Contract close out Pertemuan 13

Matakuliah : S0812 – Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak
Tahun
: 2008
Contract close out
Pertemuan 13
TEKNIS DAN NON TEKNIS
• Pada tahap penutupan proyek pimpro mempunyai tugas-tugas yang
bersifat teknis dan non teknis pada tahap penutupan
• Perencanaan dan kenyataan yg sering berbeda di waktu kegiatan proyek
mulai menurun
Bina Nusantara
KEGIATAN NON TEKNIS
• Tugas yang bersifat non teknis
mencakup
masalah
yang
berkaitan
dengan
sikap,
perasaan dan harapan personil
proyek
sebagai
akibat
selesainya proyek
• Perencanaan tersebut meliputi:
– Pelepasan sesuai dengan tingkat
kebutuhan proyek
– Perencanaan
penugasan
hendaknya terbuka
– Pimpro hendaknya ikut aktif
dalam perencanaan
• Cara yg dianjurkan adl agar
pimpro
menjelaskan
kpd
mereka hal-hal yg sebenarnya
mengenai segala sesuatu yang
berhubungan dgn perencanaan
penugasan mereka
• Dipilih waktu yang tepat untuk
menyampaikan rencana diatas agar
tidak mempengaruhi sikap mereka thd
penyelesaian pekerjaan yg masih
tertinggal
Bina Nusantara
KEGIATAN TEKNIS
Kegiatan teknis yang dihadapi
pimpro dalam rangka penutupan
proyek adalah sebagai berikut.
a. Menyerahkan hasil fisik proyek.
Kontraktor
mempersiapkan
penyerahan
fasilitas
atau
produk kepada pemilik sesuai
kontrak, sedangkan pemilik
menerima dan menyerahkannya
kepada organisasi operasi yang
ditunjuk atau dibentuknya.
b. Menyelesaikan buku pedoman
operasi
dan
pemeliharaan
kepada organisasi operasi.
Bina Nusantara
c. Menyusun laporan penutupan
proyek,
menjelaskan
keberhasilan dan kekurangan
kepada pimpinan perusahaan
serta bahan masukan untuk
proyek yang akan datang.
d. Bagian
pengadaan
dan
keuangan
menyelesaikan
masalah klaim, warranty dan
guaranty,
pembayaran
dan
tagihan yang masih outstanding
dan menutup buku keuangan,
e. Membuat catatan aset dan
persiapan pemeriksaan audit.
KEGIATAN TEKNIS
f. Pimpro
dan
pimpinan
perusahaan induk membuat
perencanaan re-assignment tenaga ahli dan personil tetap.
g. Demobilisasi tenaga kerja dan
peralatan konstruksi.
h. Membersihkan barang-barang
sisa proyek. Proyek besar
umumnya memiliki material,
komponen peralatan, dan sisasisa keperluan proyek lainnya,
yang bila mungkin dapat
didayagunakan kembali untuk
operasi atau proyek yang lain.
Tetapi yang tidak berguna lagi
harus dibersihkan dari lokasi
proyek
Bina Nusantara
i. Implementasi program masa
jaminan (warranty & guaranty).
Karena
masa
jaminan
berlangsung
sampai
jauh
setelah proyek ditutup, maka
proyek tidak bertanggung jawab
lagi mengenai penanganannya.
Meskipun demikian, proyek
berkewajiban agar penyerahan
masalah ini kpd organisasi
operasi berjalan sebaik2nya,
dgn memberikan data, gambar,
serta keterangan mengenai
perjanjian jaminan tsb
j. Sertifikat
penyelesaian
fisik/mekanik dan operasional.
BUKU PANDUAN OPERASI DAN PEMELIHARAAN
• Buku panduan (manual) operasi
dan pemeliharaan merupakan
bagian dari dokumen proyek yang
harus
dipersiapkan
sebelum
proyek ditutup.
• Buku ini berisi keterangan lengkap
tentang bagaimana menjalankan
operasi
(standard operating
procedure) instalasi atau produk
hasil proyek, dan dipersiapkan
untuk menjadi pegangan bagi
operator
dan
mekanik
pemeliharaan.
Bina Nusantara
• Buku ini menjelaskan perihal:
– Fungsi tiap peralatan.
– Sistem
instrumen
untuk
pengendalian operasi.
– Prosedur
start-up,
operasi
normal, dan operasi darurat.
– Petunjuk penanganan bahan
kimia dan katalis untuk operasi.
– Petunjuk pemeliharaan.
• Disamping itu buku2 panduan diatas,
sebelum proyek ditutup perlu
diselesaikan dokumen2 sbb :
– Data2 teknis dan engineering
– Gambar engineering as-built
– Hasil studi dan survei
PENYERAHAN INSTALASI HASIL PROYEK
• Bagi proyek industri berskala besar dikenal dua tahap
penyelesaian, yaitu penyelesaian fisik dan operasional.
Penyelesaian operasional didahului oleh penyelesaian fisik
atau mekanik. Adapun penyerahan kepada pemilik dapat
dilakukan secara bertahap atau langsung.
• Kedua bentuk penyerahan tsb diikuti dengan penyelesaian
administrasi dan keuangan sebelum proyek dapat dinyatakan
selesai secara keseluruhan.
Bina Nusantara
PENYERAHAN INSTALASI HASIL PROYEK
a. Penyerahan Bertahap
– Pada penyerahan bertahap, kontraktor
akan bertanggung jawab sampai pembangunan fisik instalasi selesai dan
menyerahkannya
kepada
pemilik.
Langkah selanjutnya, pemilik (organisasi
operasi dari pemilik) melaksanakan
start-up dan operasi instalasi yang baru
selesai
dibangun,
termasuk
uji
kemampuan dan kinerja operasi (performance test), serta mengkaji hasilhasilnya. Penyerahan semacam ini di
Indonesia dikenal secara luas, di
antaranya proyek-proyek LNG dan LPG
Arun dan Bontang, serta berbagai proyek
pembangunan kilang-kilang minyak. Pada
umumnya, bila pemilik telah memiliki
organisasi operasi yang mampu
menangani operasi instalasi hasil proyek,
akan memilih cara penyerahan bertahap.
Bina Nusantara
b. Penyerahan Langsung
– Di sini kontraktor bertanggung jawab
di samping penyelesaian fisik, juga
start-up praoperasi yang berupa uji
kemampuan dan kinerja. Maksud
penyelesaian langsung adalah untuk
mendapatkan penanggung jawab
tunggal, dalam hal ini kontraktor, atas
pelaksanaan pembangunan instalasi,
dimulai sejak pemberian kontrak EPK
sampai instalasi selesai operasional.
Hat ini berarti instalasi telah terbukti
mampu beroperasi secara lancar dan
berproduksi dengan kapasitas penuh,
yang ditunjukkan dalam suatu uji
kemampuan sebelum diserahterimakan
kepada pemilik proyek.
UJI COBA DAN SERTIFIKASI PENYELESAIAN OPERASI
• Uji Coba Operasi
Prosedur yg mengatur pemeriksaan akhir dan uji coba praoperasi berbeda dari
satu proyek-ke lain proyek, tetapi umumnya dimulai dgn permintaan dr pihak
kontraktor kpd pemilik untuk melakukan pemeriksaan akhir pd bagian instalasi yg
dianggap selesai
• Penyelesaian Fisik
Setelah seluruh bagian instalasi selesai mengalami pemeriksaan akhir uji coba
secara memuaskan, maka pihak pemilik mengeluarkan sertifikat yang menandai
bahwa instalasi telah selesai dr segi fisik, dan pihak Pemilik kemudian
menyerahkan kpd organisasi operasi untuk start-up operasi
• Penyelesaian Operasi
Selanjutnya bila semua bagian instalasi telah siap secara fisik, maka start-up
operasi sepenuhnya dapat dimulai
Bina Nusantara
LAPORAN PENUTUP PROYEK
• Laporan penutupan proyek dipersiapkan pada akhir proyek, disusun oleh
penanggung jawab proyek yang dipimpin oleh pimpro.
• Laporan ini memuat sejarah proyek dengan penekanan pada aspek
teknis dan manajemennya, menjelaskan apa yang telah dicapai, dan
membandingkan dengan sasaran dan perencanaan yang ditetapkan
semula.
Bina Nusantara
LAPORAN PENUTUP PROYEK
• Maksud dan Tujuan
– adalah memberikan keterangan dan bahan pemikiran untuk dikaji dan digunakan
untuk proyek yang akan datang. Menimba pengalaman kemudian dipisahkan mana
yang perlu dicontoh dan mana yang harus dihindari.
• Dengan demikian laporan ini minimal harus memuat:
– Masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan proyek.
– Umpan balik bagi bidang teknik khususnya dan bidang-bidang lain pada umumnya,
mengenai kinerja yang berurusan dengan peranannya dalam penyelenggaraan
proyek.
– Hal-hal lain yang bersifat khusus, seperti kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi,
dan lain-lain.
– Kesulitan, hambatan yang dialami selama siklus proyek.
Bina Nusantara
LAPORAN PENUTUP PROYEK
• Materi Laporan
• Untuk tujuan di atas materi laporan perlu mencakup butir-butir sebagai berikut:
• Uraian perihal pendekatan aspek manajemen dan organisasi yang telah dilakukan,
keputusan-keputusan strategis yang telah diambil, serta pemilihan alternatif dan
• dampaknya pada implementasi fisik. Seperti misalnya dipilih bentuk organisasi matriks
padahal kesiapan sikap personil ternyata tidak mendukung.
• Aspek manajemen, yaitu pengalamanPengalaman yang berkaitan dengan usahausaha
koordinasi dan integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, suplier atau
pemasok, konsultan, dan bidangbidang fungsional internal organisasi.
• Prestasi atau kinerja aspek teknis. Termasuk kategori ini adalah jadwal biaya dan mutu
antara rencana dan kenyataan yang dicapai, dan keterangan singkat penyebabnya.
• Kinerja aspek administrasi, termasuk keuangan, administrasi kontrak, kepegawaian,
perburuhan, dan lain-lain.
Bina Nusantara
LAPORAN PENUTUP PROYEK
Materi Laporan
Untuk tujuan di atas materi laporan perlu mencakup butir-butir sebagai berikut:
– Uraian perihal pendekatan aspek manajemen dan organisasi yang telah dilakukan,
keputusan-keputusan strategis yang telah diambil, serta pemilihan alternatif dan
– dampaknya pada implementasi fisik. Seperti misalnya dipilih bentuk organisasi
matriks padahal kesiapan sikap personil ternyata tidak mendukung.
– Aspek manajemen, yaitu pengalamanPengalaman yang berkaitan dengan usahausaha koordinasi dan integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, suplier
atau pemasok, konsultan, dan bidangbidang fungsional internal organisasi.
– Prestasi atau kinerja aspek teknis. Termasuk kategori ini adalah jadwal biaya dan
mutu antara rencana dan kenyataan yang dicapai, dan keterangan singkat
penyebabnya.
– Kinerja aspek administrasi, termasuk keuangan, administrasi kontrak, kepegawaian,
perburuhan, dan lain-lain.
Bina Nusantara
LAPORAN PENUTUP PROYEK
• Di samping itu, materi laporan hendaknya juga menyinggung rincian
masalah-masalah yang spesifik seperti:
– Terbitnya change order yang diakibatkan oleh kurang tepatnya
pekerjaan desain engineering, ataupun kurang tepatnya pasokan
barang oleh suplier atau rework oleh subkontraktor.
– Evaluasi kinerja peralatan-peralatan utama.
– Persoalan yang ditimbulkan oleh kurang tepatnya atau kurang
lengkapnya pasalpasal kontrak EPK.
• Laporan penutupan proyek disamping dialamatkan kepada pimpinan
perusahan atau corporate planner, juga diberikan kepada semua kepala
bidang yang berperan dalam pengembangan dan implementasi proyek.
Bina Nusantara