannya.
• Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar.
Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih
mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal.
Praktek Komunikasi Verbal
Praktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara:
1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing).
–
–
–
Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung lebih
menyukai berbicara ketimbang menulis.
Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebih
mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan
secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antara lain berupa surat,
memo, dan laporan.
2. Mendengar (listening) dan membaca (reading).
–
–
Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau mendapatkan
informasi ketimbang menyampaikannya.
Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan.
Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis
KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication)
Menulis
Membaca
9’ %
16 %
1
Mengirim
pesan
Berbicara
30 %
2
Menerima
pesan
Mendengarkan
45 %
KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication)
Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis, 2006:7
KOMUNIKASI NONVERBAL
• Komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan tanpa kata terucap dan tertulis.
• Komunikasi nonverbal memiliki sifat;
– Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari,
– Spontan dalam hal penyampaian pesan.
– Efisien
– Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai tingkat
kepercayaan yang tinggi thd kebenaran pesan-pesan yang
disampaikan lewat bahasa isyarat.
• Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan bahwa
tingkat kepercayaan yg bersumber dari pembicaraan orang,
hanya 7 % yg berasal dari bhs verbal , 38 % dari vokal suara
dan 55 % dari ekspresi wajah
FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL
Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesan nonverbal
yang dihubungkan dengan pesan verbal:
1. Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah mengatakan
penolakan, kita menggelengkan kepala.
2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa
sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan dengan
mengangguk-anggukkan kepala.
3. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain thd pesan
verbal. Misalnya anda ’memuji’ prestasi teman dengan mencibirkan bibir,
seraya berkata ”Hebat, kau memang hebat.”
4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal.
Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak
terungkap dengan kata-kata.
5. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahi nya.
Misalnya, anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dgn memukul meja.
Aneka Bentuk Komunikasi
Nonverbal
Bahasa
Simbol
Sentuhan
Ekspresi
wajah
Bahasa
Sandi
Bahasa
Tubuh
Intonasi
Suara
Penggunaan
jarak dan
waktu
Seragam
Etika Berkomunikasi
• Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika terdiri dari
semua informasi yang: relevan, benar secara akal sehat, dan tidak
menipu dengan cara apa pun.
• Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi yang salah
dan informasi yang menyesatkan.
• Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis harus melibatkan
tiga elemen yaitu:
1. Individu yang beretika
2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika
3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk mendukung
pemilihan keputusan dan tindakan etis.
•
Hambatan Komunikasi
Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan
dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan
pesan. Contoh; suara bising, cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal.
(transmisi).
Hambatan Semantik
Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan makna. Contoh;
orang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan istilah
rumit ,dsb
Hambatan Manusiawi
Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi, baik
komunikator maupun komunikan. Hambatan ini mencakup baik yang
berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, maupun faktor psikologis, seperti prasangka,
pikiran yang sempit.
Cara Mengatasi Hambatan dan
Memperbaiki Komunikasi
• Meminimumkan gangguan teknis.
• Mengadopsi pendekatan yang berpusat pada
penerima.
• Menyesuaikan keterampilan bisnis
• Memberikan – dan merespon – umpan balik
yang konstruktif.
• Menjjadi sensitif pada etka bisnis
• Memanfaatkan teknologi (bovee & Thill,2007)