Komunikasi Internal

• Pengertian dan Manfaat Komunikasi Internal
• Strategi Komunikasi Internal
• Merencanakan Komunikasi Internal
• Latihan
Triarko Nurlambang – [email protected]
Pengertian Komunikasi
• suatu tindakan untuk menyampaikan pesan
• dapat berupa lisan (verbal), tertulis ataupun isyarat
• suatu proses saling tukar informasi (berupa simbol, tanda atau perilaku)
• suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu
Peran Komunikasi
• komunikasi adalah hak asasi manusia
• komunikasi sadalah layanan untuk memberikan arah dan kemungkinan
bagi pengambilan keputusan
• komunikasi digunakan untuk memberikan keyakinan (convincing) dan
memberikan komando (commanding)
• suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu
Pertanyaan yang sering muncul……





Siapa yang harus berkomunikasi?
Mengapa kita tidak suka berkomunikasi?
Apa yang diharapkan dari hasil komunikasi?
Apa yang bisa dilakukan dalam berkomunikasi?
Apakah kita harus membuat rencana
komunikasi?
Komunikasi dapat memberikan banyak manfaat



Komunikasi dapat menyiapkan satu “wadah untuk berlaga” (the
battleground)
Komunikasi membantu ‘mengundang’ pemikiran-pemikiran
masyarakat/ individu
Komunikasi dapat meningkatkan pemahaman akan sebuah
konsep, program, ide
… Tetapi Komunikasi juga bukan segalanya


Komunikasi tidak dapat menjamin merubah segala sesuatu yang
telah terjadi ke kondisi semula
 kita harus menjalankan proses berkomunikasi terus menerus
Kepemimpinan adalah juga salah satu bentuk Komunikasi
 pemimpin karismatik akan lebih mudah berkomunikasi
Resiko jika tidak Berkomunikasi
• Sulit diharapkan adanya perubahan jka tidak dipicu / diawali oleh
satu info atau pengetahuan baru
• Sulit menyusun rencana (kerja) jika tidak melibatkan shareholders
atau pihak lain
• membentuk suatu metode atau sistem kerja baru yang melibatkan
berbagai pihak dalam satu kesatuan tim kerja akan menimbulkan
biaya yang tinggi dan waktu yang tak menentu
• Hati dan pikiran para pembawa berita/ info/ pengetahuan tidak
ada dalam tim kerja yang sedang berupaya memproses perubahan
• Kehilangan Momentum
Piramida Resistensi
Tidak ada
Keinginan
Tidak ada Kemampuan
Resistensi (hambatan/keengganan) melakukan sesuatu yang
berbeda sering kali dijadikan sebagai alasan (excuse) untuk
satu kegagalan (spt. ‘males aah….’) daripada menimbulkan
motifasi untuk mencapai sukses… Ini adalah satu sikap
menghindar yang mendasari ketidakpedulian dan
ketidaktahuan untuk berbuat sesuatu yang tanpa disadari
telah ‘membunuh’ keinginan untuk merubah masyarakat
dan sistem/organisasinya (Douglas K. Smith dalam
“Taking Charge of Change”)
Tidak ada Pengetahuan
Dibutuhkan Strategi dan
Rencana Komunikasi
Inilah saatnya untuk menggeser “Bukit Es” dengan lebih
konsentrasi pada pentingnya peran Komunikasi Internal
Proses Transisi Individual dan Kelompok
Instrumen Manajemen bagi 5
Kunci Pengambilan Keputusan:
1.
2.
3.
4.
5.
Audiens: Pengelompokan menurut posisi/
ketertarikannya
Perilaku dan sikap: Posisi saat ini dan perubahan
yang dibutuhkan
Pesan yang disampaikan: Sesuai dengan perbedaan
segmen audiens
Jalur Komunikasi: Efektifitas dan sesuai dengan
kapasitas yang tersedia
Evaluasi: Kaji terus keberhasilan strategi
Komunikasi
Komunikasi Internal


Struktur Formal

Mata rantai komando

Garis kekuatan
Jalur Komunikasi Informal

Jaringan informal

Jaringan kekuatan informal
Komunikasi Eksternal


Kontak Formal

Pemasaran

Hubungan Masyarakat (Public relations)
Kontak Informal

Antar pekerja/ pelaksana (Employees)

Managers
Karakteristik Penyampaian Pesan
yang Efektif

Praktis

Berbasis pada Faktual

Jelas dan gamblang

Tepat

Persuasif

Rekomendasi
Ciri Komunikasi yang Efektif








Lebih cepat mengatasi masalah
Pengambilan Keputusan lebih kuat/ solid
Produktifitas meningkat
Aliran kerja lebih siap
Hubungan bisnis/ kegiatan lebih kuat
Materi promosi lebih jelas
Meningkatkan citra profesional
Memperbaiki tanggapan stakeholder
Meningkatkan kegiatan Komunikasi untuk
Kepentingan Hasil Operasional Yang Lebih Baik
Komunikasi
Internal
Menciptakan tataran/ platform yang sama
untuk setiap pesan dan program
Komunikasi
Institusional
Komunikasikan apa yang dilakukan/ dilaksanakan
dan bagaimana cara melaksanakannya; dalam
rangka membangun kepercayaan (TRUST) bagi
institusi agar memperoleh dukungan
Komunikasi
Advokasi
Pengembangan
Komunikasi
Kampanye isu-isu untuk meningkatkan tindakantindakan kunci bagi kepentingan institusi dan
konstituen/ publik
Komunikasi terpadu (Integrating communications)
dan kaji terus resiko politis dan pembangunan
secara lebih efektif sehingga terus dapat
memperbaiki strategi dan hasilnya
Membangun Strategi Komunikasi atau
Komunikasi untuk Merubah Perilaku?
“Pengembangan Program dirancang
untuk mempengaruhi perubahan
perilaku secara sukarela dari target
audiens dalam rangka mencapai tujuan
organisasi”
Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak
(Model Hipotesis)
Tahap
Model
AIDA
Model
Hirarki Efek
Model
Inovasi Adopsi
Keterbukaan
Kesadaran
Tahap
kognitif
Perhatian
Kesadaran
Pengetahuan
Kesukaan
Minat
Tahap
pengaruh
Penerimaan
Respon kognitif
Minat
Sikap
Evaluasi
Maksud
Preferensi
Keinginan
Keyakinan
Tahap
perilaku
Model
Komunikasi
Percobaan
Tindakan
Pembelian
Adopsi
Perilaku
Komunitas lingk.
Apa yang diharapkan pelaksana?

Ide yang terorganisir dan representatif

Pendengar (bagi para pimpinan) yang efektif

Perhatian terhadap adanya perbedaan kultur

Penggunaan teknologi komunikasi

Memperhatikan etika bekerja / komunikasi
Hambatan dalam Proses Komunikasi

Perbedaan persepsion dan bahasa

Hambatan lingkungan (gaduh, tidak aman, dll)

Tidak menjadi perhatian (Distractions)

Salah sasaran/ taktik (Deceptive tactics)

Informasi berlebihan (overload)
Visi/ Misi
dan Strategi PARTAI
Pimpinan PARTAI
Deputi
Deputi
Deputi
Perencanaan dan Pemantauan IMC
Deputi
Asdep Urusan
Edukasi dan
Komunikasi
Konsistensi Positioning
Interaksi Komunikasi
Komunikasi berbasis Misi
• Titik kontak
• Target/khalayak kunci
• Persepsi
• Keterpautan
• Keterkaitan media
• Bank data
• Dialog berkelanjutan
• Fokus
• Relevansi
• Tujuan Jangka Panjang
• Persuasif
Reputasi
Jalinan Hubungan
Loyalitas khalayak
Ekuitas “Merk”
(Lembaga / Program)
Nilai Tambah
Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak
(Model Hipotesis)
Tahap
Model
AIDA
Model
Hirarki Efek
Model
Inovasi Adopsi
Keterbukaan
Kesadaran
Tahap
kognitif
Perhatian
Kesadaran
Pengetahuan
Kesukaan
Minat
Tahap
pengaruh
Penerimaan
Respon kognitif
Minat
Sikap
Evaluasi
Maksud
Preferensi
Keinginan
Keyakinan
Tahap
perilaku
Model
Komunikasi
Percobaan
Tindakan
Pembelian
Adopsi
Perilaku
Komunitas lingk.
Pengembangan Kapasitas Komunikasi Kelembagaan/ Korporat
(Pengembangan Sistem Informasi Komunikasi)
Sistem Informasi Komunikasi
Manajer
Komunikasi
Analisis
Informasi pengembangan
Kajian
kebutuhan
informasi
Catatan
Internal
Communication
Intelligence
Perencanaa
n
Implement
asi
Distribusi
informasi
Analisis
Pengambilan
keputusan
Komunikasi
Riset
Komunikasi
(termasuk audit
Komunikasi)
Kendali
Lingkungan
Komunikasi
Target
Audiens
Jalur
Komunikasi
Pelaku
bidang ybs
Publik
Kekuatan
lingkungan
makro
Komunikasi dan pengambilan keputusan
MEDIUM
KEKUATAN
KELEMAHAN
Suratkabar
Cakupan intensif
Fleksibel (dibaca dimana saja)
Prestise
Dikoordinasikan oleh agen
Masa pendek (harian)
Terlalu banyak yang dibaca
Lemah sampai sedang reproduksinya
Majalah
Pasar selektif
Masa panajang
Kualitas produksi bagus
Prestise
Layanan extra
Cakupan massal
Dampak tinggi
Dapat diulang-ulang
Prestise
Fleksibel
Selektif audiens
Dapat berfungsi sebagai mediator
Fleksibel
Mobilitas tinggi
Cakupan dan waktu tidak fleksibel
Tidak fleksibel untuk menggandakan
Penetrasi pasar terbatas (segmentasi)
Distribusi cukup luas
Efisiensi biaya
Personal
Interaktif
Privasi terganggu
Daya jangkau terbatas
Diperlukan kemampuan teknis tertentu
TV
Radio
Internet
Pesan yang dapt terus mengalir
Terganggu oleh pesan komersial
Sulit membatasi audiens
Biaya tinggi
Ter-fragmentasi
Kualitas dipengaruhi oleh transmiter
pendengar
Input terbatas
Communication groups provide
strategic and tactical assistance
How frequently does your communication group provide expertise in each of these roles?
PERCENT
100%
90%
6
9
80%
9
13
10
18
12
16
26
23
70%
26
60%
34
50%
40%
79
74
30%
65
63
51
20%
34
10%
0%
Developing
Communication
Strategies
Always/Often
Designing
Managing
and Creating
Production and
Media
External Vendors
(including Web)
Sometimes
Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.
Seldom/Never
Advising and
Coaching
Leadership
Strategic
Planning for the
Organization/
Client
Conducting
Research
Top priorities for communication
professionals
What will your communication group need to do to deal effectively with your
company’s future priorities?
CATEGORY
Maintain/build internal relationships
48
Manage costs tightly
41
Develop external relationships
38
Learn to use new systems/media
33
Realign expectations
31
Focus on new audiences
24
Maintain/build reputation
22
Recreate its image/brand
16
Reorganize
9
0
20
40
60
80
PERCENT OF RESPONDENTS RANKING THESE ANSWERS IN TOP 3
Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.
100
Methods for internal communication
— current and future
How frequently do (or will) you use the following methods to communicate with
employees about business initiatives?
METHOD
Electronic media (e.g., e-mail)
67
47
Web
43
Written publications (local and corporate)
50
49
27
48
Face to face (e.g., meetings)
36
39
Senior leadership interactions
33
External media (e.g., press releases)
29
20
20
20
Videoconferencing/conference calls
4
Closed circuit TV
5
0
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
PERCENT OF RESPONDENTS INDICATING “ALWAYS/OFTEN”
Current
Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.
Future
80%
Latihan Membangun
Komunikasi
• Persepsi
• Teknik Komunikasi
• Tips ringan
Gambar siapa ini? Berapa umurnya?
Ada berapa segitiga
yang terbentuk dalam
gambar ini ?
ADA BERAPA SEGITIGA DALAM GAMBAR INI?
E
J
F
G
A
H
B
D
I
C
Latihan Membangun
Komunikasi
DINAMIKA KOMUNIKASI
KELOMPOK;
“PENYAMPAIAN PESAN “