PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK)

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK)
PMBOK
Institute
dikembangkan
(PMI)
mengkhususkan
sebuah
diri
oleh
Project
organisasi
pada
di
Management
Amerika
pengembangan
yang
manajemen
proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai
pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu
diperbaharui dalam jangka waktu tertentu.
PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen
proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge
area sebagai berikut
[Project Management Institute, 2000, 39] :
Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area
7
888
8
1.Manajemen integrasi proyek (Project Integration
Management)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge
area pada manajemen proyek melalui Proses proyek.
Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama
menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang
tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen
integrasi :
a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan seluruh rencana proyek sehingga
terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten
b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana
proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas yang
ada di dalam rencana tersebut
c. Pengendalian
perubahan
yang
terintegrasi,
mengkoordinasikan perubahan– perubahan keseluruhan
proyek
Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi
tindakan. Rencana proyek akan memberikan pengenalan
7
888
8
atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai
bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses –
proses teknis yang digunakan pada proyek, serta bagian –
bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.
2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope
Management)
Lingkup
terlibat
mengacu
dalam
pada
pembuatan
seluruh
produk
pekerjaan
suatu
yang
proyek
dan
aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan
produk tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat
dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang
harus
ada
dan
tidak
ada
dalam
proyek
selain
itu
memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder
memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang
dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang
999
9
dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm
manajemen ruang lingkup proyek adalah :
a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk
memulai
proyek
atau
beralih
pada
fase
proyek
selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian
kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara
formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan
luas mengenai sebuah proyek.
b. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen
yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di
masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan
apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim
proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang
lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai
hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup.
c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk
yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama
101010
10
menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan
lebih mudah dikelola
d. Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari
ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah
proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal
menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.
e. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan
perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. Perubahan
ruang
lingkup,
pelejaran
yang
tindakan
koreksi,
dipelajari
dan
refleksi
atau
merupakan
output
dari
aktivitas ini.
3.
Manajemen
jadwal
proyek
(Project
Time
Management)
Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang
gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup,
waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa
111111
11
menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan
besar bagi mereka.
Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal
yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik
dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering
membandingkan
waktu
penyelesaian
yang
terencana
dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan
perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu
variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena
waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi
pada proyek.
Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang
harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana
manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?.
Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang
diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat
pada waktunya.
121212
12
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian
dari manajemen jadwal proyek adalah :
a. Pendefinisian
aktivitas,
mengidentifikasikan
aktivitas-
aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh
anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga
menghasilkan produk-produk proyek.
b. Rangkaian
aktivitas,
mengidentifikasikan
dan
mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas
proyek.
c. Perkiraan
durasi
aktivitas,
memperkirakan
jumlah
periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
aktivitas individu atau tunggal.
d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas,
memperkirakan
kebutuhan
durasi
sumber
aktivitas,
daya
untuk
dan
kebutuhan-
membentuk
jadwal
proyek.
e. Pengendalian
jadwal,
mengendalikan
dan
perubahan-perubahan pada jadwal proyek.
mengatur
131313
13
4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management)
Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek
teknologi
informasi
juga
memiliki
kesulitan
dalam
manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek
yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika
proyek berakhir.
Para professional teknologi informasi paham bahwa
kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa
rendah
berdasarkan
kebutuhan-kebutuhan
proyek,
sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan
biaya.
Perkiraan
adalah
lain
kebanyakan
terjadinya
proyek
pembengkakan
teknologi
biaya
informasi
menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi
maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum
teruji
dan
beresiko.
Untuk
mengatasi
permasalahan
tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang
lebih baik.
141414
14
Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan
sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek
harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan
baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat,
memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.
Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen
biaya proyek:
a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya
(manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah
setiap
sumber
daya
yang
harus
digunakan
untuk
melakukan aktivitas proyek.
b. Perkiraan
biaya,
mengembangkan
pendekatan
atau
perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek.
c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan
biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar
(baseline) untuk mengatur performa.
151515
15
d. Pengendalian
biaya,
mengendalikan
perubahan-
perubahan pada anggaran proyek.
5.
Manajemen
kualitas
proyek
(Project
Quality
Management)
Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge
area yang sulit untuk didefinisikan. ISO mendefinisikan
kualitas
sebagai
“totalitas
karakteristik
dari
sebuah
kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk
kebutuhan kepuasan”. Para ahli lainnya mendefinisikan
kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan
kesesuaian
untuk
kebutuhan
berarti
digunakan.
Keselarasan
proses-proses
dan
terhadap
produk
proyek
tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan
kesesuaian
untuk
digunakan
berarti
produk
dapat
digunakan sebagiamana mestinya.
Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah
memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan.
Kualitas
hendaknya
dipandang
sejajar
dengan
ruang
161616
16
lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder
tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk
yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian
pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan
kebutuhan dan harapan Stakeholder.
Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek
harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan
seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka
baik yang diungkapkan maupun tertulis.
Terdapat
tiga
aktivitas
utama
dari
manajemen
kualitas proyek:
a. Perencanaan
kualitas
yang
kualitas,
sesuai
mengidentifikasikan
dengan
disain
standard
proyek
dan
bagaimana memuaskannya.
b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan
performa
proyek
untuk
memastikan
proyek
memuaskan standard kualitas yang relevan.
akan
171717
17
c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu
untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard
kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk
meningkatkan kualitas keseluruhan.
6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project
Human Resource Management)
Organisasi
yang
proaktif
berusaha
memenuhi
kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang,
misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah
jam kerja dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa
depan.
Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek
meliputi
aktivitas-aktivitas
yang
dibutuhkan
untuk
meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam
proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh
Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota tim
proyek,
staf
pendukung,
pemasok(supplier)
mendukung proyek, dan sebagainya.
yang
181818
18
Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen
sumber daya manusia suatu proyek:
a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan,
dan pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta
hubungan pelaporan suatu proyek.
b. Akusisi
staf,
mendapatkan
personil
yang
akan
ditempatkan dan bekerja dalam proyek.
c. Pengembangan
maupun
tim,
kelompokn
membangun
untuk
keahlian
memantapkan
individu
performa
proyek.
7.
Manajemen
komunikasi
proyek
(Project
Communications Management)
Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek,
terutama
pada
proyek
teknologi
informasi,
adalah
kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan
pelanggan,
dukungan
manajemen
eksekutif,
dan
pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada
191919
19
keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang
selain teknologi informasi.
Tujuan
manajemen
komunikasi
sebuah
proyek
sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu
dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi,
penyebaran,
penyimpanan,
dan
penyusunan
informasi
proyek. Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi
sebagai berikut :
a. Perencanaan
informasi
komunikasi,
dan
membutuhkan
memperkirakan
komunikasi
informasi
kebutuhan
Stakeholder
apa,
:
kapan
siapa
mereka
membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan.
b. Distribusi
dibutuhkan
informasi,
bagi
menyediakan
Stakeholder
informasi
proyek
pada
yang
waktu
tertentu.
c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan
informasi
performa,
termasuk
pengukuran kemajuan dan peramalan.
laporan
status,
202020
20
d. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan,
dan menyebarkan informasi untuk menyusun fase atau
kelengkapan proyek.
8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management)
Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam
melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap
resiko
melalui
Proses
proyek
dengan
tujuan
utama
memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak
positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup
proyek,
dan
mengembangkan
jadwal
realistis
serta
memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu
juga
membantu
Stakeholder
proyek
memahami
sifat
proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan
kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu
mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen
proyek.
Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan
mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris
212121
21
bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan
resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman
permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek
dan
bagaimana
permasalahan
tersebut
menghalangi
kesuksesan proyek.
Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang
sebagai
tindakan
meminimalkan
resiko-resiko
yang
potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan
yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang
ada pada manajemen resiko adalah:
a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan
dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi
proyek.
b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan
mempengaruhi
proyek
karakteristik setiap resiko.
dan
mendokumentasikan
222222
22
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik
dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak
mereka terhadap tujuan proyek.
d. Analisis
resiko
kemungkinan
secara
dan
kuantitatif,
konsekuensi
mengukur
resiko
serta
memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah
untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman
untuk memenuhi tujuan proyek.
f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau
resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru,
mengurangi
resiko,
dan
mengevaluasi
efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.
9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement
Management)
Pengadaan
adalah
usaha
mendapatkan
barang-
barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan
lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan
232323
23
perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau
purchasing;
dan
para
profesional
teknologi
informasi
menyebutnya Outsourcing.
Kesuksesan
proyek
teknologi
informasi
yang
menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan
manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek.
Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi
proyek
dari
luar
organisasi
terkait.
Aktivitas-aktivitas
utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :
a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan
diadakan dan kapan
b. Perencanaan
permohonan,
mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan
sumber daya yang potensial.
c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang
ada
242424
24
d. Administrasi
kontrak,
mengatur
hubungan
dengan
pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian
kontrak.