SISTEM-SISTEM INFORMASI DI FUNGSI

SISTEM-SISTEM INFORMASI
DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal
perusahaan.
Eksternal
Sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke
pelanggan.
Internal
Sistem
informasi
dapat
diterapkan
di
dalam
fungsi-fungsi
organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Tergantung pada
perusahaannya, jika struktur perusahaan pada fungsi-fungsi
organisasinya, maka unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke
dalam beberapa fungsi atau departemen seperti akuntansi,
keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia, dan lain
sebagainya.
Sistem-sistem Informasi Fungsional
Sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mendukung
kegiatan-kegiatan yang ada di fungsi-fungsi bisnis. Fungsi-fungsi
bisnis diantaranya meliputi akuntansi, keuangan, pemasaran,
produksi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
Sistem-sistem informasi manajemen yang diterapkan pada fungsifungsi
tersebut
dikenal
dengan
nama
sistem
informasi
1
fungsional (Functional Information System) atau Sistem
Informasi Bisnis (Business Information System), beberapa
diantaranya adalah:
Sistem Informasi Akuntansi (SIMAK atau SIA)
Sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis,
aliran
dana
dalam
organisasi,
dan
menghasilkan
laporan
keuangan.
Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM)
Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol dan
pemrosesan
transaksi
yang
dibutuhkan
untuk
penyelesaian
aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising,
dan promosi.
Sistem
Informasi
Pemanufakturan
atau
Produksi
(SIMPRO)
Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan
penyelesaian proses manufaktur.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM)
Sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen seperti
perekrutan, seleksi dan penerimaan, penempatan, dan penilaian
performa dan pelatihan dan pengembangan.
2
Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU)
Sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam
mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap
sumber daya keuangan.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Akuntansi merupakan bahasa bisnis, yang menyediakan cara untuk
menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk
informasi keuangan kepada para pemakainya.
Definisi sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang
merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang
berguna bagi pemakainya.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wilkinson, melalui
informasi yang dihasilkan, SIA
mempunyai 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support
the day-to-day operations).
SIA mempunyai sistem bagian yang disebut dengan TPS
(Transaction Processing Systems) yang mengolah data
transaksi menjadi informasi yang berguna untuk melakukan
kegiatan-kegiatan operasi sehari-hari. Pemakai informasi ini
misalnya adalah:
- karyawan yang menerima cek pembayarannya
- supervisor yang memeriksa penjualan tiap harinya
- pelanggan yang menerima faktur
3
- pemasok yang menerima order pembelian, dll.
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support
decision making by internal decision makers)
Informasi SIA juga diperlukan oleh manajemen sebagai
dasar pengambilan keputusannya. Manajemen menengah
membutuhkan
informasi
akuntansi
untuk
melihat
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi antara yang
dibudget-kan dengan nilai realisasi yang dilaporkan oleh SIA.
Contoh lainnya, manajemen atas membutuhkan informasi
akuntansi untuk perencanaan seperti informasi penjualan
untuk perencanaan arus kas.
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan
pertanggungjawaban
(to
fulfill
obligations
relating
to
stewardship).
Manajemen
perusahaan
perlu
melaporkan
kegiatannya
kepada stakeholder. Stakeholder dapat berupa pemilik,
pemegang saham, kreditor, serikat pekerja, pemerintah,
otoritas
pasar
modal
dan
lain
sebagainya.
Informasi
akuntansi yang dibutuhkan oleh stakeholder adalah informasi
tentang laporan keuangan yang terdiri dari neraca (posisi
keuangan pada tanggal tertentu, misalnya pada tanggal
akhir tahun), laporan laba-rugi dan laporan arus kas.
4
SISTEM INFORMASI PEMASARAN
Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) atau Marketing
Information System (MKIS) merupakan sistem informasi yang
diterapkan di fungsi pemasaran.
SIMPEM mempunyai 6 (enam) komponen, yaitu:
1. Input, input data pemasaran
2. Model, model pemasaran
3. Basis Data, basis data pemasaran
4. Output, laporan-laporan berisi informasi pemasaran
5. Teknologi, bersifat umum
6. Kontrol, bersifat umum
INPUT
OUTPUT
PEMASARAN
PEMASARAN
Informasi Tempat
Data Eksternal
(Place)
Pemasaran
Data Internal
MODEL
Informasi Produk
PEMASARAN
(Product)
Pemasaran
Informasi Promosi
(Promotion)
Sistem Informasi
Informasi Harga
Akuntansi
(Price)
Informasi Integrasi
(Integration)
BASIS DATA
PEMASARAN
TEKNOLOGI
KONTROL
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Pemasaran.
5
Komponen Input Pemasaran
Untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, basis data harus
dirancang dan diisi dengan data-datanya (Ingat Materi mengenai
Pendekatan perancangan sistem informasi dapat berupa bottom-
up dan top-down).
Sumber data eksternal dibutuhkan untuk informasi manajemen
tingkat atas. Sumber data pemasaran eksternal disebut dengan
Marketing
berhubungan
Intelligent
dengan
Data.
data
Data
pesaing,
pemasaran
industri,
eksternal
aturan-aturan
pemerintah. Data eksternal dapat dibeli dari pihak lain yang
menjual basis data secara off-line atau on-line atau dapat
dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.
Sumber data internal dapat terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu
data keuangan dan data non-keuangan. Data keuangan sudah
disimpan di basis data akuntansi dalam TPS (Transaction
Processing Systems) dan tidak perlu dikumpukan lagi oleh sistem
informasi pemasaran. Data non-keuangan dapat diperoleh melalui
riset pemasaran. Data dari riset pemasaran dapat diperoleh
melalui daftar pertanyaan, observasi maupun wawancara langsung
dengan responden yang dipilih.
Komponen Output Pemasaran
Lima kelompok informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di
fungsi pemasaran.
6
Dikenal dengan istilah 4 P dan 1 Integration Mix, yaitu:
- Product (Produk)
- Place (Tempat)
- Promotion (Promosi)
- Price (Harga)
Product
Output
tentang
Produk
(product)
berhubungan
dengan
informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan sekaligus
produk-produk pesaing dan produk masa depan.
Place
Berhubungan dengan informasi mengenai jaringan distribusi
pemasarannya.
Promotion
Merupakan kegiatan pengiklanan produk untuk mengenalkan
produk kepada komsumen.
Price
Merupakan
informasi
yang
berguna
bagi
manajer
untuk
menentukan dan menganalisis harga dari produk.
7
Integration Mix
Output gabungan integrasi berguna bagi manajer untuk membuat
strategi
tersebut,
yang
menggabungkan
misalnya
informasi
keempat
tentang
aspek
peramalan
pemasaran
penjualan
membutuhkan informasi produk, tempat, promosi, dan harga
perkiraannya.
Komponen Model Pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang
sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan
cetakan yang merubah bentuk input menjadi output.
Model di SIMPEM banyak digunakan untuk menghasilkan laporan
untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga
produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi
penghapusan produk lama, penunjukkan salesman, penentuan
rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang
paling efektif, dan untuk persetujuan kredit.
Komponen Basis Data Pemasaran
Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi
yang dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. Basis data ini
dibentuk dari input yang dimasukkan ke sistem informasi ini. Basis
data pemasaran terdiri dari data riset pemasaran, data eksternal
pemasaran, dan data keuangan pemasaran.
8
SISTEM INFORMASI PRODUKSI
Sistem produksi terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu:
a. Sistem Produksi Fisik
Merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat
produksi.
Sistem
pengendalian
ini
disebut
produksi
atau
juga
dengan
Production
sistem
Control
System (PCS). Sistem PCS ini berada di level operasi atau
level bawah.
PCS terdiri dari:
- CAD (Computer Aided-Design), sistem komputer yang
digunakan
untuk
membantu
proses
perancangan,
misalnya perancangan produk.
- CAM (Computer Aided-Manufacture), sistem komputer
yang membantu proses produksi supaya lebih efisien
dan efektif. Contohnya, komputer yang mengatur
ketebalan dari lembaran-lembaran aluminium tipis untuk
proses produksi kertas pembungkus kado.
- Robot , digunakan untuk menggantikan manusia dan
pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan
pekerjaan-pekerjaan yang beresiko tinggi.
- CIM
(Computer
Integrated Manufacturing), sistem
gabungan yang terintegrasi antara sistem produksi fisik
9
(CAM, Robot) dengan sistem informasi produksinya.
Dengan terintegrasinya sistem produksi fisik, maka hasil
dari sistem produksi fisik dapat masuk sebagai data di
sistem informasinya.
b. Sistem Informasi Produksi
Menghasilkan informasi yang berguna bagi manajer-manajer
di fungsi produksi. Model dari SIMPRO atau Production
Information System
(PIS) atau Manufactacturing
Information System (MANIS) adalah sebagai berikut:
INPUT Produksi
OUTPUT
Produksi
Informasi Proses
Data Eksternal
Produksi
Produksi
Data Internal
MODEL
Informasi
Produksi
Sediaan
Produksi
Informasi
Kualitas Produksi
Sistem Informasi
Produksi
Informasi Biaya
Produksi
BASIS DATA
PRODUKSI
TEKNOLOGI
KONTROL
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Produksi
10
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem Sumber Daya Manusia (SIMSDM) atau Human
Resource Information System (HRIS) merupakan sistem
informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi
sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi atau
departemen personalia. Saat ini telah diubah menjadi fungsi
sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di
dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.
Model sistem informasi sumber daya (SIMSDM) adalah sebagai
berikut:
OUTPUT Sumber
INPUT Sumber
Daya Manusia
Daya Manusia
Informasi
Data Eksternal
Perancangan
Sumber Daya
Tenaga Kerja
Manusia
Model
Data Internal
Pemasaran
Sistem Informasi
Informasi Pengolah
Tenaga Kerja
Sumber Daya
Manusia
MODEL
SUMBER
DAYA MANUSIA
Akuntansi
Informasi
Rekrutmen
Informasi Benefit
Informasi
Lingkungan Kerja
BASIS DATA
SUMBER DAYA
MANUSIA
TEKNOLOGI
KONTROL
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
11
SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) atau Financial
Information System (FIS) merupakan sistem informasi untuk
mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi keuangan. Model
dari sistem informasi keuangan adalah sebagai berikut:
INPUT
OUTPUT
KEUANGAN
KEUANGAN
Informasi forecast
Data Eksternal
(peramalan) Keuangan
Keuangan
MODEL
Data Internal
KEUANGAN
Keuangan
Informasi
Modal Kerja
Informasi
Investasi
Sistem Informasi
Akuntansi
Informasi
Pendanaan
Informasi
Budget Modal
Informasi
Anggaran dan Pajak
BASIS DATA
KEUANGAN
TEKNOLOGI
KONTROL
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Keuangan
12
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat
lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan
secara luas di organisasi. ERP termasuk Transaction Processing
System (TPS) ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional
yang terintegrasi.
Contoh-contoh aplikasi ERP:
- ERP pada fungsi Akuntansi
Modul-modul seperti buku besar, piutang dagang, hutang
dagang, aktiva tetap, manajemen kas, dan akuntansi biaya.
- ERP pada fungsi Keuangan
Modul-modul analisis portfolio, analisis resiko, analisis kredit,
manajemen aktiva, sewa guna dan manajemen real estate.
- ERP pada fungsi Sumber Daya Manusia
Modul-modul rekrutmen, penggajian, manajemen personil,
pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi.
- ERP pada fungsi Pemasaran
Manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, pemrosesan
order.
- ERP pada Logistik
Perencanaan produksi, manajemen material, manajemen
pabrik.
Paket-paket ERP berbeda dengan paket-paket perangkat lunak
komersil yang lain. Perbedaannya adalah sebagai berikut:
13
- Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum.
Seperti misalnya, jika terjadi transaksi order penjualan di
suatu tempat, maka hasil dari transaksi ini akan langsung
berakibat di basis data untuk modul lainnya (modul
akuntansi, logistik, pengiriman)
- Modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang
mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai
penyediaan (supply chain).
Manfaat ERP
Terdapat 7 (tujuh) manfaat (menurut Martin et al., 2002)
dengan membeli paket ERP. 3 (tiga) buah benefit berhubungan
dengan
masalah
bisnis,
dan
2
(dua)
buah
manfaat
berhubungan dengan teknologi informasi, dan sebuah manfaat
berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi bersamasama, dan sebuah manfaat yang berhubungan dengan biaya
perawatan (maintenance) yang berhubungan dengan masalah
pergantian tahun 2000 yang lalu.
3 (tiga) buah manfaat ERP yang berhubungan dengan
bisnis:
1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis
lain,
fungsi-fungsi
lain,
proses-proses
dan
organisasi
meningkat.
14
2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis, yaitu melalui
rekayasa
proses
Reengineering)
bisnis
menuju
ke
(Business
orientasi
Process
proses
dan
pengurangan biaya proses bisnis.
3. Menyediakan
kemampuan
global
dengan
menyediakan
globalisasi melalui proses bisnis yang umum dan kelas dunia.
2 (dua) buah keuntungan yang berhubungan dengan
Teknologi Informasi:
1. Manfaat membeli paket bukan membangunnya. Manfaat
yang diperoleh adalah manfaat waktu yang lebih cepat,
biaya yang relatif murah dan kemampuan dari paket itu
sendiri.
2. Manfaat arsitektur teknologi informasi yang digunakan
yang dapat menghemat biaya.
Sebuah keuntungan dari gabungan antara bisnis dan
teknologi infomasi:
Fleksibilitas menggunakan client server system yang mudah
dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis.
15