RENCANA MANAJEMEN PROYEK MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB SEKOLAH INSAN CENDEKIA MADANI BSD Jln, Ciater Raya Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Dosen: Irpan Kelompok : 7 Faqih Hadya Gustin Tajudin Suci Mardani Uswatun Khasanah FAKULTAS TEKNIK PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS PAMULANG PAMULANG 2019 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 2 2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 3 3. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 3 4. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 5 5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE................................... 6 6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN........................................................................... 6 7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 7 8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 8 9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 8 10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK............................................................... 8 11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL................................................................................... 8 12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 10 13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO................................................................................... 10 14. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 11 15. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 11 16. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 13 17. BASELINE BIAYA............................................................................................................... 13 18. BASELINE MUTU ............................................................................................................... 14 19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15 LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............. 16 LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ...................................................... 20 LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI..................................................... 22 LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU................................................................... 24 LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................. 25 1. PENDAHULUAN Project Charter Nama Proyek : Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012 Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013 Manager Proyek : FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net Tujuan Proyek: Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML, perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampai implementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000. Faktor Penentu Keberhasilan: Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: • Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. • Komitmen dan dukungan dari tim proyek. • Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi). • Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. • Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. Manfaat yang Diharapkan: Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini, diantaranya adalah: Dari sisi yayasan dan sekolah: • Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan. • Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian. • Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X. • Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah. Dari sisi guru/karyawan: • Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya. • Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia. 2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK Pendekatan Proyek Tujuan Proyek: Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yang dapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layanan informasi kepegawaian. Tahapan pendekatan proyek: 1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan. 2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database. 3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database. 4) Ujicoba website secara offline dan online. 5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi. 3. CAKUPAN PROYEK Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Dari hasil analisis kebutuhan PERUSAHAAN X dan pengguna aplikasi, dibutuhkan suatu sistem informasi berbasis web yang multiuser. Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan berdasarkan level pengguna (administrator, pejabat fungsional, dan guru/karyawan). a. Pengguna: Administrator Nama Fungsi Deskripsi Perekrutan Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan yang dapat ditambah, diedit atau dihapus Data Induk Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus Promosi Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan) Asuransi Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan dalam asuransi Penghargaan Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak Pensiun Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP) Formasi Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama. Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi Account guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun Untuk mengelola akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan b. Pengguna: Pejabat Fungsional Nama Fungsi Deskripsi Perekrutan Untuk melihat data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan Data Induk Untuk melihat data induk guru/karyawan Promosi Untuk melihat daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan) Asuransi Untuk melihat daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan dalam asuransi Penghargaan Untuk melihat daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak Pensiun Untuk melihat daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP) Formasi Untuk melihat penyebaran formasi kepegawaian Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama. Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun Account Untuk mengelola password sendiri c. Pengguna: Guru dan Karyawan Nama Fungsi Deskripsi Data Digunakan untuk melihat informasi kepegawaian yang terkait dengan Kepegawaian dirinya sendiri. Riwayat Digunakan untuk melihat informasi data keluarga, riwayat mutasi yang Kepegawaian berkaitan dengan dirinya Statistik Digunakan untuk melihat data statistik dalam bentuk grafis: jenis kelamin, unit sekolah, jenjang pendidikan, status kepegawaian Password Untuk mengelola password sendiri Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional Berikut ini adalah daftar kebutuhan non fungsional sistem: No 1 2 3 4 5 6 Kebutuhan Non Fungsional Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia. Sistem seharus mudah digunakan dan mudah dipelajari. Sistem seharusnya cepat diakses. Sistem seharusnya memiliki tampilan menarik. Sistem seharusnya aman digunakan. Sistem seharusnya dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. 7 Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan. Ruang Lingkup Deskripsi Ruang Lingkup Proyek: Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut: • Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis file excel yang ada di Biro Personalia PERUSAHAAN X. • Modul yang dikembangkan meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. • Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengan sistem operasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dan kapan saja. Penyampaian Proyek: Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiri dari laporan Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel, PDF atau dicetak langsung. Kriteria Penerimaan Proyek: Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X. Batasan: • Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman YII Framework dan database MySQL. • Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS. • Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%. 4. DAFTAR MILESTONE Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web: Milestone Mulai proyek Project charter ditandatangani Proposal disetujui Hasil analisa sistem disetujui Struktur database ditetapkan Desain antarmuka sistem disetujui Program selesai dibuat Dokumentasi sistem selesai dibuat Dokumen manual sistem selesai dibuat Sistem terimplementasi Pelatihan selesai Proyek selesai Proyek selesai Tanggal 21/9/2012 2/10/2012 11/10/2012 9/11/2012 16/11/2012 27/11/2012 28/12/2012 4/1/2013 10/1/2013 16/1/2013 17/1/2013 23/1/2013 23/1/2013 5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini diperlukan waktu 89 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 4 bulan atau 112 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL. 6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure). Prosedur Kontrol Perubahan: • Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut. • Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja. • Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal. Pengajuan Perubahan: • Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya). • Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan. • Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2). Monitor Perubahan: • Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. • Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui. • Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan. 7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI Perencanaan Komunikasi Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif. Persiapan Pertemuan • Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu. • Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. • Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting. • Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai. • Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat. • Meeting paling sedikit membahas topik berikut: • Kemajuan proyek • Aktivitas yang akan segera dilakukan • Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review) Direktori Tim Proyek Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut: Nama Posisi E-mail FX. Eko Budi Kristanto Project Manager [email protected] Budi Sistem Analis [email protected] Cintya Database Designer [email protected] Eko Interface Designer [email protected] Faizal Programmer [email protected] Garry Dokumentasi Sistem [email protected] Hanny Quality Assurance [email protected] Indah Help Desk [email protected] Joshua Trainer [email protected] Kuntoro Teknisi Komputer [email protected] No. HP 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 0813145627xx 8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian 8. BASELINE BIAYA. 9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidak melakukan Rencana Manajemen Pembelian. Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web saja. 10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek membangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK. 11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL Jadwal Proyek No. 1. 2. 3. Kegiatan Mulai proyek Perencanaan Pelaksanaan 3.1 Analisa Sistem 3.2 Desain Database Sistem Sept Okto Nov Des Jan 4. 5. 3.3 Desain Antarmuka sistem 3.4 Koding dan Testing 3.5 Dokumentasi Sistem 3.5 Pembuatan Manual Sistem Implementasi Penutupan Proyek Milestone Report Resource Calendar 12. RENCANA MANAJEMEN MUTU Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU. 13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini: Tabel Analisis SWOT Faktor Internal Eksternal Opportunity (O) Threat (T) Strenght (S) Strenght (S) 1. Memiliki sistem search berdasarkan kriteria produk 2. Memiliki pengelola web sendiri 3. Ada sistem security yang menjaga keamanan data kepegawaian Weakness (W) 1. Belum dikenal oleh guru/karyawan 2. URL belum masuk urutan 1. Sudah ada sistem 1. Perkembangan kemajuan kepegawaian dengan teknologi sangat cepat berbasis file 2. Adanya serangan dari 2. Jaringan intranet dan hacker dan cracker internet sudah tersedia 3. Bencana alam yang dapat 3. Kemudahan menggunakan menghilangkan data dan aplikasi online bagi orang dokumen penting sibuk STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT S-O S-T 1. Memberikan pelayanan 1. Melakukan sosialisasi dan yang memuaskan, cepat, pelatihan aman dan nyaman 2. Merekrut developer 2. Menjamin kualitas barang aplikasi web yang handal dan garansi untuk dan berkualitas meningkatkan kepercayaan 3. Melakukan promosi pada 4. Membuat backup data jejaring sosial center di beberapa lokasi facebook/twitter yang aman dari bencana STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS W-O W-T 1. Bekerja sama dengan 1. Meningkatkan kualitas sdm pimpinan sekolah agar baik karyawan maupun sistem cepat dikenal pengelola SIMPEG halaman pertama dalam pencarian di search engine 3. Infrastruktur internet di Sekolah belum merata 2. Banyak melakukan sosialisasi tentang kenyamanan menggunakan SIMPEG 3. Mengadakan panduan penggunaan SIMPEG 2. Mengembangkan fitur dan arsitektur aplikasi SIMPEG 3. Selalu uptodate terhadap perkembangan teknologi dan fitur 14. DAFTAR RESIKO Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO. 15. RENCANA MANAJEMEN SDM Rencana manajemen SDM atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini: Identifikasi Stakeholder Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhir aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu: A. Tim Proyek terdiri dari: 1. Project Manager 2. Sistem Analis 3. Database Designer 4. Interface Designer 5. Programmer 6. Dokumentasi Sistem 7. Quality Assurance 8. Helpdesk 9. Trainer 10. Teknisi Komputer B. Pihak Yayasan dan Sekolah: 1. Dewan Paroki 2. Ketua Yayasan 3. Kepala Biro Personalia 4. Pimpinan Biro 5. Pimpinan Sekolah C. Pengguna akhir: 1. Administrator 2. Pejabat Fungsional 3. Guru/karyawan STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Membangun Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X. Deskripsi Tugas Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut: Nama X X X X X FX. Eko Budi Kristanto Budi Jabatan/Peran Cintya Eko Database Designer Interface Designer Faizal Garry Programmer Dokumentasi Sistem Quality Assurance Helpdesk Trainer Teknisi Komputer Hanny Indah Joshua Kuntoro Project Manager Sistem Analis Tanggungjawab & Wewenang Menyediakan dana proyek Mengawasi proyek Menyediakan data kepegawaian Mengawasi Project Manager Mengawasi Project Manager Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek Menganalisis proses bisnis dan membuat pemodelan Merancang dan mengelola database Merancang tampilan aplikasi dan input/output sistem Membuat kode program Membuat dokumentasi sistem Menguji kualitas sistem Melakukan perawatan sistem Memberikan pelatihan kepada pengguna Melakukan maintenance komputer 16. KALENDER SUMBER DAYA 17. BASELINE BIAYA Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Fase Proyek 1. Mulai proyek 2. Perencanaan Total Biaya Rp14.480.000 Rp8.680.000 3. Pelaksanaan Rp34.640.000 3.1. Analisa Sistem Rp10.400.000 Keterangan Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer. Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer. Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer, programmer, dokumentasi sistem, interface designer, quality assurance, help desk Honor untuk dokumentasi sistem, project manager, sistem analis. 3.2. Desain Database Sistem Rp2.600.000 Honor untuk database designer. 3.3. Desain Antarmuka sistem Rp2.800.000 Honor untuk interface designer 3.4. Koding dan Testing Rp14.520.000 Honor untuk programmer dan quality assurance 3.5. Dokumentasi Sistem Rp2.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem. 3.6. Pembuatan Manual Sistem Rp1.920.000 Honor helpdesk dan dokumentasi sistem. 4. Implementasi Rp1.440.000 Honor untuk trainer dan teknisi komputer. 5. Penutupan Proyek Rp2.880.000 Honor untuk project manager. Total Biaya Proyek Rp62.120.000 18. BASELINE MUTU Mutu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat: • Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. • Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari. • Memiliki konten yang tertata rapi. • Menggunakan bahasa Indonesia. • Mudah digunakan dan mudah dipelajari. • Cepat diakses. • Memiliki tampilan menarik. • Aman digunakan. • Menyediakan panduan penggunaan. Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut: Nama Fungsi Perekrutan Level Pengujian 100 % dapat berjalan dengan baik Data Induk 100 % dapat berjalan dengan baik Promosi 100 % dapat berjalan dengan baik Asuransi 100 % dapat berjalan dengan baik Deskripsi Pengelolaan data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan yang dapat ditambah, diedit atau dihapus Pengelolaan data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus Pengelolaan daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan) Pengelolaan daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan Penghargaan 100 % dapat berjalan dengan baik Pensiun 100 % dapat berjalan dengan baik Formasi 100 % dapat berjalan dengan baik Statistik 100 % dapat berjalan dengan baik Laporan 100 % dapat berjalan dengan baik Account 100 % dapat berjalan dengan baik dalam asuransi Pengelolaan daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak Pengelolaan daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP) Pengelolaan penyebaran formasi kepegawaian Melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama. Melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun Pengelolaan akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan 19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan: <Nama PPK> <Jabatan PPK> Tanggal: LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE 1. Baseline Jadwal 2. Work Breakdown Structure No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Level 1 2 3 3 3 2 3 3 3 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 4 4 WBS Code 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.1.4 1.3.1.5 1.3.1.6 1.3.1.7 1.3.1.8 1.3.2 1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.2.3 1.3.2.4 1.3.3 1.3.3.1 1.3.3.2 1.3.3.3 1.3.3.4 Activity Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X Mulai Proyek Kick off meeting Membuat project charter Project charter ditandatangani Perencanaan Membuat proposal proyek Finalisasi proposal proyek Proposal disetujui Pelaksanaan Analisa sistem Survei dan interview dengan stakeholder Pengumpulan data primer dan sekunder Analisa sistem berjalan Pemodelan proses bisnis Review hasil analisis dengan stakeholder Perbaikan analisis Review hasil perbaikan analisis Hasil analisa sistem disetujui Desain database sistem Perancangan database Pengujian struktur database Perbaikan rancangan database Struktur database ditetapkan Desain antarmuka sistem Pengembangan antarmuka sistem Review rancangan antarmuka dengan stakeholder Perbaikan rancangan antarmuka Desain antarmuka sistem disetujui Duration (hari) 89 hari 8 hari 3 hari 5 hari 0 hari 7 hari 5 hari 2 hari 0 hari 65 hari 21 hari 4 hari 3 hari 7 hari 3 hari 1 day 2 hari 1 day 0 hari 5 hari 3 hari 1 day 1 day 0 hari 7 hari 5 hari 1 day 1 day 0 hari Predesesor 3 4 5 7 8 9 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 23 24 26 27 28 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 3 4 4 4 3 4 4 3 4 4 2 3 3 3 3 3 4 4 2 3 3 3 3 3 1.3.4 1.3.4.1 1.3.4.2 1.3.4.3 1.3.5 1.3.5.1 1.3.5.2 1.3.6 1.3.6.1 1.3.6.2 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.5.1 1.4.5.2 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 Koding dan Testing Melakukan pengkodingan Review koding (test unit) Program selesai dibuat Dokumentasi sistem Penyusunan dokumentasi sistem Dokumentasi sistem selesai dibuat Pembuatan manual sistem Penyusunan manual sistem Dokumen manual sistem selesai dibuat Implementasi Instalasi software Instalasi sistem ke server Setting sistem dan database Sistem terimplementasi Pelatihan operator dan admin Menyelenggarakan pelatihan Pelatihan selesai Penutupan proyek Penyusunan laporan akhir Penyusunan dokumen proyek internal Mendapatkan persetujuan stakeholder Pembagian dokumen proyek internal Proyek selesai 23 hari 21 hari 2 hari 0 hari 5 hari 5 hari 0 hari 4 hari 4 hari 0 hari 5 hari 2 hari 1 hari 1 hari 0 hari 1 hari 1 hari 0 hari 4 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 0 hari 29 31 32 33 35 36 38 39 41 42 43 43 46 47 49 50 51 52 LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN 1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST FORM) No. Formulir : Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : Nama Pengusul : Tanggal : Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan: Usul Diterima/Tidak? Bila tidak berikan alasan Diajukan oleh: Disetujui oleh: Tanggal: Tanggal: 2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log) DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG) Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang No. Form : Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang diterima saja. LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI 1. Pertemuan/Rapat (Meeting) Jenis Pertemuan Pertemuan Pembukaan Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran - Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan) Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek - Rencana Manajemen Proyek - Catatan Pertemuan (MoM) & Rencana Kerja Pertemuan Tim Proyek - Membahas/review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Rencana Manajemen Proyek - Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek - Memantau & Mengontrol perubahan yang terjadi - Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan Sekali, saat eksekusi proyek pertama kali Regular Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek - Rencana Manajemen Proyek - Laporan Kemajuan Kerja (Project Progress Report) & kelengkapannya: o Form/Catatan Permintaan Perubahan - MoM & Rencana Kerja - Laporan Kemajuan Kerja yang disetujui Pertemuan Penutupan - Transfer Pengetahuan - Membahas serah terima proyek Sekali menjelang penutupan proyek Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek - Rencana Kerja - Laporan Kemajauan Kerja - MoM & Rencana Kerja - Rencana Kerja yang diperbaharui 2. Pelaporan (Reporting) Jenis Pelaporan Item Laporan Kemajuan - Status Proyek (Project - Work Progress Progress Report) Detail/Achievement - Deliverable & Milestone - Daftar permintaan Perubahan Status - Undangan Pertemuan Acara/Agenda - Usulan Acara/Agenda Pertemuan - Pekerjaan yang belum (Status Meeting Diselesaikan dan Agenda) Permintaan Perubahan - Laporan status aktivitas Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting) - Agenda - Isu yang dibahas - Rencana Kerja, tanggal target Waktu Mingguan, setiap hari Senin Penanggungjawab Distribusi Masukan Manajer Proyek Seluruh anggota - Tim Rapat tim proyek - Form Permintaan Perubahan - Daftar Permintaan Perubahan Keluaran Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) Mingguan, dikirim minimal satu hari sebelum Pertemuan tim proyek Setiap pertemuan (regular, adhoc) Manajer Proyek Seluruh anggota - Tim Rapat tim - Form/Catatan - Permintaan - Perubahan Status Acara Pertemuan (Status Meeting Agenda) Manajer Proyek & Tim Pihak-pihak - Pertemuan/Rapat terkait & peserta pertemuan/rapat Catatan Rapat (MoM) & Rencana Kerja LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Deskripsi Proyek Analisis Sistem Cek Mutu Survei dan interview dengan stakeholder Pengumpulan data primer dan sekunder Analisa sistem berjalan Pemodelan proses bisnis Review hasil analisis dengan stakeholder Perbaikan analisis Review hasil perbaikan analisis √ √ √ √ √ Desain Database Sistem Perancangan database Pengujian struktur database Perbaikan rancangan database √ √ √ Desain antarmuka sistem Pengembangan antarmuka sistem Review rancangan antarmuka dengan stakeholder Perbaikan rancangan antarmuka Koding dan Testing Melakukan pengkodingan Review koding (test unit) Dokumentasi sistem Penyusunan dokumentasi sistem Pembuatan manual sistem Penyusunan manual sistem √ √ √ √ √ √ √ √ √ Implementasi Instalasi software Instalasi sistem ke server Setting sistem dan database Instalasi software √ √ Pelatihan operator dan admin √ √ √ Penutupan proyek Penyusunan laporan akhir Penyusunan dokumen proyek internal Mendapatkan persetujuan stakeholder Pembagian dokumen proyek internal Penutupan proyek Penyusunan laporan akhir √ √ √ √ √ √ LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO No Lingkup Proyek 1 Deskripsi produk 2 Rencana proyek: - Work breakdown structure - Estimasi biaya dan waktu - Penempatan SDM - Perekrutan dan subkontraktor 3 Deskripsi Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan Kontrol Resiko Resiko kecil, karena sistem berbasis web dan sudah teruji teknologinya. Pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail. Estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek Resiko kecil, karena WBS dibuat secara detail yaitu sampai level 5. Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir Pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek Informasi historis: hal-hal yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat dari: - File-file proyek sejenis dari perusahaan - Database komersial - Ilmu dan pengalaman dari tim kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit knowledge Contohnya: Internet knowledge-bases Resiko kecil, karena pembuatan web e-commerce sudah sering dikerjakan oleh tim proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya resiko. Resiko kecil, karena hampir setiap tim memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain. Resiko kecil, karena kontrak proyek berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga tidak akan terjadi fluktuasi kontrak. Resiko besar, karena belum pernah dilakukan proyek sejenis. Resiko kecil, karena database bersifat umum. Resiko kecil, karena tim sudah berpengalaman.
