pertemuan 2 - Simponi MDP

PERTEMUAN 11
PROSES KOMUNIKASI
PENTINGNYA KOMUNIKASI
BAGI KEHIDUPAN MANUSIA “ mendorong kemajuan
peradaban manusia”
BAGI ORGANISASI “sebagai sarana mengarahkan &
mengendalikan kegiatan, memahami tujuan organisasi,
dan mempengaruhi orang-orang”
Pengertian



Secara luas komunikasi adalah setiap bentuk
tingkah laku seseorang baik verbal maupun
nonverbal yang ditanggapi oleh orang lain.
Komunikasi mencakup pengertian yang lebih luas
dari sekadar wawancara. Setiap bentuk tingkah laku
mengungkapkan pesan tertentu, sehingga juga
merupakan sebentuk komunikasi.
Sementara secara sempit komunikasi diartikan
sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada
satu atau lebih penerima dengan maksud sadar
untuk mempengaruhi tingkah laku si penerima.
ekspresi ataupun ungkapan tertentu dan gerak
tubuh.

Penyampaian dan pemahaman suatu
maksud.



Penyampaian maksud suatu pesan yang diterima
dalam suatu bentuk yang dapat diterjemahkan
oleh penerima.
Memahami pesan belum tentu penerima setuju
dengan pesan.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi antara dua orang atau lebih

Komunikasi Organisasi
Semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi ke
dalam suatu organisasi.
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi

Pertama, komunikasi antarpribadi membantu
perkembangan intelektual dan sosial
manusia.
Perkembangan intelektual dan sosial manusia
sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi
manusia dengan manusai lain.

Kedua, identitas atau jati diri manusia
terbentuk dalam dan lewat komunikasi
dengan orang lain.


Ketiga, dalam rangka memahami realitas di
sekeliling kita serta menguji kebenaran kesan-kesan
dan pengertian yang kita miliki tentang dunia di
sekitar, kita perlu membandingkanya dengan kesankesan dan pengertian orang lain tentang realitas
yang sama.
Keempat, kesehatan mental kita sebagian besar juga
ditentukan oleh kualitas komunikasi atau hubungan
kita dengan orang lain, lebih-lebih orang-orang yang
merupakan tokoh-tokoh signifikan (significant
figures) dalam hidup kita.
Empat Fungsi Komunikasi
Pengendalian
Motivasi
Fungsi-fungsi
Komunikasi
Informasi
Ungkapan Emosi
Empat Fungsi Komunikasi


Pengendalian
Tindakan komunikasi formal dan informal untuk
mengendalikan perilaku individu dalam organisasi.
Motivasi
Komunikasi yan jelas bagi karyawan apa yang
harus dilakukan, bagaimana sebaiknya mereka
melakukan, dan dapatkah mereka melakukan
untuk meningkatkan kinerja

Ungkapan Emosi
Interaksi sosial dalam bentuk
komunikasi kelompok kerja yang
menyediakan cara bagi karyawan untuk
menunjukkan diri mereka sendiri.

Informasi
Individu dan kelompok kerja yang
membutuhkan informasi untuk membuat
keputusan atau bekerja.
Proses Komunikasi






Proses kodifikasi pesan oleh pengirim. Pengirim
mengubah gagasan, perasaan dan maksudmaksudnya kedalam bentuk pesan yang dapat
dikirimkan.
Proses pengiriman pesan kepada penerima.
Adanya media, melalui mana pesan dikirimkan.
Proses dekodifikasi pesan oleh penerima. Penerima
menginterpretasikan atau menafsirkan makna pesan.
Tanggapan batin oleh penerima terhadap hasil
interpretasinya tentang makna pesan yang ditangkap.
Kemungkinan adanya hambatan (noise) tertentu.
PROSES KOMUNIKASI
SIAPA ?
KOMUNIKATOR
MENGATAKAN APA?
PESAN
CARANYA ?
MEDIUM
PENERIMA
APA HASILNYA?
UMPAN BALIK
KEPADA
SIAPA?
Model Komunikasi
Komunikasi Interpersonal

Komunikasi Lisan




Komunikasi yang dilakukan percakapan dua orang, diskusi
kelompok, pidato.
Keuntungan: cepat dan umpan balik dapat diterima dalam waktu
singkat.
Kerugian: pesan harus melewati sejumlah orang.
Komunikasi Tertulis


Mencakup memo, surat, email, laporan organisasi,
pengumuman, dan bentuk tertulis lainnya.
Baik pengirim maupun penerima memiliki catatan komunikasi.

Komunikasi Nonverbal

Komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata.




Suara dengan maksud tertentu atau peringatan
Images yang mengendalikan atau mendorong
perilaku
Perilaku situasional yang membawa suatu
maksud
Bahasa Tubuh: gerak-gerik, ekspresi wajah, dan
gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan
maksud.
Jenis Komunikasi Organisasi


Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi dalam rancangan kerja
organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
Komunikasi Informal
Komunikasi yang tidak didefinisikan oleh struktur
organisasi.
 Komunikasi itu memberi kesempatan para
karyawan untuk memuaskan kebutuhan mereka
akan interaksi sosial.
 Komunikasi dapat meningkatkan kinerja organisasi
dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif
yang sering lebih cepat dan efisien.
Aliran Komunikasi
K
e
a
t
a
s
Lateral
K
e
b
a
w
a
h
Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi ke Bawah (Downward
communication).
Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada jenjang
hirarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah.
Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi,
pernyataan tentang kebijakan perusahaan, prosedur,
pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan.

Komunikasi ke atas (Upward communication).
Beberapa di antara arus komunikasi ke atas yang biasa,
adalah kotak saran-saran, pertemuan kelompok, dan
prosedur naik banding atau pengaduan.

Komunikasi horizontal (Horizontal
Communication).
Komunikasi yang terjadi antara semua
karyawan di tingkatan organisasi yang sama.

Komunikasi diagonal (Diagonal
Communication).
Komunikasi yang memotong bidang kerja dan
tingkatan organisasi.
Berbagai pola arus komunikasi organisasi
vertikal dan horizontal.

Jaringan Rantai


Jaringan Roda


Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando
formal, baik ke bawah maupun ke atas.
Komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat
dan mudah dikenal dan orang lain atau tim kerja.
Jaringan Semua saluran

Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua
anggota tim kerja.
Hambatan Terhadap Komunikasi Organisasi
yang Efektif

Mendengarkan secara selektif
Merupakan bentuk persepsi yang selektif dimana kita
cenderung mengaburkan informasi baru, khususnya jika
informasi itu bertentangan dengan kepercayaan kita.

Pertimbangan Nilai


Pertimbangan ini menyangkut pemberian nilai
menyeluruh kepada sebuah pesan sebelum menerima
seluruh komunikasi.
Penilaian nilai mungkin didasarkan pada evaluasi
penerima mengenai komunikator, pengalaman
sebelumnya dengan komunikator, atau arti yang dapat
diharapkan dari pesan itu.



Dapat Dipercaya Sumbernya
Dapat dipercaya sumbernya adalah kepercayaan,
keyakinan dan pengakuan penerima terhadap
perkataan dan tindakan komunikator.
Persoalan Bahasa
 Kata-kata yang sama mungkin mempunyai arti yang
berbeda-beda bagi orang yang berbeda-beda.
 Pengertian itu terdapat dalam diri penerima, dan
tidak dalam kata-kata.
Penyaringan
 Penyaringan atau filtering biasa terjadi dalam
komunikasi ke atas dalam organisasi.
 Penyaringan berhubungan dengan manipulasi
informasi sedemikian sehingga informasi ditangkap
positif oleh penerimanya.

Bahasa Dalam Kelompok



Perbedaan Status


Adanya perkumpulan dengan para ahli dan
menggunakan logat khusus yang bersifat sangat teknis.
Logat khusus ini menunjukkan bahwa kata-kata atau
ungkapan melukiskan prosedur yang sangat sederhana
atau obyek yang biasa saja.
Perbedaan status semacam itu dapat menimbulkan
ancaman bagi seseorang yang lebih rendah
kedudukannya dalam hirarki, yang dapat menghindari
atau menyimpangkan komunikasi.
Tekanan Waktu

Tekanan waktu merupakan hambatan penting bagi
komunikasi. Hal ini dikarenakan para manajer tidak
mempunyai waktu untuk sering berkomunikasi dengan
setiap bawahan.

Beban Komunikasi yang Terlalu Berat


Salah satu syarat penting bagi pengambilan
keputusan yang efektif adalah informasi.
Karena kemajuan teknologi komunikasi, maka
kesulitannya tidak terletak dalam
mengumpulkan informasi. Tetapi oleh banyak
informasi dan data yang tersedia bagi mereka.
Upaya Meningkatkan Komunikasi Organisasi
yang Efektif

Mengadakan Tindak Lanjut


Teknik ini dilakukan dengan menganggap anda tidak
dimengerti atau salah dimengerti dan sedapat mungkin
anda berusaha menentukan apakah maksud yang
diinginkan itu benar-benar ditangkap.
Mengatur Arus Informasi


Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi untuk
menjamin arus informasi yang optimum kepada para
manajer, dengan demikian menyingkirkan hambatan
“beban komunikasi yang terlalu berat”.
Komunikasi diatur dari segi kualitas dan kuantitasnya.



Memanfaatkan Umpan Balik
 Umpan balik memberi saluran bagi tanggapan penerima
yang memungkinkan komunikator untuk menentukan
apakah pesannya telah diterima dan apakah menghasilkan
tanggapan yang dimaksud.
Empati
 Empati lebih berorientasi pada penerima daripada
berorientasi kepada komunikator.
 Empati mengharuskan para komunikator untuk
menempatkan diri mereka ke dalam diri penerima dengan
maksud untuk mengetahui sebelumnya bagaimana pesan
itu akan diuraikan sandinya.
Pengulangan
 Menggunakan pengulangan dalam komunikasi (khususnya
yang bersifat teknis) menjamin bahwa jika satu bagian dari
pesan itu tidak dimengerti, maka masih ada bagian lain
yang membawa pesan yang sama.

Mendorong Saling Percaya



Penetapan Waktu Secara Efektif



Para manajer dapat mengadakan tindak lanjut terhadap
komunikasi dan mendorong umpan balik atau komunikasi
ke atas setiap kali mereka berkomunikasi.
Suasana saling mempercayai antara para manajer dan
bawahan mereka dapat memudahkan komunikasi.
Para manajer perlu mengetahui bahwa sementara
mereka berusaha berkomunikasi dengan seorang
penerima, maka pesan-pesan lain telah diterima
sekaligus.
Pesan yang dikirim mungkin tidak didengar. Pesan itu
lebih mungkin dimengerti apabila pesan itu tidak
bersaingan atau bertentangan dengan pesan-pesan lain
Menyederhanakan Bahasa


Bahasa yang rumit merupakan hambatan bagi
komunikasi yang efektif.
Para manajer harus menyandikan pesan-pesan mereka
dalam kata-kata, himbauan, dan simbol yang mempunyai
arti bagi penerima.

Mendengarkan Secara Efektif


Satu metoda untuk mendorong seseorang menyatakan
perasaannya yang sebenarnya, keinginannya, emosinya
adalah mendengarkan.
Ada sepuluh teknik yang dapat digunakan sebagai
pedoman untuk mendengarkan secara efektif, yakni:
berhentilah berbicara, biarkan pembicara santai,
perlihatkan pada pembicara bahwa anda bersedia
mendengarkan, janganlah menganggu, hayatilah
pembicara, harap bersabar, tahanlah kemarahan anda,
berdebatlah dan ajukan kritik dengan enak, ajukan
pertanyaan, dan berhentilah berbicara