114 KNOWLEDGE MANAGEMENT
advertisement
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) KNOWLEDGE MANAGEMENT: MENDAYAGUNAKAN PENGALAMAN DAN INFORMASI Yohana Tri Widayati Fakultas Ilmu Komputer, Universitas AKI e-mail: [email protected] Abstrak Manajemen pengetahuan adalah penerapan manajemen baru yang dikembangkan untuk mengoptimalkan nilai-nilai organisasi dengan membantu personil untuk melakukan inovasi dan adaptasi untuk perubahan. Dengan manajemen pengetahuan, organisasi dapat memberdayakan tujuan untuk meraih kinerja organisasi yang tinggi. Perkembangan teknologi terutama dalam informasi juga sebagai alat untuk melakukan manajemen pengetahuan berbasis platform infrastruktur, aplikasi dan solusi mitra. Tantangan bagi organisasi adalah bagaimana membangun infrastruktur manajemen pengetahuan yang komprehensif dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Kata kunci: manajemen memberdayakan pengetahuan, pengembangan, solusi Knowledge 1. Pendahuluan 1.1 Kebutuhan akan Knowledge mitra, adalah platform, keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan Management Manajemen pengetahuan untuk memecahkan masalah. Knowledge ialah suatu tersebut terbagi dalam teori dan praktek rangkaian kegiatan yang digunakan oleh yang pada umumnya berupa aturan dan organisasi untuk petunjuk untuk mengambil keputusan. menciptakan, Knowledge bergantung pada data dan (knowledge management) atau perusahaan mengidentifikasi, menjelaskan, dan mendistribusikan informasi yang dimiliki oleh suatu pengetahuan untuk digunakan kembali, personal yang merefleksikan tentang suatu diketahui, pendapat. dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan 1.2 Hakikat Knowledge Management Manajemen Pengetahuan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti Knowledge pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, dimaksudkan untuk mewakili pendekatan keunggulan terencana dan sistematis untuk menjamin kompetitif, inovasi yang lebih tinggi. atau tingkat Management atau (KM) penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, 114 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 pemikiran, inovasi dan ide individual sistem yang berdasarkan ketrampilan dan potensial untuk menciptakan organisasi intelektualitas. yang lebih efisien dan efektif. memberikan penilaian yang lebih tinggi Knowledge Management untuk Para organisasi investor dengan mulai ketrampilan merupakan suatu praktek manajemen baru manajemen yang relevan dan kemampuan yang untuk beradaptasi terhadap perubahan kondisi memaksimalkan nilai organisasi dengan bisnis dibandingkan nilai dari aktivitas cara membantu individu yang terkait di tetap organisasi. Masa depan dan penilaian dalamnya untuk melakukan inovasi dan organisasi akan sangat bergantung pada beradaptasi kemampuan dikembangkan dengan perubahan yang untuk memperkenalkan terjadi. Beberapa faktor pendorong yang produk baru secara cepat, penetrasi pasar menjadi alasan kuat bagi organisasi untuk dan responsif terhadap ancaman baru yang mengunakan timbul. dalam Knowledge mengelola Management pengalaman dan Ketiga, tumbuhnya entrepreneurial kemampuan intelektual individunya secara economy. Dorongan yang ditimbulkan sistematis antara lain tersebut di bawah ini. faktor tersebut diperkuat dengan semakin Pertama, keberpalingan dunia bisnis dari pentingnya kewirausahaan secara budaya rekayasa dan meningkatnya jumlah dana modal ulang proses bisnis. Kompleksitas TQM, re-engineering dan ventura. activity based costing telah dimaklumi Sifat kewirausahaan yang mampu secara umum. Rekayasa ulang proses mendistribusikan nilai yang dimiliki ke bisnis sudah merupakan komoditi dan modal bisnis baru memberikan percepatan produksi kelas dunia. Tidak lagi menjadi pada proses perubahaan. Usaha yang suatu suatu belum berkembang dengan cepat dapat organisasi dirubah dan diungkit oleh kumpulan tuntutan. diferensiasi Sebagian melainkan besar melihat bahwa dewasa ini pengelolaan pengalaman dari usaha yang pengetahuan dan proses inovasi sebagai berkembang. Modal suatu disiplin baru yang penting untuk merubah cara menjual, mengelola dan memperoleh keunggulan kompetitif dalam melakukan pembiayaan yang selama ini memuaskan pelanggannya. ada. bisnis baru telah ini Kedua, di era globalisasi ini sistem yang Teknologi sendiri tidak lepas dari murni berdasarkan produksi menjadi suatu kebutuhan akan knowledge management. Kemampuan untuk menangkap informasi, 115 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) pengetahuan dan data lebih dapat tetap survive. Penekanan akan makin dibutuhkan daripada sekedar kemampuan pentingnya kualitas sumber daya manusia untuk dan (SDM) merupakan salah satu respon dalam menganalisis informasi. Organisasi yang menyikapi perubahan tersebut, dan ini personal-personalnya memiliki akses ke tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk informasi yang meningkatkan dan mengembangkan SDM. menangkap Sehubungan dengan itu peranan ilmu kecenderungan dan mengelola peluang pengetahuan menjadi makin menonjol, akan menempatkannya dalam keunggulan karena posisi kompetitif tersendiri. semua perubahan yang terjadi dapat 1.3 Konsep Knowledge Management disikapi menyerap, dan diperlukan kini mengelola keterampilan untuk Konsep manajemen pengetahuan hanya dengan dengan pengetahuanlah tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting ini meliputi pengelolaan sumber daya dalam manusia (SDM) dan teknologi informasi berkualitas (TI) dalam tujuannya untuk mencapai kompetisi secara global khususnya dalam organisasi perusahaan yang semakin baik bidang sehingga persaingan mempersiapkan dan SDM kompetitif. ekonomi telah yang Ketatnya menjadikan mampu memenangkan organisasi usaha memikirkan kembali bisnis. Perkembangan strategi pengelolaan usahanya, dan SDM teknologi informasi memang memainkan yang peranan yang penting dalam konsep pengetahuannya menjadi pilihan penting manajemen pengetahuan. Hampir semua yang harus dilakukan dalam konteks aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai tersebut. oleh penguasaan sehingga jika teknologi informasi, berbicara mengenai berkualitas dengan penguasaan Knowledge management ini bisa dimanfaatkan baik untuk pendidikan manajemen pengetahuan tidak lepas dari sampai level perusahaan maupun negara. pengelolaan. ini Pemanfaatannya dalam kehidupan pribadi, menunjukkan makin cepatnya perubahan sebenarnya sudah sering melakukannya, dalam segala bidang kehidupan, akibat namun mungkin tidak disadari bahwa dari efek globalisasi serta perkembangan sudah melakukan knowledge management, teknologi informasi sangat misalnya ingin menjadi juara kelas di akseleratif. Kondisi telah sekolah (impian yang ingin diraih), maka Pada perkembangan yang ini jelas mengakibatkan perlunya cara-cara baru strategi yang dalam menyikapi semua yang terjadi agar mewujudkannya dipilih di untuk dapat antaranya :rajin 116 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 belajar, rajin membuat rangkuman 7. Penanganan masalah secara cepat pelajaran sehingga mudah dipelajari dan berdampak pada customer satisfaction. diingat kembali, rajin mengikuti berita 8. Manajemen juga mampu mendapat baik nasional maupun internasional informasi yang lebih akurat untuk menaati peraturan di sekolah. Adapun tantangan dari Knowledge Management adalah bagaimana pengetahuan dan analisis dan mengambil keputusan. 9. Manfaat meng-capture pengalaman terbesarnya adalah merangsang tumbuhnya ide dari setiap dari karyawan pada bisnis perusahaan. karyawan dan bagaimana mengelolanya. Kegiatan manajemen pengetahuan Termasuk dalam hal ini ide-ide, best ini biasanya dikaitkan dengan tujuan practice maupun worst practice. organisasi semisal untuk mencapai suatu Alasan perlunya implementasi hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, konsep, yaitu: peningkatan 1. Mempercepat arus informasi dalam kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih internal perusahaan atau proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah. untuk menerapkan MP antara lain: 1. Membuat menjadi 3. Menghindari hilangnya key person yang menyebabkan perusahaan dalam tersedia 2. Mencapai dan dalam jasa bentuk siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat. hal 3. Memfasiltasi dan mengelola inovasi knowledge retention. dan pembelajaran organisasi. 5. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu 4. banyak mengadakan in-class training pelatihan produk terkait eksplisit. hilangnya knowledge perusahaan. 4. Membantu pengetahuan pengembangan dan knowledge SDM. perusahaan keunggulan tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi 2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas 6. Proses kinerja, dapat dilakukan Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi. 5. Meningkatkan keterhubungan jejaring dimana saja dan kapan saja. Contoh: antara jika teknisi/analis mendapat problem eksternal. yang belum pernah ditemui, bisa 6. pribadi interna dan juga Mengelola lingkungan bisnis dan mencari contoh kasusnya di sistem memungkinkan para karyawan untuk database knowledge management (best mendapatkan pengertian dan gagasan practise). 117 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) yang relevan terkait pekerjaan yang 7. 1. Manajemen pengetahuan adalah dilakukan. mengenai penggalian dan Mengelola modal intelektual dan aset pengorganisasian intelektual di tempat kerja. untuk mengembangkan organisasi pengetahuan 2. Kajian Pustaka yang menguntungkan dan lebih 2.1 Pengertian Knowledge Management efisien. Knowledge Memaparkan bahwa management manajemen membantu mempersiapkan para personal merupakan dalam lingkungan yang relatif konstan keahlian kolektif organisasional di mengalami perubahan demografi, industri, mana pun pengetahuan tersebut ekonomi dan kebutuhan pelanggan. Para berada baik dalam database, paper personal memiliki keahlian dan informasi ataupun yang mendistribusikan dibutuhkan permasalahan. knowledge untuk Untuk memang menyikapi mendefinisikan tidak mudah ( Nonaka, 2007) karena menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intuition), pengetahuan proses orang menangkap dan kemudian pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar. 2. Manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan pertimbangan (judgement), keahlian (skill) disengaja, dan pelajaran yang dipelajari (lessons aplikasi learned), potensial memaksimalkan efektivitas yang tindakan. berkenaan dengan pengetahuan Knowledge merupakan keadaan kognitif organisasi dan pengembalian pikiran kembali aset pengetahuan yang memperbaiki secara berbagai yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi pembaharuan pengetahuan serta untuk organisasi. (understanding and cognition). Hal ini 3. Manajemen pengetahuan adalah sering ditunjukkan sebagai penyusunan seperangkat proses menciptakan dan pendokumentasian knowledge seperti: dan patents, seluruh databases, manuals, reports, procedures dan white papers. Terdapat beberapa manajemen pengetahuan, yaitu: berbagi pengetahuan organisasi ke untuk mengoptimalkan pencapaian misi definisi dan tujuan manajemen mengenai organisasi. pengetahuan Jadi, adalah meningkatkan 118 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 penggunaan pengetahuan organisasional melalui yakni pengetahuan yang secara praktik- implisit terbatinkan di mana sulit praktik manajemen informasi dan dipahami oleh orang lain. Penciptaan pembelajaran untuk pengetahuan secara efektif bergantung mencapai keunggulan kompetetitif pada konteks yang memungkinkan dalam pengambilan keputusan. terwujudnya penciptaan pengetahuan. Sedangkan Nonaka Penciptaan pengetahuan ini tergantung (2007), mendefinisikan tentang pengertian dari konteks organisasinya yakni bisa pengetahuan sebagai: bersifat fisik, maya, mental atau organisasi menurut 1. Pengetahuan merupakan justified believe gabungan ketiganya. Pengetahuan ini bersifat Pengetahuan merupakan bagian fakta-fakta observasi 2. mengenai berdasarkan dunia. Proses Penciptaan berbagi perasaan konsep, kepercayaan pengetahuan pengetahuan menciptakan sistem dan dalam organisasi terdiri dari lima langkah yakni: penciptaan pengetahuan ini melibatkan dan rasional berdasarkan tindakan manusia. dari kenyataan, yang berasal dari kumpulan dinamis, terbatinkan, konsep, membangun membenarkan prototype dan (belief system) baik secara sadar melakukan penyebaran pengetahuan di ataupun tidak sadar. berbagai Pengetahuan merupakan sesuatu yang organisasi. Sebelum memahami konsep bersifat eksplisit dan tacit manajemen pengetahuan ini ada beberapa Pengetahuan dapat diekspresikan fungsi serta tingkat di istilah yang harus dipahami yaitu: dalam tulisan-tulisan di buku atau 1. Data adalah kumpulan angka atau fakta kertas dalam bentuk kalimat, gambar, objektif mengenai sebuah kejadian bagan ataupun grafik. Akan tetapi ada (bahan mentah informasi). sebagian dari pengetahuan 2. Informasi adalah data yang diekspresikan secara eksplisit yakni diorganisasikan atau diolah sehingga pengetahuan dengan mempunyai bentuk berbentuk dokumen, laporan ataupun perasaaan bahasa yang terkait keterampilan, pribadi, multimedia. pengalaman fisik petunjuk praktis 3. Pengetahuan (rule akibat of persepsi thumb) dan intuisi. Pengetahuan tersebut bersifat tacit arti. Informasi (knowledge) dapat adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, ketrampilan, pemahaman atau 119 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) pengertian yang pengalaman, diperoleh latihan atau dari melalui Tacit Knowledge. Merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam proses belajar. Istilah ini sering kali pikiran rancu persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian dengan Ilmu pengetahuan (science). Ilmu pengetahuan adalah diuji atau dibuktikan Misalnya: gagasan, atau kemahiran, dan sebagainya. ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat manusia. Definisi pengetahuan mengenai manaejemen tergantung dari cara kebenarannya, sedangkan pengetahuan organisasi belum tentu dapat diterapkan karena memanfaatkan pengetahuan. Organisasi pengetahuan sebuah organisasi sangat intelijen militer akan mempunyai definisi terkait yang dengan nilai, budaya dan kondisi dari organisasi tersebut. menggunakan berbeda dan mengenai pengetahuan dengan perusahaan. dibandingkan Berdasarkan Nonaka dan Takechi (2007) 2.2 Jenis Pengetahuan Ada dua jenis pengetahuan yaitu membedakan antara tacit dan explicit pengetahuan eksplisit dan pengetahuan knowledge tacit. knowledge dengan empat cara yakni: Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka 1. Tacit dan Knowledge disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi Knowledge dan Externalization. buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal 2. Tacit Knowledge, dikomunikasikan kepada orang lain. Socialization. Knowledge, atau Combination. sehingga mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan menuju menuju prosesnya Explicit disebut Tacit disebut 3. Explicit Knowledge menuju Explicit pengetahuan yang sudah terdokumentasi terformalisasi, konversi prosesnya Knowledge yang sulit diformulasikan sehingga sulit Explicit Knowledge. Merupakan bentuk membagi 4. Explicit prosesnya Knowledge dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, Knowledge, dokumen, surat dan sebagainya. Internalization. menuju prosesnya disebut Tacit disebut 120 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 Gambar 1. Model Konversi Knowledge Management Adapun mengidentifikasi Birkinsaw (2001) tiga dalam hal manajemen pengetahuan yakni: 1. Pengelolaan 3. Beberapa teknik manajemen pengetahuan sudah dilakukan sejak dulu, misalnya pengaktifan komunitas sudah praktisi sudah sejak lama menjadi berlangsung sejak awal berdirinya perhatian dari hubungan masyarakat sebuah organisasi. Sebagai contoh internal (internal public relations) dan penerapannya dalam pangkalan hirarki memperlihatkan ciri-ciri yang sama anggota pada suatu organisasi, dimana dengan pangkalan data dalam sebuah organisasi sistem informasi. membentuk pengetahuan adalah struktur dan dapat mengelola data pengetahuan pengetahuan dan menempatkan orang- Selain itu menurut Turban (2005) orang yang berpengetahuan sama di mendefinisikan Knowledge Management satu tempat dengan upaya tertentu. sebagai Selain itu kumpulan kelompok yang menemukan, memilih, mengorganisasikan, bersifat informal telah ada dalam menyarikan dan menyajikan informasi berbagai organisasi sejak dahulu dan dengan menjadi wadah atau tempat bagi meningkatkan penguasaan pengetahuan pertukaran informasi dan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. yang efektif. Dapat proses cara sistematis tertentu dikatakan bahwa yang untuk dapat knowledge 2. Manajemen pengetahuan merupakan management merupakan teknik untuk sebuah proses yang memerlukan waktu mengelola pengetahuan dalam organisasi yang untuk menciptakan nilai dan meningkatkan panjang dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua keunggulan kompetitif. anggota sebuah organisasi. 121 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) Penciptaan knowledge management menurut Turban (2005) terdiri dari beberapa tahapan yakni: a. Create halnya pada perpustakaan. Selain itu pengetahuan tersebut haruslah selalu direview knowledge, dan didiversifikasi agar pengetahuan keakuratan dan kesesuaian tetap terjaga. diciptakan berdasarkan dari bagaimana 2.3 Pengertian Knowledge Management manusia menentukan cara baru dalam System (KMS) melakukan sesuatu dan bertindak (know how). atau KMS adalah suatu kumpulan teknik b. Capture knowledge, pengetahuan baru harus Knowledge Management Systems diidentifikasi sesuai dan strategi untuk mempertahankan, dengan menganalisis, standar nilainya serta disajikan jelas dan meningkatkan terperinci. pengetahuan dan pengalaman. KMS juga c. Refine knowledge, pengetahuan baru bisa mengorganisir, dan menciptakan membagikan suatu pembelajaran harus diletakkan secara kontekstual melalui media elektronik atau yang biasa sehingga disebut e-learning. dapat ditindaklanjuti berikutnya. Hal ini merupakan kualitas tacit yang diraih melalui fakta eksplisit. d. Store knowledge, pengetahuan sangatlah berharga dalam sehingga format harus layak menemukan adalah cara-cara untuk baru untuk menyalurkan informasi yang berguna bagi organisasi nantinya. Selain itu, KMS juga pada bertujuan untuk pencapaian suatu target knowledge repositories sehingga jika seperti pengetahuan bersama, peningkatan ada kerja, anggota yang disimpan Tujuannya organisasi dapat mengaksesnya. keunggulan penciptaan kompetitif, inovasi atau perusahaan. e. Manage knowledge, pengetahuan ini haruslah dikelola dan diorganisir seperti 122 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 Gambar 2. Contoh Aplikasi Knowledge Management System Contoh pengimplementasian KMS dosen berjanji akan mengadakan kuis adalah moodle. Moodle sendiri merupakan tetapi beliau tidak bisa hadir karena singkatan dari Modular Object Oriented berhalangan maka kuis tersebut masih Dynamic Learning Environment. Moodle dapat berjalan dengan dosen tersebut adalah sebuah aplikasi berbasis web yang membuat suatu kuis online yang dapat merupakan sebagai media pembelajaran diakses oleh mahasiswa sehingga kegiatan atau berbagi pengetahuan. Moodle dapat belajar mengajar masih dapat berlanjut. digunakan ataupun dimodifikasi oleh siapa Contoh yang lain yaitu saat dosen ingin saja dengan lisensi secara General Public memberikan materi, dosen tersebut tidak License. Banyak fitur yang tersedia dalam harus memanggil seorang mahasiswanya moodle, materi untuk datang dan meng-copy file materi- pembelajaran, berita, forum diskusi, chat, nya. Cukup dengan meng-upload e- kuis online, kalender online dan lain-lain. learning maka semua dapat mengakses Selain itu, pada moodle terdapat 40 bahasa materi itu. seperti unduh termasuk Bahasa Indonesia sehingga akan memudahkan. Adanya Munir (2008) menyatakan bahwa knowledge management system merupakan KMS pembelajaran strategi untuk meningkatkan efektifitas menjadi sangat terbantu, misalnya seorang dan kesempatan dalam pengembangan 123 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) kompetensi. Ada beberapa hal yang perlu diakses oleh seluruh pegawai dan dilakukan untuk menumbuhkan budaya pejabat. berbagi pengetahuan diantaranya: a. Menciptakan d. Pengelolaan know-how dimana pengetahuan menjamin informasi yang terkini setiap pegawai berkesempatan dan agar bebas menentukan cara baru untuk kesesuaian dan ketepatannya. menyelesaikan tugas dan untuk dapat e. Format di periksa pengetahuan untuk yang berinovasi serta peluang untuk disediakan di web site adalah mensinergikan format dengan pengguna bebas dan pengetahuan eksternal kedalam institusi. tertentu agar semua pegawai dapat b. Menangkap dan mengidentifikasi pengetahuan bernilai dan yang dianggap mengakses dan mengembangkan setiap saat. direpresentasikan dengan cara yang logis. c. Penempatan pengetahuan yang baru dalam format yang mudah Gambar 3. Empat Pilar Knowledge Management (Architectur of Enterprise Engineering) 124 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 Empat pilar utama Knowledge diterapkan di berbagai lingkungan baik Management adalah kepemimpinan sosial, pemerintahan, ekonomi maupun (leadership), organisasi (organization), politik. Keempat pilar itu penunjang dalam teknologi (technology) dan pembelajaran Knowledge Management melalui adanya (learning). Pengembangan dari KM dalam elemen berbagai disiplin yaitu System Engineering komunikasi (mengarah pada technology), Organization menyampaikan komunikasi yang terarah Development (mengarah pada leadership, menggunakan learning), System Management (mengarah sebuah pada komunikasi itu sebagai hubungan data technology) Behavior learning, (mengarah dan pada organization) Organization komunikasi. Bagaimana menggunakan teknologi, kepemimpinan organisasi dalam menjadikan leadership, (data), di pengetahuan (knowledge) dan kebijakan mana keempatnya merupakan hal yang dapat informasi serta cara (information), (wisdom). 125 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) Gambar 4. Hubungan antara Data-Information-Knowledge-Wisdom kembali 2.4 Latar Belakang Knowledge serta pembelajaran dari pengalaman. Management Seseorang memperoleh Pengetahuan merupakan pengetahuan dari pengalamannya, keahlian penggabungan rekanan serta dari analisis data bisnis yang pemikiran, pandangan, nilai dan penilaian dilakukan seperti laporan keuangan dan individual. Pengetahuan bersifat dinamik penjualan. knowledge dan hanya bisa diakses melalui dengan management yang efektif disusun untuk kolaborasi dan komunikasi dengan pemilik mengelola dan mendayagunakan seluruh pengetahuan tersebut. Sistem knowledge sumber yang ada. management harus mampu memberikan Strategi Informasi adalah hasil dari proses penjaringan terhadap dan pemberian pengalaman dan konteks sumbangan bersama dari kultural pengalaman pengalaman, untuk pemakaian personal yang pemikiran. tadinya hanya bernilai individual dalam Informasi biasanya disimpan dalam bentuk suatu organisasi. Kontribusi individual semi-terstruktur seperti dokumen, e-mail, terhadap organisasi dengan penciptaan voice mail dan multimedia. Aktivitas pengetahuan baru melalui penggabungan utama informasi adalah mengelola konten dan sistesis atas data dan informasi yang sehingga mudah ditemukan, digunakan ada. 126 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 Ketiga komponen pengetahuan ini merepresentatikan elemen-elemen harus dikelola untuk 4.1 yang Elemen Solusi Knowledge Management menciptakan Setiap organisasi organisasi yang lebih dinamis, responsif keunikan dan inovatif. Tanpa dukungan dengan permasalahan yang berbeda yang harus pengelolaan yang memadai atas aset diselesaikan dengan pengetahuan yang ada tersebut, organisasi tidak akan dapat dan bertumbuh mengakibatkan secara informasi, efisien, kegagalan kehilangan pembelajaran, duplikasi dan redudansi serta enkonsistensi pekerjaan dan kegagalan aset memiliki pengetahuan dimilikinya. Hal solusi ini dan yang knowledge management bersifat khusus dan unik setiap organisasi. menilai Secara garis besar, knowledge kecenderungan yang ada. management 3. Metode permasalahan strategi, budaya, proses dan Metode yang digunakan pengumpulan data untuk berkaitan dengan dalam teknologi. Hal ini menjadikan hal penting menyusun apabila personal pekerja dibekali dengan penulisan ini terdiri dari : insentif yang sesuai dan alat bantu untuk a. pemakaian bersama pengetahuan. Melalui Metode wawancara Wawancara atau dipergunakan sebagai memperoleh data mengadakan interview perencanaan dan pelaksanaan yang tepat cara untuk pada hal-hal berikut, organisasi dapat dengan jalan mempraktekkan knowledge management nara yang wawancara dengan sumber. sesuai dengan kebutuhan strategisnya. b. Metode Kepustakaan Metode Proses kepustakaan atau memastikan bahwa knowledge management sesuai dengan pengumpulan data berasal dari buku-buku proses ilmiah yang berkaitan knowledge management diawali dengan dengan obyek penulisan yang digunakan memperhatikan secara obyektif kekuatan dalam keseluruhan proses penulisan sejak dan kelemahan strategis serta sasaran yang awal dan literature hingga akhir bisnis yang spesifik. Praktek dengan cara akan menjadi petunjuk di mana knowledge memanfaatkan berbagai pustaka yang management memberikan pengaruh yang relevan. berarti. Solusi knowledge management 4. Hasil dan Pembahasan yang tepat akan memberikan keuntungan yang spesifik dan terukur di dalam area 127 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) kritis dalam suatu organisasi: desain dan inovasi, baik secara eksplisit maupun pengembangan implisit. produk dan jasa, Apabila pekerja tidak manajemen pelanggan (permasalahan, pola diberikan penghargaan atas kontribusi pembelian dan harapan), rencana bisnis, perubahan yang dilakukan, maka tidak manajemen akan dan pengembangan atas personal. melibatkan diri dalam pelaksanaan knowledge management. Dinamika kendala organisasi dalam mengatasi pemakaian 3. Strategi Implisit, Pemimpin harus bersama memberikan pesan yang singkat dan pengetahuan dan mendorong semangat jelas bahwa sikap berbagi pakai dan untuk inovasi yang dihasilkan knowledge melakukan organisasi inovasi. secara mengidentifikasikan sebagai Banyak masalah management merupakan hal yang budaya sangat penting bagi organisasi. Melalui utama pelaksanaan dukungan pendanaan dan ide atas management. Hambatan hambatan knowledge konsisten proyek, inovasi sistematis budaya tersebut biasanya hadir berupa: perubahan 1. Berbagi-pakai manajemen akan mampu membangun Pengetahuan, Setiap orang menghabiskan sebagian besar antusiasme waktunya management. untuk pengetahuan mengembangkan yang nantinya prioritas dan terhadap personal, knowledge akan 4. Strategi Eksplisit, Demoralisasi akan membedakannya dengan orang lain. timbul apabila penyeruan knowledge Secara management alamiah hal tersebut tidak diikuti dengan membentuk pandangan pengetahuan penghargaan yang nyata. Organisasi adalah kekuatan dan lingkungan yang harus mengadakan penyesuaian cara- saling tidak percaya. cara pemberian penghargaan terhadap 2. Ketakutan akan inovasi, Inovasi pekerja dan tim kerja. seringkali dilihat sebagai suatu usaha yang beresiko pasti. berbagi pakai pengetahuan dari para Umumnya orang lebih suka dengan pekerja dengan alat bantu yang umum sesuatu yang sudah pasti, mapan dan dipakai. hampir Mengatasi pemungkin bagi knowledge management. budaya-budaya tersebut Teknologi memberikan dasar otomatisasi organisasi yang dan sentralisasi berbagi pakai pengetahuan tanpa hambatan dibutuhkan dan tidak Teknologi memungkinkan aktivitas resiko. menghargai berbagai pengetahuan dan dan Teknologi memperlancar adalah proses faktor inovasi. 128 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 Beberapa masalah yang mungkin timbul Untuk itu platform, infrastruktur, aplikasi dalam pemilihan teknologi. Para pengguna dan seharusnya tidak perlu untuk mempelajari menjawab software baru sebagai ganti software pelaksanaan knowledge management. selama itu yang dipakai. Keberhasilan 4.2 Platform Knowledge Management partner solution semua harus mampu permasalahan knowledge management terutama dilihat Suatu platform yang komprehensif dari interaksi yang terjadi antar personal sepatutnya terdiri dari produk dan solusi dengan sistem yang berjalan. yang memungkinkan praktek knowledge Teknologi dibutuhkan untuk management. Atribut dari platform membawa informasi bisnis yang relevan tersebut didesain untuk menjamin bahwa dari berbagai untuk setiap penggunanya. teknologi Pengaruh yang mungkin timbul dengan sebagai faktor pemungkin dan bukan adanya perubahan teknologi secara cepat sebagai faktor yang justru menghambat mempengaruhi informasi dan pengetahuan pelaksanaan knowledge management. yang pada kenyataannya disimpan dalam 4.3 Enterprise Portal sebagai Knowledge format dan lokasi yang berbeda dan mungkin berjauhan. yang digunakan berfungsi Desktop Platform yang Suatu portal yang sederhana dan memberikan solusi interaktif dibutuhkan untuk mengakses ke integrasi atas seluruh aset pengetahuan semua aset pengetahuan milik organisasi. yang Fasilitas digunakan harus ada bagi semua pengguna, pengembang sampai administrator. koneksi yang dinamis dan langsung ke data warehouse, messaging Peningkatan mobilitas dri pekerja server yang memungkinkan kolaborasi dan pengetahuan yang menuntut pengguna sistem dokumentasi sepatutnya dimiliki suatu platform yang terintegrasi dengan oleh portal berbasis internet yang akan seluruh piranti komunikasi. Kemampuan dipergunakan untuk mengakses seluruh suatu sistem knowledge management tidak aset pengetahuan. Pemilihan basis internet akan berguna bila sistem tidak dapat menjadi krusial karena memberikan suatu diakses jaminan integrasi dari berbagai sumber dari suatu lokasi dimana pengetahuan itu akan digunakan atau dibutuhkan. Pada akhirnya, setiap organisasi pengetahuan. Secara konseptual mirip dengan internet portal seperti Mylycos dan memiliki koleksi aset pengetahuan yang MyYahoo, di mana pengunjung situs unik dan problem bisnis yang berbeda. tersebut dapat memilih dan mengatur 129 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) sendiri tampilan yang diinginkan. meliputi kemampuan Enterprise portal menyediakan sebuah mengkategorisasikan, jendela yang pribadi untuk pengguna mengelola dokumen, sistem manajemen individu pengetahuan atau kelompok pengguna, menerbitkan yang dibangun dan harus berdasar pada fungsi kerja, peran atau mendukung aliran dari konten (versioning, kriteria lainnya. routing, locking dan persetujuan) Untuk membuat lingkungan kerja memenuhi kebutuhan pengguna 4.5.2 dan – Kolaborasi Pengetahuan berbagi Tacit mengoptimalkan interaksi, distribusi dan Ruang dan Waktu manajemen sumber daya internal dan Pengetahuan tacit pakai Melintasi hanya akan eksternal maka sebuah enterprise portal dapat dibagi-pakai dalam organisasi bila menambah efisiensi dan memberdayakan ada dukungan untuk melakukan kolaborasi para di pegawai untuk menyelesaikan antara para pekerja pengetahuan. pekerjaan dengan lebih cepat, lebih baik Kemampuan kolaborasi yang sepatutnya dan adalah dimungkinkan dengan sejumlah perangkat peningkatan pendapatan dan mengurangi yang terintegrasi antara lain meliputi: biaya operasi. jadwal dan daftar tugas yang berbagi- 4.4 Knowledge Service pakai, forum diskusi elektronik, direktori lebih efektif. Hasilnya Layanan pengetahuan memberikan personal dan perangkat lunak konferensi manajemen terpusat dari aset pengetahuan dengan fasilitas papan tulis elektronik, utama video, chat dan berbagai aplikasi. Seluruh yang dimiliki organisasi dan dukungan atas proses pengiriman dan perangkat penelusuran. pekerja 4.5 Content Management – menangkap memungkinkan bekerja dalam sebuah tim saling memungkinkan para berkomunikasi juga dalam pemanfaatan aset pengetahuan. dan mengelola Pengalaman 4.5.3 Business Intelligence – Merubah 4.5.1 Eksplisit Teknologi selain content management Data Bisnis menjadi dibutuhkan para pekerja untuk menangkap, pengetahuan mengkodifikasi Penemuan kecenderungan dalam pengalaman dan dalam data bisnis dan keuangan secara cepat akses memungkinkan para pengambil keputusan secara mudah dan intuitif ke seluruh untuk merencanakan strategi yang lebih organisasi. Selain kemampuan dasar yang baik. Business intellegence membantu repositori dan mengorganisasi yang pemikiran memungkinkan 130 KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016 pekerja pengetahuan untuk melakukan 4.6.1 Knowledge management analisis atas data yang diperoleh melalui Selayaknya dibangun di atas suatu sistem akuntansi, manufaktur ataupun sistem yang memberikan sejumlah layanan proses bisnis lainnya serta disimpan dalam krusial yang memungkinkan pengelolaan data warehousing. Fasilitas ini akan seluruh elemen utama dari solusi yang memungkinkan para pekerja pengetahuan digunakan. Sistem itu harus memiliki untuk memiliki pemahaman yang lebih direktori baik atas bisnis dan pasar yang dihadapi. terintegrasi dalam hal keamanan dan 4.5.4 Capture, Search and Deliver – pengelolaan standar yang aplikasi. terpusat Sistem dan dengan Membawa tingkat integrasi yang tinggi akan mampu Membangun tim dan komunitas menerka total cost of ownership dari dalam suatu organisasi yang tersebar dan sistem tersebut. hanya dimungkinkan dengan membangun 4.6.2 Connected Devices suatu portal dengan teknologi search and delivery dan dapat dipersonalisasikan. Pekerja pengetahuan membutuhkan akses tak terbatas untuk seluruh sumber Teknologi yang digunakan harus daya organisasi kapanpun dan dimanapun. mampu mengatasi perbedaan format file Suatu sistem yang mendukung kerja jarak dan jauh repositori serta mengirimkan akan terwujud dengan informasi yang telah dipersonalisasikan menggabungkan perangkat keras dengan langsung kemampuan dasar sistem operasi dalam ke pekerja atau kelompok pekerja tertentu. 4.5.5 Tracking hal telekomunikasi dan tatap muka yang and Workflow – Menangkap dan Mengukuhkan natural. 4.6.3 Partner Solutions Didasarkan perbedaan dari tiap Best Practises Layanan memungkinkan penelusuran organisasi untuk bisnis dan kompleksitas dalam penerapan praktek knowledge management, mengidentifikasi best practises dengan organisasi harus secara cermat memilih mengukut tingkat kesuksesan, sementara partner yang tepat yang dapat memberikan perangkat solusi workflow memungkinkan terbaik dalam hal penciptaan aplikasi yang berbasis proses management bagi bisnisnya. dalam menjamin best practises tersebut 5. Kesimpulan ditindaklanjuti dan diukur. 4.6 Knowledge System knowledge Knowledge management sebagai salah satu komponen dari konsep Digital 131 Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi (Yohana Tri Widayati) Nervous System berperan dalam memperbaiki proses pertukaran informasi dan kolaborasi antar pekerja menjadi lebih efektif dan efisien. Tantangan bagi seluruh organisasi adalah untuk sebuah infrastruktur membangun knowledge management komprehensif yang dapat dikelola berkelanjutan sehingga dapat merefleksikan kebutuhan organisasi itu sendiri. Hal ini meliputi kemampuan untuk membuat informasi dan layanan yang dapat diakses dari seluruh segi organisasi, divisi, unit bisnis, departemen dalam organisasi tersebut. Management System Knowledge juga 6. Daftar Pustaka Birkinsaw, Julian. 2001. Making Sense of Knowledge Management, IVEY Business Journal, March/April,PP:32-36 Munir, Ningky: 2008. Knowledge Audit: Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan: PT Mitra Kertajaya, Jakarta. Nonaka, I, 2007. The Knowledge – Creating Company, Harvard Business Review on Knowledge Managemen,Harvard Business School Publishing, Boston, MA. 21 - 45. Turban, Efrain dan Linda Volonino,. 2005. Information Technology for Management. John Wiley & Sons ( Asia) Pte. Ltd. dapat menciptakan suatu pembelajaran melalui media elektronik atau yang biasa disebut e-Learning. 132
