Perencanaan Sumber Daya - Universitas Mercu Buana

MODUL PERKULIAHAN
Perencanaan
Sumber Daya
Human Resources Processes
With ERP
Fakultas
Program Studi
Program
Pascasarjana
Magister Teknik
Industri
TatapMuka
09
Kode MK
DisusunOleh
B11536BA
(M-203)
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
Abstract
Kompetensi
Introduction, Problems with Fitter
Snacker’s HR Processes, Recruiting
Process, The Interviewing and
Hiring Process, HR Resources
Duties after Hiring, HR with ERP
Software, Advanced SAP ERP HR
Resources Features, Additional HR
Features of SAP ERP, Mobile Time
Management, Summary.
After completing this chapter, you will be able to:
• Explain why the Human Resources function is critical to
the success of a company
• Describe the key processes managed by a Human
Resources department
• Describe how an integrated information system can
support effective Human Resources processes
Introduction
Dalam modul ini, kita akan mempelajari peran sistem informasi yang terintegrasi dalam
pengelolaan Sumber Daya Manusia. Dalam sebuah perusahaan, karyawan (tenaga kerja)
merupakan sumber daya yang paling penting. Human resources (HR) departemen
bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan seperti penerimaan
karyawan baru, memberikan penghargaan, memberikan pelatihan, dan pemutusan kerja.
Keputusan yang diambil oleh departemen HR dapat mempengaruhi setiap departemen
di perusahaan. Perusahaan semakin menyadari pentingnya untuk memberikan keterampilan
dan pelatihan kepada karyawaan, untuk itu perusahaan mulai menerapkan Human Capital
Management (HCM) yang berfungsi untuk mendeskripsikan tugas-tugas terkait dengan
pengelolaan tenaga kerja perusahaan.
Sebagai perusahaan yang sedang tumbuh dari usaha kecil menjadi organisasi yang besar,
kebutuhan untuk mengelola departemen SDM yang efektif menjadi semakin penting.
Adapun tanggung jawab departemen SDM, meliputi:
a. Memanggil, menyeleksi, dan mempekerjakan karyawan baru menggunakan informasi
dari resume, referensi, dan proses wawancara.
b. Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi baru dan karyawan di seluruh organisasi
dan di luar.
c. Memastikan bahwa karyawan memiliki pendidikan yang tepat, pelatihan, dan sertifikasi
untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.
d. Penanganan isu-isu yang berkaitan dengan perilaku karyawan.
e. Membuat karyawan benar-benar memahami tanggung jawab pekerjaan mereka.
f. Menggunakan proses yang efektif untuk meninjau kinerja karyawan dan menentukan
kenaikan gaji dan bonus.
g. Mengelola
gaji
dan
tunjangan
yang
diberikan
kepada
setiap
karyawan
d an
mengkonfirmasikan bahwa manfaat yang diberikan kepada karyawan baru dan lama
adalah tepat.
h. Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan untuk karyawan.
i.
Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi (ekspans, pensiun,
dan sebagainya) sehingga karyawan yang kompeten tersedia untuk mendukung proses
bisnis perusahaan.
2014
2
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Memastikan bahwa tugas-tugas tersebut tercapai dan informasi yang dikomunikasikan
adalah valid, dan untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang efektif untuk mengontrol arus
informasi .
Problems with Fitter Snacker’s HR Processes
Seperti pada modul sebelumnya, pada modul ini pun akan dibahas mengenai permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan Fitter Snacker, yaitu bahwa manajemen personalia
bergantung pada catatan kertas dan sistem pengarsipan manual. Pengaturan ini
menciptakan masalah karena informasi tidak mudah diakses atau tidak mudah untuk
menganalisisnya. HR departemen dapat melakukan proses perekrutan, mempekerjakan,
dan penempatan secara lebih efisien dengan sistem yang terintegrasi.
Recruiting Procesess
Departemen SDM perusahaan Fitter Snacker memiliki tiga karyawan. Permasalahan pada
departemen ini terjadi karena sejumlah besar proses HR (mulai dari penerimaan dan
pemutusan kerja sampai pengelolaan tunjangan kesehatan), kurangnya
integrasi antara
semua departemen, dan jumlah orang yang berinteraksi dengan departemen HR,
serta
karena informasi yang tidak akurat, out-of-date, dan tidak konsisten.
Perrmasalahan yang dapat timbul dalam proses perekrutan:
a. Deskripsi kualifikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan mungkin tidak lengkap atau
tidak akurat .
b.
Form
lowongan
pekerjaan
hilang
atau
tidak
diarahkan
dengan
benar
The Interviewing and Hiring Process
Proses penerimaan dan wawancana pada perusahaan Fitter Snacker,
dimulai dengan
membuat daftar pelamar berdasarkan berkas lamaran yang masuk. Tugas Departemen
Sumber Daya Manusia secara rinci meliputi:
1. Menghubungi pelamar yang terdapat dalam daftar pelamar.
2. Membuat jadwal wawancara.
3. Membuat file untuk masing-masing pelamar.
2014
3
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Jika seorang pelamar menerima tawaran wawancara, HR akan membuat pengaturan untuk
wawancara.
Setelah wawancara awal, HR memperbaharui berkas pelamar untuk
menunjukkan apakah pelamar tersebut lulus pada tahap tersebut.
Kemudian
menjadwalkan
memutuskan pelamar
wawancara
yang
kedua,
menentukan
peringkat
pelamar
dan
diterima berdasarkan peringkat tertinggi dan pelamar
menerima pekerjaan tersebut.
Banyak permasalah yang dihadapi Fitter Snacker dalam proses penerimaan dan
wawancara, terutama terkait arus informasi dan komunikasi.
mengalami
Fitter Snacker pun
sering
masalah dalam menentukan rencana tunjangan untuk karyawan baru dan
penentuan gaji yang tepat.
Human Resources Duties after Hiring
Setelah proses penerimaan, tugas Departemen SDM selanjutnya adalah menjaga karyawan
baru dengan baik, melakukan komunikasi terus-menerus dengan karyawan dan pengawas
untuk memastikan karyawan tersebut bekerja dengan baik.
Permasalah Fitter Snacker pada tahap ini adalah pada saat melakukan evaluasi kinerja
karyawan baru dan karyawan lama. Hal ini karena Fitter Snacker tidak memiliki sistem
informasi yang efektif untuk mengelola semua data evaluasi kinerja, untuk mengidentifikasi
permasalahan dengan karyawan
dan mengambil tindakan korektif serta untuk
mempertahankan kontrol yang tepat dari informasi pribadi yang sifatnya lebih sensitif.
Pergantian karyawan pun bisa menjadi masalah yang signifikan, karena terkait biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengadakan proses
perekrutan dan pelatihan
karyawan baru. Perusahaan juga merasa kehilangan pengetahuan dan keterampilan yang
dianggap penting untuk tetap kompetitif, dan pergantian karyawan sangat terkait dengan
kepuasan kerja dan kompensasi.
2014
4
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Human Resources with ERP Software
Sistem informasi yang baik memungkinkan semua informasi yang relevan bagi karyawan
yang dapat diakses setiap saat, misalnya dapat diambil dalam hitungan detik.
Modul sumber daya manusia dalam SAP ERP menyediakan sarana untuk:
a. Mengelola peran dan tanggung jawab organisasi
b. Mendefinisikan
c. Informasi pribadi karyawan
d. Tugas terkait dengan manajemen waktu, penggajian, dan pelatihan karyawan.
SAP ERP mempunyai Organization and Staffing Plan tool yang dapat digunakan untuk
mendefinisikan:
a. Struktur manajemen Perusahaan.
b. Posisi dalam struktur organisasi
2014
5
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
SAP
ERP
dapat
membedakan
antara
tugas,
pekerjaan,
posisi,
dan
karyawan.
Modul SAP HR tersedia dalam Desktop Manager, yang dapat akses ke semua data sumber
daya manusia dan transaksi dalam satu lokasi.
2014
6
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
SAP ERP Human Resources Featurs lebih lanjut meliputi:
a. Time management
b. Payroll processing
c. Travel management
d. Training and development
•
Summary
Karyawan pada setiap perusahaan merupakan asset yang penting. Karyawan dengan
kualifikasi yang baik dan motivasi kerja yang tinggi dapat membuat perusahaan mencapai
kesuksesannya.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan
dapat
menemukan,
mengevaluasi,
menerima,
mengembangkan,
mengevaluasi
dan
memberikan kompensasi yang baik pada karyawan agar perusahaan dapat mencapai
semua tujuannya.
Serta memberikan pelatihan dan pengembangan pada karyawan,
perencanaan suksesi dan penghentian.
2014
7
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
DaftarPustaka
Monk Ellen F. & Wagner Bret J. Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource
Planning, Third Edition. Course Technology Cengage Learning
2014
8
ERP
ZulfaFitriIkatrinasari, MT., Dr.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id