Manajemen Sumber Daya Manusia

Organizational Behavior
Komunikasi dan keputusan kelompok
M-6
Tony Soebijono
1
• Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau
‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama.
• Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai
kesamaan makna, “commonness”.
• Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
• Kendala utama dalam berkomunikasi adalah  pemaknaan
yang berbeda terhadap lambang yang sama / persepsi
Tony Soebijono
2
Definisi komunikasi
• Process of transmitting meaningful symbols between
individual < William Albig >
• Process of passing information and understanding from one
person to another < Keith Davis >
• Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang
kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan
pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Tony Soebijono
3
PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN JELAS
“WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972)
Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Fakta :
1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk
berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara,
mendengar
2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik
antar personal
3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna hingga
dapat disampaikan dan dipahami orang lain
KESIMPULAN :
Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman Makna
Tony Soebijono
4
MISKOMUNIKASI
“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal”
Tony Soebijono
5
FUNGSI, PROSES DAN ARAH KOMUNIKASI
Kontrol
Motivasi
Fungsi
Ekspresi
Emosi
Informasi
Tony Soebijono
6
Sumber : Richard D. Irwin 1976
PROSES KOMUNIKASI
Tony Soebijono
7
Sumber : D.K. Berlo, Process of Communication, 1960
ARAH KOMUNIKASI
Ke Bawah
Arah
Komunikasi
Contoh : Instruksi, Arahan
kerja,Informasi kebijakan dan
prosedur kerja
Contoh : Feedback, Kuesioner
Ke Atas
Lateral
(horizontal)
Tony Soebijono
Contoh : Antar Individu yang
setara.
8
Sumber : R.L. Simpson. 1959
KOMUNIKASI ANTAR PERSONAL
Lisan
Antar
personal
Tertulis
Sarana Utama
Komunikasi
Contoh : Pidato, diskusi,
desas-desus informal
Komunikasi dalam
bentuk tulisan/simbol
Contoh : Memo, Fax,
email, buletin.
Pelengkap Komunikasi
Non Verbal
Tony Soebijono
Meliputi gerakan tubuh,
intonasi, mimik, jarak
fisik
9
Sumber : Robbins. 2007
KOMUNIKASI ORGANISASI
Jaringan
Rantai
Formal
Jaringan Roda
Seluruh
Saluran
Komunikasi
Organisasi
Informal
(grapevine)
Email
Instant
Messaging
Berbantuan
Komputer
Knowledge
Management
Tony Soebijono
Intranet /
Ekstranet
Video
Conference
10
Sumber : Robbins, 2007
PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI
Laporan
formal,
buletin
Pidato yg
direkam
sebelumnya
Kelompok
kerja
Pidato
langsung
Konferensi
video
Kekayaan
saluran
rendah
Kekayaan
saluran
tinggi
Memo,
surat
E-mail
Voice mail
Tony Soebijono
Percakapan
Telepon
Percakapan
tatap muka
Sumber : Robbins, 200711
hal 26
HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Penyaringan
/ Filtering
Persepsi
Selektif
Hambatan
Komunikasi
Kelebihan
Informasi
Emosi
Bahasa
Kesulitan
Komunikasi
Tony Soebijono
122007
Sumber : Robbins,
Kategori komunikasi
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam
usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk
mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian
dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang
ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi
menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi,
komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar
pribadi.
Tony Soebijono
13
Kategori komunikasi
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media
massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Tony Soebijono
14
Mengapa komunikasi sulit ?
Karena:
- Beda latar belakang
- Beda tingkat pendidikan
- Beda pengalaman / paradigma
- Beda pekerjaan, kebutuhan
- Beda kedudukan
- Beda gaya …..Dsb.
Tony Soebijono
15
Meningkatkan komunikasi





TERBUKA
MENDENGAR
KONFIRMASI ( 2 Ways )
EMPHATY
NON VERBAL
Tony Soebijono
16
Tips mendengarkan dengan baik
•
•
•
•
•
•
•
•
Berhenti berbicara
Hilangkan Ketegangan
Tunjukkan Perhatian Anda
Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian.
Tunjukkan Empathy
Bersikaplah Sabar
Tidak Bersikap Emosional
Ajukan pertanyaan secara kritis
Tony Soebijono
17
Komunikasi non vebal
•
•
•
•
BAHASA TUBUH
BAHASA MIMIK / WAJAH
BAHASA ISYARAT
INTONASI
Tony Soebijono
18
Body Language
Tony Soebijono
19
What are These Facial Expression Saying ?
Tony Soebijono
20
Eye Behavior to Express Emotions
Tony Soebijono
21
Proses keputusan kelompok
• Proses kelompok adalah satu set dari langkah – langkah
yang diikuti oleh kelompok tersebut sebagai keterlibatan
dalam aktivitas pemecahan masalah.
• Proses kelompok dapat diklasifikasikan menjadi
synthetic, interactive, dan silent reflective .
Tony Soebijono
22
1. Synthetic group process
• Metode ini mengumpulkan judgment dari orang – orang
tanpa bertemu muka.
• Dua cara dapat dilakukan yaitu melalui:
1. pendekatan survey dan
2. teknik Delphi.
Tony Soebijono
23
a. Survey.
 Survey dapat dilakukan kepada decision maker atau staf.
 Survey kepada decision maker digunakan untuk melihat
seberapa besar keahlian atau kekuatan , kedalam dan keluar
organisasi , untuk menindaklanjuti pilihan.
b. Teknik Delphi
 Survey Delphi adalah meminta dan membandingkan
pendapat ( Dalky, 1967)
 Survey Delphi dilakukan dengan menggunakan kuesioner
 Awal dari kuesioner Delphi menanyakan pertanyaan
terbuka dan kuesioner selanjutnya dibangun untuk merespon
kuesioner sebelumnya.
Tony Soebijono
24
2. Interactive group process.
a. Traditional face to face
• Mempunyai format diskusi konvensional.
• Diskusi bebas – mengalir, terbuka dan kemudian diakhiri
b Brainstorming Group
 Branstorming group adalah interacting groups yang
digunakan untuk membangun ide .
 Pimpinan menantang grup untuk menumbuhkan ide,
mengundang ide baru dan modifikasi ide.
Tony Soebijono
25
3. Silent reflective
• Proses refleksi diam dianjurkan untuk mengatasi kendalakendala terhadap partisipasi kelompok dan untuk mendorong
pertimbangan bijaksana tentang tugas pengambilan
keputusan.
• Beberapa proses kelompok yang menggunakan refleksi diam
yaitu:
a. teknik nominal group (Delbecq dan Van de Ven, 1971),
b. brainwriting (Gueschka, Shaude, dan Schlicksupp, 1975),
c. teknik nominal-interacting (atau NT) (Souder, 1980), dan
d. teknik kiva.
Tony Soebijono
26
a. Nominal Group Technique (NGT).
Kegiatan kelompok ditujukan untuk mengidentifikasi kriteria
atau menetapkan norma-norma, untuk memperoleh
informasi, dan untuk menentukan pilihan-pilihan solusi.
Empat langkah teknik kelompok nominal (NGT) :
1. Mencatat ide-ide dengan diam;
2. Mendaftarkan ide-ide, bergiliran tiap anggota, hingga ideide itu habis;
3. Mendiskusikan ide-ide tersebut untuk mengkonsolidasikan
daftar tersebut dan membagi informasi tentang manfaat
dari masing-masing ide;
4. Memberikan suara (voting) untuk menyeleksi atau
menentukan prioritas.
Tony Soebijono
27
b. Brainwriting Technique
Proses brainwriting (Nutt, 1984c) :
1. Pemimpin memprakarsai suatu sidang pengambilankeputusan kelompok dengan menaruh lembaran kertas yang
mengandung beberapa isyarat tertulis (misalnya, ide-ide yang
terfokus pada perhatian kelompok).
2. Para peserta diminta untuk mengambil selembar,
membacanya, dan menambahkan ide-ide mereka. Apabila
para anggota kehabisan ide, atau menginginkan rangsangan
ide orang lain, maka mereka dapat menukarkan daftar yang
ada pada mereka dengan satu di tengah-tengah meja
tersebut. Setelah meninjau daftar baru, ide-ide ditambahkan
dan prosedur itu dilanjutkan hingga ide-ide habis.
Tony Soebijono
28
c. Nominal-Interacting Technique.
Rapat kelompok diselenggarakan menggunakan langkah-langkah
Nominal Group Technik (NGT) atau brainwriting dan diselingi
proses lobbying untuk saling berbagi pandangan.
Proses Nominal-Interacting Technique adalah sebagai berikut :
Babak 1 :
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
Langkah 4
Langkah 5
Langkah 6
Langkah 7
Langkah 8
: Pendaftaran reflektif diam (NGT atau brainwriting)
: Pencatatan round-robin
: Anteroom lobbying
: Diskusi kelompok
: Anteroom lobying
: Prioritisasi Awal
: Diskusi anteroom
: Prioritisasi akhir
Babak 2 : Ulangi langkah 3 sampai 8 pada hari lainnya.
Tony Soebijono
29
d. Kiva Technique.
Proses kiva ditemukan oleh orang Indian untuk mengambil
keputusan-keputusan suku yang penting.
1.
Proses kiva dimulai dengan badan pengambil keputusan utama, misalnya
para ketua suku,  pengambilan keputusan pendahuluan.
2.
Badan utama ini dikelilingi oleh beberapa cincin (ring) para anggota suku
yang mendengarkan diskusi tersebut.
3.
Setelah diskusi, dewan suku pindah ke cincin luar (outer ring) dan semua
anggota lainnya memindahkan satu ring ke arah pusat
4.
Proses ini berulang hingga dewan suku berada lagi dalam cincin tengah
tersebut. Para ketua suku, dibantu dengan refleksi-refleksi lainnya, kemudian
mempertimbangkan kembali keputusan-keputusan mereka setelah
memperhatikan usulan refleksi.
Tony Soebijono
30
• thx
Tony Soebijono
31