BAB I DASAR-DASAR KOMUNIKASI TIK Setelah mempelajari materi ini , mahasiswa dapat; • Memberikan definisi komunikasi dengan kata-kata sendiri dan menyebutkan unsur-unsur komunikasi. • Menjelaskan arti pentingngnya komunikasi yang efektif bagi kesuksesan di dunia bisnis. • Menguraikan karakteristik komunikasi bisnis yang efektif. • Menguraikan perbedaan antara komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. • Menjelaskan pentingnya etika dalam komunikasi bisnis. • Mengidentifikasi hambatan-hambatan komunikasi. Definisi Komunikasi • Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006:3) komunikasi adalah proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. • Rogers, dalam Dewi (2007:3) komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi thd satu sama lain yg pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian. Komunikasi Bisnis • Purwanto (2006:3) adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. • Priyatna dan Elvinaro (2009:25) Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dilakukan antar manusia , manusia dengan institusi, institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang /jasa untuk memperoleh profit. Gambar 1.1. Model Kommunikasi Berlo 4 Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lain yaitu; effect, feedback, dan lingkungan Sumber (Source) Pesan (Message) Saluran dan Media Penerima (receiver) (channel) Umpan Balik Lingkungan Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset, Yogyakarta, hal. 4 Efek EFEKTIVITAS KOMUNIKASI • Komuniksi dianggap efektif hanya jika komunikan memahami pesan dengan benar dan memberikan respon sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. • Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yang efektif akan membantu mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkan citra profesional, dan memberikan berbagai manfaat lainnya (gambar 1.2) Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif Respon stakeholder lebih meningkat Citra profesional lebih meningkat Bahan promosi lebih jelas Pemecahan masalah lebih cepat KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Hubungan bisnis lebih kuat Pengambilan keputusan lebih mantab Produktivitas lebih meningkat Arus kerja lebih mantab Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5 Karakteristik Komunikasi yang Efektif. 1. Praktis. Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi dapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami keinginan pengirim. 2. Faktual. Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan. 3. Padat. Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua informasi. 4. Jelas. Berisi pesan –pesan yang menghasilkan respon spesifik dari penerima. 5. Persuasif. Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon sesuai dengan cara yang pengirim inginkan. Gambar: 1.2 Proses Komunikasi Langkah 1 Pengirim mempunyai ide atau informasi untuk dibagi Langkah 2 Pengirim menyandikan ide Umpan balik juga perlu disandikan, dikirim, dan diartikan Langkah 3 Pengirim mengirim pesan Langkah 4 Penerima menerima pesan Langkah 6 Penerima mengirim umpan balik Langkah 5 Penerima mengartikan pesan Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 12 TUJUAN KOMUNIKASI • Efek dari proses komunikasi dapat seperti yang menjadi tujuan komunikasi atau sebaliknya. • Secara umum tujuan komunikasi meliputi; – – – – Perubahan sikap [attitude change] Perubahan pendapat [opinion change] Perubahan perilaku [behaviour change] Perubahan sosial [social change] Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi 1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti 2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan dan pengendalian organisasi – melalui peraturan, prosedur, perintah dan laporan. 3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkan komitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya. 4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasi menyediakan saluran komunikasi baik formal maupun informal, yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik Bentuk Dasar Komunikasi • Komunikasi pada dasarnya terdiri dari dua bentuk, yaitu: 1. Komunikasi verbal 2. Komunikasi non verbal KOMUNIKASI VERBAL • Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg digunakan untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada pihak lain dengan menggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan. • Contoh – Membuat dan mengirim suat pengantar barang kepada pihak lain. – seorang presenter membawakan acara musik di stasiun televisi, – seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau – seorang manajer menelpon bawahannya. • Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal. Praktek Komunikasi Verbal Praktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara: 1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing). – – – Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung lebih menyukai berbicara ketimbang menulis. Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antara lain berupa surat, memo, dan laporan. 2. Mendengar (listening) dan membaca (reading). – – Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya. Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan. Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication) Menulis Membaca 9’ % 16 % 1 Mengirim pesan Berbicara 30 % 2 Menerima pesan Mendengarkan 45 % KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication) Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis, 2006:7 KOMUNIKASI NONVERBAL • Komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan tanpa kata terucap dan tertulis. • Komunikasi nonverbal memiliki sifat; – Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari, – Spontan dalam hal penyampaian pesan. – Efisien – Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai tingkat kepercayaan yang tinggi thd kebenaran pesan-pesan yang disampaikan lewat bahasa isyarat. • Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yg bersumber dari pembicaraan orang, hanya 7 % yg berasal dari bhs verbal , 38 % dari vokal suara dan 55 % dari ekspresi wajah FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal: 1. Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah mengatakan penolakan, kita menggelengkan kepala. 2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala. 3. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain thd pesan verbal. Misalnya anda ’memuji’ prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata ”Hebat, kau memang hebat.” 4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata. 5. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahi nya. Misalnya, anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dgn memukul meja. Aneka Bentuk Komunikasi Nonverbal Bahasa Simbol Sentuhan Ekspresi wajah Bahasa Sandi Bahasa Tubuh Intonasi Suara Penggunaan jarak dan waktu Seragam Etika Berkomunikasi • Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika terdiri dari semua informasi yang: relevan, benar secara akal sehat, dan tidak menipu dengan cara apa pun. • Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi yang salah dan informasi yang menyesatkan. • Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis harus melibatkan tiga elemen yaitu: 1. Individu yang beretika 2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika 3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk mendukung pemilihan keputusan dan tindakan etis. • Hambatan Komunikasi Hambatan Teknis Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Contoh; suara bising, cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal. (transmisi). Hambatan Semantik Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan makna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan istilah rumit ,dsb Hambatan Manusiawi Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi, baik komunikator maupun komunikan. Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yang sempit. Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi • Meminimumkan gangguan teknis. • Mengadopsi pendekatan yang berpusat pada penerima. • Menyesuaikan keterampilan bisnis • Memberikan – dan merespon – umpan balik yang konstruktif. • Menjjadi sensitif pada etka bisnis • Memanfaatkan teknologi (bovee & Thill,2007)
