BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN

BAB IV
PENULISAN DAN PENYELESAIAN
PESAN--PESAN BISNIS
PESAN
• Kelanjutan setelah proses perencanaan pesan
bisnis
yaitu
MENULIS
PESAN
dan
MENYELESAIKAN PESAN.
 Menulis pesan berkaitan dengan upaya
untuk
mengorganisir
pesan
dan
memformulasikan pesan.
 Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan
menyunting, memproduksi dan mencetak
pesan.
Pengorganisasian Pesan
• Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan
penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.
• Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata,
kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah
sederhana, mudah dimengerti, dan dapat
dilaksanakan.
• Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan
baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran
dan respon audien tidak seperti yang diharapkan.
Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik
 Menurut Djoko Purwanto (2011:102), Bovee & Thill
(2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang
dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
dengan baik.
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga
akan mempersulit penerima
dalam memahami
maksud pesan.
2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga
mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu
untuk membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga
subtansi pesan sulit dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena
perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan
pelengkap.
Cara Pengorganisasian Pesan
Cara Pengorganisasian Pesan
 Untuk mencapai pengorganisasian yang baik
diperlukan tiga langkah yaitu (Dewi, 2007:66) :
 Untuk mengorganisasi pesan-pesan dengan baik,
ada 4 (empat) hal yang diperhatikan (Djoko
Purwanto, 2011: 103):
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
1. Subjek dan Tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan
Subjek dan Tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan
cara yang logis.
4. Semua Informasi yang penting harus sudah
tercakup.
1
Cara Pengorganisasian Pesan
Menetapkan Ide Pokok
 Pesan yang tersusun dengan baik akan
membantu audiens:
1. Memahami pesan yang disampaikan.
2. Menerima Pesan.
3. Menghemat Waktu.
4. Mempermudah Komunikator.
 Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan
tujuan khusus.
Menetapkan Ide Pokok
 Bila pesannya panjang dan kompleks
maka
perlu dibuat outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang
satu dengan bagian lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih
sistematis, efisien dan efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral
pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide
pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan.
 Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan
bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok–yaitu
pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat
gambar 4.1)
Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok
Tujuan
Umum
Tujuan
Khusus
Topik
Ide Pokok
Memberi
informasi
Memberitahu cara Klaim
membuat berkas
asuransi
klaim asuransi
Penyimpanan berkas
yang tepat oleh
menghemat waktu dan
uang perusahaan
Membujuk
Meminta TM
menyetujui
kenaikan anggara
litbang
Para pesaing
membelanjakan dana
yang lebih banyak untuk
litbang daripada
perusahaan kita
Anggaran
litbang
Kolaborasi Menghimpun ide- Pembayaran Mengkaitkan gaji
ide untuk sistem
insentif
dengan laba,
insentif yang mengmemotivasi karyawan dan
kaitkan gaji dengan
mengurangi kompensasi
laba.
di tahun-tahun sulit.
Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis
Mengelompokkan Ide
Memilih Pendekatan
• Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide
pendukung.
 Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
 Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan Langsung / deduktif / Direct Approach.
 Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ideide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan Tak Langsung / Induktif / In-Direct Approach
 Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal
lalu diikuti ide pokok.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima
pesan.
 Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks
maka perlu dibuat outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu
dengan bagian lainnya.
 Menuntun
penyampaian
ide-ide
secara
lebih
sistematis, efisien dan efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa
bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
2
Gb. 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.
Pendekatan
langsung
Reaksi
penerima
Ingin
sekali/tertarik/senang/netral
Pembukaan Memulai dengan
ide pokok,
pesan
permintaan, atau
berita baik
Isi pesan
Penutupan
pesan
Berikan detail-detail
yang perlu
Tutup komentar
yang
menyenangkan
Pendekatan tidak langsung
Tidak senang
Tidak tertarik/ tidak
mau
Mulai dengan
pernyataan netral
sebagai transisi ke
alasan untuk berita
buruk
Mulai dengan
pernyataan atau
pertanyaan yang
dapat menarik
perhatian
Berikan alasan
untuk menjelaskan
jawaban negatif.
Sampaikan berita
buruk dan berikan
saran positif
Bangkitkan minat
penerima. Bangun
keinginan utk
mengikuti
Tutup dengan
ramah
Mintalah untuk
melakukan
tindakan
3. Pesan Bad News
 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan
berpotensi menimbulkan kekecewaan (misal
penolakan lamaran kerja, penolakan kredit).
Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung.
4. Pesan Persuasif
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena
penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan
tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
• Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis
baik secara lisan maupun tertulis perlu
memperhatikan hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim
digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan
pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan
pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan
multitafsir.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens,
(empat) bentuk organisasi pesan
terdapat 4
1. Permintaan Langsung (Direct request)
 Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo
yang penyampaian nya langsung pada poin yang
dituju.
 Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik
(msl penawaran produk baru) dan sebaiknya
menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan Rutin, Good News atau Goodwill
 Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara
rutin.
 Good news atau goodwill adalah berita baik (misal
penurunan harga) yang menimbulkan reaksi
menyenangkan
dari
penerima.
Cocok
menggunakan pendekatan langsung
Memformulasikan pesan
• Memformulasikan
pesan
penyusunan naskah bisnis.
adalah
proses
• Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali,
yang perlu mendapat perhatian
adalah
menentukan gaya dan nada.
– Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat
dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan
secara keseluruhan.
– Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada
yang sesuai dengan peristiwa.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
• Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
• Terdapat tiga jenis kalimat (Djoko Purwanto, 2011:119) yaitu;
– Kalimat Sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk
kalimat (satu subyek dan satu predikat).
Misal:
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di Gramedia kemarin
Andi mengirim pesanan buku ke konsumen
– Kalimat Majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen,
dan dihubungkan kata penghubung seperti dan, atau, tetapi.
Misal:
Adik membeli kertas dan Kakak mebeli buku.
Omzet penjualan nain 10%, tetapi keuntungan menurun 15%.
– Kalimat Kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
Misal:
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana biasa.
3
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF
• Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan
sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan
kedua kalimat sederhana.
• Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan (Djoko
Purwanto, 2011;120) ;
• Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih
rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
– Ilustrasi. Memberikan contoh dapat memberikan gambaran
yang dapat memperjelas ide pokok
– Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan
ide pokok.
– Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada
alasan-alasan mengenai sesuatu.
– Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa
kategori spesifik.
– Pembahasan pemecahan masalah.
4