Diapositiva 1
advertisement
DEFINISI ORGANISASI KONSTRUKSI ORGANISASI KONSTRUKSI • Organisasi : kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. • Konstruksi : susunan (model) suatu bangunan. Jadi organisasi konstruksi adalah kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama dan bergerak di bagian konstruksi (bangunan) PERSONIL DALAM ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI PERSONIL DALAM ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI Adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelolaan proyek. Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Personil proyek dalam suatu organisasi proyek gedung antara lain : – Project Manajer – Site Engineering Manajer atau Manajer Teknik – Site Operasional Manajer atau Manajer Lapangan – Safety dan K3 – Quality Control = mengontrol kualitas pekerjaan – Site Adminisration Manajer = mengelola keuangan proyek Masing-masing Personil Inti Tersebut Membawahi Para Staff Yang Bekerja Sesuai Bidang Keahliannya, Antara Lain : • • • • • • • • • • Quantity Surveyor = menghitung volume item pekerjaan bangunan Metode pelaksanaan = membuat sistem pelaksanaan paling efektif dan efisien untuk hasil yang bagus dengan biaya murah Drafter = membuat gambar shop drawing Pelaksana = memantau jalannya pelaksanaan pembangunan sehingga menghasilkan kualitas yang bagus, mengarahkan pekerja dan membuat laporan pelaksanaan. Surveyor atau uitzet = melakukan pekerjaan pengukuran sehingga bangunan yang dilaksanakan benar-benar sesuai dengan apa yang direncanakan Administrasi Akuntansi Perpajakan Satpam atau petuga keamanan proyek Tukang bangunan Definisi Motivasi, Kepemimpinan, dan Komunikasi Motivasi Motivasi adalah keseluruhan daya penggerak di dalam diri yang menimbulkan kegiatan menjamin kelangsungan dan memberikan arah pada kegiatan sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai. Kepemimpinan Kepemimpinan yaitu kemampuan seseorang pemimpin dalam mengarahkan, mempengaruhi, mendorong dan mengendalikan orang atau bawahan untuk bisa melakukan sesuatu pekerjaan atas kesadarannya dan sukarela dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Komunikasi Komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Hal-Hal Terkait Motivasi Hal-Hal Terkait Motivasi Menurut Abraham Maslow menytakan bahwa dalam setiap orang terdapat sebuah hierarki dari lima kebutuhan : • Kebutuhan Fisiologis • Kebutuhan Kemanan • Kebutuhan Penghargaan • Kebutuhan Sosial • Kebutuhan Aktualisasi Diri Motivasi mengandung 3 komponen, yaitu : • Kebutuhan • Dorongan • Tujuan Siklus Rantai kebutuhan dan kepuasan Menimbulkan KEPUASAN KEBUTUHAN Menimbulkan Menghasilkan TENSI KEINGINAN Menyebabkan TINDAKAN Timbul CARA MEMBANGUN MOTIVASI 1. UANG Dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan material manusia, sehingga orang akan termotivasi untuk bekerja 2. PENGUATAN POSITIF Pujian, Teguran, dan Hukuman merupakan contoh penguatan positif. 3. PARTISIPASI Dengan diikutsertakannya seseorang, maka orang tersebut akan termotivasi untuk bekerja. Macam – Macam Gaya Kepemimpinan Macam – Macam Gaya Kepemimpinan 1. Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan. 2. Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya. 3. Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire Pemimpin jenis ini hanya terlibat delam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi. Menurut Horse yang di kutip oleh H.Suwanto (2011:157) macam – macam gaya kepemimpinan antara lain : 1.Gaya Kepemimpinan Direktif Gaya kepemimpinan ini membuat bawahan agar tau apa yang diharapkan pimpinan dari mereka, menjadwalkan kerja untuk dilakukan, dan member bimbingan khusus mengenai bagaimana menyelesaikan tugas. 2.Gaya Kepemimpinan Yang Mendukung Gaya kepemimpinan ini bersifat ramah dan menunjukan kepedulian akan kebutuhan bawahan. 3.Gaya Kepemimpinan Partisipatif Gaya kepemimpinan ini berkonsultasi dengan bawahan dan menggunakan saran mereka sebelum mengambil suatu keputusan. 4.Gaya Kepemimpinan Berorientasi Prestasi Gaya kepemimpinan ini menetapkan tujuan yang menantang dan mengharapkan bawahan untuk berprestasi pada tingkat tertinggi mereka. DEFINISI ADMINISTRASI PROYEK Administrasi proyek adalah suatu sistem instruksi-laporanevaluasi-koreksi secara terus menerus dari suatu proyek. Digunakan sebagai suatu sistem umpan balik data dari eselon bawahan ke eselon atasannya. Untuk dapat memudahkan pengelolaan informasi yang ada di proyek , harus direncanakan sistem dasar seperti siapa yang membutuhkan, seperti yang merancang formnya dan apa yang diperlukan/ dibutuhkan untuk diketahui. Sehingga perlu dilakukan pengelompokkan data sesuai dengantingkat kepentingan dan penggunaannya. Pengelompokan Data File Pengelompokan Data File Pengelompokkan data dimaksudkan untuk memberi arti tertentu atau untuk memudahkan pengolahan data antara lain dengan cara mengelompokkan data berdasarkan jumlah tertentu atau berdasarkan ciri ciri/ sifat sifat atau keadaan tertentu. Pengelompokkan data disesuaikan dengan karakteristik yang menyertainya. Macam-macam pengelompokan data: • Pengelompokkan data berdasarkan sumber pengambilanya – Data primer – Data sekunder • Pengumpulan data menurut waktu pengumpulanya – Data berkala (time series) – Kerat lintang (cross section) • Pengelompokkan data menurut sifatnya – Data kualitatif – Data kuantitatif • Pengelompokkan data menurut tingkat pengukuranya – Data nominal – Data ordinal – Data interval – Data rasio Komponen Persyaratan Administrasi Proyek Komponen Persyaratan Administrasi Proyek Komponen Persyaratan Administrasi Proyek Konstruksi: Tanda jaminan Adalah tanda jaminan yang yang di ingin kan pemilik untuk melindunginya dari akibat – akibat yang terjadi karena kontraktor tidak melanjutkan pekerjaan atau tidak melaksanakan kewajiban pembayaran kepada subkontraktor dan rekanan. Jaminan lelang Tujuannya untuk melindungi pemilik dari kerugian keuangan yang terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri. Jaminan kinerja Tujuannya adalah untuk melindungi pemilik terhadap kemungkinan kontraktor tidak dapat memenuhi kewajiban seperti telah ditentukan dalam kontrak Jaminan peralatan kontraktor berkewajiban memperoleh surat pernyataan atau sertifikat jaminan tersebut, dan menyerahkan kepaada pemilik pada waktu proyek selesai. Jaminan pembayaran Dimaksudkan untuk melindungi subkontraktor dan rekanan, jika kontraktor tidak melakukan pembayaran pada waktu dan jumlah yang telah dijanjikan dalam kontrak antara mereka Jaminan subkontraktor Untuk melindungi dirinya terhadap kerugian keuangan yang diakibatkan oleh subkontraktor yang tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah mereka setujui Sertifikat asuransi Asuransi tersebut terdiri dari: • Asuransi yang melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik. • Asuransi yang melindungi kontraktor dari kehilangan, kerusakan, dan klaim, serta liability selama operasi proyek. SIKLUS ADMINISTRASI PROYEK SIKLUS ADMINISTRASI PROYEK PERENCANAAN RUTIN DAN KOREKSI EVALUASI INSTRUKSI LAPORAN SIKLUS ADMINISTRASI PROYEK 1. PERENCANAAN Dalam perencanaan rutin dan koreksi ini dapat meliputi sistem dasar administrasi siapa yang yang membutuhkan, siapa yang merancang formnya dan apa yang diperlukan/ dibutuhkan untuk diketahui. Sehingga perlu dilakukan pengelompokkan data sesuai dengan tingkat kepentingan dan penggunaannya. 2. INSTRUKSI Dokumen sebuah instruksi kerja dapat dicetak untuk setiap anggota dan perubahan dapat dilakukan pada salinan elektronik dengan mudah. Hal ini memungkinkan anggota pekerja atau tim yang akan diperbarui bila ada perubahan ke proyek. Sistem Pengendalian Sistem Pengendalian Pengendalian adalah bagian integral dari proses manajemen proyek. Tujuannya adalah memonitor secara teratur hasil dibandingkan rencana. Bila penyimpangan terjadi, rencana mungkin perlu diubah. Waktu adalah yang terpenting, dan proses pengendalian harus diarahkan agar menemukan penyimpangan sedini mungkin dan penyesuaian dapat dilakukan tepat waktu sehingga efektif. 1. Pengendalian waktu Jadwal waktu pelaksanaan proyek yang telah direncanakan biasanya tidak terlepas dari kesalahankesalahan yang dapat menyebabkan keterlambatan gambar Daur Pengendalian 2. Pengendalian biaya Tujuan pengendalian biaya proyek pembangunan adalah pengendalian aktif atas biaya akhir bagi klien. Dengan sekedar pencatatan aktif atas biaya akhir bagi klien, bukan sekedar pencatatan pembayaran yang pasif. Alat untuk pengendalian adalah anggaran proyek. 3. Pengendalian mutu Pengendalian mutu adalah salah satu tolak ukur kinerja proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu sebagai acuan bagai kepuasan pelanggan, sebaiknya diberlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah teruji sebelumnya. STANDAR ADMINISTRASI PROYEK STANDAR ADMINISTRASI PROYEK Standar administrasi ditetapkan untuk menjaga harga satuan produksi, anggaran, pengembalian modal investasi, standar fisik, rata-rata kemajuan kerja, dan lain-lain. Periode Pelaporan Periode Pelaporan Tujuan dari pembuatan laporan berkala adalah membantu semua pihak dalam upaya memantau dan mengendalikan secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek sampai dengan saat pelapoan. 1. Buku Harian Penyedia jasa wajib membuat buku harian sebagai bahan laporan harian pekerjaan berupa rencan dan realisasi pekerjaan. Buku harian harus disetujui oleh direksi pekerjaan dan konsultan pengawas (bila ada) laporan harian berisi : • Kuantitas dan macam bahan yang ada • Penempatan tenaga kerja, jumlah, jenis, dan kondisi peralatan • Keadaan cuaca • Catatan lain yang berkaitan dengan pelaksanaan 2. Laporan Mingguan dan Laporan Bulanan a. Laporan mingguan merupakan rangkuman laporan harian dan berisi kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu beserta hal hal yang perlu disampaikan. b. Laporan bulanan merupakan rangkuman laporan mingguan dalam periode satu bulan, yaitu berisi kumpulan dari laporan harian dan mingguan yang dijilid dalam satu periode bulanan yang bersangkutan Isi laporan bulanan : 1. Kemajuan pelaksanaan pekerjaan fisik dibandingkan dengan jadual induk. 2. Kendala-kendala yang dihadapi 3. Pembahasan dan usulan yang diajukan dilengkapi grafik, tabel, dan data visual berupa foto-foto. 4. Laporan Kemajuan menyajikan informasi tentang bagaimana sumber daya dipakai untuk mencapai sasaran proyek, pelaporan status EVALUASI LAPORAN A. LAPORAN Laporan adalah pengendalian pelaksanaan yang sedang dijalankan. Laporan bisa dibuat dengan skala waktu yang ditentukan, contohnya : laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan. B. EVALUASI Evaluasi tujuannya untuk menentuka penyimpanganpenyimpangan yang terjadi, terutama yang merugikan pelaksanaan. Evaluasi bertujuan untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, terutama yang merugikan pelaksanaan. Ada dua sarana untuk mengukur penilaian laporan, yaitu ‘’anggaran dan program kerja” yang harus sesuai dengan siklus administrasi. Laporan kemajuan pekerjaan berisikan tentang kemajuan fisik pelaksanaan dan pemakaian anggaran biaya, dan laporan ini dibuat dari unit yang terbawah sampai unit yang teratas (laporan harian, mingguan, dan bulanan) Laporan yang dibuat manajer lapangan (site manajer) kepada pimpinan proyek (project manager) harus sudah memuat data-data yang diperlukan untuk usaha manajerial yang dikategorikan ke dalam pengendalian program kerja dan anggaran. Pengendalian program kerja dan anggaran adalah cara mengendalikan proyek agar sesuai dengan perencanaan yang dibantu dengan alat pengendali proyek seperti bar chart, kurva S, CPM, dll. Dengan menganalisa program kerja maka pihak manajemen dapat mengetahui kondisi proyek yang sebenarnya dan tindakan korektif apa yang dapat dilakukan. Sebuah instruksi kerja perusahaan dapat berisi informasi berikut untuk evaluasi mudah : Nama perusahaan Judul proyek Tujuan Lingkup Rekaman data Pemeliharaan dokumen Tanggung jawab Prosedur keselamatan Jangka waktu proyek Akuntabilitas Disetujui oleh TEORI-TEORI KONTEMPORER TENTANG MOTIVASI TEORI-TEORI KONTEMPORER TENTANG MOTIVASI Teori Penetapan Tujuan Untuk mambangun motivasi, seseorang harus memiliki tujuan yang akan dicapai (goal) Teori Penguatan Setiap perilaku yang dilakukan manusia memiliki konsekuensi Teori Desain Pekerjaan Tugas-tugas digabungkan untuk membentuk suatu pekerjaan yang lengkap Teori Keadilan Seseorang yang telah melakukan pekerjaan harus mendapatkan upah yang pantas Teori Ekspektasi Seseorang akan melakukan sesuatu dengan harapan bahwa tindakan tersebut akan menghasilkan sesuatu dan pada daya tarik hasil tersebut MASALAH & SOLUSI SOLUSI A Komunikasi yang dilakukan oleh Manager Departemen Keuangan sehingga bisa mengetahui permasalahan yang ada pada bagian produksi adalah: 1. Komunikasi menurut cara penyampaian: • Komunikasi lisan • komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. 2. Komunikasi menurut perilaku • Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. • Komunikasi informal • Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan oleh struktur organisasi. 3. Komunikasi menurut ruang lingkup • Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi. • Komunikasi internal • Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja. • • • • SOLUSI B Gaya kepemimpinan yang digunakan oleh Ir. Wijaya yaitu pemimpin menentukan peranan karyawan dan mengatur apa, kapan, bagaimana, dan dimana karyawan melaksanakan tugasnya. menurut Hersey dan Blnchard gaya kepemimpinan ini adalah telling (pekerjaan tinggi-relasi rendah). Gaya kepemimipinan ini termasuk gaya kepemimpinan otoriter, yaitu gaya kepemimpinan yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Pada gaya kepemimpinan otoriter ini, pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya. Keuntungan dalam menggunakan gaya kepemimpinan otoriter adalah bawahan tidak perlu memikirkan apapun dan bawahan cukup melaksanakan apa yang diputuskan oleh pemimpin. Kelemahan dalam menggunakan gaya kepemimpinan otoriter adalah semua aspek kegiatan dalam perusahaan dikendalikan oleh pemimpin, sehingga apabila ada suatu masalah dalam perusahaan tersebut semunya hanya tergantung pada pemimpin dan bawahan tidak boleh ikut campur dalam pengambilan keputusan. Sehingga kurang adanya kerjasama dalam perusahaan tersebut. Perbandingan motivasi bawahan Ir. Wijaya dahulu dengan sekarang: Dalam membangun sebuah perusahaan diperlukan kerjasama antara pemimpin dengan bawahan. Sehingga bawahan Ir. Wijaya yang sekarang ingin berpartisipasi dalam membangun perusahaan tersebut secara bersama-sama agar tercapainya sebuah tujuan. Sedangkan bawahan Ir. Wijaya dahulu merupakan anggota yang memiliki kompetensi rendah tapi komitmennya tinggi, sehingga mereka membutuhkan gaya kepemimpinan yang otoriter. • • SOLUSI C Konsekuensi yang paling utama dengan gaya kepemimpinan yang Ir. Wijaya terapkan saat ini dapat mempengaruhi mental para pegawai dan daya kreativitas para karyawan tidak dapat berkembang secara maksimal karena selalu mengikuti keputusan satu pihak. Apabila Ir. Wijaya tidak dapat merubah gaya kepemimpinannya, perusahan tersebut dapat mengalami gulung tikar dan karyawan dapat mengundurkan diri dari perusahaan, apabila seorang pemimpin hanya mengutamakan keputusan sendiri tanpa menerima saran dari bawahan. Sebaiknya Ir. Wijaya dapat mengubah gaya kepemimpinan otoriternya, dengan gaya kepemimpinan demokratis, yaitu gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam daya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya. Pada kepemimpinan demokrasi, anggota memiliki peranan yang lebih besar. Pada kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukan sasaran yang ingin dicapai saja, tentang cara untuk mencapai sasaran tersebut anggota yang menentukan. Selain itu, anggota juga diberi keleluasaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Kepemimpinan demokrasi cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi tinggi dengan komitmen yang bervariasi. Sehingga Ir. Wijaya akan mudah untuk mencapai tujuan perusahaannya apabila merubah gaya kepemimpinannya dengan gaya kepemimpinan demokratis.
