bab 2 memahami komunikasi bisnis

BAB
MEMAHAMI KOMUNIKASI DALAM BISNIS.
2
Capaian Pembelajaran
Setelah Mempelajari Materi Ini Mahasiswa Akan Dapat:

Memahami pengertian, ciri-ciri dan tipe organisasi

Menjelaskan fungsi komunikasi dalam organisasi

Menjelaskan saluran komunikasi dalam organisasi

Memahami peranan komunikasi dalam organisasi bisnis

Memahami etika dalam komunikasi bisnis
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia
komunikasi, mulai bangun tidur hingga akan tidur kembali. Kegiatan komunikasi
yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi nonelektronik
atau konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi non
elektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat atau bahasa
tubuh dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (aneka macam
surat menyurat, surat kabar, majalah dan tabloit), sedangkan media komunikasi
elektronik adalah media audio visual (televisi), interkom, radio panggil, internet,
teleconverence, vidio converence, telpon seluler.
Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orangorang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak terlepas dari
kegiatan komunikasi. Oleh karena itu bagi mereka komunikasi merupakan faktor
yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat
mempergunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensioanal
maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.
2.1 PENGERTIAN ORGANISASI
Menurut Dewi (2007;21). Pada umumnya manusia akan mengikuti atau
masuk sebagai anggota suatu organisasi tertentu, seperti organisasi bisnis,
23
organisasi nirlaba, organisasi politik, organisasi pekerja, organisasi keagamaan.
Organisasi adalah suatu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja, yang
trdiri dari dua orang atau lebih, yang didirikan untuk jangga waktu lama
(Haryani,2001;36)
2.1.1 Ciri-Ciri organisasi
Secara umum organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab
Pembagian tugas dan tangung jawab dimaksudkan untuk mempermudah
pencapaian tujuan
2. Adanya pusat kekuasaan
Pimpinan atau atasan merupakan pusat kekuasaan dalam suatu organisasi
3. Adanya substitusi sumber daya manusia
Dalam organisasi sering terjadi substitusi (pergantian) sumber daya manusia.
4. Adanya ketergantungan antar anggota
Sebagai suatu sistem, organisasi terbagi atas berbagai berbagai subsistem yang
saling berhubungan (saling keterkaitan)
5. Adanya koordinasi antar komponen
Antarkomponen dalam organisasi selalu melakukan koordinasi, baik secara
lisan maupun secara tertulis
6. Adanya interaksi yang berulang-ulang
Organisasi melakukan kegiatan yang berulang-ulang (kontinu) dan permanen.
(Interaksi organisasi berhenti bila organisasi tersebut bubar).
2.1.2 Tipe Organisasi
Jika dilihat dari orientasi terhadap laba, organisasi dibagi atas dua tipe
1. Organisasi yang berorientasi laba (profit oriented organization)
Laba
digunakan
untuk
membiayai
operasi
dan
pengembangan
organisasi.organisasi seperti ini disebut dengan organisasi bisnis.
2. Organisasi nirlaba (non profit oriented organization)
Kegiatan dari organisasi ini tidak semata-mata untuk memperoleh laba. Contoh
rumah sakit, lembaga pendidikan, panti asuhan, lembaga swadaya masyarakat.
24
2.2 FUNGSI KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Apapun bentuk organisasinya, komunikasi akan berfungsi;
1. Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak sekali informasiuntuk
menyelasaikan tugas-tugas mereka. Informasi ini berkaitan dengan upaya
organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Pengendalian (Regulatory)
Komunikasi
berfungsi
sebagai
pengatur
dan
pengendali
organisasi.
Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah,dan laporan.
3. Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide
atau gagasan/tugas
4. Integratif
Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagai menjadi beberapa bagian
atau departemen akan tetap merupakan satu kesatuan yang utuh dan terpadu.
2.3
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Orang-orang dalam organisasi akan saling melakukan komunikasi. Komunikasi
yang terjadi antara orang-orang dalam organisasi disebut komunikasi internal.
Di samping itu, organisasi juga perlu melakukan komunikasi dengan fihak luar
seperti pemasok, pelanggan, kreditur disebut dengan komunikasi eksternal.
Jika ditinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi terdiri atas saluran formal
dan informal.
2.3.1 Saluran Komunikasi Formal.
Saluran formal merupakan saluran komunikasi resmi yang mengikuti rantai
komando dalam struktur organisasi. Komunikasi formal bisa terjadi secara
vertikal maupun horisontal. Komonikasi vertikal merupakan komunikasi yang
terjadi antara atasan dengan bawahan berbentuk perintah, pengarahan, dan
pelatihan. Komunikasi horisontal merupakan komunikasi yang trjadi di antara
rekan sekerja dengan tingkat herarki yang sama.
25
2.3.2
Saluran Komunikasi Informal
Komunikasi informal itu sering disebut desas desus rumor, atau selentingan.
Percakapan antarindividu dalam organisasi tidak bisa dihindari, percakapan
tersebut biasanya menyangkut masalah pribadi. Dan komunikasi informal juga
bisa mengalir ke atas, ke bawah, dan ke samping. Komunikasi informal atau desas
desus atau rumor bisa berdampak negatif dan bisa juga positif.
2.4 KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan disebut komunikasi bisnis.
Komunikasi yang terjadi di perusahaan bisnis bisa berupa komunikasi internal,
komunikasi eksternal, bersifat formal maupun informal, dan dapat berbentuk
verbal maupun nonverbal.
Komunikasi bisnis, baik secara lisan maupun tertulis, memiliki karakter sebagai
berikut:
1. Pesan disusun untuk audiens yang membutuhkan informasi, oleh karena itu
pemahamn terhadap audiens sangatlah penting.
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan waktu dan biaya. Pesan bisnis
disampaikan berdasarkan tingkat kepentingannya.
3. Pesan bisnis disusun untuk lebih dari satu tujuan
4. Walaupun terjadi hal-hal yang mengecewakan, pesan bisnis tetap disusun
dengan baik untuk menjaga hubungan kerja sama dengan semua pihak.
5. Pesan bisnis memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audiens. Pilihan
kata dan nada dalam pesan bisnis diperhatikan sedemikian rupa untuk
menghindari adanya pengaruh negatif terhadap audiens yang pada akhirnya
merugikan perusahaan.
Dalam kehidupan bisnis dalam era globalisasi dan perdagangan bebas saat ini
informasi mengalir dari dalam dan ke luar perusahaan melampaui batas-batas
wilayah berbagai negara dan budaya. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi
pimpinan dan pegawai perusahaan untuk selalu meningkatkan keterampilannya
dalam berkomunikasi.
26
2.5 ETIKA KOMUNIKASI BISNIS
Etika bisnis mencakup semua informasi yang relevan, benar dan informasi
yang tidak memperdaya (Bovee dan Thill,2033;24). Etika bisnis adalah kiat dan
disiplin untuk menerapkan prinsip-prinsip etika dalam mengkaji dan mengatasi
masalah-masalah yang rumit (Rindjin,2004;5). Kegiatan bisnis tidak selalu bersih
dari unsur kejahatan. Situasi persaingan yang semakin ketat atau dalam keadaan
tertekan mampu memicu munculnya perilaku tidak etis. Perilaku yang tidak etis
bisa terjadi pada individu atau perusahaan.
Contoh masalah-masalah yang berkaitan dengan perilaku etis yang sering muncul
dalam kegiatan bisnis adalah:

Menerima atau menawarkan komisi

Mencuri dari perusahaan

Memberhentikan karyawan tanpa pemberitahuan

Membocorkan informasi atau rahasia perusahaan

Memakai barang-barang perusahaan untuk kepentingan pribadi

Melakukan penipuan dan perusahaan.

Memperdagangkan barang haram
Etika bisnis membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah-masalah
bisnis dengan sentuhan moral. Jadi tujuan etika bisnis adalah menggugah
kesadaran pelaku bisnis untuk menjalankan bisnis dengan baik demi menjaga
reputasi perusahaan. Etika komunikasi bisnis mengacu pada prinsip-prinsip yang
dianut oleh perusahaan mengenai komunikasi mana yang baik dan mana yang
tidak baik (Haryani,2004;50). Etika memainkan peranan penting dalam
komunikasi bisnis. Dalam berkomunikasi hendaknya dihindari bahasa yang
manipulatif, diskriminatif, atau berlabihan.
27
PERTANYAAN
1. Jelaskan pengertian organisasi dan ciri-ciri organisasi yang anda ketahui
2. Sebutkan dan jelaskan fungsi komunikasi dalam organisasai dan masingmasing fungsi berikan contohnya
3. Bagaimanakah saluran komunikasi yang dilakukan dalam organisasi
4. Apakah yang anda ketahui tentang karakter dalam komunikasi bisnis
5. Adakah perbedaan antara komunikasi dan komunikasi bisnis.
6. Apakah yang dimaksud dengan etika komunikasi dalam bisnis
28