Definisi Komunikasi Definisi Komunikasi Definisi

Definisi Komunikasi
BAB I
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
• Himstreet dan Baty dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI
adalah proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun
perilakuatau tindakan.
• Bovee dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI adalah proses
pengirimandan penerimaan pesan
• Rogers, dalam Dewi (2007:3) KOMUNIKASI adalah suatu proses
dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan
pertukaran informasi terhadap satu sama lain yang pada
gilirannya akan tiba kepada saling pengertian.
• Secara umum, KOMUNIKASI melibatkan minimal dua orang
atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan
dengan menggunakan cara berkomunikasi yang biasa dilakukan
oleh seorang melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal nonverbal.
Definisi Komunikasi
• Jenis KOMUNIKASI yang kita ketahui adalah:
a) Komunikasi Antar Pribadi (Interpersonal Communication)
merupakan bentuk dari komunikasi yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami
kedua pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal.
Misal: komunikasi antara teman, keluarga, tetangga dalam bentuk
bahasa gaul, bahasa tubuh, maupun bahasa gado-gado atau
campuran.
b) Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural / Cross-Cultural
Communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan
dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang
berbeda karena geografis tempat tinggal. Misal: komunikasi antar
daerah, wilayah, maupun negara.
c) Komunikasi Bisnis (Business Communication) merupakan
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal
maupun komunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi BISNIS
• Komunikasi Bisnis
(Business Communication) merupakan
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun
komunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu (Djoko Purwanto
(2011:5).
Definisi Komunikasi
• Perbedaan Komunikasi Antar Pribadi dan Komunikasi Bisnis:
.
URAIAN
Bisnis (Business Communication) adalah
komunikasi yang dilakukan antar manusia , manusia dengan institusi,
institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang
/jasa untuk memperoleh profit (Priyatna dan Elvinaro (2009:25)) .
KOMUNIKASI
BISNIS
Orientasi / Tujuan
Kepentingan Pribadi
Kepentingan Bisnis
Pokok Bahasan
Masalah Pribadi
Masalah Bisnis
Bahasa yang Digunakan
Informal, Bahasa Campuran
Formal, Baku
Format Penulisan
Tidak Standar, Fleksibel
Standar
Gaya Penulisan
Tidak Standar
Standar
Kertas Surat yang Digunakan
Tanpa Kop Surat
Dengan Kop Surat
Stempel / Cap
Tanpa Stempel / Cap
Dengan Stempel / Cap
Contoh
Surat Keluarga
Surat Bisnis
Model Komunikasi Berlo (David K. Berlo)
Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lain
yaitu; effect, feedback, dan lingkungan
Sumber
• Komunikasi
KOMUNIKASI ANTAR
PRIBADI
(Source)
Pesan
(Message)
Saluran
dan
Media
Penerima
(Receiver)
Efek
(Channel)
Umpan
Balik
Lingkungan
Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset,
Yogyakarta, hal. 4
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
1
• Komuniksi dianggap efektif
hanya jika
komunikan memahami pesan dengan benar
dan memberikan respon sesuai dengan apa
yang diinginkan oleh komunikator.
• Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yang
efektif akan membantu mengatur arus kerja,
memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkan
citra profesional, dan memberikan berbagai
manfaat lainnya (gambar 1.2)
Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif
Respon
stakeholder
lebih meningkat
Karakteristik Komunikasi yang Efektif.
1. Praktis.
Pemecahan
masalah lebih
cepat
Pengambilan
keputusan
lebih mantab
Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi
dapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan
atau untuk memahami keinginan pengirim.
2. Faktual.
Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan.
Citra
profesional
lebih meningkat
Produktivitas
lebih
meningkat
KOMUNIKASI
YANG
EFEKTIF
3. Padat.
Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua
informasi.
4. Jelas.
Bahan
promosi
lebih jelas
Arus kerja
lebih
mantab
Hubungan
bisnis lebih
kuat
Berisi pesan –pesan yang menghasilkan respon spesifik dari
penerima.
5. Persuasif.
Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon
sesuai dengan cara yang pengirim inginkan.
Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5
TUJUAN KOMUNIKASI
Proses Komunikasi
Langkah 1
Pengirim
mempunyai ide
atau informasi
untuk dibagi
Langkah 2
Pengirim
menyandikan
ide
Umpan balik juga perlu disandikan, dikirim, dan diartikan
Langkah 3
Pengirim
mengirim
pesan
Langkah 4
Penerima
menerima
pesan
Langkah 6
Penerima
mengirim
umpan balik
Langkah 5
Penerima
mengartikan
pesan
• Efek dari proses komunikasi dapat seperti
yang menjadi tujuan komunikasi atau
sebaliknya.
• Secara umum tujuan komunikasi meliputi;
– Perubahan sikap [attitude change].
– Perubahan pendapat [opinion change].
– Perubahan perilaku [behaviour change].
– Perubahan sosial [social change].
Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks,
Jakarta, hal. 12
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
2
Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih
pasti.
2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan dan
pengendalian organisasi – melalui peraturan, prosedur,
perintah dan laporan.
3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkan
komitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya.
4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasi
menyediakan saluran komunikasi baik formal maupun
informal, yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
KOMUNIKASI VERBAL
Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis
KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication)
Membaca
16 %
1
Mengirim
pesan
2
Menerima
pesan
Mendengarkan
Berbicara
30 %
45 %
KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication)
Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis, 2006:7
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
1. Komunikasi Verbal
merupakan salah satu komunikasi
yang lazim digunakan dalam bisnisuntuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada pihak lain dalam bentuk tulisan
maupun tulisan. Contoh:
• Membuat dan mengirim surat penawaran barang.
• Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan
perusahaan dihadapan penguji.
2. Komunikasi Non-Verbal, contoh:
• Mengerutkan dahi, menunjukkan sedang berpikir keras.
• Gambar Pria/Wanita yang terpasang di pintu toilet
menunjukkan kamar sesuai jenis kelamin.
• Membuang muka, menunjukkan sikap tidak senang
terhadap orang lain.
Praktek Komunikasi Verbal
• Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg digunakan
untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada pihak lain dengan
menggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan.
• Contoh
– Membuat dan mengirim suat pengantar barang kepada
pihak lain.
– Seorang presenter membawakan acara musik di stasiun
televisi,
– Seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat
kabar, atau
– Seorang manajer menelpon bawahannya.
• Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar.
Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan,
lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal.
Menulis
9%
Bentuk Dasar Komunikasi
Praktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara:
1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing).
• Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung lebih
menyukai berbicara ketimbang menulis.
• Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebih
mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar
komunikan.
• Pesan yang sangat penting dan kompleks
lebih tepat
disampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antara
lain berupa surat, memo, dan laporan.
2. Mendengar (listening) dan membaca (reading).
• Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau
mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya.
• Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat
diperlukan.
KOMUNIKASI NONVERBAL
• Komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang
diguna-kan untuk menyampaikan pesan tanpa kata
terucap dan tertulis.
• Komunikasi nonverbal memiliki sifat;
– Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari,
– Spontan dalam hal penyampaian pesan.
– Efisien
– Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai
tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran
pesan-pesan yang disampaikan lewat bahasa isyarat.
• Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan
bahwa tingkat kepercayaan yang bersumber dari
pembicaraan orang, hanya 7 % yg berasal dari bhs
verbal , 38 % dari vokal suara dan 55 % dari ekspresi
wajah
3
FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL
Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesan
nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal:
1. Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah
mengatakan penolakan, kita menggelengkan kepala.
2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal.
Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan
persetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala.
3. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang
lain terhadap pesan verbal. Misalnya anda ’memuji’ prestasi
teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata ”Hebat, kau
memang hebat.”
4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan
nonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat
penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata.
5. Aksentuasi,
yaitu
menegaskan
pesan
verbal
atau
menggarisbawahi-nya. Misalnya, anda mengungkapkan betapa
jengkelnya anda dengan memukul meja.
Aneka Bentuk Komunikasi Nonverbal
Bahasa
Simbol
Sentuhan
Bahasa
Tubuh
Intonasi
Suara
Ekspresi
wajah
Bahasa
Sandi
Seragam
Etika Berkomunikasi
Hambatan Komunikasi
• Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika
terdiri dari semua informasi yang: relevan, benar
secara akal sehat, dan tidak menipu dengan cara
apa pun.
• Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi
yang salah dan informasi yang menyesatkan.
• Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis
harus melibatkan tiga elemen yaitu:
1. Individu yang beretika
2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika
3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk
mendukung pemilihan keputusan dan tindakan
etis.
Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang
memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran
pengiriman dan penerimaan pesan. Contoh; suara bising,
cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal. (transmisi).
Hambatan Semantik
Semantik adalah
pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan
makna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yang
berbeda, menggunakan istilah rumit ,dsb
Hambatan Manusiawi
Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi,
baik komunikator maupun komunikan. Hambatan ini
mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual
manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi,
maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yang
sempit.
Cara Mengatasi Hambatan dan
Memperbaiki Komunikasi (Bovee & Thill,2007)
• Meminimumkan gangguan teknis.
• Mengadopsi pendekatan yang berpusat pada
penerima.
• Menyesuaikan keterampilan bisnis
• Memberikan – dan merespon – umpan balik
yang konstruktif.
• Menjjadi sensitif pada etka bisnis
• Memanfaatkan teknologi
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
4