analisis beban kerja

Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
DASAR HUKUM :
1.
Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara, psl 56 ayat (1) “ Setiap instansi pemerintah wajib
menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasar
kan analisis jabatan dan analisis beban kerja “.
2.
KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 :
Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu.
3. PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011
Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit
organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang diselesai
kan pada jangka waktu tertentu.
Badan Kepegawaian Negara
TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI
MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
• NAMA JABATAN
ANALISIS
JABATAN
INFORMASI
JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
ANALISIS
BEBAN KERJA
PETA JABATAN
KEBUTUHAN
KEBUTUHAN
PEGAWAI
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
Badan Kepegawaian Negara
KEGUNAAN
 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai
beban kerja
 Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
 Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit
yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan
pegawai;
 Bahan penentuan kebutuhan diklat
Badan Kepegawaian Negara
METODE ABK
KUESIONER

Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

Tugas tambahan sesuai renja/renstra
WAWANCARA

Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan
tugas tambahan

Sampel / seluruh pegawai
METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Lembar observasi (check list)

Lokasi tempat kerja.
Badan Kepegawaian Negara
STANDAR KEMAMPUAN RATA2
Standar kemampuan rata-rata diukur dari:
 Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL
 Satuan Hasil (Norma Hasil)
HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
PENDEKATAN ABK
Badan Kepegawaian Negara
1
HASIL KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik
yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :

Wujud hasil kerja dan satuannya

Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai

Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan
: Pengentri Data
Beban Kerja
Hasil Kerja
: Data
Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari
Kebutuhan Pegawai =
Beban Kerja
SKR
x 1 orang =
: 200 Data
200 Data
30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
x 1 orang
LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara
2
OBJEK KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek
yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :

Wujud objek kerja dan satuannya

Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani

Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan
: Dokter
Jumlah Objek Kerja
Objek Kerja
: Pasien
Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari
Kebutuhan Pegawai =
Objek Kerja
SKR
x 1 orang =
80 Pasien
25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
: 80 Pasien
x 1 orang
Badan Kepegawaian Negara
3
LANJUTAN…
PERALATAN KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :

Jumlah dan satuan alat kerja

Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja

Rasio jumlah pegawai per alat kerja
Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja
: 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio
: 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis
K. Peg =
20 Bis
1 Bis
x 1 Sopir
+
20 Bis
1 Bis
x 1 Kernet +
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
20 Bis
5 Bis
x 1 Montir
Badan Kepegawaian Negara
4
LANJUTAN…
TUGAS PER TUGAS
Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai
pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya
hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
Badan Kepegawaian Negara
1
METODE TUGAS PER TUGAS
URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa
dikerjakan (why)
2
WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA
Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan
menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa
faktor, antara lain :

Perangkat kerja

Kondisi lingkungan kerja

Prosedur kerja

Kompetensi pemegang jabatan
Badan Kepegawaian Negara
3
LANJUTAN…
WAKTU KERJA EFEKTIF
KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu
Satu Minggu
Jadi 1 Hari Jam Kerja
= 37,5 jam
= 5 hari
= 37,5 jam / 5 hari
Allowance (Waktu Boros)
Jam Efektif/Hari
Pola 5 Hari Kerja :
 Per Hari
 Per Minggu
 Per Bulan
 Per Tahun
= 7,5 jam/hari
= 30 %
= 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit
:
:
:
:
1 x 300 menit
5 x 300 menit
20 x 300 jam
240 x 300 menit
=
=
=
=
300 menit
1.500 menit
6.000 menit
72.000 menit
Badan Kepegawaian Negara
4
LANJUTAN…
VOLUME / BEBAN KERJA
Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam
waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan
JUMLAH KEBUTUHAN
PER JABATAN
=
Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif
Badan Kepegawaian Negara
FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan
:
Unit Kerja
:
Ikhtisar Jabatan :
No
Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penyelesaian
Rata2
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
Waktu
Kerja
Efektif
Beban/
Volume
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
Ket.
Badan Kepegawaian Negara
URAIAN
PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN
Nama Jabatan
Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja
Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (Why)
Uraian Tugas
Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Hasil Kerja
Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
Badan Kepegawaian Negara
URAIAN
Waktu
Penyelesaian
Rata2
PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja
Efektif
Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban/Volume
Kerja
Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang
Dibutuhkan
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
(IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
Badan Kepegawaian Negara
Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
CONTOH (1)
: Pengolah Data Formasi
: Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
No
Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penyelesaian
Rata2
1
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah sesuai
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat
Laporan
Checklist
15 menit
Waktu
Kerja
Efektif
Volume/
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
72.000
menit
600
Instansi
0,125
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (2)
No
Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penyelesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volume/
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
2
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
dengan cara mengelompokkan
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Rekap
Data
30 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,250
3
Mengolah data usulan formasi
berdasarkan
jenis
jabatan
untuk
membuat
bahan
pertimbangan
Informasi
per Jenis
Jabatan
45 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,375
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (3)
Hasil
Kerja
Waktu
Penyelesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volume/
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
4
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis
Formasi Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pembuatan kebijakan
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah
Laporan
45 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,375
5
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi tambahan
formasi pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan data
usul formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN
Draft
Pertimbangan
3.000
menit
72.000
menit
1
0,042
No
Uraian Tugas
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (4)
Hasil
Kerja
Waktu
Penyelesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volume/
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
6
Membuat laporan statistik
mingguan mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah berdasarkan data usul
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Laporan
60 menit
1.500
menit
1
0,040
7
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui
dan memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Kegiatan
30 menit
6.000
menit
1
0,005
8
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
atasan baik lisan maupun
tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Kegiatan
30 menit
300
menit
3
Tugas
0,300
No
Uraian Tugas
Jumlah
1,512
Ket
Badan Kepegawaian Negara
TINGKAT EFISIENSI JABATAN
Tingkat Efisiensi
Jabatan
=
Σ IKJ
Σ PJ x WKE
Keterangan
 IKJ
: Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)
 PJ
: Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif
Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)
 A = sangat baik apabila TEJ >
 B = baik
apabila TEJ =
 C = cukup
apabila TEJ =
 D = sedang
apabila TEJ =
 E = kurang
apabila TEJ <
1
0,90 – 0,99
0,70 – 0,89
0,50 - 0,69
0,50
Badan Kepegawaian Negara
TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT