Manajemen Proyek

Manajemen Proyek
dari berbagai sumber
6/10/2016
1
Konsep Manajemen Proyek
• Merupakan buah pemikiran tentang
manajemen
yang
ditujukan
untuk
mengelola kegiatan yang berbentuk
proyek.
• Perumusannya disusun sedemikian rupa
sehingga
dapat
menghadapi
dan
mengakomodir perilaku dan dinamika
yang melekat pada kegiatan proyek.
6/10/2016
2
Konsep Manajemen Proyek
• Seperti halnya manajemen klasik, dalam
manajemen proyek fungsi perencanaan
dan pengendalian, memegang peranan
yang amat menentukan.
• Terlebih pada kegiatan proyek yang
sifatnya cepat berubah, kompleks dan
memiliki hubungan keterkaitan yang
tinggi. Perlu adanya keterpaduan antara
perencanaan dan pengendalian
6/10/2016
3
Kebijakan dan Tata Laksana
Manajemen Proyek
• Kebijakan (policy) dan tata laksana
(prosedur), memegang peranan penting
dalam penyelenggaraan suatu kegiatan,
yaitu merupakan sarana komunikasi
untuk mengatur, mengkoordinir dan
menyatukan arah gerak organisasi.
• Keperluan akan adanya sarana tersebut
amat terasa bagi proyek yang memiliki
personil atau peserta yang baru pertama
kali bekerja sama.
6/10/2016
4
Lingkup Pembahasan dan Aplikasi
Konsep Manajemen Proyek
a. Mengkaji kelayakan sebelum
memutuskan untuk mewujudkan suatu
gagasan menjadi bentuk fisik. Aktivitas
ini berlangsung pada Tahap Konseptual.
b. Perencanaan dan pengembangan,
termasuk menyiapkan perangkat dan
peserta. Kegiatan tersebut dilakukan
pada tahap Project Proposal /Definisi.
6/10/2016
5
Lingkup Pembahasan dan Aplikasi Konsep
Manajemen Proyek
c. Implementasi kegiatan proyek di
kantor pusat lapangan. Kegitan ini
dilakukan pada Tahap Implementasi.
d. Penyelesaian akhir dan penutupan
proyek yang berlangsung pada
Tahap Terminasi.
6/10/2016
6
Perilaku Kegiatan Proyek
•
Kegiatan proyek bersifat non rutin, terdiri dari
aneka ragam kegiatan yang saling terkait dan
mengikuti pola siklus kelangsungan hidup atau life
cycle tertentu yang memiliki batas jelas kapan
proyek dimulai dan berhenti.
•
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu
kegiatan sementara yang berlangsung dalam
jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber
daya tertentu dan bertujuan untuk menghasilkan
produk atau deliverable yang kriteria mutunya
telah digariskan dengan jelas.
6/10/2016
7
Ciri pokok Proyek adalah :
•
Bertujuan menghasilkan lingkup (deliverable)
tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.
•
Dalam proses mewujudkan lingkup di atas,
ditentukan sejumlah biaya, jadwal, serta kriteria
mutu.
•
Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi
oleh selesainya tugas. Waktu mulai dan
pengakhiran ditentukan dengan jelas.
•
Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan
intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung.
6/10/2016
8
Ciri umum Program :
•
Memiliki sifat yang sama dengan proyek.
•
Dalam kurun waktu pelaksanaan dan
besarnya sumber daya yang diperlukan,
lebih besar dari Proyek.
•
Program memiliki skala yang lebih besar
daripada Proyek.
6/10/2016
9
Triple Constraint Project :
•Biaya
•Anggaran
•Jadwal
•Mutu
•Waktu
•Kinerja
6/10/2016
10
Anggaran
•
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang
tidak melebihi anggaran.
•
Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana
dalam jumlah besar dan jadwal pengerjaan
bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya
ditentukan secara total proyek, tetapi dipecah
atas komponen-komponennya atau per periode
tertentu (misalnya per kuartal) yang jumlahnya
disesuaikan dengan keperluan.
•
Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian
proyek pun harus memenuhi sasaran dan hasil
anggaran setiap periodenya.
6/10/2016
11
Jadwal
• Proyek harus dikerjakan dengan
kurun waktu dan tangal akhir yang
telah ditentukan. Bila hasil akhir
adalah
produk
baru,
maka
penyerahannya
tidak
boleh
melewati batas waktu yang telah
ditentukan
6/10/2016
12
Mutu
•
Produk atau hasil kegiatan suatu proyek
harus memenuhi spesifikasi dan kriteria
yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila
hasil kegiatan proyek tersebut berupa
instalasi pabrik, maka kriteria yang harus
dipenuhi adalah pabrik harus mampu
beroperasi secara memuaskan dalam kurun
waktu yang telah ditentukan.
•
Jadi memenuhi persyaratan mutu berarti
mampu
memenuhi
tugas
yang
dimaksudkan (fit for the intended use).
6/10/2016
13
MANAJEMEN PROYEK
Manajemen Fungsional / General
Management (versi H.Koontz – 1982) :
•
Manajemen adalah proses
merencanakan, mengorganisir,
memimpin dan mengendalikan kegiatan
anggota serta sumber daya yang lain
untuk mencapai sasaran organisasi
(perusahaan) yang telah ditentukan.
6/10/2016
14
Kompleksitas suatu Proyek
1. Jumlah macam kegiatan di dalam proyek
2. Macam dan jumlah hubungan antar
kelompok organisasi di dalam proyek.
3. Macam dan jumlah hubungan antar
kegiatan organisasi di dalam proyek
dengan pihak luar.
6/10/2016
15
Macam-macam Proyek :
Proyek Engineering Konstruksi
Kegiatan utama proyek jenis ini terdiri dari
pengkajian
kelayakan,
disain
engineering, pengadaan dan konstruksi.
Contoh
proyek
jenis
ini
adalah
pembangunan
gedung,
jembatan,
pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri,
dll.
6/10/2016
16
Macam-macam Proyek :
Proyek Engineering Manufaktur
Proyek ini bertujuan untuk menghasilkan produk baru. Jadi
produk tersebut merupakan hasil usaha dari kegiatan
proyek.
Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan
produk baru.
Kegiatan utamanya meliputi designengineering, pengembangan produk, pengadaan,
manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi
produk yang dihasilkan.
Contoh: Pembuatan ketel uap, generator listrik, mesin
pabrik, kendaraan, dll. Apabila kegiatan manufaktur
dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan
produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini
tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.
6/10/2016
17
Macam-macam Proyek :
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek
Penelitian
dan
Pengembangan
(research and development) bertujuan
untuk
melakukan
penelitian
dan
pengembangan suatu produk tertentu.
Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini
seringkali menempuh proses yang berubahubah, demikian pula dengan lingkup
kerjanya. Agar tidak melebihi anggaran
atau jadwal secara substansial, maka perlu
diberikan batasan yang ketat untuk masalah
tersebut.
6/10/2016
18
Macam-macam Proyek :
Proyek Pelayanan Manajemen
•
Perancangan sistim informasi manajemen,
soft ware ataupun hard ware.
•
Merancang program efisiensi dan
penghematan.
•
Melakukan diversifikasi, penggabungan
dan pengambil alihan.
Proyek semacam ini tidak menghasilkan
sesuatu dalam bentuk fisik, tetapi dalam
bentuk laporan akhir
6/10/2016
19
Macam-macam Proyek :
Proyek Kapital
Hal ini berkaitan dengan penggunaan dana
kapital (istilah akuntansi) untuk investasi.
Proyek kapital biasanya meliputi pembebasan
tanah, penyiapan lahan, pembelian material
dan peralatan (mesin-mesin), manufaktur
(pabrikasi) dan konstruksi pembangunan
fasilitas produksi.
6/10/2016
20
Macam-macam Proyek :
Proyek Radio dan
Telekomunikasi
Bertujuan untuk membuat jaringan telekomunikasi
yang dapat menjangkau area yang luas
dengan biaya yang relatif tidak terlalu mahal.
Komponen kegiatan utamanya adalah:
•
Beda dengan proyek industri yang terpusat pada
satu lokasi yang tetap, proyek radio
telekomunikasi biasanya terdiri dari banyak lokasi
dan terpencar di antero wilayah yang berjauhan.
Untuk itulah aspek logistik dan koordinasi harus
mendapatkan perhatian utama.
6/10/2016
21
Proyek Radio dan Telekomunikasi
Komponen kegiatan utamanya adalah:
•
Site survey, untuk menentukan titik-titik yang akan
dihubungkan dengan lokasi ‘repeater’.
•
Penentuan frequency band.
•
Design engineering system.
•
Manufaktur/pabrikasi peralatan telekomunikasi.
•
Instalasi repeater dan peralatan
•
Demobilisasi peralatan dan installing, dll.
6/10/2016
22
Macam-macam Proyek :
Proyek Konservasi Bio-Diversity
•
Proyek ini berkaitan dengan pelestarian
lingkungan. Salah satu pendekatan yang
lazim dilakukan adalah IPAS (Integrated
Protected Area System), yaitu menentukan
daerah yang dilindungi pada daerahdaerah:
•
Protected area
•
Zona buffer, dan
•
Adjacent area
6/10/2016
23
Proyek Konservasi Bio-Diversity
Aspek jangkauan pokoknya amat luas, meliputi kajian
sosial, ekonomi, ekosistem, kependudukan dan
yang lainnya. Komponen utama kegiatan terdiri
dari:
•
•
•
•
Penyusunan dan pelaksanaan program penyuluhan dan
penyadaran penduduk yang daerah pemukimannya akan
terkena proyek (tidak harus memindahkan mereka), tujuan
proyek berusaha untuk melestarikan lingkungan dan
menaikkan taraf hidup mereka.
Mengadakan survei biofisik dan sosial ekonomi.
Menentukan batas-batas protected area, dll. (zoning,
delineation dan demarkasi).
Membangun zona buffer dan adjacent area dengan cara
penghijauan, agro forestry, konservasi tanah dan
community development, seperti pembuatan jalan dan
jembatan.
6/10/2016
24
Proyek Konservasi Bio-Diversity
•
•
Terlihat bahwa proyek jenis ini tidak
terlampau banyak muatan engineering,
konstruksi atau manufaktur, tetapi sarat
dengan pengkajian, penelitian dan survei.
Untuk implementasinya memerlukan jasa
konsultan yang amat intensif.
Sebagai contoh: Proyek Roteng-Flores,
Siberut, Lahan Gambut-Kalimantan, dll.
6/10/2016
25
Timbulnya suatu Proyek :
a. Rencana Pemerintah
Semisal proyek pembangunan prasarana seperti
jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi,
pelabuhan, lapangan terbang, dll. Tujuannya
lebih dititik beratkan pada kepentingan umum
dan masyarakat.
b. Permintaan Pasar
Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan
kenaikan suatu macam produk dalam jumlah
besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan
membangun sarana produksi baru.
6/10/2016
26
Timbulnya suatu Proyek :
c.
Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan
Dari suatu keputusan dari suatu kajian dirasa perlu
untuk merealisasikan nya menjadi suatu proyek.
Misal proyek peningkatan efisiensi kerja dan
modernisasi mesin di pabrik tekstil, dengan tujuan
agar lebih mampu bersaing.
d.
Dari Kegiatan Penelitian & Pengembangan
Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang
diperkirakan akan banyak manfat dan peminatnya,
sehinga
mendorong
dibangunnya
fasilitas
produksi. Misal komoditi obat-obatan dan bahan
kimia yang lain.
6/10/2016
27
Perilaku selama Siklus Proyek
•
Perubahan Titik Berat Pengelolaan
•
Potensi Pengendalian Biaya
•
Menurunnya
Resiko
Kemajuan Proyek
•
Perubahan Lingkup versus Siklus Proyek.
sejalan
dengan
6/10/2016
28
Menurut H. Fayol,
Manajemen bukanlah bakat seseorang,
melainkan suatu kepandaian (skill) yang
dapat dipelajari, yaitu dengan
memahami teori serta prinsip-prinsip
dasarnya.
6/10/2016
29
Beberapa Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek
& Pengelolaan yang diperlukan :
Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek
•Bersifat Dinamis.
•Non Rutin
•Kegiatan bermacam-ragam
•Bersifat Multi Kompleks
•Kegiatan yang singkat dengan Resiko tinggi.
•Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak., bidang &
organisasi.
•Organisasi peserta proyek sering mempunyai sararan
yang sama & berbeda pada waktu yang bersamaan
6/10/2016
30
Perilaku Proyek dan
Pengelolaan yang Dituntutnya
•
•
•
•
•
•
•
Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam
kurun waktu yang relatif pendek.
Sifat kegiatan yang non-rutin dengan sasaran jelas
dan waktu yang terbatas.
Sifat kegiatan yang bermacam-macam serta
membutuhkan berbagai keahlian.
Bersifat Multikompleks.
Kegiatan berlangsung sekali lewat dan beresiko
tinggi.
Peserta mempunyai multisasaran yang seringkali
berbeda.
Memiliki waktu mulai dan waktu penyelesaian.
6/10/2016
31
Menurut J.R.Adams-1994
Kriterium seorang Pimpinan Proyek :
“ Pada hakekatnya, siapa saja
terlepas dari berbagai pengalaman
kerjanya, tidak pandang latar
belakang pendidikan akademisnya,
dapat menjadi Pimpro dengan
sekedar meng-klaim posisi / jabatan
tersebut.”
6/10/2016
32
Alasan sebenarnya seseorang diakui
mampu bertindak selaku Pimpro
apabila :





Memiliki keahlian teknik sesuai dengan lingkup
kerja proyek.
Tersedia pada waktu yang memang dibutuhkan /
diperlukan.
Manajer lini berpengalaman yang diharapkan
mampu memecahkan masalah manajerial yang
mungkin timbul.
Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai
tantangan.
Jujur, memiliki integritas tinggi dan profesional.
6/10/2016
33
Area Ilmu Manajemen Proyek :
a.
b.
c.
Kerangka Kerja yang terdiri dari :
Pengelolaan Integrasi
Komponen Inti terdiri dari.
Pengelolaan Lingkup Proyek
Pengelolaan Waktu dan Jadwal
Pengelolaan Biaya
Pengelolaan Kualitas dan Mutu
Komponen Pendukung terdiri dari,
Pengelolaan SDM.
Pengelolaan Resiko
Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak
Pengelolaan Komunikasi.
6/10/2016
34
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang
Dituntutnya:
a.
Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat berubah
dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek

Pada umumnya suatu proyek berjalan kurang
dari 4 tahun (kecuali proyek PLTN dan PLTA).
Dalam periode tersebut jenis dan intensitas
kegiatan mengalami perubahan yang cepat.
Hal ini dibutuhkan metode dan teknik
pemantauan, pengawasan dan pengendalian
yang cukup peka atau sensitif.
6/10/2016
35
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
b.
Sifat kegiatan yang Nonrutin dengan
Sasaran Jelas dan Waktu yang terbatas

Karena nonrutin, banyak hal belum dikenal. Hal
ini terutama pada perusahaan selaku pemilik
proyek yang yang jarang menyelenggarakan
proyek. Bahkan bagi perusahaan konstruksi dan
engineering masih ada hal baru yang
membedakan proyek satu dengan yang lain.
Karena faktor tersebut, ditambah dengan
tekanan syarat ketat yang berkaitan dengan
jadwal, mutu dan biaya, maka kegiatan kegiatan
proyek memerlukan perhatian khusus dari
6/10/2016
perusahaan yang bersangkutan.
36
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
c.
Sifat Kegiatan yang bermacam-macam serta
Meliputi Berbagai Keahlian.

Kegiatan proyek sangat beraneka ragam, mulai
dari pengkajian aspek ekonomi, design
engineering, pembelian, pengadaan, manufaktur,
konstruksi, dampak lingkungan, inspeksi sampai
dengan uji coba produk, gedung atau instalasi
yang selesai dibangun. Untuk pengawasan yang
lebih intens, terkadang Pimpro meminta
penanggung jawab per bidang pengembangan
berada pada dibawah koordinasinya langsung.
6/10/2016
37
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
d.
Bersifat Multikompleks

Kompleksitas suatu proyek disamping ditandai oleh
banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai
oleh jumlah hubungan ke dalam dan keluar dari
organisasi peserta proyek. Hubungan ke dalam
adalah hubungan dengan departemen fungsional,
mulai dari personalia, manufakturing, humas,
engineering dan logistik. Sedangkan hubungan
keluar adalah hubungan dengan sub kontraktor,
rekanan, instansi pemerintah, investor, dan yang
lainnya. Kompleksitas ini ditambah lagi dengan
kenyataan adanya saling ketergantungan antara
satu kegiatan dengan kegiatan lainnya.
6/10/2016
38
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
Untuk mengurangi berbagai masalah yang timbul,
lazim diambil langkah-langkah sebagai
berikut:

A. Mengadakan rapat kordinasi atau kontak dalam
bentuk lain, diantara berbagai pihak yang
berkepentingan.
B. Membentuk panitia add-hoc dengan anggota dari
berbagai organisasi yang terlibat dan
berkepentingan.
C. Membuat prosedur dan peraturan kerja sama.
D. Membuat rencana kerja dengan melibatkan
pihak-pihak yang bersangkutan.
6/10/2016
39
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
e.
Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan
Kadar Resiko Tinggi

Hampir setiap usaha mengandung resiko.
Demikian juga dengan proyek, gambaran resiko
tinggi telah tampak sejak awal pengembangannya. Resiko yang dihadapi akan bertambah
dengan adanya kenyataan bahwa kegiatan
proyek hanya berlangsung sekali lewat (sesuai
dengan project life cycle). Pada proses ini tidak
diharapkan pengulangan suatu proses/tahapan,
karena akan mengakibatkan penambahan biaya
dan melewati jadwal yang telah ditentukan.
6/10/2016
40
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
f.
Peserta Mempunyai Multi sasaran yang
seringkali Berbeda.

Karena perserta proyek terdiri dari berbagai
bidang, internal (pemasaran, engineering,
keuangan, konstruksi, dll) maupun eksternal
perusahaan (rekanan, sub kontraktor, dll.). Akan
terdapat sasaran lain yang berbeda atau bahkan
berlawanan dengan peserta lainnya. Misalnya
pemilik, kontraktor dan rekanan sama-sama
bertujuan untuk menyukseskan pelaksanaan
suatu proyek.
6/10/2016
41
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
f.
Peserta Mempunyai Multi sasaran yang
seringkali Berbeda.

Pemilik menginginkan harga proyek yang
rendah, sedangkan rekanan dan kontraktor
berusaha memperoleh laba setinggi
mungkin. Hal ini berbeda dengan
pengelolaan pada suatu pabrik atau industri.
6/10/2016
42
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
g.
Waktu Mulai dan Penutupan

Mengingat waktu periode suatu proyek relatif
pendek, maka akan selalu ada kegiatan awal
(inisiasi) yang terjadi yang terjadi pada waktu
mulai dan pada waktu penutupan (terminasi)
proyek. Sehingga perlu suatu pengelolaan
spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
Hal ini berbeda dengan pengelolaan operasi rutin
(on-going operation) yang meskipun juga
mengena masa awal dan akhir, jarak waktu yang
memisahkannya sangat lama (sesuai dengan
umur perusahaan yang bersangkutan)
6/10/2016
43
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:
Pada konsep manajemen proyek, hal tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut:

Inisiasi Proyek, tahap ini menandai dan
mengakui proyek mulai berlangsung.
Peristiwa ini umumnya didahului oleh
kegiatan studi kelayakan dan definisi
keperluan lain-lainnya.

Terminasi Proyek, tahap ini merupakan
akhir siklus proyek yang ditandai dengan
adanya kegiatan penyerahan hasil akhir
proyek, seperti inspeksi dan testing akhir,
start-up dan turn-over.
6/10/2016
44
Pengelolaan Biaya :
1.
Perencanaan Sumber Daya

Perencanan ini meliputi identifikasi jenis dan
kuantitas sumber daya (man power,
peralatan dan material) yang diperlukan
guna melaksana kan pekerjaan sesuai
dengan lingkup proyek. Output dari proses
ini adalah catatan atau daftar jenis sumber
daya yang diperlukan serta kuantitas
masing-masing komponennya
6/10/2016
45
Pengelolaan Biaya :
2.
Prakiraan Biaya

Identifikasi kuantitas dan jenis sumber daya
dilanjutkan dengan proses estimasi
keperluan biaya guna pengadaan sumber
daya tersebut. Dan dinyatakan dalam
satuan uang, misal rupaih atau US$. Output
dari proses ini adalah dokumen yang berisi
perkiraan biaya proyek berserta
penjelasannya.
6/10/2016
46
Pengelolaan Biaya :
3.
Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran berarti merinci
alokasi biaya untuk masing-masing
kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal
penggunaannya. Anggaran ini nantinya
akan menjadi tolok ukur pengendalian
kinerja kegiatan yang bersangkutan. Output
dari proses ini adalah dokumen anggaran
biaya proyek serta rencana penggunaannya.
6/10/2016
47
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :

Waktu atau jadwal merupakan salah satu
saaran utama proyek. Keterlambatan
akan mengakibatkan berbagai bentuk
kerugian, misal penambaan biaya,
kehilangan produk memasuki pasaran,
dll. Penyelesaian proyek sesuai atau
lebih cepat dari rencana dengan tetap
harus memperhatikan batasan biaya,
mutu dan lingkup proyek.
6/10/2016
48
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :
1.
Identifikasi kegiatan

Pengelolaan proyek diawali dengan
identifikasi kegiatan proyek agar
komponen lingkup proyek yang telah
ditentukan dapat terlaksana sesuai
dengan jadwal.
6/10/2016
49
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :
2.
Penyusunan Urutan Kegiatan

Setelah diuraikan menjadi
komponennya, lingkup proyek
disusun kembali menjadi urutan
kegiatan sesuai dengan logika
ketergantungan. Output dari proses
ini adalah jaringan kerja.
6/10/2016
50
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :
3.
Prakiraan Kurun Waktu

Setelah jaringan kerja terbentuk, masingmasing komponen kegiatan diberikan
prakiraan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan tersebut.
Output proses ini adalah jaringan kerja
yang telah memiliki kurun waktu dan
perkiraan sumber daya yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
6/10/2016
51
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :
4.
Penyusunan Jadwal

Jaringan kerja yang masing-masing item
telah diberikan kurun waktunya, secara
keseluruhan dianalisis dan dihitung
kurun waktu penyelesaian proyek ,
terutama pada tahapan yang kritis dan
perlu dicermati. Output dari proses ini
adalah jadwal induk dan jadwal untuk
pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
6/10/2016
52
Pengelolaan Waktu atau Jadwal :
5.
Pengendalian Waktu dan Jadwal

Pengendalian waktu meliputi kegiatan
yang berkaitan dengan pemantuan
dan koreksi agar kemajuan proyek
sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Output dari proses ini
adalah revisi jadwal induk dan jadwal
pekerjaan lapangan.
6/10/2016
53
Pengelolaan Mutu :

Pengelolaan mutu meliputi kegiatan yang
dilakukan agar hasil proyek memenuhi
persyaratan, kriteria dan spesifikasi yang telah
ditentukan. Agar produk memenuhi syarat
penggunaan, diperlukan suatu proses yang
panjang dan kompleks, mulai dari kajian
syarat yang dikehendaki oleh owner atau
pemesan produk, menyusun program mutu
dan akhirnya merencanakan dan
mengendalikan aspek mutu pada tahap
implementasi atau produksi.
6/10/2016
54
Pengelolaan Mutu :
1.

Program Pengelolaan Mutu
Program pengelolaan mutu menitik beratkan pada
perencanaan sistematik suatu kegiatan yang
bertujuan memberikan keyakinan (confidence)
bahwa proyek akan dapat memenuhi standar mutu
yang ditentukan. Program ini meliputi identifikasi
kriteria dan spesifikasi yang akan dipakai proyek,
kemudian mengkaji relevansinya dengan standar
yang telah dibakukan (established), pembuatan
perencanaan kebijakan kualitas dan review
organisasi pelaksana. Output proses ini adalah
dokumen policy kualitas, organisasi pelaksanaan
dan rencana kerja.
6/10/2016
55
Pengelolaan Mutu :
2.
Quality Assurance (QA)

Quality Assurance meliputi semua
kegiatan dalam quality system yang
bertujuan memberikan kepercayaan
kepada semua pihak yang
berkepentingan bahwa semua
tindakan yang diperlukan untuk
mencapai standar mutu proyek telah
dilaksanakan dengan berhasil.
6/10/2016
56
Pengelolaan Mutu :
3. Quality Control (QC)

Quality control meliputi semua kegiatan
yang berhubungan dengan pemantauan
dan pengkajian hasil proyek (baik hasil
antara atau final). Output dari proses ini
adalah perbaikan (bila terjadi
penyimpangan) dan keputusan
persetujuan atau persetujuan dapat
diterima (acceptance).
6/10/2016
57
Pengelolaan Mutu :
Quality Control (QC)
Teknik dan metode dalam pengelolaan
mutu adalah sebagai berikut:
>. Destruction test
>. Inspeksi dan uji coba kemampuan
kinerja (performance test).
>. Control chart
>. Metode sampling.
6/10/2016
58
Pengelolaan Sumber Daya
Manusia

Satu jenis pengelolaan yang mungkin paling sulit
adalah manajemen sumber daya manusia.
Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan
penggunaan secara efektif sumber daya manusia
proyek. Pengelolaan ini dimulai dari inventarisasi
kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan,
menyusun organisasi, membentuk tim, serta
mempraktekkan cara kepemimpinan yang sesuai
dengan tuntutan kegiatan proyek. Pimpro diharapkan
juga menguasai aspek motivasi, human relation,
conflict management dan leadership.
6/10/2016
59
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
1.

Perencanaan Organisasi
Proses pada tahap ini meliputi identifikasi lingkup
kerja proyek, inventarisasi keperluan personil,
tugas dan tanggung jawab, peranan serta jalur
pelaporan anggota atau kelompok yang akan
menangani proyek. Untuk proyek E-MK,
perencanaan organisasi biasanya digolongkan
menjadi organisasi kantor pusat (head office) dan
lapangan. Output dari tahap ini adalah bagan
struktur organisasi proyek, uraian tugas bagi posisiposisi penting atau kunci, serta perencanaan
pengisian personil.
6/10/2016
60
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
2.

Pengisian Personil
Pengisian personil terdiri dari kegiatan
mencari, menyeleksi dan melatih personil
proyek yang akan ditugaskan di kantor
pusat ataupun di lapangan. Personil proyek
dapat berasal dari induk organisasi atau
dari luar, misalnya konsultan atau
kontraktor. Out put dari langkah ini adalah
terbentuknya tim proyek yang semakin lama
semakin meningkat kinerjanya.
6/10/2016
61
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Teknik dan metode pengelolaan sumber daya
manusia meliputi:
=. Penggunaan teori umum organisasi dan
manajemen.
=. Penggunaan kebijakan dan prosedur
perusahaan yang bersangkutan.
=. Pengadaan dengan ikatan kerja sama /
kontrak jangka pendek untuk merekrut
personil.
=. Pelatihan dan kursus untuk
meningkatkan efektivitas tim.
6/10/2016
62
Pengelolaan Resiko

Dalam konteks proyek, pengelolaan
resiko meliputi identifikasi secara
sistimatis jenis, besar dan sumber resiko
selama siklus proyek. Pemantauan dan
pengendalian dimaksudkan untuk
mengurangi dampak negatif yang
mungkin timbul. Pengelolaan bersifat
proaktif dan bukannya reaktif (menunggu
sampai dengan terjadinya persoalan
yang sulit diatasi).
6/10/2016
63
Pengelolaan Resiko
1.

Identifikasi dan Klasifikasi
Kegiatan ini terdiri dari identifikasi
segala kemungkinan terjadinya resiko
yang memiliki dampak bagi
keberhasilan proyek. Kemudian
dilakukan klasifikasi agar
pengelolaannya dapat sistimatis dan
tepat. Output dari tahap ini adalah
pengenalan sumber, sifat serta potensi
terjadinya resiko.
6/10/2016
64
Pengelolaan Resiko
2.

Kuantifikasi Resiko
Setelah resiko selama siklus proyek mampu
diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah
mengadakan analisis dan penilaian secara
kuantitatif dengan tujuan untuk mengetahui
dampak yang ditimbulkan terhadap proyek
dan tingkat kemungkinan terhadap proyek
dan tingkat kemungkinan terjadinya. Output
dari langkah ini adalah kuantifikasi resiko
serta dimensi dampak yang ditimbulkannya.
6/10/2016
65
Pengelolaan Resiko
3.

Tanggapan terhadap Resiko
Ini merupakan usaha, perencanaan dan
strategi dalam kaitannya dengan berbagai
ancaman yang mungkin terjadi.
Output dari tahap ini adalah dokumen yang
berisi perencanaan manajemen untuk
menghadapi resiko proyek, seperti menutup
asuransi, menutup kontinjensi, cadangan dan
pengaturan sharing apabila terjadi resiko.
6/10/2016
66
Pengelolaan Resiko
3.
Tanggapan terhadap Resiko
Hal ini dapat berupa:

>. Menghindari atau menghilangkan
ancaman yang bersifat khusus.
>. Mengurangi nilai resiko, misalnya dengan
menurunkan kemungkinan terjadinya
permasalahan yang bersangkutan.
>. Menerima resiko, semisal denaganb
menyiapkan segala sesuatunya.
6/10/2016
67
Program Pemantauan dan
Pengendalian

Langkah ini bertujuan memantau dan
mengawasi pelaksanaan penanganan
resiko yang sudah diperkirakan
sebelumnya. Perlu dipersiapkan data
base bagi evaluasi yang berkelanjutan
untuk proyek yang sedang ditangani
ataupun yang akan datang.
6/10/2016
68
Pengelolaan Pengadaan
dan Kontrak

Dalam tahap ini meliputi kegiatan yang
berkaitan dengan usaha mendapatkan
barang dan atau jasa dari pihak luar
untuk proyek. Bila kontraktor utama
berfungsi sebagai pelaksana, maka
pihak luar tersebut dapat terdiri dari
subkontraktor , rekanan, konsultan, dll.
Untuk tujuan tersebut diadakan ikatan
kerja sama atau kontrak jasa pembelian,
bantuan teknis dan lain-lain.
6/10/2016
69
Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak
1.

Perencanaan Pengadaan
Didahului dengan identifikasi jasa,
material dan peralatan yang diperlukan
proyek dan diteruskan dengan membuat
spesifikasi dan kriteria. Output dari tahap
ini adalah daftar material dan jasa yang
akan diadakan pada proyek tersebut.
Pada tahap ini juga diatur policy,
prosedur lelang, dan lainnya.
6/10/2016
70
Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak
2.
Penyiapan Dokumen Kontrak dan
Lelang

Dokumen utama untuk proses
pengadaan terdiri dari dokumen lelang
yang memuat undangan lelang,
rancangan kontrak dan kriteria seleksi.
Output dari langkah ini adalah paket
lelang.
6/10/2016
71
Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak
3.
Proses Lelang

Pada proses lelang dan negosiasi
terjadilah akuisisi yang ditandai
dengan penandatanganan kontrak.
Output dari langkah ini adalah
dokumen proposal dan kontrak.
6/10/2016
72
Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak
4.
Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak meliputi
kegiatan-kegiatan dengan tujuan agar
proses dan kinerja pengadaan
memenuhi pasal-pasal yang
tercantum dalam kontrak. Output dari
langkah ini adalah penyerahan dan
penerimaan deliverable, change order
dan pembayaran.
6/10/2016
73
Pengelolaan Komunikasi

Pengelolaan komunikasi adalah proses
yang diperlukan agar mereka yang
terlibat dalam proses, semisal stake
holder dapat memperoleh informasi
yang diperlukan pada waktu yang tepat.
Informasi tersebut dapat berupa hasil
dari perumusan, pengumpulan,
penyampaian, penerimaan dan
penyimpanan informasi proyek.
6/10/2016
74
Pengelolaan Komunikasi
1.
Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi meliputi
penentuan jenis informasi yang
diperlukan proyek, seperti kepada
siapa, kapan waktunya dan
bagaimana cara menyampaikannya.
Output dari tahap ini adalah lembaran
perencanaan komunikasi.
6/10/2016
75
Pengelolaan Komunikasi
2.
Distribusi Komunikasi

Proses ini bertujuan untuk
memberikan materi informasi yang
diperlukan stake holder tepat pada
waktunya. Output dari langkah ini
adalah lembaran atau catatan
informasi.
6/10/2016
76
Pengelolaan Komunikasi
3.
Pelaporan

Proses ini berkaitan dengan
pembuatan laporan kemajuan proyek
serta sumber daya yang telah
digunakan untuk melakukan kegiatan
sampai saat pelaporan. Output dari
langkah ini adalah laporan kemajuan
atau kinerja proyek .
6/10/2016
77
Pengelolaan Komunikasi
4.
Penutupan Administrasi

Penutupan administrasi meliputi
verifikasi dan dokumentasi laporan
yang penting guna mempersiapkan
laporan penyelesaian proyek dan
project acceptance. Output dari
langkah ini adalah dokumen penutupan
proyek dan formal acceptance.
6/10/2016
78
Thanks
6/10/2016
79