Modul Komunikasi Organisasi [TM1]

MODUL PERKULIAHAN
PENDAHULUAN
Modul 1
TATAP MUKA
Fakultas
Program Studi
Fakultas ilmu
Komunikasi
Hubungan
Masyarakat
Modul 4 OL
01
Kode MK
Disusun Oleh
A31421EL
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Modul ini membahas tentang
Komunikasi
Mahasiswa mampu memahami
pengertian komunikasi dan komunikasi
organisasi
Pembahasan
Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat
dan pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain
(penerima) tidak hanya vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga
merupakan peralatan dan sarana penting melalui kegiatan organisasi.
Komunikasi adalah alat pengalihan informasi dari akumunikator kepada komunikasi
agar antara mereka dapat interaksi (Hasibuan, 2002:81).
Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat,
ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian
komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi
organisasi. Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota keluarga
berbincang di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-mahasiswa mendiskusikan
hasil tentamen; di kantor, ketika kepala seksi membagi tugas; di masjid, ketika
muballigh berkhotbah; di DPR, ketika wakil-wakil rakyat memutuskan nasib bangsa;
juga di taman-taman, ketika seorang pecinta mengungkapkan rindu dendamnya.
Komunikasi
menyentuh
segala
aspek
kehidupan
kita.
Sebuah
penelitian
mengungkapkan bahwa 70% waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi.
Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.
Mengutip pendapat R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33)
Komunikasi organisasi adalah prilaku pengorganisasiaan yang terjadi atau
bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna
atas apa yang sedang terjadi. Dan lebih jelasnya Komunikasi Organisasi adalah
2015
2
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan
mengubah suatu organisasi.
Dengan komunikasi kita membentuk Baling pengertian menumbuhkan
persahabatan,
memelihara
kasih-sayang,
menyebarkan
pengetahuan,
dan
melestarikan peradaban. Tetapi dengan komunikasi kita juga menyuburkan
perpecahan, menghidupkan permusuhan, menanamkan kebencian, merintangi
kemajuan, dan menghambat pemikiran. Begitu penting, begitu meluas, dan begitu
akrab komunikasi dengan diri kita sehingga kita semua merasa tidak perlu lagi
mempelajari komunikasi.
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap
dilontarkan oleh mereka yang "concern" terhadap kajian fenomena komunikasi
maupun
mereka
yang
tertarik
pada
gejala-gejala
keorganisasian.
Dalam
kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi.
Organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang didalamnya terdapat
rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran
fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Conection Komunikasi
merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar
bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.
Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga
berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture), yaitu nilai
dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun
dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana
organisasi seharusnya dijalankan atau beroperasi. Budaya merupakan sistem nilai
dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para pegawai berperilaku. Iklim dan budaya organisasi tersebut pada akhirnya berpengaruh terhadap
efisiensi dan produktivitas.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka
membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata, agar terjadi
penyetaraan dalam kerangka referensi (frame of references) maupun bidang
pengalaman (field of experiences). Meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah
kognituf individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang
terencana
dan
substansi
isinya
terdesain,
minimal
terjadi
proses
penyebarluasan (deffusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang. Dimensidimensi yang dimaksud misalnya: mini organisasi, visi, nilai, strategi, prospek, dan
2015
3
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sebagainya. Jika banyak orang yang tidak memahami hakekat organisasinya, maka
organisasi menjadi sulit untuk melakukan mobilisasi, instruksi, maupun perubahanperubahan dalam manajemen.
Ketidakmengertian (misunderstanding) merupakan sumber disintegrasi dan
konflik,
karena
ketidakmengertian
merupakan
rangsangan (stimulus) yang
membangkitkan prasangka(prejudice). Berbagai aksi demo (unjuk rasa) yang
dilakukan karyawan atau pegawai bukan hanya persoalan ketidakpuasan terhadap
pendapatan
dan reward (ganjaran),
tetapi
lebih
banyak
bersumber
dari
ketidakmengertian mereka terhadap eksistensi organisasinya.
Dalam bahasa Melayu dikenal pepatah "tak kenal maka tak sayang".
Demikianlah tugas komunikasi, membuat mereka yang ada dalam organisasi
maupun terhadap mereka yang ada di luarnya saling mengenal satu sama lain.
Bagi organisasi yang menyadari bahwa komunikasi sudah merupakan bagian
yang integral (integrated), maka kegiatan perencanaan, riset, implementasi, maupun
evaluasi komunikasi.1 Selain itu, organisasi ini akan mengfungsikan secara optimal
bagian-bagian yang diberi otoritas menangani masalah-masalah komunikasi, seperti
"bagian kehumasan" (public relations officer), Protokoler, Pengembangan dan
kerjasama.
Salah satu kegiatan komunikasi organisasi (kegiatan komunikasi dalam
organisasi) adalah iklan (advertensi). Di negara maju, biaya Iklan biasanya masuk
dalam ongkos proses produksi (Cost Production) yang besarnya mencapai 10% s/d
20% dari total biaya. Bahkan masuk dalam biaya investasi, setara dengan investasi
di bidang sarana dan prasarana, sebab promosi merupakan suatu investasi nilai
yang abstrak tetapi mahal. promosi disebut investasi karena membangun suatu
"citra". Kelak di kemudian hari, para manajer dalam organisasi akan tahu bahwa
konsumen menyukai suatu produk bukan semata-mata karena fungsi produk
tersebut,
melainkan
karena
kepercayaan
disandangnya (brand-image). Oleh
karena
terhadap
efeknya
merk
sangat
dagang
abstrak,
yang
banyak
organisasi di negara berkembang yang belum menjadikan promosi Sebagai Skala
prioritas. Sedangkan di negara maju, kegiatan utama mengenalkan organisasinya
kepada masyarakat dengan promosi. Bahkan untuk kegiatan politik seperti penilaian
presiden, masing-masing partai menyusun dan membelanjakan iklan lewat media
massa, cetak, radio, televisi, maupun internet.
2015
4
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Alvin Toffler (1980) meramalkan masyarakat yang akan datang ditandai
dengan globalisasi yang digerakkan oleh revolusi gelombang ketiga. Ciri-cirinya
antara lain, etos masyarakat industri melahirkan masyarakat modern yang
berorientasi ke masa depan, menjunjung tinggi individualitas dan inter dependensi,
integritas tatanan hidup, sadar akan peran keduniaan, kepercayaan pada nilai kerja
dan aktivisme, menjunjung tinggi iptek, dan integritas kebangsaan. Masyarakat
demikian merupakan sebuah masyarakat cekatan (active society),penuh aneka
aktivitas sosial (sosial activisitis), yang merupakan manifestasi dari kebangkitan
organisasi-organisasi sosial yang mengabdi berbagai kebutuhan dan kepentingan
masyarakat yang semakin kompleks.
Mengutip Robert Presthus (1962) dan Neil Smelser (1986) organisasi masa
depan mempunyai konstruk demikian: “Organisasi-organisasi itu tidak bergerak
sendiri-sendiri secara terpisah melainkan Baling berinteraksi dalam jaringan-jaringan
hubungan dinamis. Maka masyarakat industri juga dikenal sebagai masyarakat organisasi yang seolah-olah menenggelamkan individu perseorangan.”
Globalisasi adalah sebuah realitas. Sebuah kenyataan di mana kita sekarang
ikut menghirup keberadaannya, merasakan konsekuensinya, dan tentu merasakan
dampaknya. Tidak mungkin bisa lari dari sergapannya. Tidak mungkin kita
persetankan
realitas
hidup
ini
dengan
semboyan"Emangnya luu
gwe
pikirin!!!" kalaupun pada akhirnya kita merasa terseok-seok dalam mengantisipasi
kecenderungan global itu, bila sedikit mau berusaha tahu tenting hakekatnya,
minimal bisa memperkecil resiko atau mengurangi kemungkinan-kemungkinan
terburuk yang mungkin bakal kita hadapi.
Realitas kehidupan yang sedang kita jalani ini adalah suatu hasil dari dinamika
manusia dalam mengembangkan peradabannya. Manusia bisa begitu dinamis
karena is membutuhkan perubahan-perubahan. Kelompok manusia yang tidak
menyukai perubahan jelas akan berada dalam kerugian besar. Bukan saja
menyebabkan
tidak
mampu
mengambil
peranan
yang
maksimal
untuk
memperjuangkan harkat dan martabatnya, tetapi juga tidak mampu menjamin
kelangsungan hidupnya, apalagi kelangsungan hidup generasi berikutnya.
Aspek yang paling spektakuler dalam modernisasi suatu masyarakat ialah
pergantian teknik produksi dari cara-cara tradisional ke cara-cara modern. Akan
tetapi, proses yang disebut proses revolusi industri itu hanya satu bagian atau satu
aspek saja dari suatu proses yang jauh lebih lugs. Modernisasi suatu masyarakat
2015
5
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
ialah suatu proses transformasi, suatu perubahan masyarakat dalam segala
aspeknya. Menyangkut biding ekonomi, politik, budaya, maupun struktur sosial suatu
masyarakat.
Teknologi adalah khazanah pengalaman manusia yang telah dibakukan
menjadi pengetahuan tentang cara-cara membuat, memperoleh dan mencapai
sesuatu untuk kepentingan manusia .1 Sedangkan sains, menurut pakar Teknik
Elektro UGM ini, merupakan hasil usaha penemuan, penyusunan fakta dan
pengujian informasi yang terkumpul untuk mendapat kebenaran.
Analisis selanjutnya adalah mengenai konsekuensi kompleksitas interaksi
sosial yang diakibatkan oleh perubahan sosial dalam konteks yang rasional. tersebut.
Di satu pihak, instrumen-instrumen iptek itu telah melipatgandakan kemakmuran
manusia, tetapi di pihak lain menimbulkan kesenjangan-kesenjangan, yang
menciptakan dependensi antar kelompok manusia. Hal tersebut karena kemampuan
dan kemauan manusia dari setiap bangsa yang berbeda-beda dalam mengadopsi
nilai-nilai rasional tersebut dalam kehidupannya.
Komunikasi Organisasi sebagai Kajian
Kajian/telaah komunikasi organisasi banyak mengkaitkan dengan bidang
manajemen. Komunikasi dalam konteks ini dilihat dari perspektif teknis /operasiona1,
komunikasi sebagaiinstrument mencapai tujuan-tujuan organisasi.'
Komunikasi organisasi sebagai bidang kajian Ilmu Komunikasi tidak hanya
memfokuskan diri pada manajemen, tetapi telah melebar ke masalah-masalah yang
berkaitan dengan organisasi secara lebih luas.
Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antar-pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah
komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke
atas, dan komunikasi horizontal. Sedangkan komunikasi informal tidak bergantung
pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gosip.
Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi
Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang
baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi
2015
6
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses
penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat
komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor
saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi.
1.
Meningkatkan umpan balik. Kesalah pahaman dapat dikurangi jika proses umpan
balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama
pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.
2.
Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi
pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima,
sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan
kondisi penerima.
3.
Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah
mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar atau penerima untuk
menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika
pertama kali mendengar.
4.
Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks, istilah-istilah
teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau
penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan
dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5.
Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam komunikasi antar
pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima
belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah mengelola waktu
untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik, ringkas
dan mudah dipahami.
6.
Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan komunikasi yang
efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah
masalah memahami dan dipahami.
7.
Mengatur arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban
informasi yang berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi
diatur mutunya, jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan
harus sistematis, ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.
2015
7
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Kesimpulan
Komunikasi merupakan suatu yang sangat pokok yang dalam prosesnya ada
tujuan komunikasi, yaitu :
1.
Menentapkan dan menyebarkan maksud dari pada suatu usaha.
2.
Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.
3.
3.Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya
seperti efektif dan efisien.
4.
Memilih, mengembangkan, menilai anggota organisasi.
5.
Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana
setiap orang mau memberikan kontribusi.
Di samping tujuan tersebut, unsur-unsur komunikasi meliputi ; harus ada suatu
sumber, harus ada suatu maksud atau tujuan, adanya suatu berita atau informasi,
harus ada suatu saluran atau media komunikasi, dan harus ada penerima berita.
Sesuai dengan tujuannya bahwa terjadinya komunikasi mempunyai beberapa
fungsi, antara lain : fungsi informasi, fungsi komando akan perintah, fungsi
mempengaruhi dan penyaluran, dan fungsi integrasi. Proses komunikasi dalam
organisasi atau lembaga itu bisa terjadi secara formal maupun secara informal. Satu
saluran komunikasi formal tertentu atau lebih ke dan dari setiap personal atau
anggota adalah perlu. Saluran-saluran itu hendaknya perlu dipahami oleh setiap
anggota.
Garis-garis komunikasi hendaknya dibuat sependek dan selangsung mungkin.
Hendaknya mungkin bagi semua anggota untuk bertindak sebagai sumber
komunikasi maupun sebagai penerima. Sistem komunikasi informal menyalurkan
informasi dan pikiran-pikiran penting yang tak terpikirkan orang untuk disalurkan
secara formal, memupuk ikatan dan persahabatan yang membantu bagi hubunganhubungan insani yang baik.
Proses komunikasi akan efektif apabila komunikator melakukan perananya,
sehingga terjadinya suatu proses komunikasi yang baik dan sesuai dengan harapan,
di mana gagasan-gagasan atau ide dibahas dalam suatu musyawarah antara
komunikator dengan komunikan, dan terjadi pemahaman tentang informasi atau
segala sesuatu hal menjadi pokok dari pembahasan untuk mengarah pada
kesepakatan dan kesatuan dalam pendapat. Selanjutnya bahwa dalam proses
2015
8
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
komunikasi terbagai dalam dua macam, yang meliputi komunikasi aktif dan
komunikasi pasif.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan
yaitu (Robbins, 2006:392) :
a. Pengendalian
Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara.
Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus
dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap
keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan
uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu
menjalankan fungsi pengendalian. Namun komunikasi informal juga mengendalikan
perilaku.
b. Motivasi
Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang
harus dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki
kinerja yang dibawah standar.
c. Pengungkapan emosi
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme
fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh
karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan
2015
9
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pemenuhan kebutuhan sosial.
d. Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil
keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihanpilihan alternatif.
DAFTAR PUSTAKA:
Katz, D. & Katz,R.L. (1978) The social psychology of organizational (2nd ed.) John
Willey & Sons.
Schein, E.H. (1992) Organizational culture and leadership (2nd ed.) JosseyBass, San Fransisco, CA.
Folger, Joseph.P., Poole, Marshall Scott., Stutman, Randall.K. 2005. Working
Through Conflict : Strategies For Relationships, Groups, And Organizations. Boston :
Pearson Education.
Hasibuan, Malayu. S.P. 2002. Manajemen Pasar. Pengertian dan Masalah, Jakarta
: Gunung Agung.
Robbin, Stephen D. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid Kesatu. Prenhalindo Persada.
Jakarta.
.
2015
10
Komunikasi Organisasi
Oni Tarsani, S.Sos.I., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id