Pemanfaatan EIS di Linkungan Kemenpora
advertisement
Pemanfaatan EIS di Linkungan Kemenpora Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora ISBN: xxx - xxx - xxxxx - x - x Ukuran Buku :15,7 cm x 24 cm Jumlah Halaman: 59 + viii Penanggung Jawab Deddy Kusdinar Ketua Thobias Tubulau Tim Penyusun Ahmad Musawir Nurhasanah Jeffery V.Palar Asmiaty Sy Yordania Kunto Widayatmoko Rio Wilarso Wulan Asri Meidyasari Silmiyanti Zurlen Achmad Syauqi Nara Sumber Dr. Ing. Adang Suhendra, SKom, SSi, MSc Dr. rer. nat. I Made Wiryana, SKom, SSi, MAppSc Prof. Dr. I Wayan S Wicaksana, SSi, MEng Dr. Putu Laxman Pendit, Pancat Setyantana Penyiapan Data BPS Badan Pusat Statistik Diterbitkan Oleh: Bagian Sistem Informasi dan Pengolahan Data Biro Perencanaan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga Kata Pengantar Kementerian Pemuda dan Olahraga (Kemenpora) selalu berusaha mengikuti perkembangan jaman di dalam pemanfaatan Teknologi Infomasi dan Komunikasi. Ditambah lagi saat ini pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komputer sudah sangat mendukung kegiatan keolahragaan ataupun kepemudaan. Sistem Informasi Manajemen saat ini sudah tak dapat dipisahkan lagi dari pengelolaan suatu organisasi modern. Dalam mendukung kecepatan pengambilan keputusan dibutuhkan sistem yang akan melakukan pengintegrasian dan pengklasifikasian informasi dari setiap Sistem Informasi Manajemen yang ada. Melakukan pengklasifikasian akan sangat berguna untuk setiap pengambil kepetusan di Kemenpora karena akan mempercepat efektifitas dan efisiensi dalam pengambilan kebijakan. Untuk mewujudkan pengintegrasian dan pengklasifikasian informasi di lingkungan Kemenpora, maka dikembangkan dua sistem utama untuk melakukan pengklasifikasian data yaitu sistem datawarehouse dan Executive Information System (EIS). Melalui pengembangan sistem ini diharapkan efektivitas dan efisiensi dari setiap pemangku kepentingan di lingkungan Kemenpora menjadi lebih meningkat. Oleh karena itu melalui buku ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang jelas mengenai pentingnya EIS dan datawarehouse di dalam lingkungan Kemenpora. ii Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Penyusunan panduan ini melibatkan beberapa pakar dari dunia akademik, industri dan pemerintahan yang membidangi masalah pengembangan Sistem Informasi Manajemen. Diharapkan panduan ini dapat digunakan sebagai arahan sehingga pengembangan SIM di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga (Kemenpora) dapat berkesinambungan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. Jakarta, Juni 2010 Tim Penyusun Ringkasan Eksekutif Mengembangkan data warehouse dan EIS yang baik tidak bisa dilakukan hanya dengan pendekatan yang sifatnya kasus per kasus. Pengembangan untuk kebutuhan organisasi harus dilakukan secara teintegrasi dan holistik. Dengan kata lain semua aspek harus dipertimbangkan baik teknis maupun non teknis. Dari kebutuhan perangkat keras dan jaringan, hingga kebutuhan SDM dan organisasi. Pertimbangan hukum dan efisiensi pembiayaan juga perlu dilakukan. Pengembangan data warehouse dan EIS yang baik harus memiliki suatu arah sasaran yang tertuang dalam strategi dan road map. Di dalam pelaksanaan pengembangan data warehouse dan EIS tersebut, harus dilaksanakan dengan mengikuti kaidah-kaidah yang tertuang dalam bakuan-bakuan. Hal ini menyebabkan pengembangan dapat dilakukan secara baik dan tertata dengan baik. Dokumen ini disusun untuk memberikan gambaran tentang dasardasar penerapan pengembangan EIS dan data warehouse. Selain itu dengan buku ini diharapkan seluruh pihak dapat lebih memahami akan pentingnya EIS bagi setiap pengambil keputusan yang ada guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menerapkan kebijakan di lingkungan Kemenpora iii iv Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Daftar Isi Kata Pengantar i Ringkasan Eksekutif iii 1 Data, Informasi dan Pengetahuan 1 1.1 Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3 Pengetahuan (Knowledge) . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2 Sistem Informasi untuk Organisasi 13 2.1 Pengertian Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2 Komponen Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.3 Elemen Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.4 Penggolongan Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . 19 2.4.1 Tujuan Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . . 23 3 Executive Information System 3.1 Definisi 25 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.2 Karakteristik Teknologi Informasi untuk EIS . . . . . . . 30 3.3 Karakteristik Data untuk EIS . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.4 Arsitektur Sistem pada EIS . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.5 Implementasi, Keuntungan dan Kerugian EIS . . . . . . 37 4 Decision Support 43 4.1 Pengertian Decision Suport . . . . . . . . . . . . . . . . 43 4.1.1 Pengertian Keputusan . . . . . . . . . . . . . . . 44 v vi Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 4.1.2 Dasar Pengambilan Keputusan . . . . . . . . . . 46 4.2 Jenis DSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4.3 Tujuan DSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 4.4 Komponen Dalam DSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 4.5 Cara Penggunaan Informasi Dari DSS . . . . . . . . . . 50 4.6 Pemodelan Laporan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 4.6.1 Pemodelan Matematis . . . . . . . . . . . . . . 52 4.6.2 Simulasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 4.6.3 Grafik Komputer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 4.6.4 Keuntungan dan Kerugian Pemodelan . . . . . . 53 5 EIS di Kemenpora 55 Daftar Gambar 1.1 Alur Perubahan Data Menjadi Informasi . . . . . . . . 6 . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi . . . . . . . . . . . 19 2.3 Hubungan Organisasi dan Sistem Informasi . . . . . . 20 . . . . . . . . . . 26 . . . . . . . . . . . . . . . . 33 . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.1 Interaksi Sistem Informasi 3.1 Perusahaan Tanpa dan Dengan EIS 3.2 Arsitektur EIS Tradisional 3.3 Arsitektur EIS Kontemporer 3.4 Pendekatan Metode Metadatabase . . . . . . . . . . . 3.5 Arsitektur EIS Menggunakan Metadatabase 5.1 Screenshot Aplikasi EIS berbasis Web . . . . . . 35 36 . . . . . . . . . 56 5.2 Screenshot Aplikasi EIS berbasis mobile . . . . . . . . 57 5.3 Arsitektur Sistem Kemenpora 58 vii . . . . . . . . . . . . . . viii Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 1 Data, Informasi dan Pengetahuan 1.1 Data Dalam kehidupan banyak sekali hal-hal yang terjadi, keunikan kejadian dari kehidupan setiap orang berbeda-beda sehingga cara pandang setiap orang terhadap kejadian tersebut pun berbeda-beda (sesuai dengan apa yang menjadi prinsip dan standar atau tolak ukurnya). Di dalam dunia Teknologi Informasi (TI) pun sama, kesimpulan terhadap sesuatu yang dianalisa mungkin berbeda tetapi hal itu semua dapat diminimalisir dan dihilangkan selama apa yang menjadi pedomannya pun sama. Dalam dunia TI dan kebutuhan yang disesuaikan, ternyata banyak sekali kejadian yang jika kita memandang untuk kemajuan teknologi dan komunikasi dapat dibuat prosedur dan aturan yang sama sehing1 2 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora ga informasi yang dibutuhkan dari suatu kasus akan sama. Biasanya dalam dunia TI yang menjadi permasalahan adalah kasus-kasus yang sering terjadi dan untuk penyelesaiannya masih dengan prosedur yang manual. Beberapa contoh kasus yang terjadi dibeberapa tempat, seperti pengelolaan data administrasi, pengelolaan data perpustakaan (sudah banyak yang tidak manual), dan lain-lain. Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur. Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Pembagian data-data dapat dibagi berdasarkan : 1. Berdasarkan Bentuk (a) Data Kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya Idul Adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain -lain. (b) Data Kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dal am ke- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 3 masan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain lain. 2. Berdasarkan Skala Pengukuran (a) Nominal adalah data dimana angka hanya merupakan lambang Contoh: pada variabel jenis kelamin: 1 untuk Lakilaki, 2 untuk Perempuan (b) Ordinal adalah data dimana angka selain sebagai lambang, juga menunjukkan urutan Contoh: pada variabel Tingkat Pendidikan: 1 SD 2 SMP 3 SMU 4 PT ket : orang yang mempunyai angka 1 mempunyai tingkat pendidikan yang lebih rendah dari pada orang yang mempunyai angka 2 (c) Interval adalah data dimana angka adalah angka yang sebenarnya, tetapi tidak mutlak Contoh: pada variabel Nilai ket: orang yang mempunyai nilai 80 adalah dua kali lebih baik dari orang yang mempunyai nilai 40, tapi orang yang mempunyai nilai 0 belum tentu kosong (d) Rasio adalah data dimana angka adalah angka yang sebenarnya dan mutlak Contoh: pada variabel jumlah: data yang dihasilkan adalah rasio 3. Berdasarkan Jenis (a) Data Internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal: data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb. 4 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora (b) Data Eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan sua tu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya. 4. Berdasarkan Sumber (a) Data Primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh: Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop. (b) Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah. 5. Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data (a) Data Diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah da ri waktu ke waktu, dan lain-sebagainya. (b) Data Kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira - kira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 5 mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton. E. Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya 6. Berdasarkan Waktu Pengumpulan (a) Data Cross Section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya. (b) Data Time Series / Berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adala h data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan. 1.2 Informasi Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai 6 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 1.1: Alur Perubahan Data Menjadi Informasi nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan. Sebuah informasi dapat memiliki nilai yang berbeda-beda. George Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 7 R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu: 1. Tujuan si penerima Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya. 2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data Ketelitian dalam penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan, agar informasi yang dihasilkan lebih akurat dan lebih bernilai. 3. Waktu Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri. Informasi kemarin atau informasi yang telah lama belum tentu bernilai apabila disampaikan pada saat ini. 4. Ruang dan tempat Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai. 5. Bentuk Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya. 8 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 6. Semantik Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir. Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula. Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data. 1.3 Pengetahuan (Knowledge) Dalam menjalankan aktivitasnya, manusia selalu menggunakan pengetahuan. Dengan pengetahuan manusia dapat menentukan langkah terbaik apa saja yang harus dilakukan dalam menentukan suatu keputusan. Pengetahuan sebenarnya merupakan sebuah informasi juga yang merupakan hasil dari pengolahan data. Vercellis (2009: 7) memandang bahwa suatu informasi dikatakan pengetahuan jika dapat digunakan dalam pengambilan keputusan sebagaimana dikemukakan bahwa : “Information is transformed into knowledge when it is used to make decisions and develop the corresponding actions. Therefore, we can think of knowledge as consisting of information put to work into a specific domain, enhanced by the experience and competence of decision makers in tackling and solving complex problems”. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 9 Dalam kutipan tersebut di atas juga disebutkan bahwa selain informasi, hal yang dibutuhkan dalam sebuah pengetahuan adalah pengalaman dan kompetensi dari seorang pemegang keputusan. Sejalan dengan hal tersebut, Hendrik (2003: 1) mengemukakan bahwa “pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten “. Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000, disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan: 1. Pengetahuan merupakan justified true believe. Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan system kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau system kepercayaan itu bisa tidak disadari. 2. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan. Beberapa pengetahuan dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam ben- 10 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora tuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb) dan institusi. Pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain. Mengenali nilai dari pengetahuan terbatinkan dan memahami bagaimana menggunakannya merupakan tantangan utama organisasi yang ingin terus menciptakan pengetahuan. 3. Penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan adalah ruang bersama yang dapat memicu hubungan-hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat dinamis, relasional dan berdasarkan tindakan manusia, jadi pengetahuan berbeda dengan data dan informasi, bergantung pada konteksnya. 4. Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Menurut Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka (2000) bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu: (a) Berbagi pengetahuan terbatinkan; (b) Menciptakan konsep; (c) Membenarkan konsep; (d) Membangun prototype; dan Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 11 (e) Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi. Dengan demikian pengetahuan dapat dijelaskan kembali sebagai kumpulan dari data dan informasi yang bertemu dengan kompetensi dan pengalaman seseorang untuk menindaklanjuti data dan informasi yang ada sehingga dapat dikembangkan untuk pengambilan suatu keputusan. Tidak seperti informasi yang hanya bersifat memberi tahu, pengetahuan harus mampu digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Knowledge dalam konteks teknologi informasi, knowledge atau pengetahuan sangat berbeda dari data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta yang di record. Informasi adalah data yang diproses sehingga memiliki arti, sedangkan pengetahuan (knowledge) adalah informasi yang kontekstual, relevant, dan dapat dilakukan. Secara sederhana, knowledge adalah informasi yang dilakukan. Pengetahuan itu bisa dibagi menjadi dua: 1. Explicit Knowledge Explicit knowledge adalah model untuk memahami dunia dalam bentuk keahlian atau kognitif, diekspresikan dalam bentuk sistem, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur dan tata cara kerja yang dipahaminya. Atau dapat dikatakan sebagai sebuah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. 2. Tacit Knowledge Tacit knowledge adalah model untuk memahami dunia dalam bentuk konsep, diekspresikan dalam bentuk teori dan pengalam- 12 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora an yang dimilikinya. Tacit knowledge merupakan pengetahuan manusia yang masih dalam bentuk konsep pemikiran mereka sendiri belum diolah untuk diaplikasikan dan belum dikodifikasi. Atau dapat di katakan sebagai sebuah pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. 2 Sistem Informasi untuk Organisasi Abad 21 adalah abad di mana bisnis sangat bergantung pada teknologi informasi/sistem informasi. Dengan sistem informasi pembuat keputusan dapat membuat suatu perencanaan, pemasaran, produksi, hubungan antar organisasi sesegera mungkin. Sistem informasi juga dapat membantu penyelesaian masalah dan dapat memberikan peluang untuk meraih keungulan bersaing. 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah : Sis13 14 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora tem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ; Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal. Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. 2.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut building block, yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 15 software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input.Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen model. Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output. Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi. Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware. Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software. Software berfungsi sebagai tempat untuk 16 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen kontrol. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.3 Elemen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan kom- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 17 Gambar 2.1: Interaksi Sistem Informasi puter dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik. 1. Orang. Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP 2. Prosedur. Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. 3. Perangkat keras. Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. 18 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 4. Perangkat lunak. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : (a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. (b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. (c) Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data. File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya. 6. Jaringan komputer. Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabelkabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. 7. Komunikasi data. Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirantipiranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 19 Gambar 2.2: Hubungan Elemen Sistem Informasi ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputerkomputer dapat berkomunikasi satu sama lain. 2.4 Penggolongan Sistem Informasi Sistem informasi yang digunakan akan berbeda antara pegawai, manajer, executive, yang mempunyai tanggung jawab, rentang kendali yang berbeda. Sebab, sebagai end-user (pemakai informasi) harus mempunyai pengetahuian yang spesifik bagaimana sistem informasi mempengaruhi fungsional-fungsional organisasi. Misalnya, manajer pemasaran harus mengetahui bagaimana sistem informasi digunakan dalam aktivitas pemasaran. Sehingga informasi yang diperoleh dari sistem informasi pemasaran sanyat membantu dalam pengambilan keputusannya. 20 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 2.3: Hubungan Organisasi dan Sistem Informasi Pembagian Sistem Informasi Menurut O’Brien James Sistem Informasi dapat dibagi kedalam dua: 1. Support Operational System merupakan sistem informasi yang mendukung level operasional bisnis dan level operasional manajemen, terdiri dari tipe Enterprise Colla- boration Systems, Process Control System, Trancaction Processing Systems. Sistem ini melayani manajer operasional dengan cara mencatat aktivitas transaksi di dalam organisasi. Biasanya data yang tersedia harus dengan mudah didapat, akurat, dan belum kadaluarsa , contoh: Persediaan bahanbaku. 2. Support Management System merupakan sistem informasi yang mendukung level taktikal manajemen, dan level stategik manajemen, terdiri dari management Information Sys- tems, Decision Support Systems, Executive Information Sys- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 21 tems. Sistem ini melayani manajer taktikal dan executive dengan cara memonitor, mengendalikan, mengambil keputus- an. Data yang didapat berupa data berkala mengenai suatu aktivitas, contoh : Penentuan harga jual produk. Beberapa jenis Sistem Informasi yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah : 1. Transaction processing systems (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan. 2. Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. 3. Office Automation Systems (OAS) adalah sistem komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem penjadwalan, yang didesain untuk meningkatkan produktifitas dari data workers di organisasi. Nomor 2 dan 3 melayani knowledge level. 4. Management Information Systems (MIS) adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik. 22 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 5. Decision-support systems (DSS) adalah sistem informasi di management-level sebuah organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur dan semi terstruktur. 6. Executive information systems (EIS) adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah organisasi yang dirancang untuk tujuan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Tipe informasi akan secara khusus melayani setiap fungsi masingmasing area. Karena itu tipe sistem yang didapat didalam orgamisasi dirancang untuk pekerja ataupun manager di setiap level dan informasi fungsional seperti sales, marketing, manufacturing, keuangan, akuntansi, dan sumber daya manusia. Sistem Informasi juga dapat diklasifikasikan berasarkan beberapa kategori, antara lain: • On-line systems adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll. • Real-time systems adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 23 berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan. • Decision support system & strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional. • Knowledge-based system. Program komputer yang dibu- at mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG. 2.4.1 Tujuan Sistem Informasi Sistem Informasi memiliki memiliki tujuan secara umum yaitu: 1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen 2. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari 3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan. 24 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 3 Executive Information System 3.1 Definisi Pada bab sebelumnya, telah disinggung mengenai Executive Information System (EIS) dan DSS. Perusahaan yang hanya menggunakan Sistem Infromasi Organisasi maka manajer puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem fungsional dan manajer tidak perlu menyaring dan mensintesa data yang menjadi bentuk berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer tersebut dalam melakukan pekerjaannya maka diciptakan Sistem Informasi Eksekutif. 25 26 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 3.1: Perusahaan Tanpa dan Dengan EIS Definisi Eksekutif Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Istilah Eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer tingkat puncak yang mempunyai pengaruh yang kuat terhadap perusahaan yaitu semua manajer yang berada pada tingkat perencanaan strategis. Jika Organisasinya adalah korporasi maka Eksekutif tingkat puncak adalah pimpinan dalam dewan tersebut. Yang memberikan laporan kepada Dewan adalah Direktur, dan yang memberikan laporan kepada direktur adalah wakil direktur. Jika perusahannya besar maka manajer dalam beberapa tingkatan yang menyatu dalam struktur organisasi dianggap sebagai eksekutif. Dalam perusahaan kecil mungkin hanya ada satu eksekutif atau tidak ada. Istilah CEO (Chief Executive Officer ) atau Kepala Eksekutif adalah seseorang yang berada pada tingkat puncak hirarki organisasi, dijabat oleh satu orang dan sama fungsinya seperti pimpinan dewan dalam beberapa organisasi, direktur, atau CEO. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 27 Pekerjaan Dari Seorang Eksekutif Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka panjang, memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga bertanggung jawab terhadap kesejahteraan perusahaan (Company Oriented) Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif : 1. Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsifungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah. 2. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger ), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok. 3. Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) Menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) Membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; 28 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora (c) Menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu. Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama. Eksekutif memiliki peran penting didalam suatu organisasi, salah satunya adalah melakukan pengambilan keputusan. Biasanya keputusan-keputusan yang diambil para eksekutif merupakan keputusan yang sangat penting, menyangkut dengan kelangsungan hidup dalam jangka panjang perusahaan atau organisasi tersebut. Untuk menjalankan pekerjaan yang efektif sebagai eksekutif, diperlukan pengambilan keputusan berdasarkan keputusan yang akurat, tepat, dapat diandalkan dan informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki relevansi dengan keputusan yang akan diambil. Untuk dapat melakukan pengambilan keputusan yang tepat tersebut dalam skala informasi yang cukup besar dapat dilakukan dengan menggunakan dukungan salah satu pendukung pengolahan data sistem informasi yang tercakup dalam Executive Information System (EIS). EIS atau dalam bahasa indonesia dikenal dengan istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE), adalah sebuah sistem berbasis komputer yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses informa- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 29 si internal dan eksternal, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis. Sistem ini menyediakan akses berkelanjutan atas informasi yang bersifat tepat waktu dan akses langsung kepada laporan manajemen. EIS sangat mudah untuk dipergunakan, didukung dengan grafik, dan menyediakan kemampuan exception reporting (melaporkan hanya hasil yang menyimpang dari standar) dan drill down (investigasi informasi dalam mengembangkan rincian). Sistem ini juga dengan mudah dihubungkan dengan layanan informasi online dan e-mail. Menurut McLeod, dkk (2001) sebuah Executive Information System (EIS) merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi kepada pihak eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan. Informasi tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan dapat menyediakan perincian dengan berbagai level. Pada Gambar 3.1 dapat dijelaskan bahwa lingkungan informasi dan data dalam perusahaan sangat mendukung untuk terbentuknya suatu Executive Information System (EIS). Terdapat beberapa faktor eksternal dan internal yang menyebabkan EIS menjadi suatu kebutuhan bagi para eksekutif. • Faktor Eksternal: – Meningkatnya kompetisi – Cepatnya perubahan lingkungan – Kebutuhan untuk lebih proaktif – Kebutuhan untuk akses database external 30 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora – Meningkatnya regulasi pemerintah • Faktor Internal: – Kebutuhan ketepatan waktu informasi – Kebutuhan memperbaiki informasi – Kebutuhan akses data operasional – Kebutuhan kecepatan pemutahiran aktifitas – Kebutuhan meningkatkan efektifitas – Kebutuhan mengidentifikasi kecenderungan historis – Kebutuhan akses ke database korporat – Kebutuhan meningkatkan keakuratan informasi 3.2 Karakteristik Teknologi Informasi untuk EIS Dari definisi EIS, dapat diketahui EIS berhubungan erat dengan pengelolaan dan perepresentasian informasi dengan menggunakan komputer. Dengan .demikian, EIS sangat erat kaitannya dengan teknologi informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh EIS adalah sebagai berikut : 1. Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari. 2. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 31 3. Memiliki on-line help. 4. Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan. 5. Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan. 3.3 Karakteristik Data untuk EIS Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS : • Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan. • Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data. • Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data. • Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan. • Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat 32 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan. • Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif. 3.4 Arsitektur Sistem pada EIS Arsitektur Executive Information System (EIS) ditunjukkan oleh gambar 3.2. Pada intinya, arsitektur EIS memiliki dua komponen utama yaitu: • Basis data terpusat. Data yang telah diekstrak dari berbagai sumber, dikumpulkan dan disimpan dalam satu pusat repositori data; • Mesin untuk menganalisa data dan menampilkan hasilnya kepada para eksekutif. Dalam hal ini teknik On-line Analytical Processing (OLAP) digunakan untuk analisis data multidimensional dan penampilan informasi. Informasi dalam EIS Kemenpora dapat diakses melalui dua platform, yaitu melalui komputer (dengan web browser) dan melalui perangkat telepon selular (aplikasi berbasis java). Arsitektur ini sederhana dan mudah untuk dikelola. Karena menggunakan basis data terpusat, query dan analisa dapat diproses dengan cepat. Akan tetapi dalam melakukan ekstraksi dan peng- updatean data dari sumber yang berbeda ke dalam basis data terpusat Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 33 Gambar 3.2: Arsitektur EIS Tradisional merupakan permasalahan yang kompleks. Sebab seringkali data tersebut tidak kompatibel antara satu sumber dengan sumber data yang lain. Arsitektur EIS tradisional tidak dapat beradaptasi terhadap inkompatibilitas data. Oleh karena itu, setiap kali terdapat perubahan pada local system, basis data terpusat harus disusun kembali, di-compile ulang, atau bahkan didesain ulang. EIS tradisional hanya mendukung analisis data sederhana yang sudah didefinisikan terlebih dahulu. Adanya permasalahan-permasalahan tersebut mendorong para peneliti untuk mempelajari cara untuk: • Mengintegrasikan dan mengakses data dari sumber data terdistribusi yang heterogen • Menganalisa data melalui pendekatan multidimensional. 34 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 3.3: Arsitektur EIS Kontemporer Teknologi data warehousing dan teknik On-line Analytical Processing (OLAP) telah memberikan banyak kontribusi dalam meningkatkan EIS tradisional. Peningkatan ini mengarah pada terbentuknya arsitektur EIS yang baru, yaitu EIS kontemporer. Pada arsitektur ini, basis data terpusat digantikan fungsinya oleh data warehouse, sedangkan teknik OLAP digunakan untuk analisis data multidimensional dan penampilan informasi. Teknologi data warehousing mengurangi masalah integrasi data. Data dari local system yang berbeda akan diekstrak, dibersihkan, dan ditransformasikan oleh integrator berdasarkan skema data terintegrasi, kemudian disimpan ke dalam data warehouse. Namun Struktur EIS Kontemporer pada dasarnya tidak memiliki Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 35 Gambar 3.4: Pendekatan Metode Metadatabase fleksibilitas dan adaptabilitas dimana : • Fleksibilitas. Kemampuan untuk mengakomodir perubahan kebutuhan data oleh eksekutif • Adaptabilitas. Kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan konten, format data, platform, dan struktur yang mungkin muncul dalam sumber data lokal Dari kekurangan fleksibiltas dan adaptabilitas tersebutlah kemudian di coba untuk mengembangkan dengan pendekatan menggunakan Database, adalah Metode sistem integrasi yang dapat mengelolah beberapa sistem dan bisa mendapatkan open system architecture sambil tetap mempertahankan otonomi local system dan memungkinkan untuk sistem tersebut berevolusi. Dibawah ini akan ditampilkan gambaran seperti apa pendekatan metadatabase tersebut Sehingga struktur EIS kontemporer yang telah beradaptasi dengan 36 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 3.5: Arsitektur EIS Menggunakan Metadatabase menggunakan pendekatan metadatabase mengalami evolusi dan dapat berubah menjadi : Arsitektur yang baru terdiri dari 2 unsur besar, yaitu : • Metadatabase Management System (MDBMS) adalah sistem berbasis pengetahuan yang mengintegrasikan dan mengatur penggunaan multiple local system melalui data atau metadata. Yang memiliki 2 peranan penting, yaitu – Menyediakan akses yang transparan terhadap data dari local system dan warehouse – Menyediakan metadata yang dibutuhkan untuk analisis multidimensional data Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 37 • Multidimensional Data Analysis System (MDAS) terdiri dari 2 sub-sistem, yaitu: – ROLAP/MDB Interface yang menyediakan penghubung eksekutif untuk memformulasikan permintaan mereka dan untuk menampilkan hasil analisis mereka – ROLAP/MDB (Relational On-Line Analytical Processsing/ Multidimentional DataBase) Analyzer yaitu Software yang digunakan untuk mengolah metadatabase yang disediakan oleh MDBMS untuk memungkinkan analisis online multidimentional data. 3.5 Implementasi, Keuntungan dan Kerugian EIS EIS memungkinkan para eksekutif untuk menemukan data-data sesuai dengan kriteria yang diinginkan dan mempermudah pemahamanakan informasi yang dihasilkan. Tidak seperti penyajian informasi manajemen pada sistem tradisional, EIS dapat membedakan antara data penting dan data sekunder, serta memonitor aktivitas sebagai bahan pertimbangan dalam mengevaluasi perusahaan. Setelah menyadari keuntungan, orang-orang telah menerapkan EIS di banyak area, terutama, di bidang manufaktur, pemasaran, dan bidang keuangan. Untuk menerapkan EIS dalam sebuah organisasi ataupun kelembagaan, maka diperlukan beberapa tahapan proses yang harus dilakukan, antara lain: 1. Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien. 38 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 2. Membuat prototipe EIS, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu. 3. Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan 4. Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll). Sebelum membuat keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari pihak - pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan dibuat. Dengan demikian dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di atas. Dalam penerapan EIS dalam sebuah organisasi, perlu diperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi EIS. Menurut McLeod, dkk (2001) Terdapat beberapa critical success factors untuk menciptakan Executive Information System yang sukses : 1. A Commited and Informed Executive Sponsor. Seorang eksekutif tingkat atas, terutama CEO seharusnya bertindak sebagai executive sponsor dari EIS dengan mendorong implementasinya. Usaha dalam penerapan EIS sangat berhasil apabila pengguna pertamanya adalah eksekutif tingkat atas. 2. An Operating Sponsor . Executive sponsor akan menjadi sangat sibuk dalam menyediakan waktu untuk implementasi. Tugas tersebut harus diberikan kepada eksekutif tingkat atas lainnya, seperti wakil presiden eksekutif. Operating sponsor bekerja Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 39 dengan pengguna eksekutif dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan yang ada telah selesai. 3. An Appropriate Information Services Staff . Spesialis informasi seharusnya siap untuk mengerti tidak hanya mengenai teknologi informasi tetapi juga bagaimana eksekutif akan menggunakan sistem. Area teknologi informasi yang diterapkan khususnya mudah diaplikasikan, termasuk komunikasi data, database, dan tampilan grafis. 4. Appropriate Information Technology. Pengimplementasi EIS seharusnya tidak begitu saja dalam memasukkan hardware atau software yang tidak berguna bagi perusahaan. Sistem yang ada harus sesederhana mungkin dan memberikan eksekutif secara langsung apa yang mereka inginkan, tidak lebih dan tidak kurang. 5. Data Management. Manajemen data tidak perlu untuk melakukan penyederhanaan tampilan dari suatu data atau informasi. Eksekutif seharusnya mengetahui seberapa bergunanya suatu data. Hal ini dapat dicapai dengan mengidentifikasikan tanggalnya dan, idealnya, jam data itu dimasukkan ke dalam sistem. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajemen data atau keduanya. 6. A Clear Link to Business Objectives. Sebagian besar EIS yang sukses didesain untuk memecahkan masalah-masalah khusus atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh suatu teknologi informasi. 7. Management of Organizational Resistance. Ketika seorang 40 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora eksekutif menentang Executive Information System, diperlukan usaha untuk memperoleh dukungan. Strategi yang bagus adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi oleh seorang eksekutif lalu secepatnya menerapkan Executive Information System, dengan menggunakan prototype untuk menemukan masalah. 8. Management of the Spread and Evolution of the System. Pengalaman telah menunjukkan bahwa pada saat upper manager mulai menerima informasi dan Executive Information System, lower manager berkeinginan untuk dapat mengantisipasi dan memecahkan masalah yang muncul sebelum upper level manager melihat situasinya diluar kendali. Untuk alasan tersebut Executive Information System menggunakan pola trickle down. Salah satu alasan keberhasilan konsep Executive Information System adalah tingkat pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi. Keuntungan Penerapan EIS • Mudah untuk digunakan bagi eksekutif tingkat atas • Menyediakan rangkuman informasi perusahaan • Keterangan yang disediakan mudah dimengerti • Penyaringan data untuk manajemen • Memudahkan proses pencarian data • Tawarkan efisiensi untuk pembuat keputusan Kelemahan Penerapan EIS Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 41 • Ketergantungan terhadap sistem • Fungsionalitas terbatas pada design awal • Terdapat overload informasi bagi beberapa manager • Biaya yang besar untk implementasi • Sistem mungkin dapat berjalan lambat dan sulit untuk dikelola • Membutuhkan proses internal yang baik untuk managemen data • Keamanan data menjadi lemah 42 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 4 Decision Support 4.1 Pengertian Decision Suport Decision Support Systems adalah sistem computer di level manajemen dalam suatu organisasi yang mengkombinasikan analisa dan data yang mendalam dengan menggunakan model (grafik) dan sangat user friendly. Saat ini informasi dapat dikumpulkan sebanyak mungkin melalui berbagai sumber media yang dimiliki, namun belum tentu dapat dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat secara efisien dan efektif. Kemampuan mengambil keputusan yang cepat dan cermat akan menjadi kunci keberhasilan dalam persaingan global di waktu mendatang, memiliki banyak informasi saja tidak cukup, bila tidak mampu meramunya dengan cepat menjadi alternatifalternatif terbaik untuk pengambilan keputusan. 43 44 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Pada dasarnya DSS merupakan pengembangan lebih lanjut dari Sistem informasi manajemen terkomputerisasi (Computerized management Information System) yang dirancang sedemiian rupa seingga bersifat interaktif dengan pemakainya. Interaktif dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antara berbagai komponen dalam proses pengambila keputusan, seperti prosedur, kebijakan, teknik analisis, serta pengalaman dan wawasan manajerial guna membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel. Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan dilakukan secara lebih cepat dan cermat. Decision Support Systems berfokus pada pengambilan keputusan dan memungkinkan terjadinya komunikasi dan koordinasi antara berbagai bidang maupun tingkat manajemen. 4.1.1 Pengertian Keputusan Dalam pembuatan keputusan ada dua orang yang mengartikan artian pembuatan Keputusan yaitu Simon dan Mintzberg 1. Keputusan menurut Simon Dalam bukunya terbitan Tahun 1977, simon menguraikan istilah keputusan menjadi Keputusan terprogram dan Keputusan tak terprogram. • Keputusan terprogram yaitu bersifat berulang-ulang dan rutin. pada suatu tingkat tertentu dan prosedur telah di tetapkan untuk menanganinya sehingga ia dianggap suatu denovo (yang baru) setiap kali terjadi. • Keputusan tak terprogram yaitu bersifat baru, tidak terstruktur, dan biasanya tidak urut. Ia juga menjelaskan bah- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 45 wa dua jenis keputusan tersebut hanyalah kesatuan ujung yang terangkai secara hitam putih, sifatnya begitu kelabu atau tak jelas, namun demikian konsep keputusan terprogram dan tak terprogram sangatlah penting, karna masingmasing memerlukan teknik yang berbeda. Kontribusi Simon yang lain adalah penjelasan mengenai empat fase yang harus di jalani oleh Manajer dalam menyelesaikan masalah, fase tersebut adalah : • Aktivitas intelegensi, yaitu mencari kondisi dalam lingkungan yang memerlukan pemecahan • Aktivitas disain, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan tindakan yang akan dilakukan. • Aktivitas pemilihan, yaitu menentukan cara tindakan cara tertentu dari beberapa cara yang sudah ada. • Aktivitas peninjauan kembali, yaitu memberikan penilaian terhadap pilihan yang telah dilakukan. 2. Keputusan menurut Mintzberg Mintzberg terkenal dengan teorinya mengenai peranan manajerial, teori ini mengemukakan sepuluh peranan manajerial yang terbagi dalam tiga kategori, yaitu interpersonal, informasional, decisional. Peranan informasonal mengemukakan bahwa manajer mengumpulkan dan menyebarkan informasi, dan peranan desisional mengemukakan bahwa manajer menggunakan informasi dalam pembuatan berbagai jenis keputusan. Ada empat peranan decisional menurut Mintzberg : 46 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora • Pengusaha, ketika manajer berperan sebagai pengusaha (entrepreneur ) maka peningkatan hal ini yang bersifat permanent diabadikan sebagai organisasi. • Orang yang menangani gangguan, ketika menajer berperan sebagai orang yang menangani gangguan (disturbace handler ), maka ia akan memecahkan masalah yang belum di antisipasi. Ia membuat keputusan untuk merespon gangguan yang timbul seperti perubahan ekonomi, ancaman dari pesaing, dan adanya peraturan pajak baru. • Pengalokasi sumber, dengan peranan sebagai pengalokasi sumber (resorce alocator ), manajer diharapkan mampu menentukan pembagian sumber organisasi kepada berbagai unit yang ada misalnya pembuatan keputusan untuk menetapkan anggaran operasi tahunan. • Negosiator, dalm peran sebagai negosiator (negotiator ), manajer mengatasi perselisihan yang muncul dalam perusahaan dan perselisihan yang terjadi antara perusahaan dan lingkungannya. Contohnya melakukan negosiasi kontrak baru dengan serikat pekerja. 4.1.2 Dasar Pengambilan Keputusan Dalam proses pengambilan keputusan, seorang penentu keputusan ataupun manager dalam organisasi harus berpatokan pada dasardasar pengambilan keputusan. Dasar-dasar tersebut antara lain: 1. Pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi merupakan hasil suatu proses komunikasi dan partisipasi yang terus dari keseluruhan organisasi. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 47 2. Pendekatan dapat dilakukan melalui yang bersifat individual/kelompok, sentralisasi/desentralisasi, partisipasi/tidak partisipasi, demokrasi/konsensus. 3. Persoalan pengambilan keputusan pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih melalui mekanisme tertentu untuk menghasilkan keputusan yang terbaik. 4. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logika yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis yang mencerminkan hubungan yang terjadi antara faktor-faktor yang terlibat. 4.2 Jenis DSS Usaha berikutnya dalam mendefinisikan konsep DSS dilakukan oleh Steven L. Alter. Alter melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan pada waktu itu, study tersebut memberikan pengetahuan dalam mengidentifikasi enam jenis DSS, yaitu : 1. Retrive information element (memanggil eleman informasi) 2. Analyze entries fles (menganalisis semua file) 3. Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files) 4. Estimate decisions consequences (meramalkan akibat dari keputusan) 5. Propose decision (menawarkan keputusan ) 48 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 6. Make decisions (membuat keputusan) 4.3 Tujuan DSS Dalam DDS terdapat tiga tujuan yang harus dicapai yaitu : • Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur • Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau mengganti keputusan tersebut • Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan, dan bukannya peningkatan efisiensi Tujuan ini berkaitan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS, yaitu struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan. DSS sebagai sebuah system yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok manajer yang relatif kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi 4.4 Komponen Dalam DSS Suatu DSS memiliki 3 komponen utama yang menentukan kapabilitas teknis DSS yaitu user interface management (perangkat lunak penye- Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 49 lenggara dialog), model management (manajemen basis model) dan data management (manajemen basis data) • User Interface Management. Software yang sudah sangat terkenal adalah buseness Intelligent. Software yang memungkinkan user menggunakan database dan membuat model untuk mengolah databasenya ataupun formula yang sesuai dengan keinginan user. • Model Management. Model dasar adalah koleksi model matematika dan analisa yang memudahkan untuk akses kepada pemakai DSS. Suatu model adalah abstrak representasi yang menggambarkan komponen atau hubungan dari phenomena. Suatu model dapa menjadi phisic seperti model pesawat, suatu model matematika (seperti suatu persamaan) atau suatu model verbal (seperti penjabaran prosedure untuk menulis suatu pesanan). • Data Management DSS. Database DSS adalah koleksi dari database saat ini dan data historis dari beberapa aplikasi di dalam organisasi atau kelompok untuk mudah diakses dengan aplikasi yang sesuai. – Data dalam DSS biasanya merupakan data yang dirangkum dari database yang relevan (internal dan external). – Data untuk DSS lebih “kaya/kompleks” daripada bukan DSS, dimana data harus berasal dari luar dan dari dalam karena proses pengambilan keputusan terutama dalam level manajemen puncak, sangat tergantung pada sumber data dari luar seperti data ekonomi. 50 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Kemampuan yang dibutuhkan dari manajemen database sebagai berikut : – Kemampuan untuk mengkombinasikan berbagai variasi data melalui pengambilan dan ekstraksi data – Kemampuan untuk menambahkan sumber data secara cepat dan mudah – Kemampuan untuk menggambarkan sruktur data logikal sesuai dengan pengertian pemakai sehingga pemakai mengetahui apa yang tersedia dan dapat menentukan kebutuhan penambahan dan pengurangan. – Kemampuan untuk menangani data secara personil sehingga pemakai dapat mencoba berbagai alternatif pertimbangan personil – Kemampuan untuk mengelola berbagai variasi data 4.5 Cara Penggunaan Informasi Dari DSS Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang dikemukakan oleh Simon. Selanjutnya manajer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistem dan berkaitan dengan fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 51 Laporan berkala dapat di rancang untuk mengidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karna kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan. • Laporan berkala dan khusus. Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika laporan dibuat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas. • Laporan lengkap dan ringkas. Laporan lengkap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasi mengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu laporan yang menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi. 52 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 4.6 Pemodelan Laporan 4.6.1 Pemodelan Matematis Model adalah abstrak dari sesuatu; ia mewakili beberapa fenomena, yaitu objek dan aktivitas. Fenomena itu disebut entity. Contohnya jika sebuah model mewakili perusahaan maka perusahaan itu disebut entity-nya. • Model statis ialah model yang tidak memasukkan waktu sebagai variabelnya. Ia berkaitan dengan situasi pada pada suatu saat tertentu • Model dinamis ialah model yang memasukan waktu sebagai variabel, model ini mewakili tingkah laku entity sepanjang waktu. 4.6.2 Simulasi Simulasi atau pemodelan ialah proses dari sebuah model yang mewakili entitynya. Skenario, digunakan untuk menjelaskan setting tempat terjadinya simulasi. Variable keputusan, nilai input yang dimasukan manajer untuk mengukur dampak terhadap entity. Teknik simulasi. Format output simulasi. 4.6.3 Grafik Komputer Setiap manajer pada umumnya harus mempunyai kemampuan membuat grafik. Namun demikian, pada kenyatannya, riset menyatakan bahwa penggunan grafik ternyata tidak selalu lebih baik dari pada pengguna table. Grafik nampaknya lebih baik dalam situasi tertentu, seperti : Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 53 • Mencari ringkasan data yang cepat • Mendeteksi trand masa lalu • Membandingkan point dan pola variable yang berbeda • Meramal aktivitas masa mendatang • Mencari kesan yang relative sederhan adari sejumlah besar informasi yang ada 4.6.4 Keuntungan dan Kerugian Pemodelan Manajer yang menggunakan model matematis dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut : • Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar • Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat. • Model memberikan daya peramalan • Model membutuhkan biaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error. Sedangkan kerugian model adalah sebagai berikut: • Sulitnya pemodelan sistem bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity. • Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk mengkembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi 54 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Dari penjelasan di atas didapatkan bahwa EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu dalam melakukan perencanaan strategis di masa yang akan datang. DSS dirancang untuk mendukung dan mengkatkan proses pengambilan keputusan. DSS dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah ke atas, berbeda dengan EIS yang berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas. Informasi yang didapatkan di dalam sistem EIS merupakan informasi yang berasal dari sistem DSS, dan informas yang ada didalam DSS berasal dari informasi operasional database, yang didapat dari berbagai macam kegiatan dan data tang berasal dari berbagai bagian dalam organisasi. 5 EIS di Kemenpora Kementerian Pemuda dan Olahraga merupakan salah satu institusi besar yang ada pada pemerintahan Republik Indonesia. Sebagai sebuah institusi yang besar, sangat penting bagi para eksekutif di lingkungan kementerian pemuda dan olahraga untuk mengetahui datadata terkini tentang kepemudaan dan olahraga yang telah terangkum dengan baik. Guna memenuhi kebutuhan tersebut, maka dikembangkanlah sebuah sistem informasi eksekutif yang dapat menyaring datadata penting, serta menampilkannya kedalam bentuk yang mudah dipahami oleh para eksekutif. Aplikasi sistem informasi eksekutif yang dikembangkan pada lingkungan kemenpora disediakan dalam dua versi: • Aplikasi berbasis web, yang dapat dijalankan dengan menggunakan browser biasa. Berikut ini akan di tampilkan contoh scre55 56 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 5.1: Screenshot Aplikasi EIS berbasis Web enshot dari apikasi berbasis web seperti terlihat pada Gambar 5.1 . • Aplikasi mobile, yang dapat dijalankan dari perangkat mobile, seperti handphone ataupun smartphone. Contoh dari aplikasi ini adalah seperti yang terlihat pada Gambar Aplikasi berbasis web dipilih karena memiliki beberapa keunggulan bila dibandingkan dengan aplikasi yang tidak berbasis web. Keunggulan-keunggulan aplikasi berbasis web adalah sebagai berikut ini: • Pengguna sistem hanya membutuhkan sebuah browser dan koneksi internet untuk dapat menggunakan sistem ini. • Data lebih up-to-date. Dengan data yang tersimpan secara terpusat pada server website, proses perbaharuan data lebih mudah dilakukan. selain itu, data yang di akses pengguna akan langsung di-update secara langsung. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 5.2: Screenshot Aplikasi EIS berbasis mobile 57 58 Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora Gambar 5.3: Arsitektur Sistem Kemenpora Selain itu, seiring perkembangan teknologi informasi, kini informasi tersebut tidak hanya dapat diakses melalui perangkat komputer tetap, seperti komputer desktop, tetapi juga dapat diakses melalui perangkat mobile. Perangkat mobile telah menjadi sebuah kebutuhan bagi setiap orang. Aplikasi mobile pun berkembang dengan pesat. Aplikasi untuk perangkat mobile memiliki fitur dan fungsi yang unik, seperti mobilitas, fleksibilitas, kepribadian, dan mampu menyediakan nilai tambah pada pengguna, yang meliputi akses kapan saja dan dimana saja, memfasilitasi dan menunjukkan dengan tepat lokasi pengguna, dan fleksibilitas dalam mengatur tugas-tugas. Oleh karena itu, dibuatlah EIS untuk Kementerian Pemuda dan Olahraga dalam bentuk aplikasi untuk perangkat mobile. Pemanfaatan EIS di Lingkungan Kemenpora 59 Dari Gambar5.3 dapat dilihat bahwa EIS pada kemenpora terhubung ke dalam sebuah data warehouse yang merupakan kumpulan dari berbagai macam database, yang merupakan database dari bagian-bagian dalam Kemenpora. Masing-masing bagian memiliki hak penuh atas data yang terdapat dalam masing-masing database, artinya setiap bagian berhak menentukan bagian mana yang dapat di share kepada bagian lain ataupun tingkat diatasnya. Datawarehouse selanjutnya akan menyaring dan meringkas data untuk di tampilkan pada aplikasi EIS. Aplikasi EIS pada Kemenpora merupakan alat bantu bagi pihak Eksekutif untuk dapat merumuskan keadaan yang terjadi di Lingkup Kemenpora sehingga akan mempermudah kerja pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan atau Decision Support.
