komunikasi organisasi 12

Mata kuliah: O0282 / KOMUNIKASI ORGANISASI
Tahun
: 2008 / 2009
DISTORSI PESAN dalam
KOMUNIKASI ORGANISASI
Pertemuan 12
Learning Objectives
Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa
dapat menyimpulkan pengertian kurang jelasnya topik
yang dikomunikasikan, distorsi dalam menyampaikan,
menerima, mengerti dan manfaat dari pesan yang
disampaikan dengan cara mendengar.
Bina Nusantara University
3
Kurang jelasnya topik yang dikomunikasikan
a.
b.
c.
d.
Permasalahan sering timbul, sehingga komunikasi organisasi tidak dapat
maksimal.
Pengirim kurang dapat mengembangkan inti pesan yang harus
disampaikan. Fokus pesan adalah satu, tetapi harus menyampaikan
khronologis, tujuan dan lain-lain hal. Pengirim tidak faham apa yang hendak
dicapai oleh pesan tersebut.
Tidak memadai terhadap kebutuhan penerima pesan Hal ini dapat terjadi
misalnya karena gaya hidup, kebudayaan atau situasi antara pengirim dan
penerima pesan berbeda
Konflik secara emosional. Jika kondisi emosi pengirim pesan sedang labil
maka dalam tulisannya dapat terbawa kata-kata yang tidak seharusnya
diungkapkan.
Kesulitan dalam mengekspresikan ide.
- Pengirim pesan yang kurang berpengalaman dalam menulis atau
berbicara, akan menghambat penerima pesan, terutama jika orang tersebut
harus mewakili organisasinya untuk berkomunikasi dengan rekan bisnisnya
- Gerakan atau gaya tubuh yang kurang tepat menyebabkan penerima tidak
mengerti tujuan pesan yang disampaikan
Bina Nusantara University
4
Distorsi dalam Menyampaikan dan Menerima Pesan
Distorsi dalam Penyampaian (transmisi) Pesan
a. Hambatan Fisik : jarak (km, miles) antara Pengirim dan Penerima
pesan jauh. Atau ruangan yang dipakai tidak kedap suara.
b. Saluran distribusinya panjang (dalam organisasi) : jenjang struktur
organisasi, birokrasi dapat visi usaha dan menghambat komunikasi.
Distorsi dalam Menerima (to receive) Pesan
a. Hambatan Fisik : suasana kerja tidak nyaman, sinar lampu kurang
terang, ruang kerja panas karena sirkulasi udara tidak ada dan
sebagainya. Kesehatan penerima pesan kurang baik : sedang sakit
gigi, pusing, flu atau sedang hamil.
b. Hambatan Mental : perbedaan intelektual dapat menghambat proses
bertukar pikir.
Distorsi dalam Mengerti Pesan
a. Berbeda latar belakang, usia, jenis kelamin, status sosial, posisi
kerja, perekonomian dan lain-lain.
b. Berbeda interpretasi kata : dalam bisnis harus ada sinomim, untuk
konversi satuan, kebiasaan / adat bangsa.
Bina Nusantara University
5
Beberapa cara Mengurangi Distorsi dalam Komunikasi Organisasi
1.
2.
3.
4.
5.
Agar komunikasi organisasi tercapai sasarannya, maka perusahaan
harus mengupayakan hal-hal ini:
Persepsi : antara pengirim dan penerima harus dipersamakan
pengertiannya.
Presisi : untuk menghindari kesalah-fahaman, hal-hal yang harus tepat
disampaikan dalam bentuk gambar.
Kredibilitas : orang-orang yang akan menerima pesan harus dapat
dipercaya akan memahami inti pesan.
Pengendalian diri Pengirim : bahasa yang disampaikan akan dapat
membuat tertawa, menangis, marah, berpikir lebih tenang atau
mengambil tindakan tertentu.
Keserasian hubungan pengirim dan penerima pesan, dengan iktikad
yang baik dan bersahabat, maka pesan akan lebih efektif diterima
dengan baik tidak emosional.
Bina Nusantara University
6
Komunikasi Organisasi yang dilakukan dengan Mendengarkan
Ketika organisasi mengadakan pembicaraan dengan cara presentasi,
maka dari sisi penerima pesan, Pembicara (sebagai pengirim pesan)
harus lebih memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Ada tiga kriteria mendengarkan :
1. Mendengarkan Isi, yaitu penerima pesan (anda) hanya memahami dan
mengingat pesan dari Pembicara. Anda hanya memahami hal-hal pokok
dari pesan, tanpa mempedulikan apakah anda setuju atau tidak setuju
terhadap Topik.
2. Mendengarkan Kritis, yaitu anda memahami dan mengevaluasi arti
pesan pembicara, kadang-kadang melibatkan interaksi pada saat Anda
mencoba menggali sudut pandang Pembicara. Anda juga ingin
mengevaluasi kredibilitas pembicara.
3. Mendengarkan Aktif (Empati), yaitu anda memahami perasaan,
kebutuhan dan keinginan pembicara; sehingga anda dapat menghargai
sudut pandangnya, tidak peduli adanya kesamaan perspektif atau tidak.
Bina Nusantara University
7
Proses Mendengarkan
Supaya Obyek yang didengar itu tidak mudah dilupakan, proses
mendengar melibatkan lima aktivitas, yaitu :
1. Menghadiri, sambil mendengar, sebagai audience lebih efektif jika
mencatat pesan. Usaha mendengar dapat dihambat oleh berbagai
kendala, seperti sekeliling fokus pembicaraan ada suara yang
mengganggu, receiver tidak memperhatikan, atau sedang sakit
pendengarannya
2. Menginterpretasikan, memberikan arti pada suara-suara menurut nilainilai, keyakinan, gagasan, harapan, peran, keperluan dan sejarah pribadi
Anda sendiri. Kerangka rujukan pembicara mungkin sangat berbeda dari
Anda, jadi Anda perlu menetapkan yang sebenarnya apa maksud
pembicara.
3. Mengingat, menyimpan pesan untuk rujukan dikemudian hari. Pada saat
mendengarkan, Anda menyimpan yang didengar dengan : a. mencatat
atau b. membuat kerangka (framework) penilaian point-point penting
yang akan Anda bahas dengan pembicara.
Bina Nusantara University
8
Proses Mendengarkan
3. Mengevaluasi, menerapkan ketrampilan berpikir kritis untuk menilai isi
pembicaraan. Anda memilah fakta dari opini dan mengevaluasi mutu buktibukti yang diajukan.
4. Memberikan tanggapan, bereaksi setelah Anda mengevaluasi pesan
pembicara (sender). Bila anda berkomunikasi satu lawan satu atau dalam
kelompok kecil, tanggapan awal umumnya dalam bentuk verbal. Jika Anda
merupakan salah satu pendengar, respon awal mungkin berbentuk tepuk
tangan, tertawa atau diam.
Kemudian Anda dapat bertindak berlandaskan pada hal yang telah anda
dengar. Jadi mendengarkan memerlukan campuran antara kegiatan fisik dan
mental. Untuk menjadi pendengar yang baik sebagian besar tergantung
pada kemampuan untuk mengenali dan memberikan koreksi hambatanhambatan ini :
a. Bila seseorang pendengar langsung menarik kesimpulan maka pendengar
tersebut menutup pikiran terhadap informasi tambahan (defensif)
b. Pendengar yang berpusat pada diri sendiri mengalihkan perhatian mereka
dari pembicara pada diri sendirinya (tidak menyimak).
c. Menurut penelitian, seseorang berbicara 120-150 kata per menit dalam
situasi biasa. Tetapi pikiran seseorang dapat memproses informasi yang
didengar 4x lebih cepat daripada berbicara.
Bina Nusantara University
9
Closing
Distorsi dari komunikasi organisasi sering terjadi, dan
hal ini menyebabkan tujuan organisasi tidak terjapai
dengan maksimal. Terutama jika anda mengabaikan
komunikasi mendengar, karena hanya dengan
mendengar memori komunikasi organisasi (dengan
mengabaikan faktor “shadow side”, tidak dapat
digunakan secara formal.
Bina Nusantara University
10