Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA DASAR HUKUM : 1. Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, psl 56 ayat (1) “ Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasar kan analisis jabatan dan analisis beban kerja “. 2. KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 : Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu. 3. PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011 Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang diselesai kan pada jangka waktu tertentu. Badan Kepegawaian Negara TUGAS POKOK DAN FUNGSI MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI • NAMA JABATAN ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN • IKHTISAR JABATAN • URAIAN TUGAS ANALISIS BEBAN KERJA PETA JABATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN PEGAWAI Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu Badan Kepegawaian Negara KEGUNAAN Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai; Bahan penentuan kebutuhan diklat Badan Kepegawaian Negara METODE ABK KUESIONER Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas Tugas tambahan sesuai renja/renstra WAWANCARA Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas tambahan Sampel / seluruh pegawai METODE PENGAMATAN LANGSUNG Lembar observasi (check list) Lokasi tempat kerja. Badan Kepegawaian Negara STANDAR KEMAMPUAN RATA2 Standar kemampuan rata-rata diukur dari: Satuan Waktu (Norma Waktu) ORANG x WAKTU NORMA WAKTU = HASIL Satuan Hasil (Norma Hasil) HASIL NORMA HASIL = ORANG x WAKTU PENDEKATAN ABK Badan Kepegawaian Negara 1 HASIL KERJA Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat dikuantifikasi. Informasi yang diperlukan : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja Contoh : Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari Kebutuhan Pegawai = Beban Kerja SKR x 1 orang = : 200 Data 200 Data 30 Data = 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan) x 1 orang LANJUTAN… Badan Kepegawaian Negara 2 OBJEK KERJA Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Informasi yang diperlukan : Wujud objek kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja Contoh : Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari Kebutuhan Pegawai = Objek Kerja SKR x 1 orang = 80 Pasien 25 Pasien = 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan) : 80 Pasien x 1 orang Badan Kepegawaian Negara 3 LANJUTAN… PERALATAN KERJA Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan : Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja Rasio jumlah pegawai per alat kerja Contoh : Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis K. Peg = 20 Bis 1 Bis x 1 Sopir + 20 Bis 1 Bis x 1 Kernet = 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44 + 20 Bis 5 Bis x 1 Montir Badan Kepegawaian Negara 4 LANJUTAN… TUGAS PER TUGAS Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. Informasi yang dibutuhkan : Uraian tugas Satuan hasil Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas Waktu kerja efektif Badan Kepegawaian Negara 1 METODE TUGAS PER TUGAS URAIAN TUGAS Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) 2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan Badan Kepegawaian Negara 3 LANJUTAN… WAKTU KERJA EFEKTIF KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 Hari Kerja/Minggu Satu Minggu Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam = 5 hari = 37,5 jam / 5 hari Allowance (Waktu Boros) Jam Efektif/Hari Pola 5 Hari Kerja : Per Hari Per Minggu Per Bulan Per Tahun = 7,5 jam/hari = 30 % = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit : : : : 1 x 300 menit 5 x 300 menit 20 x 300 jam 240 x 300 menit = = = = 300 menit 1.500 menit 6.000 menit 72.000 menit Badan Kepegawaian Negara 4 LANJUTAN… VOLUME / BEBAN KERJA Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan JUMLAH KEBUTUHAN PER JABATAN = Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja Waktu Kerja Efektif Badan Kepegawaian Negara FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan : No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata2 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan Ket. Badan Kepegawaian Negara URAIAN PETUNJUK PENGISIAN KETERANGAN Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll. Badan Kepegawaian Negara URAIAN Waktu Penyelesaian Rata2 PETUNJUK PENGISIAN KETERANGAN Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit Beban/Volume Kerja Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun Badan Kepegawaian Negara Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan CONTOH (1) : Pengolah Data Formasi : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata2 1 Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Laporan Checklist 15 menit Waktu Kerja Efektif Volume/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan 72.000 menit 600 Instansi 0,125 Ket Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2) No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volume/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan 2 Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Rekap Data 30 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,250 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan Informasi per Jenis Jabatan 45 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,375 Ket Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3) Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volume/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan 4 Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah Laporan 45 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,375 5 Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Draft Pertimbangan 3.000 menit 72.000 menit 1 0,042 No Uraian Tugas Ket Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4) Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volume/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan 6 Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Laporan 60 menit 1.500 menit 1 0,040 7 Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya Kegiatan 30 menit 6.000 menit 1 0,005 8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas Kegiatan 30 menit 300 menit 3 Tugas 0,300 No Uraian Tugas Jumlah 1,512 Ket Badan Kepegawaian Negara TINGKAT EFISIENSI JABATAN Tingkat Efisiensi Jabatan = Σ IKJ Σ PJ x WKE Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu) PJ : Pemegang Jabatan WKE : Waktu Kerja Efektif Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) A = sangat baik apabila TEJ > B = baik apabila TEJ = C = cukup apabila TEJ = D = sedang apabila TEJ = E = kurang apabila TEJ < 1 0,90 – 0,99 0,70 – 0,89 0,50 - 0,69 0,50 Badan Kepegawaian Negara TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT
