Working Man in front of a Door

PROSES KOMUNIKASI
PERTEMUAN 11
Page 1
PENTINGNYA KOMUNIKASI
BAGI KEHIDUPAN MANUSIA “
mendorong kemajuan
peradaban manusia”
BAGI ORGANISASI “sebagai sarana
mengarahkan &
mengendalikan kegiatan, memahami tujuan
organisasi,
dan mempengaruhi orang-orang”
Page 2
Pengertian
Secara luas komunikasi adalah setiap bentuk
tingkah laku seseorang baik verbal maupun
nonverbal yang ditanggapi oleh orang lain.
Komunikasi mencakup pengertian yang lebih
luas dari sekadar wawancara. Setiap bentuk
tingkah laku mengungkapkan pesan tertentu,
sehingga juga merupakan sebentuk
komunikasi.
Sementara secara sempit komunikasi diartikan
sebagai pesan yang dikirimkan seseorang
kepada satu atau lebih penerima dengan
maksud sadar untuk mempengaruhi tingkah
laku si penerima. ekspresi ataupun ungkapan
tertentu dan gerak tubuh.
Page 3
Penyampaian dan pemahaman suatu
maksud.
Penyampaian maksud suatu pesan yang
diterima dalam suatu bentuk yang dapat
diterjemahkan oleh penerima.
Memahami pesan belum tentu penerima
setuju dengan pesan.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi antara dua orang atau
lebih
Komunikasi Organisasi
Semua pola, jaringan, dan sistem
komunikasi ke dalam suatu organisasi.
Page 4
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
– Pertama, komunikasi antarpribadi membantu
perkembangan intelektual dan sosial
manusia.
Perkembangan intelektual dan sosial manusia
sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi
manusia dengan manusai lain.
– Kedua, identitas atau jati diri manusia
terbentuk dalam dan lewat komunikasi
dengan orang lain.
Page 5
Ketiga, dalam rangka memahami realitas di
sekeliling kita serta menguji kebenaran
kesan-kesan dan pengertian yang kita
miliki tentang dunia di sekitar, kita perlu
membandingkanya dengan kesankesan dan pengertian orang lain tentang
realitas yang sama.
Keempat, kesehatan mental kita sebagian
besar juga ditentukan oleh kualitas
komunikasi atau hubungan kita dengan
orang lain, lebih-lebih orang-orang yang
merupakan tokoh-tokoh signifikan
(significant figures) dalam hidup kita.
Page 6
Empat Fungsi Komunikasi
Pengendalian
Motivasi
Fungsi-fungsi
Komunikasi
Informasi
Ungkapan Emosi
Page 7
Empat Fungsi Komunikasi
• Pengendalian
Tindakan komunikasi formal dan informal untuk
mengendalikan perilaku individu dalam organisasi.
• Motivasi
Komunikasi yan jelas bagi karyawan apa yang harus
dilakukan, bagaimana sebaiknya mereka melakukan,
dan dapatkah mereka melakukan untuk
meningkatkan kinerja
Page 8
Ungkapan Emosi
Interaksi sosial dalam bentuk
komunikasi kelompok kerja yang
menyediakan cara bagi karyawan
untuk menunjukkan diri mereka
sendiri.
Informasi
Individu dan kelompok kerja yang
membutuhkan informasi untuk
membuat keputusan atau bekerja.
Page 9
Proses Komunikasi
•
•
•
•
•
•
Proses kodifikasi pesan oleh pengirim. Pengirim
mengubah gagasan, perasaan dan maksudmaksudnya kedalam bentuk pesan yang dapat
dikirimkan.
Proses pengiriman pesan kepada penerima.
Adanya media, melalui mana pesan dikirimkan.
Proses dekodifikasi pesan oleh penerima.
Penerima menginterpretasikan atau menafsirkan
makna pesan.
Tanggapan batin oleh penerima terhadap hasil
interpretasinya tentang makna pesan yang
ditangkap.
Kemungkinan adanya hambatan (noise) tertentu.
Page 10
PROSES KOMUNIKASI
SIAPA ?
KOMUNIKATOR
MENGATAKAN APA?
PESAN
CARANYA ?
MEDIUM
PENERIMA
APA HASILNYA?
UMPAN BALIK
Page 11
Model Komunikasi
Page 12
Komunikasi Interpersonal
• Komunikasi Lisan
– Komunikasi yang dilakukan percakapan dua orang, diskusi
kelompok, pidato.
– Keuntungan: cepat dan umpan balik dapat diterima dalam waktu
singkat.
– Kerugian: pesan harus melewati sejumlah orang.
• Komunikasi Tertulis
– Mencakup memo, surat, email, laporan organisasi,
pengumuman, dan bentuk tertulis lainnya.
– Baik pengirim maupun penerima memiliki catatan komunikasi.
Page 13
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi yang disampaikan tanpa
kata-kata.
Suara dengan maksud tertentu
atau peringatan
Images yang mengendalikan atau
mendorong perilaku
Perilaku situasional yang
membawa suatu maksud
Bahasa Tubuh: gerak-gerik, ekspresi
wajah, dan gerakan tubuh lainnya
yang menyampaikan maksud.
Page 14
Jenis Komunikasi Organisasi
• Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi dalam rancangan kerja
organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
• Komunikasi Informal
Komunikasi yang tidak didefinisikan oleh struktur
organisasi.
• Komunikasi itu memberi kesempatan para
karyawan untuk memuaskan kebutuhan mereka
akan interaksi sosial.
• Komunikasi dapat meningkatkan kinerja organisasi
dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif
yang sering lebih cepat dan efisien.
Page 15
Aliran Komunikasi
K
e
a
t
a
s
Lateral
K
e
b
a
w
a
h
Page 16
Komunikasi Dalam Organisasi
– Komunikasi ke Bawah (Downward communication).
Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada jenjang
hirarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Bentuk
yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan
tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja,
dan pengumuman perusahaan.
– Komunikasi ke atas (Upward communication).
Beberapa di antara arus komunikasi ke atas yang biasa,
adalah kotak saran-saran, pertemuan kelompok, dan
prosedur naik banding atau pengaduan.
Page 17
• Komunikasi horizontal (Horizontal
Communication).
Komunikasi yang terjadi antara semua
karyawan di tingkatan organisasi yang
sama.
• Komunikasi diagonal (Diagonal
Communication).
Komunikasi yang memotong bidang kerja
dan tingkatan organisasi.
Page 18
Berbagai pola arus komunikasi organisasi vertikal
dan horizontal.
Jaringan Rantai
Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai
komando formal, baik ke bawah maupun ke
atas.
Jaringan Roda
Komunikasi yang mengalir antara pemimpin
yang kuat dan mudah dikenal dan orang lain
atau tim kerja.
Jaringan Semua saluran
Komunikasi mengalir dengan bebas di
antara semua anggota tim kerja.
Page 19
Hambatan Terhadap Komunikasi
Organisasi yang Efektif
– Mendengarkan secara selektif
Merupakan bentuk persepsi yang selektif dimana kita
cenderung mengaburkan informasi baru, khususnya jika
informasi itu bertentangan dengan kepercayaan kita.
– Pertimbangan Nilai
• Pertimbangan ini menyangkut pemberian nilai menyeluruh
kepada sebuah pesan sebelum menerima seluruh
komunikasi.
• Penilaian nilai mungkin didasarkan pada evaluasi penerima
mengenai komunikator, pengalaman sebelumnya dengan
komunikator, atau arti yang dapat diharapkan dari pesan itu.
Page 20
Dapat Dipercaya Sumbernya
Dapat dipercaya sumbernya adalah kepercayaan,
keyakinan dan pengakuan penerima terhadap
perkataan dan tindakan komunikator.
Persoalan Bahasa
Kata-kata yang sama mungkin mempunyai arti yang
berbeda-beda bagi orang yang berbeda-beda.
Pengertian itu terdapat dalam diri penerima, dan
tidak dalam kata-kata.
Penyaringan
Penyaringan atau filtering biasa terjadi dalam
komunikasi ke atas dalam organisasi.
Penyaringan berhubungan dengan manipulasi
informasi sedemikian sehingga informasi ditangkap
positif oleh penerimanya.
Page 21
Bahasa Dalam Kelompok
Adanya perkumpulan dengan para ahli dan
menggunakan logat khusus yang bersifat sangat
teknis.
Logat khusus ini menunjukkan bahwa kata-kata
atau ungkapan melukiskan prosedur yang sangat
sederhana atau obyek yang biasa saja.
Perbedaan Status
Perbedaan status semacam itu dapat
menimbulkan ancaman bagi seseorang yang
lebih rendah kedudukannya dalam hirarki, yang
dapat menghindari atau menyimpangkan
komunikasi.
Tekanan Waktu
Tekanan waktu merupakan hambatan penting
bagi komunikasi. Hal ini dikarenakan para
manajer tidak mempunyai waktu untuk sering
berkomunikasi dengan setiap bawahan.
Page 22
Beban Komunikasi yang Terlalu Berat
Salah satu syarat penting bagi
pengambilan keputusan yang
efektif adalah informasi.
Karena kemajuan teknologi
komunikasi, maka kesulitannya
tidak terletak dalam
mengumpulkan informasi. Tetapi
oleh banyak informasi dan data
yang tersedia bagi mereka.
Page 23
Upaya Meningkatkan Komunikasi
Organisasi yang Efektif
– Mengadakan Tindak Lanjut
• Teknik ini dilakukan dengan menganggap anda tidak
dimengerti atau salah dimengerti dan sedapat mungkin anda
berusaha menentukan apakah maksud yang diinginkan itu
benar-benar ditangkap.
– Mengatur Arus Informasi
• Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi untuk menjamin
arus informasi yang optimum kepada para manajer, dengan
demikian menyingkirkan hambatan “beban komunikasi yang
terlalu berat”.
• Komunikasi diatur dari segi kualitas dan kuantitasnya.
Page 24
Memanfaatkan Umpan Balik
Umpan balik memberi saluran bagi
tanggapan penerima yang memungkinkan
komunikator untuk menentukan apakah
pesannya telah diterima dan apakah
menghasilkan tanggapan yang dimaksud.
Empati
Empati lebih berorientasi pada penerima
daripada berorientasi kepada komunikator.
Empati mengharuskan para komunikator
untuk menempatkan diri mereka ke dalam
diri penerima dengan maksud untuk
mengetahui sebelumnya bagaimana pesan
itu akan diuraikan sandinya.
Pengulangan
Menggunakan pengulangan dalam
komunikasi (khususnya yang bersifat teknis)
menjamin bahwa jika satu bagian dari pesan
itu tidak dimengerti, maka masih ada bagian
lain yang membawa pesan yang sama.
Page 25
Mendorong Saling Percaya
Para manajer dapat mengadakan tindak lanjut terhadap
komunikasi dan mendorong umpan balik atau komunikasi
ke atas setiap kali mereka berkomunikasi.
Suasana saling mempercayai antara para manajer dan
bawahan mereka dapat memudahkan komunikasi.
Penetapan Waktu Secara Efektif
Para manajer perlu mengetahui bahwa sementara
mereka berusaha berkomunikasi dengan seorang
penerima, maka pesan-pesan lain telah diterima
sekaligus.
Pesan yang dikirim mungkin tidak didengar. Pesan itu
lebih mungkin dimengerti apabila pesan itu tidak
bersaingan atau bertentangan dengan pesan-pesan lain
Menyederhanakan Bahasa
Bahasa yang rumit merupakan hambatan bagi
komunikasi yang efektif.
Para manajer harus menyandikan pesan-pesan mereka
dalam kata-kata, himbauan, dan simbol yang mempunyai
arti bagi penerima.
Page 26