1 BAB I PENDAHULUAN Dalam lingkungan bisnis yang

BAB I
PENDAHULUAN
Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah dan turbulen, organisasi
hanya akan mampu bertahan dan bertumbuh dalam jangka panjang jika organisasi
tersebut mampu melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan cepat terhadap
proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan.
Perusahaan dituntut untuk sempurna dalam proses internalnya. Hal tersebut hanya
dapat dicapai jika perusahaan terus-menerus melakukan perubahan untuk
perbaikan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki pola pikir bahwa selalu ada
cara yang lebih baik dalam menjalankan bisnis.
Menurut
Supriyono
(2007)
waktu
yang
digunakan
untuk
menyelenggarakan proses bisnis menjadi salah satu elemen persaingan sehingga
organisasi harus menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Hal itu
dimaksudkan agar waktu yang dikonsumsi oleh proses bisnis menjadi semakin
singkat. Jika suatu proses diselenggarakan dengan singkat, selain penyerahan
produk dan jasa kepada pelanggan menjadi semakin cepat, perusahaan juga dapat
menghemat biaya. Hal tersebut karena arus prosesnya menjadi semakin pendek.
Pendeknya arus proses itu karena penghilangan aktivitas yang tidak bernilai
tambah. Jika pemborosan dihilangkan, pelanggan tidak dibebani biaya yang
sebenarnya tidak dikonsumsi oleh produk dan jasa yang dibeli. Mulyadi (2007)
menyampaikan hal senada dengan Supriyono (2007). Menurutnya, pengurangan
biaya hanya dapat dicapai melalui perbaikan terhadap kualitas proses untuk
1
menghasilkan produk dan jasa. Perbaikan pada kualitas proses akan menghasilkan
peningkatan keandalan perusahaan sebagai penghasil produk. Peningkatan
keandalan tersebut akan mengakibatkan peningkatan kecepatan perusahaan dalam
penyerahan produk kepada pelanggan. Perbaikan terhadap kualitas, keandalan,
dan kecepatan inilah yang mengakibatkan pengurangan total biaya yang
dibebankan pada pelanggan. Jadi, tanggung jawab manajemen perusahaan yakni
menemukan strategi untuk memperbaiki kualitas agar mendorong keandalan dan
kecepatan proses. Dengan demikian, keunggulan daya saing dapat dicapai.
Untuk
mencapai
keunggulan
semacam
itu,
perusahaan
harus
melaksanakan perbaikan berkelanjutan dengan memfokuskan pengelolaan
terhadap aktivitas sebab yang menjadi penyebab biaya ialah aktivitas. Pengelolaan
yang tepat terhadap aktivitas dalam rangka melaksanakan perbaikan berkelanjutan
untuk menciptakan proses dengan biaya yang efektif hanya bisa dilakukan jika
perusahaan memiliki informasi yang lengkap mengenai aktivitas-aktivitas yang
membentuk suatu proses dan biaya yang ditimbulkan oleh aktivitas tersebut.
Informasi tersebut berkenaan dengan aktivitas apa saja yang ada dalam proses,
berapa banyak orang yang melakukan aktivitas, waktu dan sumber daya yang
diperlukan untuk melakukan aktivitas, dan nilai aktivitas (Hansen dan Mowen,
2000). Untuk mendapatkan informasi-informasi tersebut perusahaan dapat
melaksanakan analisis proses bisnis.
Analisis proses bisnis adalah pemecahan proses bisnis ke dalam subproses
dan aktivitas serta pengumpulan informasi terperinci tentang aktivitas (Mulyadi,
2011). Dalam analisis proses bisnis dilakukan pemetaan terhadap aktivitas,
2
penggolongan aktivitas ke dalam aktivitas bernilai tambah atau tidak bernilai
tambah, pelaksanaan analisis nilai proses, kemudian pengembangan rencana
perbaikan terhadap proses dengan cara pengelolaan aktivitas, dan akhirnya
penghitungan target pengurangan biaya sebagai hasil dari pengelolaan aktivitas
yang diusulkan.
Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan
masalah yang diangkat, pertanyaan, tujuan, motivasi, manfaat, proses, dan
sistematika penulisan penelitian ini.
1.1 Latar Belakang Masalah
Proses pengadaan adalah salah satu proses bisnis yang diselenggarakan
oleh perusahaan manufaktur. Di dalam proses pengadaan bukan hanya terdapat
aktivitas membeli barang dan jasa, melainkan juga aktivitas lain, seperti
permintaan pembelian, seleksi pemasok, negosiasi, pembuatan kontrak pembelian,
pemantauan pemenuhan order, evaluasi pemasok (Kulkarni dan Kannan, 2011;
Mulyadi, 2007), serta pengelolaan sumber daya dan hubungan dengan
pemasoknya (Lingdren et al., 2013). Jika aktivitas-aktivitas tersebut dapat
diselenggarakan secara efektif, perusahaan akan mendapatkan keunggulan
kompetitif dalam bisnis (Porter, 1985 dalam Telgen dan Sitar, 2001).
PT Wijaya Karya Beton Tbk (Wton) merupakan perusahaan manufaktur
yang bergerak di bidang industri beton. Wton memiliki beberapa pabrik beton
yang salah satunya berada di Bogor. Salah satu proses yang diselenggarakan
untuk menunjang operasional pabrik tersebut ialah proses pengadaan material
alam. Pengadaan material alam tersebut bertujuan untuk menjamin ketersediaan
3
material alam yang berupa pasir dan split yang digunakan dalam proses produksi
beton. Sebenarnya, untuk memproduksi beton, pabrik membutuhkan berbagai
bahan baku utama ataupun pembantu, seperti semen dan besi. Namun, dalam
proses pengadaan yang menyeleksi pemasok sampai dengan pembayaran, yang
wewenangnya dipegang oleh pabrik hanyalah pengadaan material alam saja.
Selain itu, pengiriman material alam ke pabrik frekuensinya paling tinggi
dibandingkan dengan bahan baku lainnya. Karena kebijakan pabrik mengharuskan
diadakannya pemeriksaan pada saat penerimaan material alam, tentunya frekuensi
pengiriman yang tinggi akan menyebabkan konsumsi sumber daya yang tinggi
pula dalam aktivitas penerimaan.
Berdasarkan informasi yang terkumpul pada awal penelitian ini diketahui
bahwa pabrik melaporkan biayanya berdasarkan kelompoknya. Selanjutnya,
pabrik melaksanakan evaluasi biaya berdasarkan laporan tersebut dengan cara
membandingkan realisasi biaya dengan anggarannya. Evaluasi dengan cara
melihat selisih biaya tersebut menunjukkan bahwa fokus pabrik bukanlah pada
penyebab timbulnya biaya yaitu aktivitas. Evaluasi dengan cara yang demikian
tidak sejalan dengan konsep perbaikan berkelanjutan yang menekankan perhatian
terhadap aktivitas sebagai akar dari biaya. Hanya dengan pengelolaan aktivitaslah
biaya dapat dikurangi dan mendatangkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan
sedangkan membandingkan realisasi biaya dengan anggarannya tidak akan
berdampak pada perubahan konsumsi sumber daya oleh aktivitas.
Selain itu, diketahui juga bahwa kebijakan pabrik mengharuskan untuk
diadakannya pemeriksaan mutu dan volume pada saat penerimaan material alam.
4
Aktivitas pemeriksaan material yang datang menurut Supriyono (2007) tidak
memberikan nilai tambah pada pelanggan, sebab jika material yang masuk dapat
dijamin bermutu tinggi maka aktivitas pemeriksaan tidak diperlukan. Hal ini
menunjukkan bahwa dalam proses pengadaan material alam di pabrik masih
terdapat aktivitas tidak bernilai tambah, yang artinya proses tersebut masih perlu
untuk diperbaiki agar biayanya menjadi efektif. Oleh karena itu, peneliti
melakukan analisis proses terhadap pengadaan material alam di pabrik yang
bertujuan mengevaluasi aktivitas-aktivitas yang membentuk proses tersebut,
menganalisis efektivitas proses, menggali penyebab-penyebab yang menimbulkan
ketidakefisienan aktivitas untuk kemudian mencari peluang perbaikan-perbaikan
proses dengan cara mengelola aktivitas, dan akhirnya menghitung biaya-biaya
berdasarkan aktivitas yang membentuk proses yang selanjutnya digunakan untuk
menghitung estimasi target pengurangan biaya yang bisa didapat dari rencana
pengelolaan aktivitas yang dibuat.
1.2 Rumusan Masalah
Untuk menghilangkan pemborosan biaya sebuah proses, aktivitas-aktivitas
tidak bernilai tambah dalam proses tersebut harus dihilangkan. Apabila aktivitas
tidak bernilai tambah berhasil dihilangkan, maka efektivitas biaya proses akan
terwujud. Agar perusahaan mampu menghilangkan biaya tidak bernilai tambah
dalam proses, maka perusahaan perlu melaksanakan pengelolaan terhadap
penyebab timbulnya biaya yaitu aktivitas. Saat ini, diketahui bahwa dalam proses
pengadaan material alam di pabrik masih terdapat aktivitas tidak bernilai tambah
seperti aktivitas pemeriksaan mutu dan volume. Hal ini menunjukkan bahwa
5
masih terdapat pemborosan dalam proses tersebut, dengan kata lain biaya proses
belum efektif oleh karena sumber daya yang ada masih dikonsumsi sebagian
untuk melaksanakan aktivitas tidak bernilai tambah. Berdasarkan alasan tersebut,
maka penelitian ini melaksanakan analisis proses bisnis pada salah satu proses
yang terdapat pada pabrik, yaitu proses pengadaan material alam, guna
melaksanakan pengelolaan aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam proses tersebut
sehingga biaya proses menjadi efektif.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka pertanyaan
penelitian ini adalah bagaimana rencana pengelolaan aktivitas yang dapat
digunakan untuk perbaikan proses pengadaan material alam di pabrik agar biaya
proses menjadi efektif?
1.4 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk
1. mengevaluasi aktivitas-aktivitas yang digunakan dalam pelaksanaan
proses pengadaan material alam di pabrik;
2. mengetahui efektivitas siklus proses pengadaan material alam di pabrik
dengan mencari tahu proporsi waktu yang dikonsumsi oleh aktivitas tidak
bernilai tambah dalam proses tersebut;
3. mencari peluang-peluang perbaikan proses melalui penyusunan rencana
pengelolaan aktivitas yang mengacu pada prinsip-prinsip dalam JIT
pembelian;
6
4. memberikan gambaran pada manajemen berapa estimasi pengurangan
biaya yang bisa didapatkan sebagai hasil dari rencana perbaikan pada
proses.
1.5 Motivasi Penelitian
Pengelolaan aktivitas dapat mendatangkan manfaat untuk mempersingkat
waktu siklus proses sebab aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah
dihilangkan atau dikurangi. Hilangnya atau berkurangnya aktivitas yang tidak
bernilai tambah dalam proses akan menghilangkan pemborosan biaya. Apabila
pemborosan biaya dapat dihilangkan atau dikurangi, laba perusahaan akan
meningkat. Oleh karena itu, motivasi penelitian ini ialah agar melalui pelaksanaan
analisis proses bisnis, proses pengadaan material alam di pabrik diselenggarakan
dengan hanya menggunakan aktivitas-aktivitas yang bernilai tambah. Dengan
demikian, waktu siklus proses menjadi lebih singkat dan pemborosan biaya dalam
proses tersebut dapat dihilangkan atau dikurangi.
1.6 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi berupa masukan
bagi manajemen pabrik tentang bagaimana memanfaatkan informasi lengkap
mengenai aktivitas untuk menyusun rencana perbaikan berkelanjutan pada proses
bisnis yang ada di perusahaan, bukan hanya pada proses pengadaan material alam
saja. Dengan mengetahui bagaimana tahap-tahap perencanaan perbaikan
berkelanjutan pada proses
pelaksanaannya
diharapkan akan mendorong
manajemen perusahaan agar lebih termotivasi untuk terus memperbaiki aktivitas-
7
aktivitas yang ada dalam setiap proses. Dengan demikian, pengurangan biaya
dapat terwujud. Akhirnya, hal tersebut akan memberikan keunggulan daya saing
bagi perusahaan.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut.
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan permasalahan, pertanyaan
penelitian, tujuan penelitian, motivasi penelitian, manfaat penelitian, proses
penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab ini membahas landasan teori, yang mencakup definisi proses
pengadaan, konsep efektivitas biaya, hierarki aktivitas, analisis proses bisnis, cara
menghitung target pengurangan biaya, konsep manajemen sediaan, dan penelitian
terdahulu.
Bab III Latar Belakang Kontekstual Objek Penelitian
Bab ini membahas objek penelitian, yakni PPB Wika Beton di Bogor.
Pokok-pokok yang dibahas, anta lain sejarah dan profil perusahaan, visi dan misi,
produk dan bahan baku yang digunakan, struktur organisasi, dan uraian jabatan
yang berkaitan dengan proses pengadaan material alam.
Bab IV Rancangan Penelitian
Bab ini membahas metode yang digunakan dalam penelitian ini. Dalam
metode penelitian ini disajikan tentang jenis penelitian, sumber data, cara
pengambilan data, dan teknik analisis data.
8
Bab V Pemaparan Temuan
Bab ini berisi temuan-temuan fakta dalam investigasi kasus penelitian ini.
Hal tersebut yang digunakan untuk menjawab pertanyaan penelitian.
Bab VI Analisis dan Diskusi Hasil
Bab ini memuat pembahasan hasil temuan fakta dalam investigasi kasus
yang didasarkan pada landasan teori yang disusun. Pembahasan tersebut bertujuan
untuk menjawab pertanyaan penelitian dan mencari simpulan yang dapat
digunakan untuk mengukur sejauh mana tujuan penelitian dapat dipenuhi.
Bab VII Simpulan dan Rekomendasi
Bab ini membahas simpulan, rekomendasi, dan keterbatasan penelitian
berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya.
9