MODUL PERKULIAHAN INTERPERSONNAL COMMUNICATION SKILL TEKNIK MENDENGAR (LISTENING) Fakultas Program Studi Ilmu Komunikasi Advertising & Marketing Communications Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh 03 MK43029 Sari Widuri, SE, MSi. Abstract Kompetensi Modul ini membahas tentang kemampuan Interpersonal Skill dalam listening. Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami pentingnya memiliki kemampuan mendengarkan (listening) sebagai salah satu bagian dari memiliki kompetensi Interpersonal Skill; menjelaskan perbedaan antara listening dan hearing, dan dapat mengaplikasikannya dalam berbagai kesempatan di kehidupan. KETRAMPILAN INTERPERSONAL SKILL Seperti sudah di bahas dalam modul terdahulu bahwa Soft skill dibagi menjadi dua kecakapan utama yaitu kecakapan interpersonal skill dan intrapersonal skill. Dan menurut Aribowo kemampuan intrapersonal skill seseorang mesti dibenahi dulu sebelum kemampuan interpersonal skillnya (2005). Intrapersonal skill adalah ketrampilan berhubungan dengan diri dan mengatur diri. Intrapersonal skill mencakup : self awareness (self confident, self assessment, trait & preference, emotional awareness) dan self skill ( improvement, self control, trust, worthiness, time/source management, proactivity, conscience. Jadi Intrapersonal skill adalah kecakapan – kecakapan yang dimiliki seseorang dalam kaitannya dengan kemampuan pengelolaan dan manajemen diri yang bersifat ke dalam. Interpersonal skill mencakup social awareness (political awareness, developing others, leveraging diversity, service orientation, empathy dan social skill (leadership,influence, communication, conflict management, cooperation, team work, synergy). Interpersonal skill adalah ketrampilan berhubungan dengan orang lain. Dengan demikian kemampuan interpersonal skill adalah kecakapan-kecakapan yang berkaitan dengan kemampuan seseorang dalam menjalin hubungan dengan orang lain. Ketrampilan intrapersonal meliputi, di antaranya: ‘13 Transforming character, Transforming belief, Change management, Stress management, Time management, Creative tinking processes, Goal setting & life purpose, Accelerated learning purpose. 2 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Ketrampilan interpersonal meliputi di antaranya: Communication Skill, Relationship building, Motivation skill, Leadership skill, Self marketing skill, Negotiation skill, Presentation skill, Presentation speech skill. Ketrampilan interpersonal skill didefinisikan sebagai ketrampilan untuk mengenali dan merespon secara layak perasaan, sikap dan perilaku, motivasi serta keinginan orang lain. Bagaimana diri kita mampu membangun hubungan yang harmonis dengan memahami dan merespon manusia atau orang lain merupakan dari bagian keterampilan interpersonal. Untuk membangun hubungan dengan orang lain, kita terlebih dulu harus menguasai kemampuan dan keterampilan dalam mengenal diri sendiri, kemudian mengenal orang lain. Keterampilan untuk mengekspresikan diri secara jelas, bagaimana bernegosiasi dan menyelesaikan konflik, dan bagaimana berperan dalam tim. Dengan kata lain seseorang harus memiliki kemampuan Memotivasi, sikap kepemimpinan, melakukan negosiasi, interpersonal skill yaitu: melakukan presentasi, berkomunikasi secara efektif, membangun hubungan baik, melakukan berbicara di depan umum, melakukan self-marketing. ‘13 3 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id LISTENING Mendengarkan adalah salah satu komponen kecakapan yang dimiliki oleh seseorang ketika mereka memiliki kecakapan interpersonal skills yang baik. Sebuah komunikasi yang efektif dapat dilakukan oleh seseorang bila memiliki kemampuan mendengarkan yang baik pula. Dan kemampuan mendengarkan menjadi hal yang pokok harus dimiliki seseorang bila menginginkan terjalinnya komunikasi secara efektif. Layaknya sebuah komunikasi. Dalam proses komunikasi ada komponen sender, channel, message, reciever, effect yang menjadi satu kesatuan komponen ketika proses komunikasi berlangsung. Salah satu komponen dari proses komunikasi adalah menerima pesan. Bagaimana menerima pesan dengan baik adalah salah satunya dengan cara mendengarkan dengan baik. Mendengarkan bukan hanya secara harafiah menggunakan alat pendengaran (telinga), tetapi memiliki arti yang lebih luas dengan penggunaan alat penerima pesan lainnya. pembedaan istilah mendengarkan dengan mendengar adalah untuk membedakan pengertian seperti halnya dalam bahasa ingris antara kata listening dengan hearing. Dalam bahasa inggris listen berpadanan dengan ‘pay attention’ atau memberikan perhatian terhadap sesuatu, dan bukan terhadap suara semata. Adakalanya proses komunikasi menggunakan bahasa tubuh, di mana proses mendengarkan bukan menggunakan telinga sebagai alat penerima pesan, melainkan menggunakan mata sebagai penerima pesan, yang selanjutnya informasi visual tersebut akan diterjemahkan menjadi pesan yang dapat dimengerti. Pentingnya Mendengarkan Sebuah survey yang pernah dilakukan berhasil memberikan ilustrasi bagaimana kegiatan mendengarkan amat penting dalam kehidupan. Senada dengan survey dari Brown (1982), bahwa sebagian para eksekutif menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi (60%) dengan mendengarkan. Beberapa survey mengatakan bahwa kemampuan mendengarkan seseorang jauh lebih penting dan berharga dari kemampuan berbicara. Dan kemampuan mendengarkan menempati urutan teratas yang wajib dimiliki oleh seorang manajer yang ideal (winsor et. Al,1997). ‘13 4 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Penelitian oleh Crocker, 1978 menemukan fakta bahwa dari 300 organisasi yang diteliti, sebagian besar menempatkan “listening” diurutan teratas, sebagai syarat manajer yang berhasil. Listening berbeda dengan hearing. Listening adalah menangkap makna dari suara yang kita dengar (listening requires paying attention, interpreting, and remembering sound stimuli), sedangkan hearing adalah mendengar suara. Mendengarkan bukan secara harfiah menggunakan alat pendengaran (telinga), tetapi memiliki arti yang lebih luas dengan penggunaan alat penerimaan pesan lainnya. Berikut ini ada empat alasan utama mengapa orang perlu mendengarkan : 1. Untuk memahami dan memperoleh informasi: Orang yang menguasai informasi memiliki kesempatan yang lebih besar untuk sukses, baik secara pribadi maupun konteks professional, sebab, di era sekarang, menguasai informasi berarti menguasai sumber daya. Memahami perintah, memahami pesan, memahami kebutuhan orang lain, menggali lebih banyak informasi dibutuhkan sebagai modal agar dapat berkomunikasi serta menjadi kemampuan utama untuk dapat berhasil dalam setiap pekerjaan. 2. Analisis terhadap kualitas Informasi: Kemampuan seseorang untuk dapat menganalisis informasi dibutuhkan agar dapat bertindak tepat. Mendengarkan dan mendapatkan informasi lebih banyak akan meningkatkan kualitas pesan yang diterima, kelengkapan data, dan kemampuan mengolah informasi, sehingga simpulan atau analisis terhadap suatu kondisi atau keadaan dapat diambil. 3. Membangun dan memelihara hubungan: Alasan untuk mendengarkan adalah untuk melakukan komunikasi interpersonal. Banyak survey telah membuktikan bahwa orang yang memiliki kemampuan untuk mendengar dengan efektif memiliki hubungan yang lebih baik dengan sesamanya, sebaliknya mereka yang kurang mampu untuk mendengarkan akan memperburuk hubungan atau setidaknya tidak dapat membangun hubungan yang lebih baik (Kaufmann, 1993). 4. Menolong orang lain: Kemampuan mendengarkan wajib dimiliki agar dapat memahami orang lain dan pada akhinya, dapat menolong orang lain. Pada saat seseoramg mau mendengarkan dan memberikan perjhatian yang tulus serta serius kepada permasalahan yang kita sampaikan, hampir sebagian besar masalah kita telah ‘13 5 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id dapat ditolong, atau minimal dapat memberikan pola atau prespektif yang baru tentang kita dapat menghadapi masalah yang kita hadapi. KOMPONEN MENDENGAR Pada saat seseorang mau mendengarkan dan memberikan perhatian dengan tulus serta serius kepada permasalahan yang kita sampaikan, hampir sebagian besar masalah kita tertolong karena kita mendapat persfektif dan pandangan baru dari orang lain. Proses mendengarkan memiliki 5 (lima) komponen yaitu: 1. Mendengar 2. Memberikan perhatian, 3. Memahami, 4. Mengingat dan 5. Memberikan respon atau umpan balik. 1. Mendengar Proses mendengar adalah aspek fisik dari mendengarkan. Orang yang memiliki kesulitan dalam mendengar memerlukan upaya keras untuk mendengar secara efktif. Mendengar adalah komponen dasar dari hampir seluruh proses mendengarkan. Pada proses ini terdapat bamyak kemungkinan gangguan yang akan mempengaruhi kualitas proses mendengarkan secara efektif. 2. Memberi perhatian Jika memdengar lebih pada asfek fisik, maka proses memberi perhatian merupakan aspek psikologis. Proses memberi perhatian adalah proses menyaring informasi yang ingin kita dengar saja yang mendapat perhatian. Kebutuhan, keinginan, perhatian, gairah, dan kepentingan akan menentukan informasi apa yang akan menjadi fokus perhatian kita dalam menyaring informasi yang kita dengar. 3. Mengerti Mengerti adalah memahami informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Banyak faktor yang membuat seseorang memahami dan mengerti informasi yang didengarnya, namun kesamaan bahasa menjadi faktor utama dalam memahami pesan yang disampaikan. ‘13 6 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Faktor yang lain yang turut mengiringi diantaranya adalah faktor budaya, frame work,motivasi, isi pesan, kesiapan mental. 4. Mengingat Kemampuan untuk merecall kembali informasi yang telah kita terima. Menurut penelitian informasi yang kita dengar akan langsung dilupakan segera setelah kita mendengarkan. Segera setelah mendengarkan kita masih mengingat informasi hingga 50%, 8 jam kemudian kemampuan mengingat turun menjadi 85%, dan tersisa tinggal 25% saja setelah 2 bulan. 5. Memberi respon atau umpan balik Memberi respon adalah hal yang paling utama dalam proses komunikasi dan sangat menentukan untuk mengetahui apakah proses komunikasi telah berjalan efektif sesuai dengan yang diharapkan. Di dalam proses mendengarkan, memberi respon merupakan indikator utama apakah seseorang mendengarkan dengan baik atau tidak. Respon yang diberikan akan sangat menentukan hasil dari proses komunikasi secara keseluruhan. Beberapa tipe respon mendengarkan : ‘13 Mendengarkan dengan diam Mengajukan pertanyaan: Memperjelas makna Mendapatkan konsep, perasaan dan keinginan lain Mendorong berbicara lebih lanjut Mendorong pencarian lebih lanjut Mendapatkan informasi detail Menyampaikan pesan Menyatakan empati Memberikan dukungan Melakukan analisa Melakukan evaluasi Memberikan pendapat Hambatan dalam mendengarkan secara efektif Mendengarkan bukanlah mendengarkan Proses kegiatan mendengarkan bukan perkara mudah 7 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Kendala pada kemampuan mendengar Informasi yang terlalu banyak Adanya kepentingan pribadi Kemampuan berpikir manusia Gangguan dari pihak luar Setiap pendengar tidak menerima pesan yang sama Kebiasaan buruk dalam mendengarkan: Pseudo listening, orang yang menunjukan perilaku mendengarkan padahal sedang tidak mendengarkan. Stage hogging, orang yang hanya tertarik dengar ide dan konsep pemikiran sendiri saja, seakan mereka mendengarkan, sesaat setelah jeda, merek berbicara dengan konsep pemikirannya sendiri. Selective listening, orang yang hanya memberikan respon terhadap apa yang menjadi perhatiannya. Topik pembicaraan yang disesuaikan dengan kebutuhan pendengar saja yang akan diresponnya. Filling in gaps, orang merasa tahu dengan segala persoalan yang sedang dihadapi pembicara, konsep pemikirannya saja yang lebih dipentingkannya. Insulated listening, orang yang sering kali mengabaikan atas informasi yang disampaikan oleh pembicara. Defensive listening, orang yang tidak merasa aman dengar dirinya dan sering melakukan penyerangan dengan kata-kata demi mempertahanan diri. Ambushing, orang yang mendengarkan dengan seksama dengan maksud untuk melakukan penyerangan balik kepada komunikator. Untuk menjadi pendengar yang efektif, harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Make eye contact. b. Exhibit affirmative head nods and appropriate facial expression. Pendengar yang efektif menaruh minat atas apa yang sedang diucapkan orang lain dengan memberikan tanda “nonverbal”. ‘13 8 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id c. Avoid distraction actions or gestures. Ketika Anda sedang mendengarkan pembicaraan orang lain, jangan terlampau sering melihat atau melirik ke arah jam, memainkan pinsil, membuka-buka halaman buku, atau mengerjakan sesuatu yang tidak berkaitan dengan isi pembicaraan. Tindakantindakan tersebut mengesankan bahwa Anda bosan, atau tidak tertarik pada apa yang sedang diutarakan pembicara. d. Ask questions. Pendengar yang kritis menganalisis apa yang didengarkannya, dan lalu mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang relevan. Perilaku ini memberikan keyakinan kepada pembicara bahwa Anda memang benar-benar mendengarkan. e. Paraphrase. Misalnya : “Anda mengatakan … (kata-kata pembicara) “. “Apakah itu artinya adalah ... (kata-kata Anda sendiri) ?”. Ada dua alasan perilaku ini ditampilkan: Pertama: sebagai tanda bahwa Anda memperhatikan baik-baik isi pembicaraan. Kedua: sebagai tanda bahwa Anda ingin jangan sampai salah mentafsirkan katakata pembicara. Avoid interrupting the speaker. f. Beri kesempatan kepada pembicara untuk menyelesaikan isi pembicaraannya. Setelah itu, Anda boleh mengajukan pertanyaan atau memberikan komentar. Biasakan untuk bersabar mendengarkan pembicaraan orang lain. g. Don’t over-talk. Sebagian besar kita lebih suka mengemukakan gagasan kita ketimbang harus mendengarkan gagasan orang lain. Namun, ketika kita sedang dalam posisi sebagai pendengar yang baik, tahanlah untuk tidak banyak bicara. ‘13 9 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id PENDENGAR YANG AKTIF (ACTIVE LISTENER) Menurut Mr. Yaslis Ilyas dalam bukunya “Kiat Sukses Manajemen Tim Kerja”. Salah satu komponen penting dalam berkomunikasi adalah menjadi active listener. Lebih lanjut dijelaskan bahwa dalam komunikasi aktif tidaklah cukup duduk atau berdiri dan membuka telinga lebar-lebar, tetapi harus mencerminkan bahwa Anda mendengarkan dan lebih menyimak lawan bicara dengan sungguh-sungguh. Ada tiga hal yang harus kita lakukan jika kita ingin menjadi seorang active listener, yaitu : 1. Targetkan dapat melakukan paraphrasing (mengulang pesan dengan kata-kata sendiri); 2. Mengecek kembali (perseption check), ini penting dilakukan agar persepsi kita pas dengan yang dimaui pengirim; 3. Behaviour discription (gambaran perilaku sender), maksudnya adalah agar kita bisa menilai apakah sang pembicara saat itu sedang marah atau hanya bercanda saat mengeluarkan suatu statemen sehingga kita dapat menyesuaikan tanggapan yang kita berikan dengan kondisi si pengirim. Pada dasarnya ada enam (6) unsur mendengarkan secara aktif, yakni hearing, understanding, remembering, intrepreting, evaluating, responding. Urut-urutan keenam unsur proses mendengarkan aktif tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : Hearing Langkah pertama dari mendengarkan secara aktif adalah dengan cara mendengarkan dengan sungguh-sungguh pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator. Noice atau gangguan komunikasi yang sering muncul adalah suara bising dari lingkungan sekitar, oleh karena itu, hindari membicarakan sesuatu yang penting atau dengan seseorang yang penting di tempat-tempat ramai yang dapat mengganggu konsentrasi dalam menerima informasi. Understanding Disini kita perlu melakukan paraphrasing atau melakukan pengulangan isi pesan dengan kata-kata sendiri guna menghindari kesalahan dalam menerima isi pesan. Disamping itu untuk meningkatkan daya konsentrasi, kita perlu bersikap emphaty selama mendengarkan ‘13 10 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id dalam arti berusahalah mendengarkan dengan hati dan kepala, cobalah merasakan perasaan lawan bicara kita. Remembering Kalau perlu saat melakukan pembicaraan penting, siapkan kertas catatan kecil guna mencatat poin-poin penting dari isi informasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga tidak ada alasan bahwa kita lupa dengan informasi yang disampaikan itu. Di dunia kerja, pernyataan lupa terhadap sesuatu adalah pernyataan terbodoh seorang staf yang tidak pernah ingin didengar oleh seorang pemimpin. Intrepreting Langkah selanjutnya adalah berusaha mengintrepretasikan maksud sang pembicara. Kemampuan kita dalam mengintrepretasikan di sini menjadi penting guna menemukan metode yang tepat guna mengetahui secara persis maksud pesan dari komunikator. Evaluating Evaluasi adalah hal terpenting dari sebuah proses mendengarkan secara aktif. Mengevaluasi adalah mengetahui persepsi kita sudah sesuai dengan komunikator, sehingga sebuah pertanyaan kecil yang menanyakan kembali kebenaran pesan yang disampaikan (perception chek) perlu disampaikan. Biasanya proses yang satu ini seringkali dilupakan oleh seorang ketika sedang mendengarkan. Responding Respon adalah muara dari sebuah proses mendengarkan secara aktif. Sebagai seorang pendengar yang baik, ada beberapa hal yang harus kita lakukan agar respon yang terjadi merupakan respon yang memiliki kesamaan maksud dengan sang komunikator, yakni : cobalah mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Tatap mata lawan bicara dengan secukupnya, perlihatkan perhatian dengan ekspresi wajah, kalau perlu dengan tersenyum serta lengkapi dengan bahasa tubuh semisal anggukan serta hindari menginterupsi saat komunikator sedang berbicara. ‘13 11 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id PENDENGAR YANG EFEKTIF Mendengarkan sering kali dianggap sebagai tindakan pasif dan tidak penting. Padahal, mendengarkan dengan baik merupakan proses aktif dan membutuhkan usaha sungguhsungguh. Pendengar mesti mengerti dan memahami, serta bersedia memberikan tanggapan atas pesan-pesan pembicara. Dengan mendengar secara baik komunikasi menjadi lancar. Maka,mendengar yang baik akan menjadi kunci sukses pergaulan sehari-hari. Sepuluh langkah menjadi pendengar yang efektif : 1. Sebelum menghadiri suatu seminar, rapat, atau pertemuan bisnis,kita perlu mempersiapkan diri dengan membaca bahan-bahan yang ada hubungannya dengan topik pertemuan atau mempersiapkan pokok-pokok pikiran penunjang. 2. Tangkap kata-kata kunci dan konsep utuh pembicaraan. Meskipun demikian jangan melupakan detailnya, yang bisa memperjelas gambaran yang akan kita bentuk. 3. Pusatkan perhatian pada yang diucapkan pembicara, pikirkan yang menjadi pesan dari topik pembicaraan, lalu ajukan pertanyaan /tanggapan yang dianggap perlu. 4. Konsentrasikan pikiran hanya pada pembicaraan yang sedang berlangsung. Jangan biarkan pikiran melayang ke mana-mana. 5. Tunjukkan sikap kesediaan mendengar dengan menatap pembicara, mengangguk, atau memberi tanggapan. 6. Jangan tergesa-gesa mengambil kesimpulan. Dengarkan dulu seluruh pembicaraan, ajukan pertanyaan, baru kita ambil kesimpulan. Atasi segala gangguan di sekitar kita dengan betul-betul memusatkan perhatian pada pembicaraan yang sedang berlangsung. 7. Jangan memusatkan perhatian pada gaya, penampilan, atau pakaian si pembicara. 8. Kalau menghadiri seminar/lokakarya, catat kata-kata kunci, ungkapan, dan ide yang belum jelas, untuk nantinya ditanyakan. Jangan menuliskan semua kata-kata pembicara 9. Untuk mengatasi kebosanan, carilah sesuatu yang berharga/membangun dari pesanpesan si pembicara atau perhatikan kata/ungkapan yang menarik untuk dijadikan bahan evaluasi. ‘13 12 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 10. Bersikaplah rendah hati, terbuka, sabar, dan tidak terbawa emosi. Tampaknya mendengarkan merupakan pekerjaan berat, tapi sebenarnya tidak jika tujuan kita adalah menyerap yang dikatakan si pembicara. ‘13 13 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id DAFTAR PUSTAKA 1. Ubaedy An, Interpersonal Skill : bagaimana anda membangun, mempertahankan, dan mengatasi konflik hubungan, 2008 2. Winarti Euis, Pengembangan kepribadian, Graha Ilmu, 2008 3. Amit, A, Mengupas Kepribadian Anda. Karisma Publishing Group: Jakarta 4. Aw, S. 2012. Komunikasi Sosial Budaya. Yogyakarta: Graha Ilmu 5. De Janasz, S.C.2011. Interpersonal Skills in Organizations 4thed. McGraw-Hill. 6. Harefa,A.2004.Menata Karier. Jakarta: Kompas Group. 7. Kasali, R. 2007. Sukses Melakukan Presentasi Jakarta: Indeks Gramedia. 8. Lothar, S. 2004. Mengatur Waktu Secara Efektif. Jakarta. Gramedia. 9. Mulyana. D. 2004. Komunikasi Efektif. Bandung: Rosda Karya. 10. Effendy, Onong Uchjana, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:Grasindo.Rosdakarya 11. Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo Persada 12. Littlejohn, Stephen W. 2001. Theories of Human Communication. USA: Wadsworth Publishing. 13. Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda. 14. Ruben, Brent D,Stewart, Lea P, 2005, Communication and Human Behaviour,USA:Alyn and Bacon ‘13 14 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id