analisis beban kerja

Badan Kepegawaian Negara
PENYUSUNAN PETA JABATAN
DAN
ANALISIS BEBAN KERJA
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi
2011
Badan Kepegawaian Negara
TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI
MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
• NAMA JABATAN
ANALISIS
JABATAN
INFORMASI
JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
ANALISIS
BEBAN KERJA
PETA JABATAN
KEBUTUHAN
KEBUTUHAN
PEGAWAI
Badan Kepegawaian Negara
PETA JABATAN
Peta jabatan adalah susunan nama dan
tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai
Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
Beban Kerja
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
METODE
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.
METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan
Badan Kepegawaian Negara
PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan
unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :
ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU
2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan
untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam (OJ)
Badan Kepegawaian Negara
WAKTU KERJA EFEKTIF
WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit
Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan
Pegawai Per jabatan
=
Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif
Badan Kepegawaian Negara
FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan
:
Unit Kerja
:
Ikhtisar Jabatan :
No
Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele
-saian
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
Ket.
Badan Kepegawaian Negara
URAIAN
PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN
Nama Jabatan
Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja
Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas
Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Satuan Hasil
Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
Badan Kepegawaian Negara
URAIAN
PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN
Waktu
Penyelesaian
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja
Efektif
Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban Kerja
Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang
Dibutuhkan
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
(IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
Badan Kepegawaian Negara
Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
CONTOH (1)
: Pengolah Data Formasi
: Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
No
Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesaian
1
Menginventarisasi
data
usulan
formasi
yang
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan
cara
mengelompokkan
sesuai dengan instansinya
agar memudahkan dalam
pencarian data
Data
5 menit
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
24.000
menit
602
0,125
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (2)
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
No
Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesaian
2
Memeriksa data usulan
formasi yang disampaikan
sesuai dengan format
formulir yang ditentukan
agar data akurat
Laporan
15 menit
24.000
menit
602
0,376
3
Mengolah data usulan
formasi berdasarkan jenis
jabatan untuk membuat
bahan pertimbangan
Bahan
Pertimbangan
Formasi
15 menit
24.000
menit
602
0,376
4
Memelihara database
formasi pegawai dengan
cara menyimpan,
memperbaharui dan
memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Kegiatan
30 menit
72.000
menit
4
0,002
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (3)
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesaian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
5
Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pembuatan
kebijakan formasi dan
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah
Laporan
5 menit
24.000
menit
602
0,125
6
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan
data usul formasi untuk
diserahkan kepada atasan
langsung
Laporan
6000
menit
24.000
menit
1
0,125
No
Uraian Tugas
Ket
Badan Kepegawaian Negara
CONTOH (4)
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesaian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuhkan
7
Membuat konsep
pertimbangan Kepala
BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN
Pertimbangan
6000
menit
24.000
menit
1
0,250
8
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan
baik lisan maupun tertulis
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Kegiatan
10 menit
300
menit
3
0,100
No
Uraian Tugas
Jumlah
Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan 2 orang (dibulatkan)
1,604
Ket
Badan Kepegawaian Negara
TERIMA KASIH