Sistem Informasi Eksekutif

Modul 8
Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif ( CEO = Chief Exsecutive Officer ), istilah yang digunakan untuk
menidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirarki organisasi yang
berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan
keterlibatan dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan
perusahaan.
Sistem informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang menyediakan
informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Sistem
Informasi dapat diambil dengan mudah dalam berbagai tingkat rincian.
Perusahaan
dengan sistem
Informasi
eksekutif
Sistem
Informasi
pemasaran
Informasi lingkungan dan data
Sistem
Informasi
manufaktur
Sistem
informasi
keuangan
Sistem
Sistem
Informasi
Informasi
Sumbrer daya Sumbrer daya
Informasi
manusia
Informasi lingkungan dan data
Penelitian Mintzberg (1970) , mengenai kegiatan dasar yang mebentuk
prosentasi waktu para eksekutif ( CEO )
Distribusi Waktu
Panggilan
telepon
6%
Wisata
3%
Pertemuan
terjadwal
59%
Pekerjaan dimeja
22%
Pertemuan tak
terjadwal
10%
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.1
Volume Informasi yang sampai ke Eksekutif
60
Jumlah Transaksi
50
40
30
20
10
0
CEO
Bank
CEO
rangkaian
toko ritel
Presiden
Asuransi
Wakil
Presiden
pajak
Wakil
President
keuangan
Perangkat media berdasarkan nilai
Media
Pertemuan terjadwal
Pertemuan tak terjadwal
Wisata
Aktivitas sosial
Memo
Laporan Komputer
Laporan Non Komputer
Surat-surat
Panggilan telepon
Jamuan Bisnis
Majalah
Mode
Average
Lisan
Lisan
Lisan
Lisan
tertulis
tertulis
tertulis
tertulis
Lisan
Lisan
tertulis
Value
7.4
6.2
5.3
5.0
4.8
4.7
4.7
4.2
3.7
3.6
3.1
Dari hasil penelitian, saat itu tidak ada eksekutif yang bertanya pada
database perusahaan atau terlibat dalam pembuatan model matematika.
Mrerka hanya menerima laporan komputer dan tidak menganggapnya
sebagai media yang utama.
Penggunaan informasi berdasarkan keputusan
Penyelesai
gangguan
(.42)
Wirausaha
(.32)
Pembagi
Sumber daya
(.17)
Tidah
diketahui
(.06)
Perunding
(.03)
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.2
Tiga temuan penelitian tampak paling perlu diperhatikan adalah :

Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya
lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi

Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi
lisan diberi nilai lebih tinggi

Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari
komputer.
Eksekutif dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik, jika infomasi
mudah didapat. Agar informasi dapat diambil dengan mudah dalam
berbagai tingkat rincian, maka dibentuklah suatu Sistem Informasi
Eksekutif ( EIS = executive information system ).
Model EIS
Permintaan
informasi
Database
eksekutif
Personal
computer
Tampilan
informasi
Workstation eksekutif
Ke workstation
Eksekutif lain
Ke workstation
Eksekutif lain
Database
korporasi
Kotak surat
elektronik
Perpustakaan
Perangkat lunak
Membuat
informasi
Korporasi
tersediai
Berita terkini,
penjelasan
Komputer pusat
Database
eksternal dan
informasi
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer
personal yang berfungsi sebagai executive workstation yang dihubungkan
dengan mainframe. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih
menu untuk menghasilkan tempilan di layar yang telah disusun sebelunya
atau untuk melakukan sejumlah kecil perosesan.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.3
An Information Display That Includes a ComputerGenerated Narrative Explanation
MEDIAL INTERNATIONAL GROUP
MIG
500
Actual/P
lanned
400
Product Profitability
Analysis
300
Magazines in Europe have been
performing poorly. While sales are
up, production costs have soared.
This is due to the labor disputes in
the pulp and paper industry.
Starting next month, costs should be
back in line with earlier projections.
200
100
0
N
P
U
P
Actual
Planned
1,421,709 1,559,184
490,855
518,687
1,912,564 2,077,872
Newspapers
Magazines
Periodicals
Variance
(137,475)
(27,832)
(165,308)
%Variance
(8.82)
(5.37)
(7.96)
Peran utama EIS adalah menyarikan data dan informasi bervolume besar
untuk
meningkatkan
kegunaannya.
Pengambilan
sari
ini
disebut
pemampatan informasi dan menghasilkan suatu gambaran atau model
mental dari perusahaan.
Faktor penentu keberhasilan EIS :
1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak harus berfungsi sebagai pendorong
penerapan EIS.
2. Sponsor Operasi
Wakil Diektur bisa menjadi sponsor operasi, yang bekerjasama
dengan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu
terlaksana.
3. Staf jasa Informasi yang sesuai
Spesialis informasi tidak hanya mengerti teknologi informasi namum
juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
4. Teknologi informasi yang sesuai
5. Manajemen data
Eksekutif harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat
dicapai melalui Drill Down.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.4
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
7. manajemen atas penolakan organisasi
Harus ditunjukkan bagaimana cara dan hasil kerja EIS dalam
penyelesaian suatu masalah, bisa menggunakan prototyping.
8. manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem
Menambah pemakai EIS, haruslah diperhatikan keperuntukan dan
kewenangan. Jika ada perubahan yang diinginkan, harus dilakukan
sesuai langkah perubahan sistem, dengan pemikiran yang matang.
Kecenderungan EIS masa depan

Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum

terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus
berharga murah

SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini

Eksekutif akan menempatkan komputer menjadi bagian yang
penting
Kegiatan prasyarat untuk EIS
Kebutuhan
informasi
Standar teknologi
informasi
Analisis
Organisasi
model data
korporasi
Rencana
Sistem
informasi
Sistem produksi
Dan kinerja
EIS
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.5
Sistem Informasi Keuangan
Fungsi keuangan berhubungan dengan arus uang yang melalui
perusahaan, uang :
 diperoleh
cukup untuk operasional
 dikendalikan
untuk memastikan, digunakan dg cara paling efektif
Yang berkepentingan dengan uang perusahaan :
 Internal perusahaan
Manajer dan non manajer
 Lingkungan perusahaan
- langsung
Pemegang saham, pemerintah, masyarakat keuangan dan
pemasok
- tidak langsung
calon investor
Sistem informasi keuangan suatu sistem berbasis komputer yang
bekerja sama dengan sistem fungsional lain untuk mendukung perusahaan
dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kebutuhan
manajer maupun elemen-elemen lingkungan perusahaan atas informasi
yang menjelaskan status keuangan perusahaan.
Model Sistem Informasi Keuangan
Output
subsystems
Input
subsystems
Sistem
Informasi
Akutansi
Sumber internal
Subsistem
audit
internal
Sumber
Lingkungan
Subsistem
Intelejen
keuangan
Subsistem
peramalan
D
A
T
A
B
subsistem
manajemen
dana
pengguna
A
S
E
Subsistem
pengendalian
Subsistem input
 Sistem informasi Akutansi
 Subsistem audit internal
Mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara
independen (obyektif) dari sudut keuangan.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.6
Dewan Direktur
Komisi Audit
Chief Executive Officer (CEO)
Atau
Chief Financial Officer (CFO)
Direktur Audit Internal
Departemen Audit internal
Jenis tugas audit :
- keuangan
menguji akurasi catatan perusahaan.
- operasional
memeriksa efektivitas prosedur dengan mencari 3
kemampuan dasar :
 Pengendalian yang memadai
Apakah sistem dirancang untuk mencegah,
mendeteksi atau mengoreksi kesalahan ?
 efisiensi
Apakah operasi sistem dilakukan sedemikian rupa
sehingga mencapai produktifitas yang terbesar dari
sumber daya yang tersedia ?
 ketaatan pada kebijakan perusahaan
Apakah
sistem
memungkinkan
perusahaan
memenuhi
tujuannya
atau
memecahkan
permasalahannya dalam cara-cara yang telah
ditentukan.
- kesesuaian
sama dengan audit operasional, namun audit kesesuaian
dilakukan secara berkelanjutan (dilakukan terus menerus
secara berkala)
- Rancangan sistem pengendalian internal
jika ada kesalahan atau kekurangan dari sistem, maka
auditor harus aktif mengembangkan sistem. Bertindak
dengan tegas dalam kapasitas sebagai penasehar,
memberikan saran kepada manajemen.
Auditor eksternal hanya melakukan tugas pertama, yaitu audit
keuangan.
Jika perusahaan memiliki departemen audit internal, maka
keempat tugas audit diatas
 Subsistem intelijen keuangan
mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan
investasi terbaik bagi kelebihan dana.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.7
Subsistem output
 Subsistem peramalan
fakta dasar yang harus disadari :
- semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu
- semua peramalan merupakan keputusan semiterstruktur
keputusan tersebut didasarkan oleh beberapa variabel yang
dapat diukur dengan mudah dan beberapa tidak dapat diukur.
- tidak ada teknik peramalan yang sempurna
Metode peramalan
 non kuantitatif
tidak melibatkan perhitungan data, tetapi didasarkan
pada penaksiran subyektif

kuantitatif
melibatkan perhitungan data, yang sering digunakan
adalah analisis regresi.
Contoh :
Penjualan dalam ribuan unit
Menggunakan jumlah tenaga penjualan
untuk memproyeksikan penjualan
4
gr
Re
3
2
Sales prediction
1
.
0
5
.
.
10
15
li
ion
ess
.
.
20
25
ne
.
.
30
35
Jumlah tenaga penjual
 Subsistem manajemen dana
Arus uang harus dikelola untuk mencapai tujuan:
- untuk memastikan bahwa arus masuk (pendapatan) lebih
besar dari arus keluar (biaya)
- untuk memastikan keadaan diatas tetap stabil sepanjang
tahun.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.8
1.20
1.10
1.00
Dolar (jutaan)
0.90
0.80
0.70
0.60
0.50
0.40
0.30
0.20
0.10
0.00
Jan
Feb
Mar
Penjualan
Apr
May
biaya produksi
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Bulan
biaya pemasaran dan administrasi
Pada contoh prediksi diatas terlihat bulan Maret – Mei pendapatan (
penjualan ) lebih rendah dibandingkan pengeluaran ( biaya ).
Maka biaya produksi untuk bulan Maret – Mei dikurangi dengan cara
memindahkan ke bulan sept – November, misalkan dengan melakukan
kompromi penangguhan pembayaran pembelian bahan baku pada
pemasok. Sehingga hasilnya dapat dilihat pada grafik dibawah ini.
1.20
1.10
1.00
Dolar (jutaan)
0.90
0.80
0.70
0.60
0.50
0.40
0.30
0.20
0.10
0.00
Jan
Feb
Penjualan
Mar
Apr
May
biaya produksi
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Bulan
biaya pemasaran dan administrasi
 Subsistem pengendalian
Pengendalian Keuangan dilakukan dengan :
 Penyusunan anggaran dengan pendekatan :
- dari atas ke bawah
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.9
Eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran
dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada
tingkat yang lebih bawah.
Anggaran seperti ini, dipandang tidak realistis karena
dipaksakan oleh yang tidak bersentuhan langsung
dengan tuntutan bisnis sehari-hari.
-
dari bawah ke atas
Proses Anggaran dimulai pada tingkat organisasi
terendah dan naik ke atas.
Anggaran seperti ini sering mengabaikan eksekutif,
yang beralasan bahwa manajer tingkat bawah akan
meminta jumlah besar yang tidak realistis.
-
partisipasi
Langkah :
1. Bagian Pemasaran menyiapkan ramalan penjualan.
2. Hasil peramalan diperiksa Manajemen puncak dan
membuat
penyesuain
berdasarkan
evaluasi
subyektif mereka dan ditambah sejumlah input lain.
3. Dari data peramalan yang disetujui dikoversikan ke
dalam kebutuhan sumber daya bagi setiap area
fungsional.
4. Hasil konversi tersebut di evaluasi oleh manajer
setiap area fungsional., untuk menyesuaikan dan
membuat anggarannya dengan saran dari seluruh
tingkatan manajemen.
5. Manajemen puncak mengkombinasikan anggaran
fungsional yang disetujui untuk mendapatkan
anggaran operasional perusahaan.
 Pelaporan anggaran
Setiap manajer dengan tanggung jawab anggaran
menerima laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran
aktual unitnya dibandingkan dengan anggaran.
 Rasio kinerja
Suatu hubungan dari dua atau lebih indikator kegiatan
organisasi yang menjadi suatu cara pengukuran.
Rasio kinerja dipergunakan oleh manajer atau pihak luar
seperti analis keuangan, investor potensial dan pemegang
saham untuk memantau kinerja perusahaan.
Contoh :
Rasio perputaran persediaan 
harga pokok persediaan
nilai persediaan rata - rata
makin tinggi makin baik, merupakan indikasi kemampuan
manajer untuk mencapai tingkat penjualan yang tinggi
tanpa investasi persediaan yang besar.
Sistem Informasi Manajemen /Modul 8 / Hal.10