informasi eksekutif dan sistem pendukung

INFORMASI EKSEKUTIF
DAN SISTEM PENDUKUNG
OLEH
IR. INDRAWANI SINOEM, MS.
1. KONSEP DASAR
• Executive Information Systems (EIS) juga
dikenal sebagai Executive Support System
(ESS) adalah teknologi baru yang muncul
untuk menanggapi situasi dimana baik
MIS maupun tambahan dari DSS tak
mampu lagi mendukung para eksekutif
organisasi/institusi.
• EIS dan ESS memiliki arti yang berbeda
untuk orang-orang yang berbeda pula.
Dalam banyak kasus, 2 istilah ini dapat
saling dipertukarkan :
a. EIS adalah sistem berbasis komputer
yang melayani informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif puncak.
Menyediakan akses cepat informasi setiap saat dan akses langsung ke laporan manajemen.
EIS sangat user-frendly, didukung oleh
grafis, dan menyediakan laporan pengecualian (expecting reporting) dan
kemampuan drill down (lengkap, detail,
dan menyeluruh). Ia juga mudah dikoneksikan dengan servis informasi
online dan e-mail. Catatan : drill down
adalah kemampuan penting yg menjadikan user dapat mengurai data
sampai ke detailnya.
Contoh : laporan harian perusahaan
dapat didrill down untuk menemukan
penjualan harian dalam satu wilayah,
atau berdasarkan produk, atau berdasarkan penjualannya.
• ESS adalah sistem pendukung menyeluruh yang berada di bawah EIS yang mendukung komunikasi, otomasi kantor,
dukungan analisis, dan intelijen.
• EIS dibutuhkan karena :
1. Eksternal :
- Meningkatnya kompetisi
- Lingkungan yang berubah cepat
- Kebutuhan untuk lebih proaktif
- Kebutuhan untuk mengakses database eksternal
- Meningkatnya regulasi pemerintah.
2. Internal :
- Kebutuhan akan informasi tersedia
setiap saat
- Kebutuhan akan komunikasi yang
harus semakin baik
- Kebutuhan akan akses ke data operasional
- Kebutuhan akan update status secara
cepat pada aktivitas-aktivitas yang
berbeda
- Kebutuhan akan efektivitas yg harus
semakin meningkat
- Kebutuhan agar dapat mampu mengidentifikasi kecendrungan/tren historis
- Kebutuhan akan akses ke database
perusahaan
- Kebutuhan akan informasi yang lebih
akurat.
2. SIFAT DASAR PEKERJAAN
EKSEKUTIF
• Peran manajer dapat dipilah dalam tiga
katagori :
a. Interpersonal : pemimpin, penghubung
b. Informational : mengawasi, penyebar
informasi, juru bicara.
c. Decisional : wiraswasta, orang yang
menangani kerusuhan/masalah, pemilah sumberdaya, negosiator.
• Pekerjaan eksekutif, dalam hubungannya
dengan peran yang bersifat keputusan,
dibagi dua fase.
Fase I adalah identifikasi masalah dan/
atau peluang yang ada.
Fase II adalah keputusan mengenai apa
yang harus dikerjakan mengenai hal itu.
Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
External Enviroment
Internal Enviroment
Scanninig
Scanning
Evaluation of
Information
Qualitative
Analysis
Quatitative
Analysis
Interpretation
is there a problem
(opportunity) ?
Phase I
Phase II
Yes Input for
decision
making
Decision : What to
do about the
problem
(opportunity)
3. KEBUTUHAN INFORMASI
EKSEKUTIF
• Tujuan dasar EIS adalah mendukung fase I
dari proses yang telah disebutkan dalam
subbab sebelumnya.
• Metode untuk menemukan informasi yang
dibutuhkan :
1. Menanyakan kepada eksekutif senior
mengenai pertanyaan apakah yang akan
ditanyakan oleh mereka setelah mereka
kembali dari liburan 3 minggunya.
2. Menggunakan metodologi CSF
3. Mewancarai semua manajer senior utk
menentukan data terpenting apakah yg
mereka fikirkan.
4. Mendaftarkan semua tujuan utama dlm
rencana jangka pendek dan panjang
serta mengidentifikasikan informasi yg
akan diperlukan.
5. Menanyakan kepada eksekutif informasi
apakah yang sedikit banyak mereka
perlukan dalam persaingan usaha yang
mereka lihat.
6. Baik melalui proses wawancara ataupun pengamatan, tentukan informasi
apakah dari laporan manajemen sekarang ini, yg akhirnya dipakai oleh eksekutif.
7. Sediakan akses yg lebih cepat, online
ke laporan manajemen sekarang ini,
dan lalu tanyakan kepada para eksekutif bagaimana ia dapat membuat sistem
menjadi lebih baik sesuai dengan dgn
kebutuhannya (Eksekutif lebih baik
menceritakan pada kita mengenai apa
yg kurang dari informasi yg telah kita
berikan, daripada menceritakan kepada
kita apa yang mereka butuhkan).
8. Menggunakan prototyping (menunjukan,
mengkritisi, memperbaiki).
• Pendekatan Wetherbe :