sistem informasi executive (eis)
advertisement
SISTEM INFORMASI EXECUTIVE (EIS) MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Sistem Informasi Manajemen Yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief Oleh : Wisnu Dewanto (120413423839) Yohana Sulistyorini (120413423800) Yuangga Surya Pahlawan (120413423797) Yusrin Yutika (120413423826) UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Maret 2014 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pierre Martineau dalam penelitiannya mengenai kelas social di Amerika , menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin , perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan bahwa ada perbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya. Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi. Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastik dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS). Pada makalah ini, akan lebih lanjut dibahas mengenai Sistem Informasi Executive. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif? 2. Apa saja komponen utama EIS? 3. Bagaimana konsep dasar EIS? 4. Apa saja faktor-faktor penentu keberhasilan EIS? 5. Apa perbedaan SIM, DSS dan EIS? BAB II ISI 2.1 Sistem Informasi Executive (EIS) Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam mengambil keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian, penganalisaan masalah dan penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata ‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to executive yang artinya menjalankan atau melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan penerapan kebijakan perusahaan. Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi. Vertikal Informasi Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang menjelaskan tentang data-data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam organisasi. Perusahaan menggunakan data transaksi ini untuk melihat seberapa jauh target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum. Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan target, laporan produk-produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh strategi, melakukan push marketing ataupun menghentikan produk yang tidak laku, tidak diminati oleh konsumen. Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) : 1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial 2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul 3. Membantu menemukan strategi untuk memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang tersebut EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan dengan DSS dan AI untuk: 1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah, 2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman, 3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah sehingga menemukan strategi. Kemampuan umum yang harus dimiliki: 1. Memanfaatkan data werehouse 2. Kemampuan drill down 3. Menampilkan data yang luwes 4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu 5. Menggunakan tools dari DSS dan AI 6. Akses untuk berbagai informasi Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari adalah: Memberikan visi Membuat keputusan Mendiagnosa dan memecahkan masalah Melaksanakan negoisasi Menyadarkan dan meyakinkan bawahan Karakteristik EIS Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas. 2.2 Komponen Utama SIE Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut: 1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk: a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down) Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci dan interaktif langsung di monitor dengan menggabungkan dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dinamis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan global, tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan. b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring) Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku. c. Laporan pengecualian (Exception Report) Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara flexibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan. d. Multimedia analisa Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut pandang. 2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat membantu eksekutif dalam: a. Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi. b. Membentuk suatu model sistem c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya. 3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query) dan Multi Dimensi dengan Time Series Data. Tujuannya: a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, … n dimensi) b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri tertentu (Time Series). c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu. 2.3 Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan dibahas adalah Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu keberhasilan. Manajemen by Exception Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan mengidentifikasikan kinerja aktual. Perangkat perkecualian-perkecualian membuatnya diperhatikan oleh eksekutif. lunak secara EIS bisa otomatis dan Mental Models Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan informasi bervoume besar untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan sari ini sering disebut pemantapan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Critical Succes Factors (CSFs) Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuantujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi. Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu: 1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal yang sangat penting 2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan. Ini yang menolong perencanaan sistem informasi dalam mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif yang membutuhkan. CFSs terbagi atas 2 yaitu CSFs internal dan CSFs eksternal. CSFs internal berhubungan dengan kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, seperti meningkatkan kualits produk atau menurunkan biaya persediaan. Sedangkan CFSs eksternal berhubungan dengan faktor-faktor yang ada diluar perusahaan tetapi berpengaruh terhadap perusahaan. Ada 3 hal penting yang perlu diperhatikan didalam CFSs ini yaitu: 1. Informasi kritis (Critical Information) Untuk melakukan penelusuran terhadap CFSs, maka informasi yang berhubungan dengan CFSs tersebut harus tersedia. Daftar informasi yang kritis tersebut dibuat pada saat analisis CFSs dilakukan. Beberapa informasi tersebut adalah informasi yang berasal dari internal, sejumlah informasi lainnya bisa di ekstrak dari database sistem informasi yang ada/berjalan. 2. Asumsi kritis (Crtical Assumption Set) Asumsi-asumsi kritis yang diberikan dapat berubah berdasarkan kondisi atau keadaan tertentu. Yang termasuk di dalam asumsi kritis seperti asumsi tentang kegiatan kompetisi, perkiraan harga minyak beberapa waktu mendatang, inflasi, keefektifan dari intensif, kreasi pelanggan terhadap produk baru, faktor-faktor politik dan kecenderungan modal. 3. Keputusan kritis (Critical Decision) Sekumpulan keputusan yang secara khusus bersifat kritis dalam menjalankan suatu perusahaan. Kebanyakan keputusan kritis ini dugunakan sebagai dasar untuk membangun suatu Pendukung Keputusan (Decision Suport System). Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen. Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan pada kondisi internal maupun eksternal organisasi. 2.4 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong (MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah : 1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif. 2. Sponsor operasi Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu telaksana. 3. Staf jasa informasi yang sesuai Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data, database, dan grapichal user interface. 4. Teknologi informasi yang sesuai Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang. 5. Manajemen data Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya. 6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalahmasalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi. PRODUK CFS Internal CFS Eksternal Produk Berkualitas Eksport Adanya tailor Made product HARGA Harga bersaing sesuai dengan mutu produk PEMASOK PEMBELI Pemasok utama bahan baku dari group sendiri Ketergantungan pembeli dengan adanya tailor made product DISTRIBUSI Jangkauan distribusi luas dengan sarana yang mendukung PENDATANG BARU Mutu produk Yang sudah dikenal menjadi hambatan bagi pendatang baru PROMOSI Pengenala n demo produk Pemberian sampel produk secara gratis PRODUK PENGGANTI Produk memiliki kandungan yang rendah kolesterol Model EIS Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC. Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat. Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan dilengkapi dengan penyimpanan sekunder dalam bentuk hardisk yang menyimpan data eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan layar yang telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi. Workstation Eksekutif Database Eksekutif Komputer Personal Permintaan Informasi Ke Workstation eksekutif lain Ke Workstation eksekutif lain Database Kotak Pos Menyediakan Informasi Koleksi Software Perusahaan Berita,Penjelasan mutakhir DaDd Data dan Informasi Eksternal 2.5 Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan. Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas. Kelebihan Mudah untuk digunakan eksekutif tingkat atas Pengoperasian tidak membutuhkan pengetahuan komputer yang ekstensif Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu Menyediakan pemahaman yang lebih beik terhadap informasi Menyaring data untuk manajemen waktu yang lebih baik Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat Kelemahan Fungsi yang tebatas Tidak bisa melakukan perhitungan yang kompleks Sulit untuk mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE Bisa mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk dikelola Sulit dalam menjaga data tetap mutakhir Data input requirement tambahan seringkali kurang diperhitungkan Memberikan masalah data security Hubungan Antar Sistem satu Sama Lainnya: Integrasi aaAF Eksekutive Support Systems (ESS) Management Management Systems Systems (MIS) (DSS) Knowledge Transaction Systems Processing Systems (KWS atau OAS) (TPS) TPS adalah tipe yang merupakan pusat data untuk sistem lainnya. Dalam kenyataanya manajer melaksanakan kebutuhan integrasi antar level untuk mengoperasikan bisnis. Kebanyakan sistem dibuat dalam isolasi dari sistem lainnya. Organisasi tidak dapat membangun sistem pada satu waktu untuk keseluruhan. Sistem kadang tidak dapat berintegrasi dimana mereka membutuhkannya. Situasi ini menyebabkan kendala (botleneck) dan tidak efisien di dalam perusahaan yang berhubungan dengan aktifitas bisnis. Kadang suatu organisasi harus menghitung a massive effort untuk mengintegrasikan sistem. BAB III KESIMPULAN 1. Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis. Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasiinformasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat. 2. Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sarana presentasi informasi, sarana pembentukan keputusan dan sarana sistem pemerintahan multi dimensi. 3. 3 hal penting yang perlu diperhatikan dalam CFSs adalah informasi kritis, asumsi kritis dan keputusan kritis. 4. Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS antara lain sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, sponsor operasi, staff jasa informasi yg sesuai, teknologi informasi yang sesuai, manajemen data dan kaitan yang sesuai dengan tujuan bisnis. 5. EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporanlaporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan. DAFTAR RUJUKAN Arief, M. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang Siagian, S. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara Universitas Negeri Malang, 2010. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah: Skripsi, Tesis, Disertasi, Artikel, Makalah, Tugas Akhir, Laporan Penelitian. Edisi kelima. Malang: Universitas Negeri Malang.
