1. PERENCANAAN 1. Antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang akan muncul. Mulailah dengan memikirkan hal-hal apa saja yang audiens Anda ingin ketahui lebih jauh tentang presentasi Anda. Kumpulkan pertanyaan-pertanyaan ini sebanyak mungkin. Semakin banyak, semakin baik. Bila perlu Anda bisa meminta anggota keluarga atau teman-teman Anda untuk menyumbang pertanyaan kepada Anda. Jangan khawatir jika ada pertanyaan-pertanyaan yang tidak relevan atau malah terlalu absurd untuk ditanyakan. Menyortir dilakukan belakangan, yang penting kumpulkan terlebih dahulu. Setelah terkumpul banyak, baru sortir pertanyaan-pertanyaan itu. Pilih pertanyaan-pertanyaan yang menurut Anda memang perlu dan pantas dijawab serta relevan dengan topik presentasi Anda. Selanjutnya berlatihlah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu, satu demi satu, seperti halnya saat Anda menjawab dalam situasi yang sebenarnya. 2. Jangan akhiri presentasi Anda dengan tanya jawab. Jangan bingung ya. Maksudnya bukan kita tidak perlu mengadakan sesi tanya jawab, tetapi jangan jadikan sesi tanya jawab menjadi bagian paling akhir. Bagian penutupan presentasilah yang menjadi materi paling akhir. Jadi tahapan presentasi Anda akan terlihat seperti ini: Pembukaan – Isi – Tanya Jawab – Penutupan Hal ini karena audiens itu mengingat dengan sangat baik apa yang mereka dengar pertama kali dan terakhir kali. Seperti kata Craig Valentine: “People remember best what they hear first and what they hear last.” Sementara kita tahu bahwa sesi tanya jawab adalah sesi yang penuh kejutan. Sebagai pembicara Anda tidak sepenuhnya bisa mengendalikannya. Karenanya akan ada peluang jawaban atau penjelasan Anda tidak sejelas atau semeyakinkan saat Anda memaparkan isi presentasi Anda. Tentu Anda tidak ingin ini yang paling diingat oleh audiens, bukan? Sedangkan segmen penutupan presentasi adalah hal yang telah Anda siapkan dan Anda latih sebelumnya. Segmen ini sepenuhnya dalam kendali Anda, sehingga Anda bisa menyampaikannya dengan lancar dan meyakinkan. Kalau ini diletakkan di bagian akhir dan ini yang didengar audiens Anda paling akhir, maka inilah yang akan mereka ingat dengan baik. 3. Tentukan berapa banyak pertanyaan yang bisa Anda terima Katakan: “Di sesi tanya jawab ini kita akan menerima 4 atau 5 pertanyaan dan setelah itu saya akan sampaikan penutupan presentasi ini.” Dengan menyebutkan batas jumlah pertanyaan membuat audiens terdorong untuk bersegera mengajukan pertanyaan, bukan menunggu sampai nanti. Batasan ini juga membuat sesi ini terkesan eksklusif dan berkualitas. Anda juga perlu mengatakan “Dan setelah sesi tanya jawab saya akan sampaikan penutupan presentasi saya.” Ini untuk mencegah audiens segera berkemas-kemas tepat setelah sesi tanya jawab selesai. Karena kebanyakan audiens terbiasa dengan pembicara yang mengakhiri presentasinya dengan tanya jawab. 4. Jangan bertanya: Apa ada pertanyaan? Tapi katakan: Apa pertanyaan yang Anda miliki? Banyaknya pertanyaan bisa jadi ukuran menarik dan tidaknya presentasi Anda. Jika Anda bertanya dengan ‘Apa ada pertanyaan?’ jawabannya bisa ya bisa juga tidak. Ini memberi peluang audiens untuk menjawab ‘tidak’. Tapi, pertanyaan “Apa pertanyaan Anda?” tidak bisa dijawab dengan kata ‘tidak’. Ini mengasumsikan bahwa semua hadirin memiliki pertanyaan. Dengan bertanya seperti ini peluang audiens untuk bertanya lebih besar.. 6. Beri kerangka bagi jawaban Anda Ini terutama untuk pertanyaan atau permasalahan yang membutuhkan beberapa langkah penyelesaian. Katakan: “Ada 3 langkah untuk mengatasi permasalahan yang Bapak hadapi. Pertama…, kedua…, ketiga…” Dengan begini jawaban Anda tidak melantur dan berputar-putar, tetapi terstruktur dan terarah. Cara seperti ini juga membuat jawaban Anda jadi mudah dipahami dan diingat oleh penanya dan audiens. Simak juga artikel berikut untuk teknik menjawab pertanyaan dengan metode PREP. 8. Ambil penanya dari posisi audiens yang berbeda Ini terutama jika antusiasme audiens untuk bertanya tergolong tinggi. Ambil penanya dari semua semua sisi: depan, belakang, kiri, dan kanan. Buat mereka semua merasa dilibatkan dan diperhatikan. Kalau Anda hanya mengambil penanya dari sektor kiri saja, maka audiens yang di sektor kanan akan merasa tidak diperhatikan. Atau jika Anda hanya mengambil penanya dari sektor depan saja, maka yang di belakang akan menuntut perhatian Anda juga. Karena itu buat semua audiens merasa dilibatkan dan diperhatikan agar mereka tidak merasa dianaktirikan. 9. Ciptakan Batas yang Jelas Dalam banyak presentasi saya sering melihat dari bangku audiens tiba-tiba ada audiens yang memotong pembicaraan presenter untuk mengajukan pertanyaan. Ketika pertanyaan audiens tersebut ditanggapi presenter, tidak jarang pertanyaan susulan muncul, bisa dari penanya itu sendiri bisa juga dari audiens lain. Ketika itu terjadi alur presentasi menjadi terganggu, konsentrasi audiens memudar dan waktu presentasi sering memanjang. Hal-hal semacam itu bisa saja terjadi pada presentasi Anda. karena itulah Anda harus mengantisipasinya. Anda harus mempersiapkan batas yang jelas antara tanya jawab dan presentasi yang Anda lakukan. Saran saya selesaikan terlebih dahulu presentasi Anda dengan lengkap sampai Anda menutup presentasi. Dengan begitu alur presentasi Anda tidak akan terganggu, konsentrasi Anda tetap terjaga dan semua skenario cerita yang sudah Anda siapkan bisa berjalan dengan baik. Dalam sesi tanya jawab kita juga perlu menentukan batasan waktu dan pertanyaan. Jangan menimbulkan kesan bahwa waktu yang Anda berikan tidak terbatas. Ini penting karena menjadikan sesi tanya jawab lebih efektif dan efisien. Ini idealnya sebuah sesi tanya jawab di lakukan. Namun dalam keadaan tertentu setiap kondisi bisa berbeda. Kalau memang tanya jawab tidak bisa Anda pisahkan dalam sesi presentasi, usahakan Anda sudah mengatur waktu kapan audiens bisa mengajukan pertanyaan. Atur juga jumlah pertanyaan yang boleh diajukan. Ini harus sudah jadi bagian dari persiapan. Dengan begitu tanya jawab tidak akan mengganggu jalannya presentasi yang Anda lakukan. 2. Tips menjawab pertanyaan Pancing audiens untuk bertanya Pertanyaan merupakan indikasi bahwa audiens tertarik dengan topik yang dibahas. Oleh karena itu, sebelum sesi tanya-jawab, pancinglah audiens untuk bertanya, misalnya dengan memberikan sebuah pertanyaan kepada audiens. Hal ini untuk memudahkan audiens untuk mengungkapkan pertanyaan mereka. Lakukan kontak mata dengan audiens Kontak mata menunjukkan bahwa presenter menghargai penanya dan pertanyaannya. Selain itu, kontak mata juga membuat audiens lain ikut terlibat di dalamnya. Dengarkan pertanyaan dengan seksama Seringkali audiens akan memberikan pernyataan pengantar sebelum mengajukan pertanyaan. Agar presenter memahami maksude pertanyaan dan dapat memberikan jawaban yang tepat, dengarkan seluruh pertanyaan yang diajukan audiens beserta kalimat pengantarnya dengan seksama. Jika perlu, catat inti pertanyaan yang diajukan agar tidak lupa. Ulangi pertanyaan Sebelum menjawab, ucapkanlah terima kasih atas pertanyaan yang diajukan oleh audiens. Kemudian mulai menjawab dengan mengulangi pertanyaan untuk memastikan bahwa pemahaman presenter sesuai dengan apa yang dimaksud oleh audiens. Hal ini untuk memastikan bahwa presenter akan memberikan jawaban yang tepat sesuai dengan maksud penanya. Memuji --- Jangan sungkan untuk memuji suatu pertanyaan yang dilontarkan dengan kata-kata seperti "Pertanyaan yang bagus" atau "Terima kasih telah menanyakan hal kritis tersebut". Pujian ini harus benar-benar jujur dari dalam diri Anda pastinya. Selain itu, pujian ini dapat memberikan jeda waktu bagi Anda untuk berpikir tentang jawabannya. Tombol Ajaib --- Jangan lupa dengan tombol ajaib "B". Apabila Anda menggunakan presentasi dengan format Microsoft Powerpoint maupun Keynote, Anda dibekali dengan satu tombol ajaib "B" yang dapat menghilangkan sementara layar slide Anda. Tombol "B" atau "Blank" ini berfungsi apabila Anda menginginkan semua perhatian peserta terfokus pada diri Anda (alih-alih melihat pada slide presentasi). Sangat bermanfaat ketika Anda ingin menjawab suatu pertanyaan yang cukup serius, dan ketika Anda ingin balik kepada slide presentasi, tinggal klik kembali tombol ajaib "B" pada keyboard Anda. Bersikap Tenang --- Apapun bentuk pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta, tetap usahakan diri bersikap tenang dan professional. Berterima kasih kepada setiap pertanyaan dan jawablah dengan pengetahuan yang ada. Jangan pernah terbawa oleh emosi negatif. Jawaban Jujur --- Hal terpenting yang harus Anda terapkan dalam setiap sesi tanya jawab presentasi adalah bersikap jujur. Apabila Anda belum mengetahui apa yang menjadi jawabannya, jangan malu untuk berkata yang sebenarnya dan jadikan pertanyaan tersebut sebagai tanggung jawab yang harus Anda tanggapi melalui email ataupun telepon lebih lanjut dengan si peserta. Jawaban Ringkas --- Pertanyaan terkadang bersifat individual dalam artian tidak semua peserta memiliki rasa ingin tahu dengan pertanyaan yang sama. Oleh karena itu, jangan membuang waktu peserta yang lain dengan menjawab suatu pertanyaan terlalu lama. Jawablah dengan ringkas dan to the point apa yang menjadi inti pertanyaan. Apabila perlu, Anda bisa menggunakan pertanyaan sederhana seperti "Apakah jawaban saya cukup menjawab?" untuk memastikan bahwa pengertian yang Anda lontarkan dapat dimengerti oleh penanya. Akhiri dengan kesimpulan yang kuatKetika memberikan jawaban, presenter pasti akan menjelaskannya dengan memberikan contoh atau perumpamaan. Untuk memastikan penanya dan audiens mengerti inti dari jawabannya, akhiri penjelasan dengan memberikan kesimpulan yang berisi tentang inti dari jawaban yang telah diberikannya. Periksa apakah pertanyaan sudah terjawab Pastikan kepada penanya apakah jawaban yang telah diberikan presenter sudah menjawab pertanyaan atau apakah penanya sudah puas dan paham dengan jawaban yang diberikan presenter. 3. Hal-hal yang harus dihindari Untuk menjaga kredibilitas dan kepercayaan audiens terhadap diri kita sebagai presenter ada beberapa sikap atau tindakan yang perlu kita hindari. Sikap dan tindakan itu adalah menyela penanya, memalingkan perhatian, tidak memberikan jawaban dan memberikan jawaban yang tidak sesuai. 1. Memalingkan perhatian Dalam presentasi kontak mata tidak bisa ditinggalkan, demikian juga saat sesi tanya jawab. Ketika audiens bertanya pastikan Anda memperhatikannya. Jangan pernah Anda palingkan tatapan Anda pada hal lain. Selain memperhatikan Anda juga harus menyimak pertanyaan tersebut dengan baik. Karena perhatian tanpa didukung menyimak, sama juga bohong. Kemudian ketika Anda mulai menjawab pertanyaan, segera putuskan perhatian Anda dari si penanya dan tujukan tanggapan Anda kepada seluruh audiens. 2. Tidak memberikan jawaban Satu hal yang cukup mengecewakan bagi audiens, apabila pertanyaan yang diajukan tidak mendapat jawaban. Apapun alasannya, sebagai presenter kita harus menjawab pertanyaan audiens. Saya pernah mengalami hal semacam ini ketika menjadi peserta dalam sebuah seminar. Pertanyaan yang susah payah saya siapkan tidak mendapat respon apapun dari presenter. Saya tidak tahu apa alasannya, karena memang tidak ada penjelasan apapun. Ini membuat saya kecewa dan membuat saya menyesal mengikuti seminar tersebut. Bagaimana kalau lupa? lupa memang bisa, tapi sebagai presenter yang kredibel harusnya dapat menyiasatinya. Untuk menghindari lupa kita dapat mencatat semua pertanyaan dan memberikan contreng atau memberikan tanda setelah pertanyaan satu selesai dijawab. 3. Memberikan jawaban yang tidak sesuai Alih-alih menutupi rasa malu atau gengsi karena tidak bisa menjawab pertanyaan audiens, ada presenter yang senang memaksakan diri untuk memberikan jawaban. Hasilnya jawaban yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan audiens. Melakukan hal ini, sama saja menggali lubang kubur sendiri. Ini jelas salah. Kalau memang tidak bisa menjawab, tidak perlu memaksakan diri untuk menjawab. Jika memang tidak bisa menjawab, tidak tahu jawabannya katakan saja bahwa kita tidak mengetahui jawabannya. 4. Masalah Dalam Tanya Jawab Dalam sesi tanya jawab terkadang kita sebagai presenter menghadapi masalah terkait dengan pertanyaan yang disampaikan audiens.Berikut adalah beberapa masalah umum yang sering dihadapi presenter dan cara mengatasinya. 1. Tidak bisa menjawab pertanyaan audiens Tidak ada presenter yang bisa memprediksikan secara tepat 100% pertanyaan yang akan muncul dari audiens. Dalam keadaan tertentu sangat mungkin ada audiens yang memberikan pertanyaan yang ternyata Anda tidak tahu jawabannya. Jika Anda dalam keadaan seperti ini jangan bersikap seolah-olah Anda tahu jawabannya. Karena sesungguhnya itu akan merugikan Anda. Cara mengatasinya: Katakan pada audiens Anda belum mengetahui jawaban dari pertanyaannya. Namun lakukan ini dengan cara yang tepat. Misalnya dengan mengatakan “Terima kasih atas pertanyaan yang Anda ajukan, namun saat ini saya belum bisa memberikan jawaban, karena saya belum mengetahui jawaban untuk pertanyaan Anda. Saya butuh kajian yang lebih mendalam untuk menjawab pertanyaan tersebut. Silakan Anda catat pertanyaan Anda, kemudian silakan emailkan ke email pribadi saya, supaya nanti bisa saya pelajari, sehingga di lain kesempatan saya bisa memberikan jawaban yang tepat”. Atau Anda juga bisa menyiasatinya dengan cara lain, yaitu dengan mengajak audiens berdiskusi untuk menjawab pertanyaan tersebut. Anda bisa mengatakan seperti ini “Baik saudara sekalian, sebuah pertanyaan menarik telah disampaikan oleh teman kita. Karena saya pribadi belum pernah mengalami situasi seperti yang ditanyakan oleh teman kita, maka saya ingin mengajak Anda semua berdiskusi tentang hal tersebut. Bagi teman-teman yang ingin berbagai pendapat, saya persilakan”. Dua cara di atas bisa menjadi alternatif untuk menyiasati apabila kita tidak bisa menjawab pertanyaan dari audiens. Anda bisa memilih alternatif yang paling sesuai, yang penting jangan sampai Anda tidak memberikan tanggapan apa-apa kepada audiens. 2. Pertanyaan audiens tidak sesuai dengan topik Dalam sesi tanya jawab terkadang ada audiens yang bertanya tapi tidak sesuai dengan topik yang disampaikan. Anda bisa mengabaikan pertanyaan ini, tapi ini akan mengecewakan buat audiens. Untuk itu Anda perlu mengatasi hal ini dengan cerdas. Cara Mengatasinya: Sebelumnya katakan bahwa pertanyaan yang disampaikan sebenarnya di luar wilayah bahasan prsentasi Anda. Kemudian katakan kepada penanya, jika masih ada waktu jawaban akan diberikan terakhir setelah pertanyaan-pertanyaan yang lain ditanggapi. Tapi misalnya tidak ada waktu, silahkan katakan kepada audiens yang bertanya dengan kalimat begini “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tapi sepertinya pertanyaan Anda diluar topik yang saya sampaikan, maka saya akan memberikan jawaban pada kesempatan lain”. 3. Audiens tidak bertanya malah bercerita Hal ini juga sering terjadi dalam tanya jawab, di mana ketika bertanya audiens bercerita dan tak kunjung memberikan sebuah pertanyaan. Cara mengatasinya: Segera setelah jeda, sampaikan kepada audiens untuk fokus pada inti pertanyaan. Dalam hal ini saya sarankan Anda sangat hati-hati, gunakan bahasa yang sopan sehingga audiens tetap merasa dihargai. Kalau memang mereka tidak ada pertanyaan, segera ucapkan terima kasih atas komentar yang mereka berikan. 4. satu orang mendominasi sesi tanya-jawab Seringkali terdapat seorang audiens yang sangat aktif memberikan pertanyaan, bahkan sampai audiens lainnya tidak mendapat kesempatan untuk mengajukan pertanyaan. Oleh karena itu, jangan biarkan hal ini terjadi. Beri juga kesempatan pada audiens lainnya untuk bertanya. Katakan kepada audiens yang mendominasi sesi tanya-jawab untuk mendiskusikannya di luar presentasi.
