PENDAHULUAN - Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti

KOMUNIKASI EFEKTIF
GUNA MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI
Oleh: Agung Winugroho)*
ABSTRAK
Komunikasi sangat penting, seperti halnya aliran darah bagi suatu organisasi,
dan miskomunikasi memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya
sistem peredaran darah dalam lebih dari satu organisasi. Tanpa komunikasi yang
efektif di antara berbagai pihak, pola hubungan yang kita sebut organisasi tidak akan
melayani kebutuhan seseorang dengan baik.
PENDAHULUAN
Keberadaan organisasi sebenarnya setua sejarah peradaban manusia di muka bumi.
Sepanjang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain untuk
mencapai tujuan bersama. Namun, tidak semua orang sadar bahwa mereka sebenarnya
telah berorganisasi. Berkembangnya kesadaran mengenai pentingnya organisasi bagi
setiap orang sebenarnya melalui perjalanan yang amat lamban dibandingkan dengan
peradaban manusia itu sendiri. Karena baru dalam beberapa dasawarsa terakhir orang
mulai cenderung untuk melakukan studi tentang organisasi beserta perilakunya secara
mendalam.
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan
bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi jelaslah
bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung 3 elemen yang saling
berhubungan. Ketiga elemen tersebut adalah :
1. Sekelompok orang
2. Interaksi dan kerja sama
3. Tujuan bersama
Salah satu cirri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang yang
menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan
yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan
penuh tanggung jawab.
Ciri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok
orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling memberi dan
menerim, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud,
sasaran, dan tujuan.
Ciri yang ketiga adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok
orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik
tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.Setiap organisasi memiliki
tujuan yang telah dirumuskan secara bersama-sama. Tujuan bersama yang hendak
direalisasikan tersebut dapat merupakan tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka
pendek. Mungkin juga tujuan yang pencapaiannya secara rutin maupun tujuan yang
pencapaiannya secara berkala saja.
Oleh karena itu, organisasi dikatakan sebagai wadah berarti suatu tempat orang
berinteraksi dan bekerja sama. Sedangkan organisasi dikatakan sebagai alat berarti
sebagai alat untuk merealisasikan tujuan bersama di antara orang yang berinteraksi
dan bekerja sama tersebut. Selain itu, organisasi dapat diartikan dalam arti dinamis
maupun dalam arti statis. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan
dan pembagian kerja yang akan dilakukan, pembatasan tugas dan kewajiban, otoritas
dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan di antara elemen organisasi. Dengan
demikian, orang yang bergabung dalam organisasi tersebut dapat bekerja sama untuk
merealisasikan tujuan bersama secara efisien dan efektif.
Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur yang berwujud dan
bergerak demi tercapainya tujuan bersama, dalam istilah lain sering disebut sebagai
struktur atau tata raga organisasi. Jadi, struktur organisasi adalah suatu
manifestasi/perwujudan organisasi yang menunjukkan hubungan antara fungsi
otoritas dan tanggung jawab yang saling berinteraksi dari orang yang diberi tugas dan
tanggung jawab atas setiap aktivitas. Struktur organisasi dapat dipandang sebagai
desain yang terpadu dan utuh yang menunjukkan hubungan fungsi dari masingmasing orang yang terikat didalamnya. Jadi, organisasi dalam arti dinamis lebih
cenderung disebut organisasi sebagai suatu wadah.
INDIVIDU DAN PERILAKU ORGANISASI
Terdapat empat ciri utama dari individu yang mempengaruhi efektivitas organisasi.
Ciri yang diamaksud adalah persepsi dan sikap, kepribadian, dan pembelajaran. Setiap
faktor tersebut mempengaruhi pola perilaku manajer dan bawahan dalam organisasi.
Manajer maupun bawahan melihat dan memahami individu dan objek, membentuk
sikap terhadap individu lain atau organisasi, memiliki struktur kepribadian, dan
belajar sambil bekerja. Oleh karena itu, manajemen yang efektif meliputi pemahaman
terhadap empat ciri utama individu dan pengetahuan tentang hubungannya. Berikut
deskripsi dari empat cirri utama individu di atas.
1. Persepsi
Adalah proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu. Karena setiap
individu memberi arti kepada stimulus maka individu yang berbeda akan melihat
barang yang sama dengan cara yang berbeda. Para anggota organisasi melihat
situasi seringkali memiliki arti yang lebih penting untuk memahami perilaku
daripada situasi itu sendiri. Persepsi mencakup penerimaan masukan (stimulus),
pengorganisasian stimulus, dan penerjemahan atau penafsiran stimulus yang telah
diorganisasi dengan cara yang dapat mempengaruhi perilaku dan membentuk
sikap.
2. Sikap
Adalah kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melaui pengalaman yang
memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek,
dan situasi yang berhubungan dengannya.
Sikap individu dapat dibentuk melalui berbagai sumber, seperti dari keluarga,
teman sekerja dalam sekelompok, masyarakat, dan pengalaman pekerjaan
sebelumnya. Pengalaman keluarga sewaktu kanak-kanak membantu menciptakan
sikap individu. Kelompok teman sepermainan mampu mempengaruhi sikap
karena individu ingin diterima oleh individu lain. Kebudayaan (adapt istiadat) dan
bahasa dari masyarakat dapat mempengaruhi sikap. Individu belajar dan
mengetahui sikap melalui pengalaman kerja. Mereka mengembangkan sikap
terhadap faktor-faktor seperti persamaan upah, penimbangan prestasi, kemampuan
manajemen, pendekatan kerja, dan keanggotaan serikat kerja.
Salah satu cara mengorganisasikan sejumlah sikap adalah nilai. Nilai memiliki
hubungan yang amat erat dengan sikap. Nilai adalah kumpulan dari perasaan
senang dan tidak senang, pandangan, keharusan, kecenderungan dalam diri
individu, pendapat yang rasional dan tidak rasional, prasangka, dan pola asosiasi
yang menentukan pandangan seseorang tentang dunia.
Nilai amat penting untuk memahami perilaku manajemen yang efektif. Akan
tetapi, nilai tidak hanya mempengaruhi persepsi dari efektivitas tujuan tetapi juga
mempengaruhi persepsi dari alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Apabila
manajer mengevaluasi prestasi bawahan maka pengaruh dari nilai mereka akan
tampak dengan jelas. Bawahan yang memiliki nilai yang sama dengan manajer
akan mendapat penilaian yang lebih baik daripada bawahan yang berbeda
nilainya, demikian sebaliknya.
3. Kepribadian
Salah satu masalah paling rumit yang harus dipahami oleh para manajer suatu
organisasi adalah hubungan antara perilaku (behavior) dan kepribadian
(personality). Faktor-faktor hasil cipta karya manusia dan sosial dapat
mempengaruhi kepribadian individu. Secara singkat kepribadian seseorang adalah
kecenderungan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh faktor keturunan dan
oleh faktor-faktor sosial, kebudayaan, dan lingkungan. Serangkaian variable ini
menentukan persamaan dan perbedaaan dalam perilaku individu.
4. Belajar
Belajar adalah proses terjadinya perubahan yang relatif tetap dalam perilaku
sebagai akibat dari praktik. Relatif menunjukkan
bahwa perubahan dalam
perilaku harus banyak bersifat permanent. Praktik dimaksudkan untuk mencakup
formal dan juga pengalaman yang tidak terkendalikan. Perubahan yang menjadi
cirri belajar mungkin adaptif dan memajukan efektivitas tetapi mungkin juga tidak
adaptif dan tidak efektif.
Ciri utama individu dan pengaruhnya terhadap efektivitas organisasi disajikan
pada Tabel berikut.
Ciri Utama
1. Persepsi
2. Sikap
Deskripsi
Proses pemberian arti a.
terhadap lingkungannya
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Kesiapsiagaan
mental a.
yang
diorganisasikan b.
lewat pengalaman
c.
d.
e.
Faktor-faktor
Yang Mempengaruhi
Organisasi perspektual
Stereotip
Persepsi selektif
Karakteristik manajer
Faktor situasional
Kebutuhan
Emosi
Keluarga
Teman sekerja dalam kelompok
Masyarakat
Lingkungan
Pengalaman kerja sebelumnya
3. Kepribadian
Ciri yang relatif mantap, a. Faktor keturunan
Kecenderungan,
dan b. Faktor Sosial
Perangai yang dimiliki c. Kebudayaan
oleh individu
d. Pendidikan
e. Lingkungan
4. Belajar
Proses pematangan diri a.
melalui perilaku dan b.
praktik
c.
d.
Motivasi
Kecerdasan
Tuntutan pekerjaan
Lingkungan
KELOMPOK DAN PERILAKU PENGORGANISASIAN
J.W. McDavid dan M. Harari (1968:237) mendefinisikan kelompok sebagai
suatu sistem yang terorganisasi yang terdiri atas dua orang atau lebih yang saling
berhubungan sedemikian sehingga sistem tersebut melakukan fungsi tertentu,
memiliki serangkaian peran hubungan antar anggotanya, dan memiliki serangkaian
norma yang mengatur fungsi kelompok dan tiap-tiap anggotanya.
Definisi diatas menekankan beberapa cirri dari kelompok, seperti peran dan
norma. Peran yang ada dalam kelompok terdiri atas :
1.
Peran yang dirasakan adalah serangkaian perilaku yang dianggap harus dilakukan
oleh orang yang menduduki posisi yang bersangkutan.
2.
Peran yang dimainkan adalah perilaku yang benar-benar dilakukan oleh
seseorang.
Norma adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok. Norma
memiliki karakteristik tertentu yang penting bagi para anggota kelompok, yaitu :
1.
Norma hanya dibentuk sehubungan dengan hal-hal yang penting bagi kelompok
2.
Norma diterima dalam berbagai macam hierarki oleh para anggota kelompok
3.
Norma mungkin berlaku bagi setiap anggota atau mungkin hanya berlakubagi
beberapa anggota kelompok saja
Kelompok menurut Gibson adalah dua orang bawahan atau lebih yang saling
mempengaruhi dengan cara sedemikian rupa sehingga perilaku dan/atau hasil karya
seorang anggota dipengaruhi oleh perilaku dan/atau hasil karya para anggota lainnya.
Dua tipe kelompok, yaitu kelompok formal dan kelompok informal dibentuk karena
beberapa alasan :
1. Pemuasan kepuasan
Untuk memperoleh kepuasan (satisfaction) atas terpenuhinya kebutuhan dapat
merupakan daya stimulus yang kuat untuk pembentukan kelompok. Khususnya
kebutuhan keamanan sosial, penghargaan, dan aktualitas diri dari beberapa bawahan
dapat dipuaskan dengan cara bergabung dalam kelompok.
2. Kedekatan dan daya tarik
Kedekatan (proximity) adalah jarak fisik antara bawahan yang melaksanakan
pekerjaan. Sedangkan daya tarik (attraction) menunjukkan daya tarik individu yang
satu dengan yang lainnya karena mereka memiliki kesamaan persepsi, sikap, hasil
karya, atau motivasi.
3. Tujuan kelompok
Apabila dipahami secara seksama tujuan kelompok (group goal) dapat merupakan
alasan mengapa individu tertarik kepada kelompok.
4. Alasan ekonomi
Seringkali individu membentuk kelompok karena berpendapat bahwa mereka
dapat memperoleh keuntungan ekonomis yang lebih besar daripada pekerjaan mereka.
Seperti halnya individu, dalam pengembangannya kelompok perlu belajar. Kegiatan
belajar yang dilakukan, baik berupa kegiatan belajar individual maupun belajar
bekerja sama dengan tiap-tiap anggota lainnya. Suatu proses perkembangan yang
berurutan menunjukkan bahwa pada dasarnya perkembangan dimulai dari saling
mempercayai di antara para anggota sampai kepada saling berkomunikasi dan
akhirnya memelihara pengendalian.
Brenard Bass (1965:197-198) mengemukakan suatu model dari perkembangan
kelompok dengan suatu asumsi bahwa kelompok menempuh tahap perkembangan
sebagai berikut :
a. Saling menerima
Pada tahap permulaan dari pembentukan kelompok, pada umumnya para
anggota segan untuk saling berkomunikasi. Para anggota secara spesifik tidak
bersedia menyatakan pendapatnya, sikap, dan kepercayaannya.
b. Komunikasi dan pengambilan keputusan
Tahap kedua setelah kelompok saling menerima, para anggotanya mulai
mengadakan komunikasi secara terbuka di antara yang satu dengan yang lainnya.
Komunikasi tersebut menghasilkan kepercayaan yang meningkat dan bahkan
menimbulkan interaksi yang lebih banyak di antara para anggota kelompok.
c. Motivasi dan produktivitas
Pada tahap ini para anggota kelompok berusaha mencapai tujuaj kelompok.
Kelompok bekerja sebagai unit yang bekerja sama dan tidak sebagai unit yang saling
berkompetisi.
d. Pengendalian dan organisasi
Pada tahap ini merupakan tingkat dimana afiliasi kelompok dinilai dan para
anggotanya dikelolaoleh norma kelompok. Tujuan kelompok lebih penting daripada
tujuan individu. Norma kelompok dipegang teguh. Oleh karena itu, setiap
pelanggaran diberi sanksi.
Apabila kelompok telah berkembang dengan melewati berbagai tahap
perkembangan maka kelompok tersebut mulai menampakkan karakteristik tertentu.
Untuk memahami perilaku kelompok perlu diketahui karakteristik umum sebagai
berikut :
1. Struktur
Pada tiap kelompok berkembang beberapa tipe struktur setelah melewati
jangka waktu tertentu. Para anggota kelompok dibedakan atas dasar faktor-faktor
seperti keahlian, kekuasaan, status, dan sebagainya. Tiap-tiap anggota menduduki
posisi tertentu dalam kelompok. Hubungan antara posisi merupakan struktur
kelompok. Struktur kelompok ini menunjukkan adanya hierarki.
2. Hierarki status
Status yang diberikan kepada posisi tertentu merupakan konsekuensi dari
karakteristik tertentu, yang membedakan antara posisi yang satu dengan posisi yang
lainnya. Perbedaan status memiliki pengaruh yang amat besar atas pola dan isi
komunikasi dalam kelompok.
3. Peran
Setiap posisi dalam struktur kelompok memiliki peran yang saling
berhubungan, yang terdiri atas perilaku yang diharapkan dari mereka yang menduduki
posisi tersebut.
4. Norma
Adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok.
5. Kepemimpinan
Peran kepemimpinan dalam kelompok merupakan suatu karakteristik penting
dalam kelompok. Pemimpin kelompok memiliki pengaruh tertentu para anggota
kelompok.
6. Kesatupaduan
Baik kelompok formal maupun informal tampaknya memiliki hubungan yang
amat erat kesamaan sikap, perilaku, dan perbuatan. Kedekatan ini biasanya disebut
kesatupaduan.
D. Cartrivright dan A. Zander (1968), Robbin (1994) mengemukakan bahwa
suatu kelompok dapat memiliki daya tarik disebabkan oleh hal-hal berikut :
1. Tujuan kelompok dan tujuan para anggota dapat sinkron dan ditentukan secara
jelas.
2. Kelompok memiliki seorang pemimpin yang berkarisma.
3. Reputasi atau nama baik kelompok menunjukkan bahwa kelompok berhasil
menyelesaikan tugasnya dengan baik.
4. Kelompok tersebut cukup kecil dan memungkinkan para anggotanya dapat saling
mendengar pendapat dan saling mengevaluasi.
5. Para anggotanya dapat mengatasi hambatan dan rintangan dan mereka saling
mendukung serta tidak membatasi perkembangan dan kemajuan pribadi.
Kelima faktor diatas memiliki hubungan yang amat erat dengan pemuasan
kebutuhan. Seperti telah dibahas sebelumnya bahwa salah satu alasan dari
pembentukan kelompok adalah memenuhi atau memuaskan kebutuhan. Apabila
seseorang dapat menggabungkan diri dalam kelompok maka pemuasan kebutuhan
akan meningkat.
Tabel. Karakteristik Kelompok dan Perilaku Organisasi
Peran
yang Ada
Alasan
Pembentukan
Tahap
Perkembangan
1. Peran
yang
dirasa
kan
2. Peran
yang
dimai
nkan
1. Pemuasan
kepuasan
2. Kedekatan
dan daya
tarik
3. Tujuan
kelompok
4. Alasan
ekonomi
1. Saling
menerima
2. Komunikasi
dan
pengambilan
keputusan
3. Motivasi dan
produktivitas
4. Pengendalian
dan
organisasi
Karakteristik
Setelah
Daya Tarik
Berkembang
1. Struktur
1. Sinkronisasi
2. Hierarki status
tujuan
3. Peran
individu
4. Norma
dengan
5. Kesatupaduan
tujuan
kelompok
2. Adanya
pemimpin
yang
karismatik
3. Reputasi
dan nama
baik
kelompok
4. Kelompok
relatif kecil
5. Saling
mendukung
dan
mengatasi
hambatan
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
Dalam rangka mencapai tujuan yang ditentukan agar organisasi dapat berjalan
sesuai dengan rencana yang digariskan maka seharusnya berpedoman pada prinsipprinsip organisasi sebagai berikut.
1. Perumusan tujuan organisasi
Dengan adanya perumusan tujuan organisasi, hal itu memudahkan setiap orang
bekerja sama mencapai hasil-hasil akhir. Tujuan itu yang menjadi sasaran dari setiap
kegiatan organisasi.
2. Pembagian pekerjaan
Struktur organisasi harus disusun sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang
ditetapkan. Pembagian pekerjaan juga dapat meningkatkan produktivitas karena
pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari
dan diselesaikan dengan relatif cepat. Jadi hal ini memperkuat akan spesialisasi
pekerjaan.
3. Kontinuitas dan fleksibilitas
Kelangsungan dan kesinambungan sikap organisasi harus benar-benar
terjamin, baik dalam perencanaan sasaran, program maupun kegiatan pelaksanaan
(operasional). Hal ini dimaksudkan agar mudah untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan dan perkembangan masyarakat tanpa mengurangi tujuan yang ditetapkan
atau direncanakan.
4. Delegasi wewenang dan tanggung jawab
Harus jelas dan seimbang, tidak terlalu ketat, namun, harus juga
memperhatikan adanya batas wewenang, yang dimaksud dengan wewenang atau
otoritas, yaitu hak untuk memerintah atau bertindak. Sedangkan tanggung jawab,
yaitu kewajiban untuk melaksanakan tugas.
5. Kesatuan arah (Unity of Direction)
Semua kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan harus ditujukan
pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara efisien dan efektif.
6. Kesatuan komando (Unity of Command)
Dengan adanya kesatuan komando maka kerja sama menjadi lebih terjamin
dengan baik, pemusatan usaha dan pengendalian komando lebih terpusat.
Setiapbawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung kepada siapa ia harus
bertanggung jawab dan dari siapa dia menerima perintah untuk dilaksanakan.
7. Rentang kekuasaan
Maksudnya, berapa jumlah orang yang setepat-tepatnya harus berada di bawah
kekuasaan seorang pejabat atasan. Asas ini merupakan prinsip organisasi yang harus
diperhatikan untuk menjaga efektivitas dan kesinambungan komunikasi.
8. Tingkat pekerjaan
Adalah suatu jaringan peranan yang dituntut orang dalam melaksanakan
pekerjaan untuk tugas yang harus dicapai. Pekerjaan itu didelegasikan dari atas ke
bawah oleh pimpinan melalui tangga jabatan.
9. Prinsip koordinasi
Semua kegiatan organisasi harus dikoordinasikan. Hal ini penting untuk
mencegah kesimpangsiuran tugas dan tanggung jawab. Kerja sama merupakan asas
koordinasi. Artinya, mereka harus bertindak bersama-sama agar terdapat satu
kesatuan dalam tindakan. Jadi, koordinasi sebagai pengaturan yang tertib dari suatu
kumpulan atau gabungan usaha untuk menciptakan kesatuan dalam mencapai tujuan
bersama.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena tiga alasan utama.
1. Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu
merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.
2. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan
berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.
3. Kenyataan bahwa manajer banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi.
Jarang sekali kita menjumpai manajer sendirian di mejanya berpikir, membuat
rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu
manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi bertatap muka, elektronik, atau
lewat telepon dengan karyawan, supervisor, pemasok, atau pelanggan.
Komunikasi sangatlah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan
adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya, antara lain :
1. Hambatan organisasional
Ada 3 hambatan organisasional
a. Tingkatan hierarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang)
tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan cenderung berkurang ketepatannya.
b. Wewenang manajerial
Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima
berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya,
banyak
bawahan
menghindari
situasi
dimana
mereka
harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak
menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
c. Spesialisasi
Cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling
berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat
membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan
mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2. Hambatan antar pribadi
Antara lain :
a. Persepsi selektif
Merupakan pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau
mendengar kejadian, orang, objek, atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau
dengar
b. Status atau kedudukan
Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat
atas dasar karakteristik pengirim (sumber), terutamanya kredibilitasnya.
c. Keadaan membela diri
Mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan
sebaliknya, meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.
d. Pendengaran lemah
Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi.
- Mendengar hanya permukaannya saja
- Memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda
- Menunjukkan kebosanan atau kejengkelan
- Mendengar dengan tidak aktif
e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti
satu jam, satu hari atau satu minggu. Di samping itu, bahasa-bahasa nonverbal yang
tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya.
a. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia
untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Model proses
komunikasi adalah :
1. Sender (pengirim)
Pemprakarsa suatu komunikasi
2. Encoding (Penyandian)
Penterjemahan informasi menjadi serangkaian symbol untuk komunikasi
3. Channel (Saluran)
Medium komunikasi formal antara seorang pengirim dan seorang penerima
4. Decoding (Pengartian)
Interpretasi dan menterjemahkan suatu pesan menjadi informasi yang berarti
5. Receiver (penerima)
Individu yang menanggapi pesan dari pengirim
b. Memperbaiki Proses Komunikasi
Perbedaan antara komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dilacak sampai
seberapa jauh pihak-pihak yang berkomunikasi menangani empat aspek proses
komunikasi :
1. Perbedaan persepsi
Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Orang yang
mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda sering menerima
fenomena sama dari perspektif yang berbeda. Seandainya seorang supervisor baru
memuji seorang karyawan atas kerja yang efisisen dan bermutu tinggi. Supervisor itu
benar-benar menghargai usaha karyawan tadi dan pada saat yang sama ingin
mendorong karyawan yang lain untuk meniru contoh tersebut. Akan tetapi, orang lain
mungkin menganggap karyawan tadi membedakan diri untuk dipuji sebagai tanda dia
telah menjilat atasan. Mereka mungkin bereaksi dengan menggoda atau menunjukkan
permusuhan secara terbuka. Persepsi individu mengenai komunikasi yang sama dapat
berbeda secara radikal.
Cara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus dijelaskan
sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman
berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempelajari mengenai latar belakang mereka
yang akan berkomunikasi dengan kita.
2. Emosi
Reaksi emosional marah, cinta, mempertahankan pendapat, benci, cemburu,
takut, malu, dapat mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita
mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.
Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya
sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika
emosi menimbulkan masalah.
3. Ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal
Banyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium
utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi
oleh faktor nonverbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak berdiri antar orang yang
berbicara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan
badan. Bahkan pesan yang amat sederhana seperti “Selamat pagi”, dapat di sampaikan
dengan maksud berbeda-beda dengan komunikasi nonverbal.
Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah
mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Komunikasi
nonverbal harus selaras dengan pesan verbal.
4. Kepercayaan
Seorang penerima mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umunya
merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas
pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.
Pada umumnya, kredibilitasseorang manajer akan tinggi kalau dia dianggap
oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat dipercaya, dan tulus menyangkut
kesejahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang
mana kejujuran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain
PENUTUP
Ringkasan dari uraian diatas, anatara lain :
1. Definisi organisasi adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi dan
bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama, didalamnya terkandung 3
elemen yang saling berhubungan yaitu, sekelompok orang, interaksi, dan tujuan
bersama.
2. Manajemen yang efektif dapat dilihat dari seberapa besar pemahaman suatu
manajemen terhadap empat ciri utama individu yaitu, persepsi, sikap, kepribadian,
dan pembelajaran serta pengetahuan tentang hubungannya.
3. Kelompok adalah suatu sistem yang terorganisasi yang terdiri atas dua orang atau
lebih yang saling berhubungan sedemikian sehingga sistem tersebut melakukan
fungsi tertentu, memiliki serangkaian peran hubungan antar anggotanya.
4. Kelompok formal maupun kelompok informal dibentuk karena beberapa alasan,
antara lain :
a. Pemuasan kepuasan
b. Kedekatan dan daya tarik
c. Tujuan kelompok
d. Alasan ekonomis
5. Dalam rangka mencapai tujuan yang ditentukan agar organisasi dapat berjalan
sesuai dengan rencana yang digariskan maka seharusnya berpedoman pada
prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut
a. Perumusan tujuan organisasi
b. Pembagian pekerjaan
c. Kontinuitas dan fleksibilitas
d. Delegasi wewenang dan tanggung jawab
e. Kesatuan arah (Unity of Direction)
f. Kesatuan komando (Unity of Command)
g. Rentang kekuasaan
h. Tingkat pekerjaan
i. Prinsip koordinasi
6. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia
untuk berbagi arti lewat pesan simbolik.Proses komunikasi penting bagi manajer
karena hal ini membuat mereka dapat melaksanakan fungsi manajemen yaitu,
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian.
DAFTAR PUSTAKA
Bacal, Robert, 2005, How to Manage Performance, Jakarta, PT Bhuana Ilmu Populer.
Siswanto, 2005, Pengantar Manajemen, Jakarta, Bumi Akasara.
Sondang P. Siagian, 1997, Teori Pengembangan Organisasi, Jakarta, Bumi Aksara.
Stoner, James A.F, 1996, Manajemen, Jilid II, Jakarta, PT Bhuana Ilmu Populer.
T. Hani Handoko, 2003, Manajemen, Edisi II, Yogyakarta, BPFE.
Terry, George R, 2003, Prinsip-prinsip Manajemen, Jakarta, Bumi Aksara.
Yayat M. Herujito, 2001, Dasar-dasar Manajemen, Jakarta, Grasindo.
_______________________________________
)* Penulis adalah dosen tetap Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti