MODUL PERKULIAHAN Mencapai Keunggulan Operasional Fakultas Program Studi Ekonomi Dan Bisnis Magister Akuntansi Tatap Muka Kode MK 09 Disusun Oleh Dr. Istianingsih Abstract Kompetensi Sistem informasi itu sendiri di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Penggunaan sistem dan teknologi informasi dapat juga digunakan untuk mencapai hubungan kedekatan hubungan dengan pelanggan, memahami bagaimana mereka ingin dilayani, seperti menanggapi keluhan-keluhan yang disampaikan pelanggan. Mencapai Keunggulan Operasional dan Keintiman Pelanggan: Aplikasi Enterprise 1.1. Latar Belakang Dalam kegiatan berbinis sangat diperlukan Sistem Informasi guna untuk melancarkan bisnis saat ini, dalam hal tersebut kita juga dapat melihat dari banyaknya perusahaan saat ini yang telah menggunakan Sistem Informasi baik perusahaan besar maupun kecil. Sistem informasi itu sendiri di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu perusahaan, khususnya pengelola perusahaan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk. Seperti Pada perusahaan Toyota yang merupakan perusahaan pembuat kendaraan yang terbesar didunia. Perusahaan tersebut menggunakan Sistem sesuai pesanan pelanggan dalam berbisnis saat ini, Penggunaan aplikasi Oracle E-Business Suite salah satu teknologi yang digunakan perusahaan Toyota dalam berbisnis saat ini. Dengan Infomasi yang diberikan sistem Internet dapat membantu manajemen mengganalisis tren pasar, mengawasi kualitas, efesiensi dan juga biaya dan memprediksi serta kebutuhan produksi. Hampir tidak dapat dibayangkan bagaimana sektor ekonomi tanpa melakukan investasi pada sistem informasinya. Perusahaan E-commerce seperti amazon, Ebay, Google dan ETrade sepertinya tidak akan ada. Industri jasa saat ini seperti jasa keuangan, asuransi, property serta jasa pribadi seperti agen perjalanan, pengobatan, dan pendidikan tidak dapat beroperasi tanpa adanya investasi dalam sistem informasi. Semua bisnis membutuhkan sistem informasi untuk dapat bertahan dan berkembangan dalam abad 21 sekarang ini. ‘13 2 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Dengan demikian Sistem informasi menjadi sangat penting dalam membantu jalannya perusahaan dalam ekonomi global. Organisasi mencoba untuk menjadi lebih kompetitif dan efisien dengan mengubah dirinya menjadi perusahaan digital yang menggunakan teknologi digital dalam hal proses bisnis inti, hubungan pelanggan, pemasok, dan karyawan. perusahaan-perusahaan bisnis saat ini menggunakan sistem informasi untuk mencapai tujuan bisnis diantaranya : >< Keunggulan Operasional Perusahaan terus melakukan perbaikan efisiensi operasi mereka dengan tujuan mencapai profitabilitas yang lebih tinggi melalui sistem dan teknologi informasi yang diterapkan dalam perusahaan. >< Produk, Jasa dan Model Bisnis Baru Teknologi dan sistem informasi merupakan alat penting bagi perusahaan untuk menciptakan produk dan jasa baru dengan model bisnis beru, di mana cara perusahaan memproduksi, menyampaikan dan menjual produk atau jasa untuk menciptakan keuntungan. >< Hubungan Pelanggan dan Pemasok Penggunaan sistem dan teknologi informasi dapat juga digunakan untuk mencapai hubungan kedekatan hubungan dengan pelanggan, memahami bagaimana mereka ingin dilayani, seperti menanggapi keluhan-keluhan yang disampaikan pelanggan. Jika kita memperhatikan apa yang diinginkan pelanggan, tidak dipungkiri hal ini akan meningkatkan pendapatan dan laba perusahaan. begitu juga dengan keterlibatan perusahaan dengan pemasok, dengan adanya sistem informasi dan teknologi, dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalin kerja sama dengan para pemasok secara kontinue. >< Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik Dengan adanya sistem dan teknologi informasi telah memungkinkan perusahaan untuk memperoleh informasi yang akurat dan terbaru, yang bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam perusahaan. >< Keunggulan Kompetitif Saat perusahaan telah mencapai tujuan bisnis, seperti keunggulan operasional, produk, jasa dan model bisnis baru, hubungan pelanggan dan pemasok, pengambilan keputusan yang lebih baik, maka saaat tersebut bisa dikatakan perusahaan telah mencapai keunggulan kompetitif. Melakukan sesuatu yang lebih baik dari pesaing, harga yang lebih murah untuk ‘13 3 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id produk unggulan dan tetap merespon pelanggan dan pemasok semuanya dapta meningkatkan penjualan dan laba yang tidak bisa diikuti oleh para pesaing. Sistem informasi merupakan bagian dari urutan kegiatan menambah nilai untuk mendapatkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi dengan tujuan meningkatkan proses pengambilan keputusan, meningkatkan kinerja perusahaan, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas perusahaan. Teknologi informasi tidak dapat memberikan nilai jika tidak diikuti dengan perubahan dalam organisasi dan manajemen yang disebut sebagai aset komplementer. 1.2. Rumusan Masalah Bagaimana sistem perusahaan mencapai keunggulan operasional dengan mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi dan proses bisnis di perusahaan? Bagaimana sistem manajemen rantai pasokan mengkoordinasikan perencanaan, produksi, dan logistik dengan pemasok? Bagaimana sistem manajemen hubungan pelanggan mencapai keintiman pelanggan dengan mengintegrasikan semua informasi pelanggan dan membuatnya tersedia di seluruh perusahaan? Apakah tantangan yang ditimbulkan oleh aplikasi perusahaan? Bagaimana aplikasi perusahaan dapat digunakan dalam platform baru untuk lintas fungsional layanan? 1.3. Tujuan Menjelaskan sistem perusahaan mencapai keunggulan operasional dengan mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi dan proses bisnis di perusahaan. Menjelaskan sistem manajemen rantai pasokan mengkoordinasikan perencanaan, produksi, dan logistik dengan pemasok. Menjelaskan sistem manajemen hubungan pelanggan mencapai keintiman pelanggan dengan mengintegrasikan semua informasi pelanggan dan membuatnya tersedia di seluruh perusahaan. ‘13 4 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Menjelaskan tantangan yang ditimbulkan oleh aplikasi perusahaan. Menjelaskan aplikasi perusahaan dapat digunakan dalam platform baru untuk lintas fungsional layanan 1.4. Manfaat Secara teoretis, manfaat yang diperolah dari penyusunan makalah ini adalah: 1. Menambah wawasan dan pengetahuan baik bagi penyusun maupun masyarakat atau mahasiswa dalam memahami bagaimana mencapai Keunggulan Operasional dan Keintiman Pelanggan: Aplikasi Enterprise. 2. Menjadi sumber masukan bagi masyarakat khususnya mahasiswa yang ingin membicarakan tentang bagaimana mencapai Keunggulan Operasional dan Keintiman Pelanggan: Aplikasi Enterprise. ‘13 5 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2.1 bagaimana melakukan sistem perusahaan bisnis membantu mencapai keunggulan operasional Pengertian system informasi enterprise Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin. Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur. Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat sebuah sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai Corporate berikut: wide system Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang Holistic terintegrasi. Information Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan Business ‘13 6 perusahaan secara umum. Intelligence Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif). Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk pengambilan keputusan. Karakterisitik dari EIS : Kualitas informasi • Flexible • Menghasilkan informasi yang benar • Meghasilkan informasi berkala • Meghasilkan informasi relevant • Menghasilkan • informasi Menghasilkan yang informasi komplet yang valid User Interface • Mempunyai • User GUI Interfacenya • Memungkinkan acces • Dapat diakses • Menyediakan cara harus yang pengaksesan informasi Meningkatkan • akses seluruh pengambilan pencarian kemampuan Meningkatkan • tujuan waktu Meningkatkan • cepat keuntungan Mempercepat • ke kualitas Memenuhi • Memungkinkan ‘13 7 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih tempat dan mudah organisasi informasi keputusan kompetitif informasi komunikasi. komunikasi Memungkinkan • informasi EIS: dari Menyediakan • yang ke kualitas friendly banyak pencapaian Memfasilitasi • aman dari Memfasilitasi • bagus user dari Keuntungan • yang perencanaan kebutuhan pencarian Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id penyebab eksekutif masalah • Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan dari kemampuan dan manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan dengan DSS. B. EIS DAN BUSINESS PROCCES Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya. Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka. Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan EIS akan memberikan keuntungankeuntungan • Organisasi pada dapat organisasi lebih memfokuskan perusahaan, diri pada yaitu kebutuhan : customer. • Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar. • Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan. • Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin. • Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada. • Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional ‘13 8 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id dalam perusahaan. • Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin. • Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar. Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen • utama: Pemodelan Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. • Pengintegrasian BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. • Pengawasan Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya. • Optimalisasi Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya. Hubungan EIS dalam bisnis proses akan memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan sistem informasi (EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti; kecepatan, keakuratan,dan C. kualitas dari EIS ‘13 9 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih informasi DAN dan produk HIRARKI Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id yang dihasilkan. MANAJEMEN Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat. Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu: 1. Hirarki Struktural, menguraikan masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagian-bagiannya atau elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah, bentuk, ukuran atau warna. 2. Hirarki Fungsional , menguraikan masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan menjadi tujuan utama yaitu mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat. Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan untuk menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang teridentifikasi. TingkatanManajemen 1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. 2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. 3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan ‘13 10 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id pedoman yang PERAN telah ditetapkan, MANAJEMEN 1.Peran Interpersonal serta mengendalikan menurut : peran hubungan Henry personal transaksi harian. Mintzberg : dapat terdiri dari : figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi. pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya. penghubung (liaison) personal2 : di manajer semua menghubungkan tingkatan manajemen. 2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya. 3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi. Hubungan EIS dan hirarki maanajemen mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi : a. informasi b. akses c. yang lebih informasi tepat besar relevan d. ke waktu data yang lbh informasi e. informasi f. lbh banyk informasi g. akses h. akses i. cepat lebih tentang 11 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih lingkungan lebih ke gepat mengurangi ‘13 singkat baru yang lebih operasional biaya Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id eksternal kompetitif database eksternal ke informasi kertas D. CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCE Pada intinya konsep IT governance adalah bagaimana cara memanage penggunaan teknologi informasi pada sebuah organisasi. Paper ini akan membatasi pembahasannya pada IT Governance di organisasi publik. Masih banyak permasalahan tentang IT governance organisasi publik di Indonesia, meski blue printnya telah ada dan jelas. Penggunaan teknologi informasi yang masih belum bersifat terintegrasi, dan kebijakan yang masih kurang memayungi penggunaan teknologi informasi. Paper ini berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT governance adalah yang paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik di Indonesia. IT GOVERNANCE IT Governance merupakan konsep yang berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik – organisasi-organisasi pemerintahan- maka IT Governance juga harus diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi masyarakat ini. Peranan IT governance tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah – juga harus dilakukan. Prinsipprinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik. Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan . Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan memanfaatkan TI. Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan TI pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan TI dengan visi,misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut Weill&Ross (204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni: (1). Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?; (2). Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?; ‘13 12 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id (3). Bagaimana keputusankeputusan ini dibuat dan dimonitor? Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat simpulkan, bahwa pengukuran kinerja IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan IT Governance di organisasi yang bersangkutan. Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13) cara mendesain, melakukan proses komunikasi, dan menindaklanjuti IT yang efektif 1. Menetapkan Governance adalah dengan baik dan dengan tepat : strategi organisasi 2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi, maka organisasi harus memperhatikan 3. Kemudian perilaku untuk organisasi menetapkan dan pengadopsian strategi organisasi IT dalam dengan organisasi baik, juga tersebut. diperlukan perhatian dan pengaturan yang baik terhadap 6 (enam) asset yang ada di organisasi tersebut, yakni: relationship asset, physical asset, Intelectual property asset, human relation asset, financial asset dan TI. Sedang bagaimanakah cara mengatur semua asset tersebut dalam IT Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari 4. IT Terakhir, governancenya, untuk yakni menciptakan keputusan-keputusan strategi organisasi yang tentang baik dalam IT nya. kaitannya dengan penggunaan IT dalam organisasi, maka harus memperhatikan pula sasaransasaran pencapaian kerja tiap-tiap unit organisasi; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya. Jadi, terdapat keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat antara organisasi level pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan asset-aset yang ada pada suatu organisasi. Perusahaan perangkat lunak didasarkan pada modul software suite terintegrasi dan database pusat umum. Database mengumpulkan data dari dan feed data ke berbagai aplikasi yang dapat mendukung hampir semua dari sebuah organisasi- kegiatan internal tion bisnis. Ketika informasi baru dimasukkan oleh satu proses, informasi yang dibuat tersedia segera untuk bisnis lainnya proses. Sistem perusahaan mendukung sentralisasi organisasi dengan menegakkan seragam Data standar dan proses bisnis di seluruh perusahaan dan satu platform teknologi terpadu firmwide data yang dihasilkan oleh sistem perusahaan membantu manajer mengevaluasi kinerja organisasi ‘13 13 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2.2 sistem manajemen rantai pasokan mengkoordinasikan perencanaan, produksi, dan logistik dengan pemasok Sistem manajemen rantai pasokan mengotomatisasi arus informasi di antara anggota rantai pasokan sehingga mereka dapat menggunakannya untuk membuat keputusan lebih baik tentang kapan dan berapa banyak untuk membeli, memproduksi, atau kapal. Lebih akurat informasi dari sistem manajemen rantai pasokan mengurangi ketidakpastian dan dampak dari bullwhip effect. Perangkat lunak manajemen rantai pasokan termasuk perangkat lunak untuk rantai pasokan rencana- perencanaan dan untuk eksekusi rantai pasokan. Teknologi internet memudahkan manusia- pengelolaan rantai pasokan global dengan menyediakan konektivitas untuk organisasi di berbagai negara untuk berbagi informasi rantai pasokan. Peningkatan komunikasi-kation antara anggota rantai pasokan juga memfasilitasi pelanggan yang efisien respon dan gerakan menuju model permintaan-driven. Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai. Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan. Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah. Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198) Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu: Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material ‘13 14 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan. Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service. Permasalahan Manajemen Suplai Rantai Manajemen suplai rantai harus memasukan problem dibawah: Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan. Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga. Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb. Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi. Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas di dalam rantai suplai. Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan dana di antara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah. Aktivitas/Fungsi Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam ‘13 15 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari manajemen rantai suplai ialah meningkatkan ke[percayaan dan kolaborasi di antara rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori. Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai.[1] beberapa model telah diajukan untuk memahami aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur pergerakan material di organisasi dan batasan fungsional. SCOR adalah model manajemen rantai suplai yang dipromosikan oleh Majelis Manajemen Rantai Suplai. Model lain ialah SCM yang diajukan oleh Global Supply Chain Forum (GSCF). Aktivitas suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional. Strategis Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat distribusi dan fasilitas Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi pasokan/suplai Taktis Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas dari inventori Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan definisi proses perencanaan. ‘13 16 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan Gaji berdasarkan pencapaian Operasional Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit) Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterima Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods) Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain Strukturisasi dan Tiering Jika dilihat lebih dekat pada apa yang terjadi dalam kenyataannya, istilah rantai suplai mewakili sebuah serial sederhana dari hubungan antara komoditas dasar dan produk akhir. Produk akhir membutuhkan material tambahan kedalam proses manufaktur. Arus Material dan Informasi Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak di dalam rantai suplai haruslah berjalan secepat mungkin. Dan dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah synchronous. (Knill, 1992) “ tujuannya selalu berlanjut, arus synchronous. Berlanjut artinya tidak ada interupsi, tidak ada bola yang jatuh, tidak ada akumulasi yang tidak diperlukan. Dan ‘13 17 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id ” synchronous berarti semuanya berjalan seperti balet. Bagian-bagian dan komponen-komponen dikirim tepat waktu, dalam sekuensi yang seharusnya, sama persis sampai titik yang mereka butuhkan. Terkadang sangat susah untuk melihat sifat arus "akhir ke akhir" dalam rantai suplai yang ada. Efek negatif dari kesulitan ini termasuk penumpukan inventori dan respon tidak keruan pada permintaan konsumen akhir. Jadi, strategi manajemen membutuhkan peninjauan yang holistik pada hubungan suplai. Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang lebih. Tujuannya ialha mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan dan inventori minimum 2.3 sistem manajemen hubungan pelanggan mencapai keintiman pelanggan dengan mengintegrasikan semua informasi pelanggan dan membuatnya tersedia di seluruh perusahaan Manajemen hubungan pelanggan (CRM) sistem mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses menghadapi pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan, menyediakan pandangan perusahaan-macam pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan pengetahuan ini ketika mereka berinteraksi dengan pelanggan untuk menyediakan mereka dengan layanan lebih baik atau untuk menjual produk baru dan jasa. Sistem ini juga mengidentifikasi menguntungkan atau nonprof-itable pelanggan atau kesempatan untuk mengurangi tingkat churn. Para pelanggan utama paket perangkat lunak menyediakan manajemen hubungan kemampuan untuk kedua CRM operasional dan CRM analitis. Mereka sering termasuk modul untuk mengelola hubungan dengan mitra penjualan (hubungan mitra manajemen) dan untuk manajemen hubungan karyawan. Apa tantangan yang ditimbulkan oleh aplikasi enterprise?. Aplikasi Enterprise sulit untuk diterapkan.Mereka ‘13 18 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id membutuhkan ekstensif organisasi berubah, besar investasi software baru, dan penilaian hati-hati tentang bagaimana sistem ini akan meningkatkan kinerja organisasi. Perusahaan aplikasi tidak dapat memberikan nilai jika mereka diterapkan atas cacat proses atau jika perusahaan tidak tahu bagaimana menggunakan sistem ini untuk mengukur kinerjanyaperformance sports perbaikan. Karyawan membutuhkan pelatihan untuk mempersiapkan prosedur baru prosedur dan peran. Perhatian terhadap pengelolaan data sangat penting. . 2.4 tantangan yang ditimbulkan oleh aplikasi perusahaan Keamanan Sistem Informasi - Pada kesempatan yang lalu saya sudah menerkangkan mengenai Cara Mengelola Sistem Informasi dan Pengertian Sistem Informasi. Pada kesempatan kali ini saya akan sedikit membahas mengenai Keamanan Sistem Informasi.Percuma saja jika kita memanfaatkan sistem informasi namun tidak mengerti mengenai Kemanan Sistem Informasi. Sistem informasi membutuhkan perlindungan khusus dari kerusakan, kesalahan, dan penyalahgunaan. Jadi perusahaan perlu mengidentifikasi nilai bisnis keamanan dan kontrol. Upaya evaluasi upaya harus mencakup evaluasi elemen-elemen dari suatu kerangka kerja organisasi dan manajerial untuk keamanan dan kontrol, dan mengevaluasi alat dan teknologi yang paling penting, untuk melindungi sumber informasi. Perusahaan juga harus mengidentifikasi tantangan yang ditimbulkan oleh keamanan sistem informasi dan kontrol dan solusi manajemen.Perlindungan sumber informasi perlu dirancang dengan baik menggunakan seperangkat kendali sistem. Sistem Komputer dikendalikan oleh kombinasi kendali umum dan pengendalian aplikasi. Kendali umum mengatur desain, keamanan, dan penggunaan program komputer dan keamanan file data secara umum di seluruh infrastruktur teknologi informasi organisasi, yang terdiri dari kombinasi hardware, software, dan prosedur manual yang menghasilkan keseluruhan pengendalian lingkungan sistem.Kontrol Aplikasi adalah kontrol khusus yang unik untuk setiap aplikasi komputer, seperti gaji atau pemrosesan order. Keduanya terdiri dari kontrol diterapkan dari pusat bisnis fungsional dari sistem tertentu dan dari prosedurprosedur terprogram. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.Tujuan Umum sistem ‘13 19 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id informasi manajemen adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan • rencana Kontrol tersebut berjalan dan sebagaimana Proses mestinya. Pengembangan Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai 1. rencana Fase Mendefinisikan 2. Perencanaan tujuan Fase : dan Analisis kendala. & Disain Mengidentifikasi kebutuhan informasi ,Menentukan kriteria penampilan, Menyusun disain dan standar 3. operasi CBIS. Fase Mendefinisikan program Memastikan apakah Menetapkan Fase Mengontrol CBIS Memastikan bahwa ‘13 20 pengujian memenuhi prosedur 4. Implementasi utk yang dapat criteria berevolusi Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id CBIS & Kontrol selama CBIS yang diimplementasikan dapat Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih penampilan memelihara Operasi selagi diterima fase SLC memenuhi kebutuhan. • KONTROL Kontrol pengoperasian PENGOPERASIAN sistem dimaksudkan untuk SISTEM mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 1. area : Struktur Staf pelayanan informasi diorganisir organisasional menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan 2. untuk area pekerjaannya Kontrol sendiri. perpustakaan Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya. 3. Pemeliharaan Peralatan Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal. 4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer. Sistem informasi membutuhkan perlindungan khusus dari kerusakan, kesalahan, dan penyalahgunaan. Jadi perusahaan perlu mengidentifikasi nilai bisnis keamanan dan kontrol. Upaya evaluasi upaya harus mencakup evaluasi elemen-elemen dari suatu kerangka kerja organisasi dan manajerial untuk keamanan dan kontrol, dan mengevaluasi alat dan teknologi yang paling penting, untuk melindungi sumber informasi. Perusahaan juga harus ‘13 21 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id mengidentifikasi tantangan yang ditimbulkan oleh keamanan sistem informasi dan kontrol dan solusi manajemen. Perlindungan sumber informasi perlu dirancang dengan baik menggunakan seperangkat kendali sistem. Sistem Komputer dikendalikan oleh kombinasi kendali umum dan pengendalian aplikasi. Kendali umum mengatur desain, keamanan, dan penggunaan program komputer dan keamanan file data secara umum di seluruh infrastruktur teknologi informasi organisasi, yang terdiri dari kombinasi hardware, software, dan prosedur manual yang menghasilkan keseluruhan pengendalian lingkungan sistem. Kontrol Aplikasi adalah kontrol khusus yang unik untuk setiap aplikasi komputer, seperti gaji atau pemrosesan order. Keduanya terdiri dari control diterapkan dari pusat bisnis fungsional dari sistem tertentu dan dari prosedur-prosedur terprogram. 2.5 aplikasi perusahaan dapat digunakan dalam platform baru untuk lintas fungsional layanan Layanan platform mengintegrasikan data dan proses dari berbagai perusahaan aplikasi (manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai pasokan pemerintah, dan sistem perusahaan), serta dari aplikasi warisan yang berbeda untuk membuat proses baru bisnis komposit. Berbagai layanan Web dasi sistem bersama-sama. Layanan baru disampaikan melalui portal perusahaan, yang dapat mengintegrasikan aplikasi yang berbeda sehingga informasi yang muncul untuk menjadi berasal dari sumber tunggal. Open source, mobile, dan versioins awan beberapa dari produk ini menjadi tersedia. Daftar Pustaka Management Information System : Managing The Digital Firm by Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012 http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_rantai_suplai http://astrijepara.blogspot.com/view/classic?z http://12puby.blogspot.com/2011/03/pengertian-enterprise-sistem-informasi.html ‘13 22 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id http://putraaldy.blogspot.com/2011/10/kemanan-sistem-informasi.html http://zackygundar.blogspot.com/2012_01_01_archive.html http://blog.trisakti.ac.id/informazi/2010/11/09/keamanan-dan-kendali-sistem-informasi/ ‘13 23 Teknologi Informasi Dan Sistem Informasi Manajemen Dr. Istianingsih Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id